Plataforma de Gestão de Acessos

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1 Plataforma de Gestão de Acessos Resumo do Manual para Prestadores de Serviços El Corte Inglés Grandes Armazéns, S.A.

2 PLATAFORMA DE GESTÃO DE ACESSOS INDÍCE I RESUMO... 2 I.1 Registo da Entidade... 2 I.2 Entrar na Plataforma GEAC... 2 I.3 Registo de Colaboradores... 2 I.4 Pedido de Trabalho (Criar processo)... 3 I.5 Pedido de trabalho aprovado (Processo aprovado)... 3 I.6 Imprimir o cartão de cada colaborador... 3 I.7 Actualização de Documentação Caducada... 3 I.8 Solicitar Novos Trabalhos / Novos Acessos... 4 I.9 Solicitar a Eliminação de um Trabalho (Processo)... 4 ANEXO I DOCUMENTOS A ANEXAR POR CATEGORIA DE SERVIÇO... 5 ANEXO II DOCUMENTOS A ANEXAR POR CADA COLABORADOR POR CATEGORIA DE SERVIÇO 5 Página 1 de 5

3 PLATAFORMA DE GESTÃO DE ACESSOS I RESUMO I.1 Registo da Entidade UTILIZAR O PROGRAMA GOOGLE CHROME. COLOCAR O ENDEREÇO ( > CLICAR em Registar nova entidade - Preencher todos os campos / Escolher Categoria de Serviço colocando o visto, Preencher todos os campos, Anear os documentos/ Ler Declaração e colocar visto > CLICAR em ADICIONAR ENTIDADE. Vai receber no USERNAME e PASSWORD. I ANEXAÇÃO DE DOCOMENTOS CLICAR em SELECT FILES (Escolher o documento e CLICAR em ABRIR (OPEN). Vai aparecer uma linha) > CLICAR em UPLOAD FILES (O ficheiro fica aneado). NOTA: A informação a anear tem de obrigatoriamente de estar num único ficheiro (File Upload). I.2 Entrar na Plataforma GEAC COLOCAR O ENDEREÇO ( > COLOCAR o Username e Password > CLICAR em Login. I.3 Registo de Colaboradores I Criar Equipa CLICAR em COLABORADORES > CLICAR em Equipa > CLICAR em NOVA EQUIPA (Atribuir um NOME à equipa / No campo ESTADO seleccionar Activo) > CLICAR em ADICIONAR EQUIPA. I Registar Colaborador NOTA: Se a equipa não foi criada não consegue registar nenhum colaborador CLICAR em COLABORADORES > CLICAR em Colaboradores > CLICAR em NOVO COLABORADOR (Preencher os campos / Anear os documentos / Preencher o questionário / Colocar certo (visto)) > CLICAR em ADICIONAR COLABORADOR (Aparece mensagem Colaborador adicionado com sucesso) > Clicar em VOLTAR. I ANEXAÇÃO DE DOCOMENTOS Ver item I.1.1. NOTA: A informação a anear tem de obrigatoriamente de estar num único ficheiro (File Upload). NOTA: Para registar mais colaboradores, CLICAR em NOVO COLABORADOR e proceder da mesma forma. Página 2 de 5

4 I.4 Pedido de Trabalho (Criar processo) PLATAFORMA DE GESTÃO DE ACESSOS CLICAR em DASHBOARD > CLICAR em CRIAR PROCESSO (LOCAL - Seleccionar qual o estabelecimento do El Corte Inglés onde pretendem aceder) > CLICAR na CATEGORIA DE SERVIÇO > CLICAR em Recolha de dados da entidade (Preencher os campos: Marca / Descrição dos Trabalhos / Data de entrada e saída / Breve Descrição) > SELECCIONAR o aprovador do processo, CLICAR em Carregue para mostrar > CLICAR em GRAVAR > ESCOLHER colaboradores para a intervenção programada anteriormente (Preencher os campos: Nome de colaborador / Data de entrada e saída / Piso) > CLICAR em REGISTAR COLABORADOR (Aparece a mensagem: Registo de colaborador efectuado com sucesso) > CLICAR em GRAVAR > CLICAR em SUBMETER (Aparece a mensagem: Passo efectuado com sucesso e fechado e Imprimir o cartão de cada colaborador APENAS APÓS PROCESSO APROVADO CLICAR em imprimir Cartão (símbolo da impressora em frente ao nome de cada colaborador). NOTA: O pedido de trabalho deve ser efectuado com 48 h de antecedência. I.5 Pedido de trabalho aprovado (Processo aprovado) Recebe um mail em que o assunto é: Processo aprovado: (n.º de processo) Categoria de Serviço Nome da Entidade. Eemplo do corpo do mail: I.6 Imprimir o cartão de cada colaborador Após receber o mail com o assunto: Processo aprovado: (n.º de processo) Categoria de Serviço Nome da Entidade, pode imprimir o cartão de cada colaborador. CLICAR em WORKFLOW > CLICAR no quadrado do processo (aparece fluograma) > CLICAR no primeiro quadrado (recolha de dados da entidade) > CLICAR no símbolo de imprimir cartão (encontra-se à frente do nome de cada colaborador) Aparece um ficheiro pdf no lado inferior esquerdo > CLICAR no ficheiro pdf e pode imprimir o cartão. I.7 Actualização de Documentação Caducada I Documentos de colaboradores caducados CLICAR em COLABORADORES > CLICAR em Colaboradores > CLICAR no NOME DO COLABORADOR (Alterar e/ou anear os campos (datas) e documentos desactualizados) > CLICAR em ACTUALIZAR COLABORADOR > CLICAR em VOLTAR. NOTA: No decorrer do processo clique em ACTUALIZAR COLABORADOR, para que os novos dados fiquem devidamente gravados. Página 3 de 5

5 PLATAFORMA DE GESTÃO DE ACESSOS I Documentos da entidade caducados CLICAR em ENTIDADES - Alterar e/ou anear os campos (datas) e documentos desactualizados > CLICAR em ACTUALIZAR ENTIDADE > CLICAR em VOLTAR. NOTA: No decorrer do processo clique em ACTUALIZAR ENTIDADE, para que os novos dados fiquem devidamente gravados. I.8 Solicitar Novos Trabalhos / Novos Acessos Quando o prestador de serviços já tem histórico de acesso nesta plataforma os futuros acessos são mais simplificados. Tem que eecutar os passos descritos desde I.2 a I.7. I.8.1 Aceder para realizar o mesmo tipo de actividade e com os mesmos colaboradores No caso de pretender aceder para realizar o mesmo tipo de actividade e os colaboradores forem os mesmos que já foram inseridos em anteriores acessos, eecute os passos do item I.4. I.8.2 Aceder para realizar o mesmo tipo de actividade e se algum colaborador for novo No caso de pretender aceder para realizar o mesmo tipo de actividade e se algum dos colaboradores for novo, eecute os passos de I.3 e I.4. I.8.3 Aceder para realizar uma actividade distinta e com os mesmos colaboradores No caso de pretender aceder para realizar uma actividade distinta e os colaboradores forem os mesmos que já foram inseridos em anteriores acessos, eecute os passos: CLICAR em ENTIDADES > COLOCAR um visto na nova CATEGORIA DE SERVIÇO - Preencher os campo em branco / Anear os documentos > CLICAR em ACTUALIZAR ENTIDADE > CLICAR em VOLTAR Do item I.4. I.8.4 Aceder para realizar uma actividade distinta e com novos colaboradores No caso de pretender aceder para realizar uma actividade distinta e se algum dos colaboradores for novo, eecute os passos CLICAR em ENTIDADES > COLOCAR um visto na nova CATEGORIA DE SERVIÇO - Preencher os campo sem branco / Anear os documentos > CLICAR em ACTUALIZAR ENTIDADE > CLICAR em VOLTAR Do item I.3 e I.4. I.9 Solicitar a Eliminação de um Trabalho (Processo) CLICAR no WORKFLOW > CLICAR no X ( Encontra no lado superior esquerdo do processo que pretende, que seja eliminado e aparece a mensagem: Confirma a eliminação do processo n.º XXXX? Esta acção será irreversível Se CLICAR em Sim, o X é substituído por: Página 4 de 5

6 COLABORADORES EMPRESA PLATAFORMA DE GESTÃO DE ACESSOS ANEXO I DOCUMENTOS A ANEXAR POR CATEGORIA DE SERVIÇO Categorias de Serviço PORTUGUÊS Vendedores / Repositores Obras Visitantes Montagem Promotores Prestação de Serviços Shopping 1. Fotocópia da Declaração da Segurança Social; 2. Fotocópia do Alvará de Construção (INCI); 3. Fotocopia do Cartão de Identificação de Pessoa Colectiva; 4. Fotocópia da Certidão Permanente; 5. Fotocópia da Certidão das Finanças; 6. Segurança social (Etrato de Declaração de remunerações) 7. Fotocópia do último Recibo de pagamento de Acidentes de Trabalho; 8. Fotocópia da Apólice de Seguro de Acidentes de Trabalho 9. Fotocópia do último Recibo de pagamento do seguro de Responsabilidade Civil 10. Fotocópia da Apólice de Seguro de Responsabilidade Civil ANEXO II DOCUMENTOS A ANEXAR POR CADA COLABORADOR POR CATEGORIA DE SERVIÇO Categorias de Serviço PORTUGUÊS Vendedores / Repositores Obras Visitantes Montagem Promotores Prestação de Serviços Shopping II.1. CC/ BI / Passaporte / Termo de Residência de todos os trabalhadores II.2. Fotocópia do Contrato de Trabalho ou Comprovativo de Admissão na Segurança Social II.3. Fotocópia do Cartão da Segurança Social; II.4. Fotocópia do Cartão de Contribuinte. II.5. Comprovativo Individual de Entrega de EPI; II.6. Comprovativo de manipulação de máquinas; II.7. Ficha de Aptidão Médica válida de todos os trabalhadores. Página 5 de 5