PROVA STM TÉCNICO JUDICIÁRIO ÁREA ADMINISTRATIVA 2018 QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA Prof. Élvis C Miranda 51. Os documentos iconográficos são formados por documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. COMENTÁRIO: O item se refere à definição do gênero iconográfico, que se refere a documentos contendo informações em forma de imagens estáticas. É uma questão recorrente em provas do Cespe/UnB. 52. Na organização de arquivos, o princípio da proveniência fundamenta os principais procedimentos. COMENTÁRIO: O princípio da proveniência, também conhecido como princípio do respeito aos fundos, defende que arquivos de entidades diferentes não devem se misturar uns aos outros quando ocuparem o mesmo espaço. Este princípio fundamenta a organização de arquivos, em especial arquivos permanentes, onde é comum a reunião de arquivos de entidades distintas. 53. Os objetos encontrados nos arquivos são de vários tipos, incluindo os tridimensionais, que servem para entretenimento. COMENTÁRIO: Objetos tridimensionais (objetos em geral) são tratados e armazenados nos museus, e não nos arquivos. Os documentos de arquivo não são considerados material tridimensional pela bibliografia da área. 54. O ciclo vital dos documentos de arquivo compreende três idades. A primeira delas é a idade corrente, durante a qual os documentos têm localização física mais próxima ao acumulador do documento. COMENTÁRIO: O ciclo vital dos documentos é composto por três idades: corrente, intermediária e permanente. A idade corrente, primeira idade do ciclo vital, é composta por documentos mais novos e mais utilizados e que, por esta característica, devem estar localizados próximos aos usuários diretos.
55. O princípio da ordem original, utilizado na organização interna de um fundo de arquivo, determina que os documentos devam ser reclassificados por assunto. COMENTÁRIO: O princípio do respeito à ordem original é aquele que defende que, quando um arquivo (enquanto conjunto de documentos acumulados por uma entidade) for encaminhado para guarda por terceiro, deve conservar o arranjo (ordem dada aos documentos) definido pela entidade acumuladora. Ou seja, a ordem dos documentos será aquela definida pela entidade acumuladora para cada documento (por nome, por local, por data, por assunto...) e não especificamente por assunto, como afirma o item. 56. Depois de receber um ofício, a atividade seguinte do setor de protocolo é a de registrar o documento, o que pode ser feito manualmente ou diretamente em um sistema informatizado. COMENTÁRIO: O setor de protocolo, após receber a correspondência (o ofício citado, por exemplo), efetua o cadastramento dos dados deste documento em sistema manual ou informatizado, que é a atividade de registro do documento. O cadastramento destes dados é que permite localizar o documento quando necessário. 57. A eliminação de documentos deve ser feita diretamente pelo setor de protocolo. COMENTÁRIO: Dentre as atividades do setor de protocolo, não está incluída a eliminação de documentos. A eliminação é tarefa realizada pela área de arquivo, após o cumprimento dos prazos de guarda previstos na tabela de temporalidade. 58. O instrumento utilizado para a classificação dos documentos de arquivo é o inventário analítico. COMENTÁRIO: O instrumento utilizado para a classificação dos documentos de arquivo é o plano de classificação, e não o inventário analítico, como afirma o item. 59. A classificação de documentos é feita a partir do ato de recebimento ou expedição do documento. COMENTÁRIO: Cabe ao setor de protocolo efetuar a classificação dos documentos, que consiste na separação por assunto, identificando o respectivo destinatário. Esta classificação é feita tanto para os documentos recebidos (que estão ingressando na instituição), quanto para os documentos expedidos (que estão saindo da instituição).
60. Após a classificação do documento, é necessário ordená-lo, ou seja, determinar a posição em que esse documento vai ser disposto em uma unidade de classificação. COMENTÁRIO: Quando do seu arquivamento, o documento deve ser classificado (separado por assunto), e depois ordenado, ou seja, disposto de forma lógica (em ordem alfabética, numérica ou geográfica, por exemplo), de forma que possa ser localizado com facilidade. 61. De acordo com a tabela de temporalidade, um documento destinado à eliminação deve ser previamente digitalizado. COMENTÁRIO: Não há a necessidade de se efetuar a digitalização de documentos quando da sua eliminação. A digitalização pode ser adotada nas instituições como forma de facilitar o acesso às informações, mas não como pré-requisito para sua eliminação, como afirma o item. 62. A gestão de documentos é aplicada na fase permanente do ciclo vital dos documentos de arquivo. COMENTÁRIO: A gestão de documentos compreende as atividades e procedimentos arquivísticos realizados nas fases corrente e intermediária, conhecidas como fases de gestão, e não na fase permanente do ciclo vital. 63. O protocolo é uma atividade da fase de utilização do programa de gestão de documentos. COMENTÁRIO: Um programa de gestão de documentos é dividido, segundo a bibliografia arquivística, em três fases: produção, utilização e destinação. A atividade de protocolo, que consiste no controle da tramitação dos documentos, está incluída na fase de utilização, como bem afirma o item. 64. Para a otimização do espaço nas áreas de depósito, recomenda-se que, ao se armazenar documentos, desconsidere-se o gênero documental de cada um deles. COMENTÁRIO: A conservação dos documentos de arquivo pressupõe a separação de documentos em ambientes adequados e devidamente climatizados, de acordo com suas particularidades. Documentos do gênero informático, por exemplo, exigem cuidados diferenciados dos
documentos tradicionais. Desta forma, é importante considerar os diversos aspectos de cada documento (suporte e gênero, por exemplo), para que sejam alocados em ambientes que garantam sua conservação. 65. Os documentos de valor permanente que apresentem grandes formatos, como mapas plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente. COMENTÁRIO: Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. O arquivamento vertical facilita o desarquivamento, e é recomendado para documentos muito utilizados, sendo, portanto, mais utilizado na idade corrente. Para documentos de grandes dimensões ou permanentes, é indicado o arquivamento horizontal, que favorece a conservação dos documentos. 66. As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser preferencialmente armazenadas em mobiliário de aço tratado com pintura sintética de efeito antiestático. COMENTÁRIO: O item apresenta corretamente uma recomendação para o armazenamento de documentos em mídias magnéticas. O manual de recomendações para a Produção e o Armazenamento de Documentos de Arquivo, do Conarq, apresenta o seguinte texto: As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestético. 67. A preservação de documentos de arquivo, em qualquer suporte, independe dos procedimentos adotados em sua produção e tramitação. COMENTÁRIO: O documento de arquivo, para ser preservado, depende dos procedimentos adotados em sua produção, tramitação, acondicionamento e armazenamento físico. Este trecho faz parte das Recomendações para a Produção de Armazenamento de Documentos de Arquivo, elaborado pelo Conarq (Conselho Nacional de Arquivos). O item apresentado nega esta afirmação, o que o torna incorreto. 68. Nas áreas de armazenamento de documentos, deve-se dar preferência à luz solar para a iluminação do ambiente. COMENTÁRIO: A luz solar é altamente prejudicial aos documentos, e deve ser evitada nos ambientes de arquivo. Esta é uma das questões mais cobradas em provas do Cespe/UnB.
69. Para facilitar o acesso das pessoas ao ambiente, as áreas de trabalho e de circulação do público podem ser compartilhadas com as áreas de armazenamento de documentos. COMENTÁRIO: Na verdade, a área de armazenamento de documentos deve ser totalmente separada das áreas de trabalho e de circulação do público. O manual de recomendações para a Produção e o Armazenamento de Documentos de Arquivo, do Conarq, apresenta o seguinte texto: As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalidade e conforto, enquanto as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. 70. Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros devem ser alcalinos. GABARITO: CORRETO COMENTÁRIO: Materiais alcalinos são recomendados para a conservação dos documentos, pois evitam altos índices de acidez, que provocam o envelhecimento do material armazenado. O manual de recomendações para a Produção e o Armazenamento de Documentos de Arquivo, do Conarq, apresenta o seguinte texto: Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manter-se quimicamente estáveis ao longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação dos documentos. Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros devem ser alcalinos e corresponder às expectativas de preservação dos documentos. Élvis C. Miranda Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia pela Universidade de Brasília, pós-graduado em Gerência de Projetos. Analista Judiciário do TJDFT, na área de Arquivologia, Gestor Executivo do Projeto de Modernização de Arquivos do TJDFT. Autor de obras voltadas para concursos públicos na área de Arquivologia. Gran Cursos Online