LEE ZANDRA MEDEIROS DE SANTANA GESTÃO DOCUMENTAL: IMPLANTAÇÃO DO SETOR DE PROTOCOLO DA PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO VICENTE

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE- UFRN CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO SERIDÓ- CERES DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E HUMANAS- DCSH CURSO DE ESPECIALIZAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA LEE ZANDRA MEDEIROS DE SANTANA GESTÃO DOCUMENTAL: IMPLANTAÇÃO DO SETOR DE PROTOCOLO DA PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO VICENTE Currais Novos/RN 2017

2 LEE ZANDRA MEDEIROS DE SANTANA GESTÃO DOCUMENTAL: IMPLANTAÇÃO DO SETOR DE PROTOCOLO DA PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO VICENTE Projeto de Intervenção apresentado ao Curso de Especialização em Administração Pública da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, campus Currais Novos, para obtenção do título de Especialista. Orientador: Prof. Dr. Marcelo Taveira. Currais Novos/RN 2017

3 Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN Sistema de Bibliotecas - SISBI Catalogação de Publicação na Fonte. UFRN - Biblioteca Setorial do Centro de Ensino Superior do Seridó - CERES Currais Novos Santana, Lee Zandra Medeiros de. Gestão documental: implantação do setor de protocolo da Prefeitura Municipal de São Vicente / Lee Zandra Medeiros de Santana f.: il. Monografia (especialização) - Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Centro de Ensino Superior do Seridó, Curso de Especialização em Administração Pública. Currais Novos, RN, Orientador: Prof. Dr. Marcelo Taveira. 1. Administração pública - Monografia. 2. Gestão documental - Monografia. 3. Prefeitura Municipal - São Vicente - Monografia. I. Taveira, Marcelo. II. Título. RN/UF/BSCN 35:002 CDU

4 Os arquivos e os documentos são a expressão material mais clara e o mais firme sustentáculo da natureza institucional da administração pública. Ampudia Mello

5 RESUMO A proposta de implantação do setor de Protocolo na Prefeitura Municipal de São Vicente contempla uma estrutura física e utilização de técnicas eletrônicas para auxiliar no bom desenvolvimento da gestão documental da instituição. A falta deste setor na Prefeitura de São Vicente ocasiona morosidade no andamento dos procedimentos e falhas no controle e registro dos documentos que tramitam no órgão. Neste projeto de intervenção adotam-se às determinações da Lei Nº 8.159/91, que dispõem sobre arquivos públicos e privados, e do CONARQ, Conselho Nacional de Arquivos. Pretende-se padronizar a gestão documental da instituição, passando a registrar e controlar os documentos que ali passarem e disponibilizar internamente e externamente o histórico do trâmite dos processos. Palavras-chaves: Protocolo. Gestão documental. Prefeitura Municipal de São Vicente.

6 SUMÁRIO 1 Introdução Projeto de Intervenção Objetivos Metodologia Discussão teórica Gestão documental Arquivo corrente Protocolo Gestão Eletrônica de documentos e gestão documental GED...16 Considerações finais...18 Referências...19

7 INTRODUÇÃO A gestão documental obedece a uma série de procedimentos que se impõem tanto para fornecer um efetivo apoio à administração como também para garantir a legitimidade dos documentos que tramitam nos diferentes órgãos da administração pública. A Prefeitura Municipal de São Vicente PMSV, sede do Poder Executivo municipal, por meio da Secretaria Municipal de Administração e Recursos Humanos SEMARH, busca continuamente a melhoria na gestão documental e o aperfeiçoamento no trâmite dos seus processos administrativos para prestar serviços públicos com eficiência e qualidade. Contudo, a inexistência de um setor de protocolo na Prefeitura de São Vicente, vem causando morosidade no andamento dos procedimentos e padronização da gestão documental da instituição pública. Na tentativa de mudar essa realidade, este projeto de intervenção recomenda a implantação do setor de protocolo, encarregado de recebimento, classificação, registro, distribuição, expedição e tramitação de documentos. Segundo Paes (2004, p. 27) com base no Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) protocolo corresponde: Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registo, distribuição e movimentação de documentos em curso, denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento, e livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES 2004, p. 27) Atendo a este conceito, é possível compreender a real importância deste setor para a PMSV, pois ele controla toda a documentação recebida e emitida como também toma conhecimento de todos os acordos, contratos e convênios estabelecidos entre a Prefeitura e outras instituições. Além de um setor físico, a proposta visa também à utilização de técnicas eletrônicas que disponibilize imagem do documento digitalizado e histórico do trâmite, afim de que possa ser realizado busca e localização de processos por qualquer parte interessada. 7

8 PROJETO DE INTEVENÇÃO Após fazer parte e conhecer de perto o trabalho desenvolvido na Prefeitura de São Vicente, pode-se perceber a morosidade no andamento dos procedimentos e padronização na gestão documental do órgão administrativo, principalmente a inexistência de um setor de controle e registro dos documentos que tramitam nos órgãos. Face às dificuldades encontradas na Prefeitura de São Vicente em relação à gestão documental, nasceu à ideia de implantar um setor de protocolo na referida instituição pública. Além da implantação de um setor físico, o projeto visa também à utilização de ferramentas tecnológicas, como o desenvolvimento de um software, para armazenar e informar internamente e externamente todas as etapas dos procedimentos documentais. 8

9 OBJETIVOS Geral: Sistematizar a adequada gestão documental a partir da implantação do setor de protocolo na Prefeitura Municipal de São Vicente RN. Específicos: Propor a escolha de um espaço físico para sede do setor de protocolo; Recomendar o emprego de ferramentas tecnológicas; Capacitar os servidores que irão executar os serviços. 9

10 METODOLOGIA Cenário do projeto de intervenção A Secretaria Municipal de Administração e Recursos Humanos - SEMARH trata-se de um órgão público da Administração Municipal Direta, criada pela Lei Municipal nº. 130 de 26 de abril de 1979, modificada pela lei nº 244 de 10 de dezembro de Teve sua denominação alterada pela Lei Complementar Municipal nº 002, de 18 de maio de 2009, anteriormente titulada como Secretaria Municipal de Administração - SEMAD. A SEMARH atua na sede administrativa do poder executivo do município situada na Praça Joaquim Araújo Filho, nº 84, Centro - CEP: São Vicente-RN, com funcionamento de segunda a sexta-feira, no horário de 07h00min as 13h00min. Quanto à estrutura física, dentre as 28 salas existentes na sede da Prefeitura, 11 salas são utilizadas por setores ligados a SEMARH, dentre eles estão: Gabinete do Secretário; Setor de Compras e Setor de Tombamento; Setor de Licitações (02 salas); Setor Previdenciário (02 salas); Arquivo (02 salas); Setor de Recursos Humanos; Sala do Administrador e de Serviços de Informação ao Cidadão- SIC; Junta de Serviço Militar. Dentre as principais atividades desenvolvidas pela Secretaria Municipal de Administração e Recursos Humanos SEMARH estão os estabelecimentos de normas e diretrizes para os sistemas administrativos de Gestão e de Recursos Humanos, gerenciamento de materiais e serviços, gerenciamento documental e publicação oficial. Compõe a Secretaria Municipal de Administração e Recursos Humanos 14 servidores, sendo: 10

11 Tabela 1. Pessoal por categoria funcional Categoria Funcional Quantitativo 2016 SEMARH Administrador SEMARH 01 Secretário SEMARH 01 Encarregado do setor pessoal 01 Presidente da Comissão Permanente de Licitação - CPL 01 Presidente da Comissão Compras - Setor de Compras 01 Sub Coordenador de Recursos Humanos - SEMARH 01 Gerente financeiro - Instituto de Previdência Própria 01 Diretora - Instituto de Previdência Própria 01 Auxiliar administrativo 04 Diretor Municipal da Junta de Serviço Militar SEMARH 01 A.S.G 01 Total: 14 Fonte: Portal da transparência: < A Tabela 1 especifica os 14 servidores por funções, que compõem a SEMARH. Dentre os setores listados não comparece o setor de Protocolo, como também, algum servidor que desempenhe essa função na Prefeitura Municipal de São Vicente. Sendo assim, pode-se concluir a inexistência desse setor na PMSV. Elementos do plano de intervenção Quadro 1 - Cronograma de atividades Atividades realizadas Período Elaboração do Pré Projeto Dezembro 2016 Contato com a instituição em debate Junho 2017 Elaboração do Projeto de Intervenção Julho a Novembro 2017 Apresentação do Projeto de Intervenção Dezembro 2017 Fonte do quadro: Elaboração da autora, Este Projeto de Intervenção busca implantar o setor de protocolo na PMSV, e para isso foi utilizada o método de pesquisa bibliográfica, documental e 11

12 exploratório-descritiva a fim de buscar embasamento acerca da gestão documental e foram utilizadas também na pesquisa metas qualitativas. Fragilidades e oportunidades Os servidores da Prefeitura de São Vicente enfrentam diversos problemas quando se trata de gestão documental, por não existir o setor de protocolo na instituição. Um deles surgiu com a implantação da ordem cronológica de pagamento, determinada pelo TCU, onde os pagamentos seguem uma ordem nos setores e para isso teria que existir um órgão que controle a tramitação desses processos. Sendo assim, a existência de um setor de protocolo vai padronizar a gestão documental da instituição, passando a registrar e controlar os documentos que ali passarem. Processo de avaliação A forma de avaliação se dará por meio de visitas quinzenais à instituição para observar o andamento da implantação do setor de protocolo, como também, avaliar a execução desse setor nos processos de trabalho da instituição pública. 12

13 DISCUSSÃO TEÓRICA 5.1 GESTÃO DOCUMENTAL Em meados do século XIX o valor histórico dos arquivos ganha um interesse maior. No século XX, a partir da II Guerra Mundial, cresce o número de documentos ultrapassando o controle e organização das instituições, as quais foram forçadas a buscar novas soluções de gerir massas documentais. Esse novo conceito é chamado de gestão documental, que segundo Ribeiro (2010): Significa a sobrevivência, competitividade de uma instituição. Conduz à transparência das atividades, possibilitando a governança e o controle das informações; documenta as atividades de pesquisa, desenvolvimento, assegura, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação; eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para pesquisa científica e histórica; assegura o uso adequado de processamento automatizado de dados; contribui para o acesso e preservação dos documentos que fazem jus à guarda permanente; faz com que a instituição reformule o seu fazer arquivístico (RIBEIRO, 2010, p. 4). Do ponto de vista apresentado, a existência, o funcionamento e o desenvolvimento de toda organização (privada ou pública) baseia-se nas informações contidas nos documentos arquivísticos. Contudo a necessidade da gestão documental nas instituições pública é maior, pois as informações produzidas nestas instituições são de interesse público e social, servindo ao bem comum. A gestão documental foi determinada na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Segundo o Art. 3º dessa Lei: Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei nº 8.159/91) Adotar essa técnica permite que a instituição trabalhe corretamente com os seus documentos, evitando a perda, duplicidade, extravio, dificuldade no acesso e na localização e controle do fluxo. Esta lei (8.159, de 8 de janeiro de 1991) também considera que os cidadãos tenham direito a informação, como previsto no Art. 4º: 13

14 Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. (Lei nº 8.159/91) Isto quer dizer que seguir essa técnica, além de organizar a instituição, atenderá também as demandas da sociedade, pois deixará disponíveis os documentos de interesse pessoal por meio de canais de informação. A partir desta conceituação destacamos as três fases básicas da gestão de documentos que geralmente um documento passa e determina o destino dele: a produção, a utilização e a destinação. Produção de documentos: elabora os documentos em decorrência das atividades de um órgão. Utilização de documentos: constitui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), como também a elaboração de normas de acesso à documentação. Avaliação e destinação de documentos: estabelece os prazos de guarda dos documentos nos arquivos. De acordo com a fase a qual o documento se encontra ou conforme a frequência de utilização tem-se as seguintes denominações: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes ARQUIVO CORRENTE Os arquivos correntes são documentos frequentemente consultados nos órgãos e que ainda respondem pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição, por isso é encontrado na estrutura organizacional das instituições públicas e privado um setor designado de Protocolo ou de outra denominação similar PROTOCOLO 14

15 O registro e controle da tramitação dos documentos é uma atividade desenvolvida por unidades específicas denominadas de protocolo, protocolo e arquivo, comunicação administrativa, etc. Na maioria das instituições públicas atualmente, esse setor é reconhecido como Protocolo e é responsável pela entrada e saída da informação e de sua localização na organização. Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ apud PAES, 2004, p. 27), protocolo corresponde: Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registo, distribuição e movimentação de documentos em curso, denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento, e livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES 2004, p. 27) Um conjunto de atividades preenche a rotina do setor de protocolo, desde a entrada de correspondências, documentos e processos até a inserção de dados no sistema. Os procedimentos são: Recebimento; Triagem: consiste na verificação prévia de toda documentação que será protocolada; Cadastramento: inserção de dados no sistema; Análise documental; Processo: atende uma solicitação ou emite uma decisão; Juntada: juntada de documentos em um processo; Tramitação: Circulação do documento e processos nos setores. 5.2 GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS E GESTÃO DOCUMENTAL A informação utilizada na sociedade atual não remete exclusivamente ao suporte físico, mas também ao suporte tecnológico que vem aumentando em grande escala. Dado esse crescente aumento do uso das tecnologias eletrônicas, surgiu à necessidade de criar sistemas de gerenciamento de documentos informatizados. Desta forma, pretendemos nesse capítulo definir o que é Gestão Eletrônica de Documentos - GED e apresentar as vantagens que as organizações ganham em implantar esse sistema. 15

16 5.2.1 GED Com as mudanças ocorridas na sociedade no decorrer dos anos, os documentos passam a ser manipulados e muitas vezes produzidos em meio eletrônico, a partir dai surge a necessidade de criar novo sistema de busca informatizado. De acordo com a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos CTDE (2011, p.16): O avanço das tecnologias de informação e comunicação (TIC), a partir dos anos 90, muda radicalmente os mecanismos de registro e comunicação da informação nas instituições públicas e privadas. Os documentos produzidos no decorrer das atividades dessas instituições, até então em meio convencional, assumem novas características, isto é, passam a ser gerados em ambientes eletrônicos, armazenados em suportes magnéticos e ópticos, em formato digital, e deixam de ser apenas entidades físicas para se tornarem entidades lógicas. Além disso, o gerenciamento dos documentos, tanto os digitais como os convencionais, começa a ser feito por meio de um sistema informatizado conhecido como gerenciamento eletrônico de documentos (GED). (CTDE 2011) Devido aos problemas enfrentados nas instituições como a perda de documentos, acumulo de massa documental sem gerenciamento, dificuldade no acesso aos documentos, perda de tempo para localizar processos, entre outros, destaca-se a necessidade de implantar o GED para otimizar às citadas dificuldades. O GED é planejado e estruturado baseado na gestão de documentos, sendo uma tecnologia que fornece um meio de armazenar, localizar e recuperar documentos durante seu ciclo de vida, como também possibilita às organizações dinamizar, racionalizar e disseminar o acesso à informação, dessa forma nenhum documento da instituição deve ficar fora do processo do GED. A CTDE (2011, p.10) define a GED como um: Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc. (CTDE 2011) O GED pode englobar, segundo a CTDE (2011, p.10), além das tecnologias da digitalização, o processamento, arquivamento, recuperação de 16

17 documentos, o controle do fluxo de trabalho e mapeamento do caminho do processo de um documento (workflow). Diante do exposto, convém ressaltar que a implantação do sistema GED irá facilitar as atividades e informações dentro da instituição, possibilitando maior agilidade no andamento dos processos, bem como, melhor acessibilidade aos cidadãos. 17

18 CONSIDERAÇÕES FINAIS A informação apresenta-se como um instrumento importante para a sociedade, seja para sua organização, funcionamento e aperfeiçoamento das instituições. Atualmente, diante das transformações econômicas, políticas e tecnológicas, a informação tornou-se uma ferramenta ainda mais poderosa e essencial. Manter os arquivos organizados significa manter a informação organizada e à disposição para quem dela necessitar, seja sociedade em geral ou servidores. Portanto, o estabelecimento de um sistema de registro e controle da tramitação de documentos, através de um espaço físico para criação do Protocolo e a implantação de um sistema de gerenciamento de documentos informatizados, na Prefeitura de São Vicente é de grande importância para a instituição. Assim sendo, pode-se observar também a competência e o empenho dos colaboradores que reconhecem a necessidade de preservar a documentação da instituição pública. Além disso, os benefícios administrativos e financeiros que a gestão documental traz tem um valor significativo e faz um diferencial na administração pública municipal. 18

19 REFERÊNCIAS BRASIL. Lei nº de 8 de Janeiro de Dispõem sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Brasília, 8 de janeiro de CÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS (e-arq/brasil). Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. Rio de Janeiro, CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Disponível em: del_requisitos_2009.pdf. Acesso em: 16 de novembro de MENEZES, Laurene Rodrigues de. GED Gerenciamento eletrônico de documentos: a preservação da informação e diretrizes para implantação. / Laurene Rodrigues de Menezes. João Pessoa: UFPB, Acesso em: 16 de novembro de PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática / Marilena Leite Paes ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, p.) RIBEIRO, M. L. Preservação do patrimônio documental do INPE: desafios e soluções encontradas. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA, 16., ago Anais... Santos: AAB, Acesso em: 27 de agosto de SHÃFER, Murilo Billig. LIMA, Eliseu dos Santos. A classificação e a avaliação de documentos: análise de sua aplicação em um sistema de gestão de documentos arquivísticos digitais. Perspectivas em Ciência da Informação, v.17, n.3, p , jul./set Disponível em: < Acesso em: 27 de agosto de 2017 SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de Sousa. Os arquivos montados nos setores de trabalho e as massas documentais acumuladas na administração pública brasileira: uma tentativa de explicação. Revista de Biblioteconomia de Brasília, Brasília, v. 21, n. 1, jan./jun Disponível em: < alho.pdf> Acesso em 13 de agosto de