EXPOCOIMBRA PROMOÇÃO E GESTÃO DE FEIRAS, S.A. RELATÓRIO E CONTAS 2004
EXPOCOIMBRA PROMOÇÃO E GESTÃO DE FEIRAS, S.A. RELATÓRIO E CONTAS 2004
ÍNDICE 3 1. ESTRUTURA ACCIONISTA E ÓRGÃOS SOCIAIS 5 2. RELATÓRIO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO 9 3. DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS E ANEXOS 22 4. RELATÓRIO DOS AUDITORES 23 5. CERTIFICAÇÃO LEGAL DE CONTAS 24 6. RELATÓRIO ANUAL SOBRE A FISCALIZAÇÃO EFECTUADA 26 7. RELATÓRIO E PARECER DO FISCAL ÚNICO
RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 1. ESTRUTURA ACCIONISTA E ÓRGÃOS SOCIAIS
1. ESTRUTURA ACCIONISTA E ÓRGÃOS SOCIAIS ESTRUTURA ACCIONISTA ESTRUTURA ACCIONISTA Acções % Associação Comercial e Industrial de Coimbra 25.000 50 Gestioserv Gestão e Serviços, Unipessoal, Lda. 25.000 50 Total 50.000 100 ÓRGÃOS SOCIAIS MESA DA ASSEMBLEIA GERAL PRESIDENTE SECRETÁRIO Adolfo da Cunha Nunes Roque Paulo Miguel Janela Mendes CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO PRESIDENTE VOGAIS Horácio Augusto de Pina Prata António Augusto Tavares da Costa José João Soares Miranda Coelho FISCAL ÚNICO EFECTIVO KPMG & Associados, SROC, S.A. representada por Adelaide Maria Viegas Clare Neves 4
RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 2. RELATÓRIO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO
2. RELATÓRIO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO Para cumprimento dos normativos legais, vimos apresentar aos Senhores Accionistas o Relatório de Actividades e Contas relativos ao ano 2004. Para este ano tinha sido proposto como orientação principal o aprofundamento da actividade através dos seguintes objectivos: reforço do grau de formalização das relações contratuais, nomeadamente quanto à ACIC Associação Comercial e Industrial de Coimbra, que é responsável por mais de 90% do volume de negócios; criação de produtos de iniciativa própria pela aposta em novos nichos de mercado e parcerias com outros operadores. O primeiro objectivo veio a ser consubstanciado através de um acordo com a ACIC, que teve uma prévia definição em Maio, onde se ressalvou a importância relativa à realização da feira anual CIC, e a respectiva consolidação em finais de Outubro. A realização de eventos para esse cliente, que era executada pela ExpoCoimbra como empreitada geral, passou, com o novo modelo contratual, a ter por base uma prestação de serviços, com implicações significativas na expressão das contas anuais. A verificação, ainda durante a execução de 2004, das consequências negativas desta alteração em termos de rentabilidade, e o diagnóstico de paralisia na obtenção do segundo objectivo, levou a Administração a delinear um processo de mudança organizacional, que consistiu fundamentalmente em: alterações de estrutura: mudança de instalações; redefinição e autonomização do quadro de pessoal; estímulo da orientação comercial; e reposicionamento estratégico: consolidação de alianças com clientes-chave a nível local; constituição de carteira de eventos de importância local e regional; aposta na capacidade interna de gestão e domínio de informação associada a eventos de âmbito local e regional. O Conselho de Administração acredita firmemente que a ExpoCoimbra tem um espaço de potencial inserção, a nível local e regional, com elevado interesse e concentrará esforços para que o reposicionamento proposto conduza à confirmação de sucesso deste projecto. Neste sentido, é devida aos Colaboradores uma palavra de desafio perante os objectivos ambiciosos que lhes são propostos e de enaltecimento pela dedicação sempre manifestada, sem a qual não teria sido possível manter esta aposta. O volume de negócios em 2004 foi de 147.114,59. O Conselho de Administração propõe à Assembleia Geral que o Resultado Líquido negativo de 35.586,61 seja levado na totalidade a Resultados Transitados. A finalizar, o Conselho de Administração pretende ainda agradecer a todos os Clientes e Fornecedores a colaboração e a aposta nesta unidade empresarial. Porto, 23 de Fevereiro de 2005. O Conselho de Administração 6
RELATÓRIO ANUAL DA ACTIVIDADE A actividade durante 2004 ficou sobretudo marcada pela alteração do modelo de relação contratual com o principal cliente e, de alguma forma a isso associada, pela concentração da actividade em vertentes ligadas a essa mesma relação, tais como o acompanhamento de processos transitados do ano anterior, sem reflexo na corrente execução financeira, e um maior esforço dedicado à gestão da infra-estrutura do Parque, tornado necessário pelo incremento da actividade de formação profissional. A organização e implementação da CIC Feira Comercial e Industrial de Coimbra constituiu, mais uma vez, o ponto de maior concentração anual de esforços, pela dimensão e características não estruturadas do espaço físico e, nesta edição, pelo acréscimo das dificuldades de execução levantadas com a inserção nesse mesmo espaço da instalação de uma Fan-Zone do Euro2004 até poucos dias antes do início da Feira. À ExpoCoimbra coube a Direcção e Organização Geral da CIC2005, nesta edição com a significativa alteração de não integrar a generalidade dos subcontratos que lhe estão associados, bem como a concepção, proposta, acompanhamento e execução da solução para o problema colocado com a instalação da Fan- -Zone do Euro2004. Serviços de apoio a eventos Destacando os mais relevantes, citamos: Sessão de Esclarecimento de Alvarás do IMMOPI; Mostra Cultural da AAC; Hospital do Ursinho; ExpoElectro; Almoço do Círculo de Amigos da Cirurgia Cardiotorácica; Plano de Promoção da Região Centro no âmbito do Euro2004; Coimbra Fashion; Halloween; Megavenda Electrodomésticos; FEE-ISEC; Encontro Nacional da Sociedade Portuguesa de Química. Deve-se acrescentar ainda outros serviços de menor dimensão que contribuem, sobretudo, para consolidar o posicionamento da empresa como unidade empresarial de apoio local privilegiado, nomeadamente no quadro institucional, englobando a montagem física de eventos e o apoio a eventos de organização interna. Gestão e manutenção de infra-estruturas Durante o ano de 2004, e continuando limitada ao Pavilhão da ACIC, sito à Relvinha, conseguiu-se alargar o âmbito de serviços prestados associados ao aluguer de salas e outros espaços, nomeadamente no que diz respeito a necessidades de equipamento informático e de comunicações. 7
RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 RELATÓRIO E CONTAS 2004 3. DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS E ANEXOS
3. DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS E ANEXOS 3.1 CONTAS DA EXPOCOIMBRA Promoção e Gestão de Feiras, S.A. EXPOCOIMBRA Promoção e Gestão de Feiras, S.A. Balanço em 31 de Dezembro de 2004 ACTIVO Activo Bruto Dez. 2004 Amortiz. Provisões Activo Líquido Dez. 2003 Activo Líquido IMOBILIZAÇÕES INCORPÓREAS: Despesas de Instalação 1.009,37 1.009,37 140,28 Despesas de Investigação e Desenvolvimento Marcas e patentes 1.009,37 1.009,37 140,28 IMOBILIZAÇÕES CORPÓREAS: Terrenos e Recursos Naturais Edifícios Equipamento Básico 4.615,97 2.050,12 2.565,85 3.489,04 Equipamento Administrativo 20.330,26 6.253,08 14.077,18 17.761,43 Viaturas 33.222,48 12.733,71 20.488,77 28.794,39 Ferramentas e Utensílios Outras Imobilizações Corpóreas Imobilizações em Curso 58.168,71 21.036,91 37.131,80 50.044,86 DÍVIDAS DE TERCEIROS: Clientes c/c 711.787,35 711.787,35 934.126,02 Clientes cobrança duvidosa 12.500,00 12.500,00 Adiantamentos a Fornecedores 1.340,00 1.340,00 4.478,00 Estado e Outros Entes Públicos 1.604,63 1.604,63 2.789,38 Empréstimos Fornecedores de Imobilizado c/c Outros Devedores 2.147,58 2.147,58 12.548,42 Adiantamentos a Fornecedores Imobilizado 729.379,56 12.500,00 716.879,56 953.941,82 DEPÓSITOS BANCÁRIOS E CAIXA: Depósitos Bancários 7.196,68 7.196,68 49,09 Caixa 2,02 2,02 122,38 7.198,70 7.198,70 171,47 ACRÉSCIMOS E DIFERIMENTOS: Acréscimo de Proveitos 6.722,50 6.722,50 10.006,59 Custos Diferidos 299,10 6.722,50 6.722,50 10.305,69 TOTAL DO ACTIVO 802.478,84 34.546,28 767.932,56 1.014.604,12 10
EXPOCOIMBRA Promoção e Gestão de Feiras, S.A. Balanço em 31 de Dezembro de 2004 CAPITAL PRÓPRIO E PASSIVO Dez. 2004 Dez. 2003 Capital Social 50.000,00 50.000,00 Reservas Legais 2.861,23 2.491,04 Reservas Especiais Resultados Transitados 10.270,35 8.789,60 Resultado Líquido do Exercício (35.586,61) 1.850,94 27.544,97 63.131,58 PROVISÕES: Provisões p/ Riscos e Encargos DÍVIDAS A TERCEIROS MLP: Fornecedores Imobilizado c/c 5.603,40 27.074,42 5.603,40 27.074,42 DÍVIDAS A TERCEIROS CP: Clientes c/c Empréstimos Bancários 20.000,00 73.372,21 Fornecedores c/c 673.375,09 659.703,47 Fornecedores Títulos a Pagar 10.000,00 Fornecedores Imobilizado c/c 21.614,27 14.805,77 Estado e Outros Entes Públicos 10.693,20 34.776,27 Outros Credores 86.080,57 Empréstimos Empresas do Grupo Adiantamentos de clientes 725.682,56 878.738,29 ACRÉSCIMOS E DIFERIMENTOS: Acréscimo de Custos 9.101,63 45.659,83 Proveitos Diferidos 9.101,63 45.659,83 TOTAL DO PASSIVO 740.387,59 951.472,54 TOTAL DO CAPITAL PRÓPRIO E PASSIVO 767.932,56 1.014.604,12 11
EXPOCOIMBRA Promoção e Gestão de Feiras, S.A. Demonstração de Resultados em 31 de Dezembro de 2004 Dez. 2004 Dez. 2003 CUSTOS E PERDAS Custo das Mercadorias Vendidas e das Mat. Consumidas: Mercadorias 219,15 Matérias 219,15 Fornecimentos e Serviços Externos 112.109,25 515.553,97 Custos c/ Pessoal: Remunerações 18.331,38 20.329,95 Encargos s/ Remunerações 4.222,99 4.577,54 Outros 1.776,34 24.330,71 119,43 25.026,92 Amortizações do Imobil. Corpóreo e Incorpóreo 13.507,98 7.549,26 Provisões 12.500,00 26.007,98 7.549,26 Impostos 644,95 219,07 Outros Custos e Perdas Operacionais 7.948,38 8.593,33 2.094,01 2.313,08 (A) 171.041,27 550.662,38 Perdas em empresas Grupo/Associados Outros Juros e Custos Similares: Relativos a Empresas do Grupo Outros 4.464,70 4.464,70 4.156,56 4.156,56 (C) 175.505,97 554.818,94 Custos e Perdas Extraordinárias 7.195,23 1.213,41 (E) 182.701,20 556.032,35 Imposto s/ o Rendimento do Exercício 1.457,52 (G) 182.701,20 557.489,87 Resultado Líquido do Exercício (35.586,61) 1.850,94 147.114,59 559.340,81 PROVEITOS E GANHOS Vendas Prestação de serviços 134.315,23 134.315,23 555.691,23 555.691,23 Proveitos Suplementares Subsídios à Exploração Outros Prov. e Ganhos Operacionais (B) 134.315,23 555.691,23 Ganhos em empresas Grupo/Associados Outros Juros e Proveitos Similares: Relativos a Empresas do Grupo Outros 40,97 40,97 52,74 52,74 (D) 134.356,20 555.743,97 Proveitos e Ganhos Extraordinários 12.758,39 3.596,84 (F) 147.114,59 559.340,81 12 RESUMO Resultados Operacionais: (B) - (A) = (36.726,04) 5.028,85 Resultados Financeiros: (D-B) - (C-A) = (4.423,73) (4.103,82) Resultados Correntes: (D) - (C) = (41.149,77) 925,03 Resultados Antes de Impostos: (F) - (E) = (35.586,61) 3.308,46 Resultados do Exercício: (F) - (G) = (35.586,61) 1.850,94
EXPOCOIMBRA Promoção e Gestão de Feiras, S.A. Demonstração de Resultados por Funções em 31 de Dezembro de 2004 Exercício 2004 Exercício 2003 Vendas e prestações de serviços 134.315,23 555.691,23 Custo das vendas e das prestações de serviço -69.481,40-398.583,06 RESULTADOS BRUTOS 64.833,83 157.108,17 Outros proveitos e ganhos operacionais Custos de distribuição Custos administrativos -83.392,72-143.485,13 Outros custos e perdas operacionais -13.507,98-7.549,26 RESULTADOS OPERACIONAIS -32.066,87 6.073,78 Custo líquido de financiamento -3.519,74-2.765,32 Ganhos (perdas) em filiais e associados Ganhos (perdas) em outros investimentos RESULTADOS CORRENTES -35.586,61 3.308,46 Imposto sobre os resultados correntes -1.457,52 RESULTADOS CORRENTES APÓS IMPOSTOS -35.586,61 1.850,94 RESULTADOS EXTRAORDINÁRIOS Impostos sobre os resultados extraordinários RESULTADOS LÍQUIDOS -35.586,61 1.850,94 Resultados por unidade de participação 13
EXPOCOIMBRA Promoção e Gestão de Feiras, S.A. Demonstração dos Fluxos de Caixa em 31 de Dezembro de 2004 Dez. 2004 Dez. 2003 ACTIVIDADES OPERACIONAIS Recebimento de clientes 262.704,52 232.870,98 Pagamentos a fornecedores -114.104,45-318.108,33 Pagamentos ao pessoal -19.548,30-20.481,20 Pagamentos de impostos -43.346,31-15.072,30 Outros pagamentos/recebimentos operacionais -4.902,28-7.035,73 Fluxos das actividades operacionais 80.803,18-127.826,58 ACTIVIDADES DE INVESTIMENTO Recebimentos provenientes de: Subsídios ao investimento Juros e proveitos similares 0,00 0,00 Pagamentos respeitantes a: Investimentos financeiros Imobilizado corpóreo -6.324,34 Imobilizado incorpóreo 0,00-6.324,34 Fluxos das actividades de investimento 0,00-6.324,34 ACTIVIDADES DE FINANCIAMENTO Recebimentos provenientes de: Empréstimos obtidos 15.000,00 150.000,00 Subsídios e doações Capital social 15.000,00 150.000,00 Pagamentos respeitantes a: Empréstimos obtidos -45.000,00-39.523,95 Empréstimos concedidos Amortização de contratos de locação financeira -17.261,12-5.636,83 Juros e custos similares -3.142,62-1.836,49-65.403,74-46.997,27 Fluxos das actividades de financiamento -50.403,74 103.002,73 Variação de caixa e seus equivalentes 30.399,44-31.148,19 Caixa e seus equivalentes no início do período -23.200,74 7.947,45 Caixa e seus equivalentes no fim do período 7.198,70-23.200,74 14
EXPOCOIMBRA Promoção e Gestão de Feiras, S.A. Anexo à Demonstração dos Fluxos de Caixa em 31 de Dezembro de 2004 Dez. 2004 Dez. 2003 Numerário 2,02 122,38 Depósitos bancários imediatamente mobilizáveis 7.196,68 49,09 Equivalentes a caixa: Descobertos bancários -23.372,21 Caixa e seus equivalentes 7.198,70-23.200,74 Outras disponibilidades: Depósitos a prazo Disponibilidades constantes do balanço 7.198,70-23.200,74 15
3.2 NOTAS AO BALANÇO E À DEMONSTRAÇÃO DOS RESULTADOS EM 31 DE DEZEMBRO DE 2004 NOTA INTRODUTÓRIA A ExpoCoimbra Promoção e Gestão de Feiras, S.A. foi constituída por escritura pública em 30 de Junho de 2000 e tem por único objecto a gestão, promoção, consultoria e exploração de actividades relacionadas com feiras e exposições, congressos, seminários e relações públicas. As notas e a sua ordem de apresentação obedecem ao definido no Plano Oficial de Contabilidade (POC). As notas que não estão incluídas neste anexo não são aplicáveis à ExpoCoimbra Promoção e Gestão de Feiras, S.A. ou a sua apresentação não é relevante para a leitura das demonstrações financeiras. Toda a informação de carácter financeiro, sempre que não haja referência em contrário, está expressa em euros. 3. POLÍTICAS CONTABILÍSTICAS As políticas contabilísticas seguidas, em aspectos significativos para a determinação da situação financeira, são as seguintes: a) Bases de apresentação As demonstrações financeiras foram preparadas de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceites em Portugal e segundo o princípio do custo histórico. b) Imobilizado Incorpóreo As imobilizações incorpóreas são valorizadas ao custo de aquisição. c) Imobilizado Corpóreo As imobilizações corpóreas são valorizadas ao custo de aquisição, acrescido dos gastos necessários à respectiva instalação. d) Amortizações As amortizações foram calculadas sobre os valores de custo e segundo o método das quotas constantes, de acordo com o período de vida útil dos bens do activo imobilizado. As amortizações são efectuadas por duodécimos. e) Reconhecimento do rendimento Os proveitos são reconhecidos no exercício a que dizem respeito, independentemente do momento do seu recebimento. 7. NÚMERO DE PESSOAS AO SERVIÇO A ExpoCoimbra Promoção e Gestão de Feiras, S.A., à data de 31 de Dezembro de 2004, tem um empregado. As restantes pessoas que operam nesta unidade são trabalhadores da Associação Comercial e Industrial de Coimbra. 16
8. IMOBILIZAÇÕES INCORPÓREAS A rubrica de imobilizações incorpóreas respeita a despesas incorridas na constituição da sociedade. 10. ACTIVO IMOBILIZADO Movimento ocorrido durante o exercício de 2004 nas rubricas do Activo Imobilizado constantes do Balanço e nas respectivas amortizações e provisões: ACTIVO BRUTO Rubricas Saldo em 04.01.01 Aumentos Transf. e Abates Saldo em 04.12.31 IMOBILIZAÇÕES INCORPÓREAS Despesas de instalação 1.009,37 1.009,37 1.009,37 1.009,37 IMOBILIZAÇÕES CORPÓREAS Equipamento Básico 4.615,97 4.615,97 Equipamento Administrativo 20.048,44 665,89 384,07 20.330,26 Equipamento de Transporte 33.222,48 33.222,48 57.886,89 665,89 384,07 58.168,71 AMORTIZAÇÕES E PROVISÕES Rubricas Saldo em 04.01.01 Reforço Regularizações Saldo em 04.12.31 IMOBILIZAÇÕES INCORPÓREAS Despesas de instalação 869,09 140,28 869,09 140,28 1.009,37 IMOBILIZAÇÕES CORPÓREAS Equipamento Básico 1.126,93 923,19 2.050,12 Equipamento Administrativo 2.287,01 4.138,89 172,82 6.253,08 Equipamento de Transporte 4.428,09 8.305,62 12.733,71 7.842,03 13.367,70 172,8 21.036,91 15. BENS UTILIZADOS EM REGIME DE LOCAÇÃO FINANCEIRA Contrato com a CREDITEX Aluguer de Equipamentos, S.A., relativo à aquisição de fotocopiadora multifuncional. Contrato com a FINLOG Aluguer e Comércio Auto., S.A., relativo à aquisição de duas viaturas, Renault Clio e Renault Megan. Os contratos estão relevados na rubrica Imobilizado Corpóreo. 16. CONSOLIDAÇÃO DE CONTAS A ExpoCoimbra Promoção e Gestão de Feiras, S.A. é incluída na consolidação das contas da AEP Associação Empresarial de Portugal, cuja sede social se situa na Avenida da Boavista, n.º 2671, na cidade do Porto. 17
34. PROVISÕES Durante o exercício de 2004 foi constituída provisão para cobranças duvidosas no montante de 12.500,00. 35. REALIZAÇÃO DO CAPITAL SOCIAL O capital inicial totalmente subscrito e realizado é de 50.000 euros, sob a forma de acções nominativas com o valor unitário de 1 euro. % 04.12.31 % 03.12.31 Associação Comercial e Industrial de Coimbra 50 25.000,00 50 25.000,00 Gestioserv Gestão e Serviços Unipessoal, Lda 50 25.000,00 50 25.000,00 100 50.000,00 100 50.000,00 40. MOVIMENTOS OCORRIDOS EM RUBRICAS DOS CAPITAIS PRÓPRIOS CAPITAIS PRÓPRIOS Contas Saldo Inicial Aumentos Diminuições Transf. Resultados 2003 Resultados 2004 Saldo em 04.12.31 Capital Social 50.000,00 50.000,00 Reservas Legais 2.491,04 370,19 2.861,23 Resultados Transitados 8.789,60 1.480,75 10.270,35 Resultado Líquido Exercício 1.850,94 (1.850,94) (35.586,61) (35.586,61) 63.131,58 (35.586,61) 27.544,97 Em assembleia geral foi deliberado que o Resultado Líquido positivo do exercício findo em 2003 fosse levado a Resultados Transitados, no valor de 1.480,75 euros e a Reservas Legais no valor de 370,19 euros. 44. PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Esta rubrica tem a seguinte composição: PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Rubricas 04.12.31 03.12.31 Locação de Espaço 51.912,87 14.378,58 Audiovisuais 190,00 83.297,00 Montagem e Desmontagem 8.711,00 32.084,54 Telecomunicações 8.436,86 15.921,55 Coordenação de Projectos e Serviços 36.000,00 6.156,59 Diversos 16.380,10 378.594,97 Serviços Adicionais 12.684,40 25.258,00 134.315,23 555.691,23 18
45. DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS FINANCEIROS DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS FINANCEIROS Custos e Perdas 2004 2003 Proveitos e Ganhos 2004 2003 Juros suportados 3.519,74 3.694,67 Outros custos 944,96 461,89 Resultados Financeiros (4.423,73) (4.103,82) 40,97 52,74 Juros obtidos 40,97 52,37 Desc. p.p. obtidos 0,37 Outros proveitos 40,97 52,74 46. DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS EXTRAORDINÁRIOS DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS EXTRAORDINÁRIOS Custos e Perdas 2004 2003 Proveitos e Ganhos 2004 2003 Perdas em Imobilizações Multas e penalidades Cor. Rel. exer. anteriores 7.001,40 1.043,98 Outros Custos perdas 193,83 169,43 Resultados Extraordinários 5.563,16 2.383,43 12.758,39 3.596,84 Ganhos imobilizações 172,81 Cor. Rel. exerc. anteriores 12.585,57 3.596,51 Outros proveitos 0,01 0,33 12.758,39 3.596,84 48. OUTRAS INFORMAÇÕES 48.1. CLIENTES CLIENTES Designação 31.12.04 31.12.03 Associação Comercial e Industrial de Coimbra 663.499,99 886.776,58 Outros Clientes 60.787,36 47.349,44 724.287,35 934.126,02 48.2. ESTADO E OUTROS ENTES PÚBLICOS Esta rubrica apresenta a débito o valor de 1.604,63 euros de IRC e a crédito 9.312,41 euros de IVA a pagar, 373,46 euros e 1.007,33 euros de IRS retido na fonte e Segurança Social, respectivamente, a pagar em Janeiro de 2005. 48.3. FORNECEDORES FORNECEDORES Designação 31.12.04 31.12.03 AEP Associação Empresarial Portugal 79.022,42 47.379,90 Associação Comercial e Industrial de Coimbra 357.808,17 254.089,90 Planiserv Sociedade de Planeamento e Serviços Técnicos, S.A 217.414,62 252.543,42 Outros Fornecedores 19.129,88 105.690,25 673.375,09 659.703,47 19
48.4. OUTROS DEVEDORES OUTROS DEVEDORES Designação 31.12.04 31.12.03 Associação Comercial e Industrial de Coimbra 7.670,18 Outros 2.147,58 4.878,24 2.147,58 12.548,42 48.5. OUTROS CREDORES OUTROS CREDORES Designação 31.12.04 31.12.03 AEP Associação Empresarial de Portugal 604,52 Associação Comercial e Industrial de Coimbra 85.476,05 Outros 86.080,57 48.6. ACRÉSCIMOS DE PROVEITOS O saldo desta rubrica inclui 6.722,50 euros de apoio técnico prestado à Associação Comercial e Industrial de Coimbra durante o exercício de 2004, a facturar em 2005. 48.7. ACRÉSCIMOS DE CUSTOS ACRÉSCIMOS DE CUSTOS Designação 31.12.04 31.12.03 AEP Associação Empresarial de Portugal 487,83 20.058,83 Associação Comercial e Industrial de Coimbra 5.471,00 16.505,98 KPMG & Associados, SROC 1.745,00 1.310,00 Outros 1.397,80 7.785,02 9.101,63 45.659,83 20
48.8. FORNECIMENTOS E SERVIÇOS EXTERNOS FORNECIMENTOS E SERVIÇOS EXTERNOS Designação 31.12.04 31.12.03 Subcontratos 1.914,49 20.856,66 Electricidade 15.546,33 145,99 Rendas e Alugueres 11.547,70 26.409,33 Comunicação 9.922,10 81,18 Honorários 8.269,14 Publicidade e Propaganda 395,60 13.505,56 Limpeza, Higiene e Conforto 8.825,96 129,12 Vigilância e Segurança 1.222,14 6.700,98 Trabalhos Especializados 51.965,93 435.077,90 Outros Fornecimentos e Serviços 10.769,00 4.378,11 112.109,25 515.553,97 Departamento de Contabilidade e Controlo de Gestão Serviços de Contabilidade Paula Cristina Teixeira Carvalho Conselho de Administração Horácio Augusto de Pina Prata Presidente António Augusto Tavares da Costa Vogal José João Soares Miranda Coelho Vogal 21
4. RELATÓRIO DOS AUDITORES Aos Accionistas da ExpoCoimbra Promoção e Gestão de Feiras, S.A. Examinámos as demonstrações financeiras anexas da ExpoCoimbra Promoção e Gestão de Feiras, S.A. em 31 de Dezembro de 2004. O nosso exame foi realizado de acordo com as Normas Internacionais de Auditoria. Responsabilidade da Administração e dos Auditores As demonstrações financeiras são da responsabilidade do Conselho de Administração. A nossa responsabilidade é a de expressarmos uma opinião baseada no nosso exame daquelas demonstrações financeiras. Bases de Opinião As Normas Internacionais de Auditoria exigem que a auditoria seja planeada e executada de forma a obtermos razoável segurança sobre se as demonstrações financeiras contêm ou não distorções materialmente relevantes. Um exame de auditoria inclui a verificação, por amostragem, da documentação de suporte dos valores e informações constantes das demonstrações financeiras, a avaliação das estimativas e juízos significativos utilizados pelo Conselho de Administração na preparação e apresentação das demonstrações financeiras; um exame de auditoria inclui também a apreciação sobre se os princípios de contabilidade adoptados são adequados, tendo em conta as circunstâncias, bem como sobre a razoabilidade da apresentação das demonstrações financeiras. Entendemos que o exame efectuado proporciona uma base razoável para a emissão da nossa opinião sobre as demonstrações financeiras. Opinião Em nossa opinião, as citadas demonstrações financeiras apresentam de forma verdadeira e apropriada, em todos os aspectos materialmente relevantes, a posição financeira da ExpoCoimbra Promoção e Gestão de Feiras, S.A. em 31 de Dezembro de 2004, o resultado das suas operações e os fluxos de caixa no exercício findo naquela data, em conformidade com os princípios contabilísticos geralmente aceites em Portugal. 28 de Fevereiro de 2005. KPMG 22
5. CERTIFICAÇÃO LEGAL DE CONTAS Introdução Examinámos as demonstrações financeiras da ExpoCoimbra Promoção e Gestão de Feiras, S.A., as quais compreendem o Balanço em 31 de Dezembro de 2004 (que evidencia um total de 767.933 euros e um total de capital próprio de 27.545 euros, incluindo um resultado líquido de 35.587 euros), as Demonstrações dos resultados por naturezas e por funções, a Demonstração dos fluxos de caixa do exercício findo naquela data, e os correspondentes Anexos. Responsabilidades É da responsabilidade do Conselho de Administração a preparação de demonstrações financeiras que apresentem de forma verdadeira e apropriada a posição financeira da Empresa, o resultado das suas operações e os fluxos de caixa, bem como a adopção de políticas e critérios contabilísticos adequados e a manutenção de um sistema de controlo interno apropriado. A nossa responsabilidade consiste em expressar uma opinião profissional e independente, baseada no nosso exame daquelas demonstrações financeiras. Âmbito O exame a que procedemos foi efectuado de acordo com as Normas Técnicas e as Directrizes de Revisão/Auditoria da Ordem dos Revisores Oficiais de Contas, as quais exigem que o mesmo seja planeado e executado com o objectivo de obter um grau de segurança aceitável sobre se as demonstrações financeiras estão isentas de distorções materialmente relevantes. Para tanto, o referido exame incluiu: a verificação, numa base de amostragem, do suporte das quantias e divulgações constantes das demonstrações financeiras e a avaliação das estimativas, baseadas em juízos e critérios definidos pelo Conselho de Administração, utilizadas na sua preparação; a apreciação sobre se são adequadas as políticas contabilísticas adoptadas e a sua divulgação, tendo em conta as circunstâncias; a verificação da aplicabilidade do princípio da continuidade; e a apreciação sobre se é adequada, em termos globais, a apresentação das demonstrações financeiras. Entendemos que o exame efectuado proporciona uma base aceitável para a expressão da nossa opinião. Opinião Em nossa opinião, as referidas demonstrações financeiras apresentam de forma verdadeira e apropriada, em todos os aspectos materialmente relevantes, a posição financeira da ExpoCoimbra Promoção e Gestão de Feiras, S.A. em 31 de Dezembro de 2004, o resultado das suas operações e os fluxos de caixa no exercício findo naquela data, em conformidade com os princípios contabilísticos geralmente aceites em Portugal. 28 de Fevereiro de 2005. KPMG & Associados, SROC, S.A. representada por: Adelaide Maria Viegas Clare Neves (ROC n. 862) 23
6. RELATÓRIO ANUAL SOBRE A FISCALIZAÇÃO EFECTUADA Ao Exmo. Conselho de Administração da ExpoCoimbra Promoção e Gestão de Feiras, S.A. O presente relatório é emitido de acordo com o Código das Sociedades Comerciais e da alínea a) do nº 1 do artigo 52º do Decreto-Lei nº 487/99, de 16 de Novembro. Procedemos à revisão legal das contas da ExpoCoimbra Promoção e Gestão de Feiras, S.A. relativas ao exercício findo em 31 de Dezembro de 2004, de acordo com as Normas Técnicas e as Directrizes de Revisão/Auditoria aprovadas pela Ordem dos Revisores Oficiais de Contas e com a extensão considerada necessária nas circunstâncias. Em resultado do exame efectuado, emitimos nesta data a respectiva Certificação Legal das Contas. O nosso trabalho incluiu, entre outros aspectos, o seguinte: Reuniões com a Administração e outros responsáveis e leitura das actas relevantes, tendo solicitado e obtido os esclarecimentos que considerámos necessários. Apreciação da adequação e consistência das políticas contabilísticas adoptadas pela Empresa e que se encontram divulgadas no Anexo. Verificação da conformidade das demonstrações financeiras com os registos contabilísticos que lhes servem de suporte. Análise do sistema de controlo interno, com vista ao planeamento do âmbito e extensão dos procedimentos de auditoria. Realização dos testes substantivos seguintes, que consideramos adequados em função da materialidade dos valores envolvidos: a) Análise e teste das reconciliações bancárias preparadas pela Empresa. b) Confirmação directa e por escrito junto de terceiros (bancos, conservatórias e outros) dos saldos de contas, responsabilidades e garantias prestadas ou obtidas, análise e teste das reconciliações subsequentes preparadas pela Empresa. Nos casos em que não foi obtida resposta, efectuámos os procedimentos alternativos que considerámos necessários. c) Solicitação directa a advogados e outras entidades de informações sobre cobranças em curso, litígios ou acções judiciais pendentes, reclamações e impugnações fiscais. d) Teste aos principais movimentos de imobilizado que ocorreram ao longo do exercício, com documentação de suporte e verificação da razoabilidade das taxas de amortização e reintegração utilizadas. e) Análise e teste dos vários elementos de custos, proveitos, perdas e ganhos registados no exercício, com particular atenção ao seu balanceamento, diferimento e acréscimo. f) Análise das eventuais situações justificativas da constituição de provisões para redução de activos, para passivos ou responsabilidades contingentes ou para outros riscos. g) Verificação da situação fiscal e da adequada contabilização dos impostos sobre lucros. h) Apreciação da política de seguros da Empresa. i) Análise aos acontecimentos subsequentes à data de referência do exercício. 24
Em consequência do trabalho efectuado, entendemos dever chamar a vossa atenção para as seguintes situações: A Empresa tem vindo a realizar determinadas operações com entidades relacionadas, pelo que deverá ter em atenção o disposto no artigo 58º do Código do IRC e na Portaria nº 1446-C/2001, de 21 de Dezembro. O imobilizado da ExpoCoimbra é composto por equipamento administrativo e outras imobilizações. À data de 31 de Dezembro de 2004, não existe qualquer apólice de seguro para cobertura do valor do activo imobilizado, pelo que recomendamos a regularização desta situação. Solicitámos a Declaração do Órgão de Gestão, a qual foi obtida. Finalmente, cumpre-nos informar que apreciámos o Relatório de Gestão, o qual satisfaz os requisitos legais. 28 de Fevereiro de 2005. KPMG & Associados, SROC, S.A. representada por: Adelaide Maria Viegas Clare Neves (ROC n. 862) 25
7. RELATÓRIO E PARECER DO FISCAL ÚNICO Aos Exmos. Accionistas da ExpoCoimbra Promoção e Gestão de Feiras, S.A. Acompanhámos, nos termos legais e estatutários, a gestão e evolução dos negócios da Sociedade, e procedemos à fiscalização da sua administração. Procedemos à verificação dos livros e registos da contabilidade, bem como dos documentos de suporte, efectuámos testes por amostragem às transacções e saldos e levámos a cabo outros procedimentos julgados necessários nas circunstâncias. Procedemos à verificação da exactidão do Balanço em 31 de Dezembro de 2004, das Demonstrações dos Resultados por naturezas e por funções, da Demonstração dos Fluxos de Caixa do exercício findo naquela data e dos respectivos Anexos, bem como dos princípios contabilísticos que lhes estão subjacentes, tendo, neste âmbito, emitido nesta data a correspondente Certificação Legal das Contas. Do Conselho de Administração e seus representantes obtivemos sempre as informações e os esclarecimentos solicitados, o que nesta oportunidade agradecemos. Procedemos ainda à emissão do Relatório Anual sobre a Fiscalização Efectuada, o qual faz parte integrante deste Relatório e Parecer. Analisámos ainda o Relatório de Gestão do Conselho de Administração, o qual é esclarecedor da actividade prosseguida pela Sociedade no exercício em apreço e satisfaz os requisitos legais e estatutários. Em conformidade com o acima exposto, somos de parecer que a Assembleia Geral Anual da ExpoCoimbra Promoção e Gestão de Feiras, S.A.: a) Aprove o Relatório de Gestão do Conselho de Administração e as contas da ExpoCoimbra Promoção e Gestão de Feiras, S.A., referentes ao exercício findo em 31 de Dezembro de 2004; b) Nos termos do artigo 455º do Código das Sociedades Comerciais, proceda à apreciação geral da Administração e Fiscalização da ExpoCoimbra Promoção e Gestão de Feiras, S.A. 28 de Fevereiro de 2005. O Fiscal Único KPMG & Associados, SROC, S.A. representada por: Adelaide Maria Viegas Clare Neves (ROC n. 862) 26