Universidade Federal de Minas Gerais UFMG Escola de Ciência da Informação - ECI. Janeiro 2013

Transcrição

1 Universidade Federal de Minas Gerais UFMG Escola de Ciência da Informação - ECI ESTÁGIO B EM ARQUIVOLOGIA Janeiro 2013

2 Uma administração pública sem consciência arquivística terá muito pouco de administração e, ainda menos de pública. José Maria Jardim

3 Proposta para acondicionamento, armazenamento e otimização do espaço para o arquivo intermediário do Colegiado de Pedagogia da Faculdade de Educação da UFMG Aluno: Ney Lúcio da Silva Instituição: Faculdade de Educação da UFMG Colegiado de Pedagogia Orientador: Prof. Welder Antônio Silva

4 Objetivo geral Proposição de ações técnicas arquivísticas para o acondicionamento, o armazenamento e para a utilização do espaço físico do arquivo intermediário deste setor.

5 Objetivosespecíficos Racionalizar a guarda. Reduzir a massa documental. Dar celeridade ao acesso. Aproveitar otimamente o espaço físico disponível. Garantir a preservação dos documentos e da memória do curso de Pedagogia.

6 Justificativas da delimitação Problemas categorizados como prioridade no diagnóstico realizado no Estágio A. Necessidade de adequação às práticas arquivísticas. Reais possibilidades de implementação. Gestor sensível às necessidades de melhoria. Carga horária reduzida do estágio.

7 Propostas Higienização Acondicionamento Ordenação Armazenamento Sistema de busca

8 Higienização Sugere-se a aquisição de: Mesa de trabalho própria para higienização de documentos, instrumentais (pinças, bisturis, espátulas, pincéis, flanelas, etc) e EPIs(luvas de látex, máscara de proteção, jaleco). Antes de proceder à higienização, verificar se há documentos em duplicidade. Realizararetiradadeobjetosdemetal,defitasadesivasedas sujidades superficiais.

9 Acondicionamento Após análise das espécies documentais, frequência de consulta e condições de armazenamento, recomenda-se dois acondicionamentos, ambos com qualidade arquivística: Primário: pastas em cruz confeccionadas com papel isento de acidez, gramatura 120 e com altura regulável, com 37cmX27cm. Secundário: caixas arquivo de papelão com medidas de 39cmX18cmX29cm

10 Acondicionamento Variação do volume de documentos em dois dossiês.

11 Acondicionamento Modelo de pasta em cruz com altura regulável.

12 Ordenação Três níveis: 1. Ordem interna dos documentos nas pastas: cronológica crescente. 2. Ordem das caixas nas prateleiras: numérica crescente.

13 Ordenação 3. Ordem das pastas dentro das caixas: ordem numérica crescente com base em conjunto de números que é uma variação do código de matricula utilizado atualmente para identificação dos alunos.

14 Ordenação Novo código

15 Armazenamento Depósito A sala destinada à guarda dos documentos está situada em andar térreo, é isenta de umidade, insolação excessiva, poluição, trepidações e oferece segurança contra roubo e vandalismo. Possui as seguintes dimensões: Área: 35,67m² Altura máxima: 3,41m e mínima de 2,89m Porta: 2,09 x 0,90m Quatro janelas com grade de proteção.

16 Vista que se tem da entrada da sala

17 Vista da parede lateral com quadro branco. Era uma sala de aula.

18 Vista da outra lateral

19 Vista que se tem do fundo da sala

20 Espaço subutilizado sobre os arquivos (1,54m)

21 Armazenamento Depósito Recomendações Retirada do quadro branco existente; retirada do ventilador instalado em uma das paredes e sua reinstalação no lado oposto; instalação de sprinklers;

22 Armazenamento O depósito Recomendações substituição da porta de madeira por uma porta corta-fogo; aplicação de película protetora nas janelas; nova pintura interna com tinta de cor clara; e nova pintura da parede externa com tinta clara de efeito reflexivo.

23 Armazenamento Mobiliário Sugere-se a aquisição de um arquivo deslizante com: medidas aproximadas de 2,40m de profundidade, 6,00m de largura e 2,23m de altura. um módulo com varais para pastas suspensas. demais com prateleiras projetadas para guardar caixas arquivo horizontais com dimensões de 39cm x 18cm x 29cm.

24 Armazenamento Arquivo deslizante - Vantagens considerável economia de espaço em relação às estantes convencionais e aos arquivos com gavetas. aumento considerável da capacidade de armazenamento; melhor organização do conjunto documental; melhor organização do ambiente de trabalho; maior proteção aos documentos que ficarão menos expostos à poeira, luminosidade, umidade e a agentes biológicos.

25 Armazenamento Tipo de arquivamento Considerando-se a baixa frequência de consulta da maior parte dessa documentação (a mais antiga) e visando-se uma vez mais à conservação dos documentos, as caixas devem ser colocadas na prateleira seguindo a orientação horizontal evitando-se, desta forma, que os documentos sofram deformações. Os mais recentes ficarão em pastas suspensas em stand by por2anos.

26 Armazenamento Tipo de arquivamento Acondicionamento inadequado e arquivamento vertical deformando os documentos.

27 Sistema de busca Como se indicou para a ordenação a criação de um código que identifica os dossiês, o sistema de busca será indireto, ou seja, para localizá-los será necessário uma ferramenta auxiliar. Indicou-se, então, o Access, da Microsoft, que é um sistema gerenciador de banco de dados que não exige conhecimentos profundos de programação e pode manter um grande volume de dados.

28 Sistema de busca Access Registro dos dados

29 Sistema de busca Access Registro dos dados

30 Sistema de busca Access Tabela

31 Sistema de busca Access Consulta

32 Sistema de busca Access Consulta

33 Sistema de busca Access Consulta

34 Referências: ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, (Publicações Técnicas; n. 51). Disponível em: < Acessado em: 16 jan ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Conselho Nacional de Arquivos. Recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo - Conselho Nacional de Arquivos - Rio de Janeiro: O Conselho, Disponível em: < Acessado em: 16 jan ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Conselho Nacional de Arquivos. Recomendações para a construção de arquivos. CONARQ Rio de Janeiro, Disponível em: < Acessado em: 16 jan BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional p. BRASIL. Constituição (1988). Constituição [da] Republica Federativa do Brasil. Brasília, DF: Senado Federal. Disponível em: Acessando em: 16 jan BRASIL. Lei nº , de 18 de novembro de Disponível em:< Acessado em: 16 jan CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. nº5. São Paulo: Arquivo do Estado e imprensa Oficial, Disponível em: < bliotecas.pdf>. Acessado em: 16 jan CONARQ. CTDE. Conselho Nacional de Arquivos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos; e-arq. Versão 1.1. Rio de Janeiro: Disponível em: < Acessado em: 16 jan CUNHA, Murilo Bastos da; CAVALCANTI, Cordélia Robalinho de Oliveira. Dicionário de Biblioteconomia e arquivologia. Brasília: Briquet de Lemos, PALETTA, F.A.C.; YAMASHITA, M.M. Preservação do patrimônio documental e bibliográfico com ênfase na higienização de livros e documentos textuais. Arquivistica.net, Brasília, v. 2, n. 2, 24 maio Disponível em: < Acesso em: 16 jan