1. Introdução Principais pontos de impacto da certificação Entrada na Aplicação Aplicação Não certificada...
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- Giovanna Fortunato Cortês
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2 1. Introdução Principais pontos de impacto da certificação Entrada na Aplicação Aplicação Não certificada Aplicação Certificada Devoluções a Fornecedores e Consignações a Clientes Séries de numeração Emissão de Documentos fiscais das Filiais na Sede Documentos não fiscais passíveis de ser confundidos com documentos fiscais (Encomendas de Clientes, Faturas Pró-forma e Orçamentos) Documentos Financeiros sem NIF Vistas... 10
3 Ao abrigo da e do foram introduzidas alterações ao nível da certificação dos programas informáticos de faturação, tendo definido um conjunto de regras técnicas. A aplicação será obrigatoriamente abrangida por estas disposições legais. Este manual de certificação visa elucidar os utilizadores acerca das alterações introduzidas e a forma como deverá colocar em prática estas mesmas alterações. Os documentos de transporte emitidos para clientes e para fornecedores passam a ser sempre assinados. A emissão de documentos sem NIF pressupõe a impressão do campo NIF com a indicação de Consumidor Final. Os documentos certificados a partir de 1/04/2012 passam a imprimir 646/AT em substituição do certificado 646/DGCI. Nos documentos financeiros passíveis de serem confundidos com documentos fiscais passa a incluir o texto Processado por programa Certificado nº646/at. Este documento não serve de fatura. A partir da instalação da nova versão não será possível emitir documentos do tipo fatura, transporte e equivalentes sem gerar a respetiva assinatura. Tal implicará também a criação de novas séries para emitir novos documentos nos casos em que estes não estavam anteriormente sujeitos a assinatura. O cliente não poderá personalizar os documentos abaixo indicados, sem a nossa supervisão, pois compete ao fornecedor de software a garantia do cumprimento da legislação: o o o Documentos Fiscais: Fatura, Venda a dinheiro, Talão, Nota de Crédito, Nota de Débito. Documentos Não Fiscais tratados como fiscais: Guias de Transporte, Notas de Devolução a Fornecedores, Guias de Consignação Cliente. Documentos passíveis de ser confundidos com documentos fiscais, caso das Encomendas de cliente, Orçamentos e Faturas pró-forma.
4 Ao entrar na aplicação, entre as datas 26/03/2012 e 31/03/2012, caso a aplicação ainda não esteja abrangida pela certificação, será apresentada a seguinte mensagem: Com base na existe a obrigatoriedade de todas as aplicações de Software serem certificadas a partir do dia 01/04/2012. Assim, a certificação será ativada de forma automática ao entrar na aplicação a partir do dia 01/04/2012. Ao entrar na aplicação a partir do dia 01/04/2012 caso a empresa ainda não tenha certificada a aplicação será apresentada a seguinte mensagem: Com base na existe a obrigatoriedade de todas as aplicações de Software serem certificadas a partir do dia 01/04/2012. Assim ao entrar na aplicação a certificação será ativada. Após entrar na aplicação deve definir novas séries para a numeração dos tipos de documentos certificados. Deverá ainda ler no o documento explicativo do impacto da sua ativação. Deseja Continuar e ativar a certificação?.
5 De referir que se a resposta à pergunta Deseja continuar e ativar a certificação? for não, então não irá conseguir abrir a aplicação, para poder aceder à aplicação é imperativo que resposta seja sim de forma a certificar a aplicação, abrindo assim o ficheiro do manual de certificação. No caso de a empresa ter já a aplicação 26/03/2012 e 31/03/2012, será apresentada a seguinte mensagem: certificada, ao entrar na aplicação entre as datas Com base na existe a obrigatoriedade de serem certificados todos os documentos de transporte (guias de consignação de cliente, notas de devolução a fornecedores). Assim a partir do dia 01/04/2012, deve ser criada uma nova série de numeração e esta série deve ser associada a estes documentos de transporte. Por favor consulte no os documentos de apoio a esta portaria. A partir da instalação da nova versão não será possível emitir documentos do tipo transporte, devoluções e consignações sem gerar a respetiva assinatura. Tal implicará também a criação de nova série para emitir novos documentos nos casos em que estes não estavam anteriormente sujeitos a assinatura. Enquanto esta operação não for realizada aparecerá a seguinte imagem:
6 A partir do dia 1 de Abril, ao tentar emitir documentos do tipo devoluções e consignações se a nova serie ainda não estiver atribuída deverá proceder conforme exposto no ponto a seguir apresentado. Só será possível emitir devoluções ou consignações depois de criada a nova série e atribuída nos parâmetros da aplicação. De referir que estes documentos podem usar a mesma série intermédia, não necessitando de criar duas novas séries. Outra das alterações legais levadas a cabo pela certificação será a inclusão nestes documentos do texto Processado por programa certificado nº 646/AT. Este documento não serve como fatura. De salientar que o número de certificado foi alterado, anteriormente era 646/DGCI passando a constar 646/AT. Depois de realizado a atualização com a nova versão é necessário inserir uma nova série de numeração para os documentos de consignação a clientes e nossas devoluções e atribui-la nos
7 parâmetros. As devoluções a fornecedores e a consignação a clientes passam a usar a mesma série de numeração. De forma a proceder à criação de uma nova série deverá aceder ao menu Tabelas Auxiliares -> configuração -> Séries de Numeração. Depois de efetuado este passo deverá ir ao menu Parâmetros -> Tipo de documentos -> consignação a clientes e atribuir-lhe a série de numeração que criou. Deverá igualmente atribuir a mesma série de numeração no tipo de documento Nossa Devolução.
8 Nos documentos emitidos pelas Filiais na sede, a assinatura passa a constar nos mesmos, acrescida da frase Este documento é uma cópia de documento original, como é possível verificar na imagem a seguir apresentada: A partir do dia 1 de abril as vistas próprias dos clientes terão que ser atualizadas de forma a conterem a informação da certificação, sendo necessário solicitar à a alteração das mesmas, no caso de proceder à impressão com uma vista própria surgirá a mensagem a seguir apresentada.
9 Tal como nas Devoluções a Fornecedores e Consignações de clientes na emissão destes documentos irá constar o texto Processado por programa certificado nº 646/AT. Este documento não serve como fatura. A emissão de documentos sem NIF pressupõe a impressão do campo NIF a tracejado e com a indicação de Consumidor Final. Podemos verificar na imagem seguinte um exemplo de um documento em que o NIF não estava preenchido passando a constar a mensagem Consumidor Final.
10 Após a certificação da aplicação não será permitido definir vistas personalizadas para os documentos fiscais certificados: Fatura, Venda a Dinheiro, Talão, Nota de Crédito, Nota de Débito, e para os documentos não fiscais tratados como fiscais: Guias de Transporte, Nossa Devoluções a Fornecedores, Consignações a Clientes e os documentos passíveis de ser confundidos com documentos fiscais, tais como, as Encomendas de Cliente, Orçamentos e Faturas Pró-forma. Acedendo ao Designer de mapas, as vistas que tiverem o símbolo não poderão ser criadas, alteradas ou removidas pelos utilizadores, significando isto que as mesmas estão certificadas.
11 Ao tentar criar uma nova vista irá surgir a mensagem Insira a palavra-chave por favor, devendo para isso contatar os serviços da, que são os únicos que tem acesso a esta opção. Saliente-se que a partir de agora deixa de ser possível criar, alterar e remover vistas dos documentos certificados por obrigatoriedade da portaria nº22-a/2012 e do Ofício nº 50000/2012.
atualização gratuita *para clientes Solutio com contrato de manutenção ativo.
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