A.M.U. Ação 13066 Primavera Como utilizar Módulo: UF24 Software aplicado à atividade comercial 2014
Introdução Nas organizações empresariais actuais os sistemas de informação para gestão (ERP s), são uma ferramenta nuclear nos processos de negócio e, consequentemente, um instrumento de trabalho essencial ao seu bom funcionamento, diminuindo custos administrativos e pessoal afecto a tarefas burocráticas. Para o desenvolvimento de um plano de acção que vise o saberfazer, a aposta assim em ideias simples, conceitos práticos e pequenos truques. Criação de famílias e artigos A pré-concepção de códigos é pois essencial, visto que, a sua alteração a posteriori implica mais trabalho, além de mexer com eventuais registos de histórico existente. Outro ponto a pesar para uma correcta codificação é o facto de esta em si ser uma fonte de informação para alguns colaboradores da empresa no seu dia-a-dia (comerciais, os responsáveis pela logística, responsáveis pelos stock e outros). Na atribuição de códigos podem ser usados caracteres do tipo letras e/ou números. O número de caracteres utilizados depende das necessidades da empresa, bem como outros factores passíveis importantes, por exemplo, a família a que o artigo pertence, fornecedor, entre outros. É conveniente deixar um número de caracteres suficiente para, no futuro permitir acréscimos à lista de referências. O objectivo último da empresa é crescer. No software a criação de famílias e sub famílias assume um carácter simples. Mais uma vez lembramos que o desenho da codificação a usar deverá ser um trabalho prévio (que envolve alguma discussão e dúvidas). Porquê? Primeiro, porque, servirá para estruturar a base de dados dos artigos. Em segundo lugar, porque, é muito mais trabalhoso proceder a alterações no futuro. Em terceiro, e último, pode não ser possível alterar. 2 A.M.U. Ação 13066 PRIMAVERA
Como abrir uma empresa no software PRIMAVERA 3 A.M.U. Ação 13066 PRIMAVERA
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Como criar um artigo Acção Explicar o preenchimento das diferentes tabelas; Construir as diversas fichas de trabalho. 6 A.M.U. Ação 13066 PRIMAVERA
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Criar clientes / Fornecedores Criação de Clientes e Fornecedores A codificação dos clientes pode ser qualquer uma que se adapte ao bom funcionamento do modelo de negócio a empresas. Exemplo: Número de contribuinte A descrição deverá corresponder à designação comercial do cliente. Atenção ao tamanho do nome. A informação constante desta ficha é de uso regular e aplicada em vários documentos e mapas. Embora não seja essencial o preenchimento de todos os campos, recomendamos que complete a informação tanto quanto possível. Facilitará o trabalho diário. 8 A.M.U. Ação 13066 PRIMAVERA
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Relações Comerciais: JANELA DE COMPRAS RELAÇÕES COM FORNECEDORES JANELA DE VENDAS RELAÇÕES COM CLIENTES Circuito Comercial: Orçamento Encomenda Guia Transporte / Factura Recibo Como fazer uma factura Gerar uma factura em quatro passos: Introduzir o código de cliente no campo; Introduzir o código do artigo no campo; Introduzir as quantidades a processar no campo; Imprimir o documento. É fundamental que dados como moradas, condições comerciais, formas de pagamento, número de contribuinte e outros, estejam preenchidos na ficha de cliente. Também na ficha do artigo deverá estar indicado o preço, a taxa de IVA e o armazém de referência. Mesmo que a empresa actue na área de serviços, a cada artigo criado é necessário atribuir um armazém. Ao utilizador é também dada a possibilidade de escrever texto livre na factura. Para tal deverá clicar uma vez com cursor do rato numa linha da coluna descrição. O texto deverá ser obviamente curto. 11 A.M.U. Ação 13066 PRIMAVERA
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Como criar uma Guia de remessa 14 A.M.U. Ação 13066 PRIMAVERA
Encomenda a fornecedor Entradas em stocks Os documentos de stock são documentos de movimentação interna, não Produzem relações comerciais com terceiros. Servem, por exemplo, para introduzir o stock inicial no sistema quando a empresa começa a facturar com a aplicação informática, ou para registar movimentos de transferência entre armazéns/lojas. O seu preenchimento é muito simples. 1 Escolher o documento a tratar; 2. Identificar o artigo na coluna; 3. Digitar as quantidades a introduzir; 4. Valorizar o artigo e; 5. Gravar. 15 A.M.U. Ação 13066 PRIMAVERA
Trabalho realizado por: Susana Veladas Maria João Rocha Adolfo Monteiro Rui Pereira 16 A.M.U. Ação 13066 PRIMAVERA