NIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL PRÓ-REITORIA DE GRADUAÇÃO Departamento de Cursos e Políticas de Graduação Divisão de Políticas de Graduação Programa de Monitoria Acadêmica da UFRGS Novembro de 2016.
Elaborado, originalmente, no ano de 2015 por: Bruna Gabriela Olmedo Olivera Fernanda Nogueira Julian Milone Revisado, no ano de 2016, por: Nayane Manaut Ricardo Strack 2
SUMÁRIO 1. FLUXOGRAMA GERAL DA MONITORIA... 4 2. APRESENTAÇÃO DO CRONOGRAMA DE ATIVIDADES... 5 3. ACESSO ÀS INFORMAÇÕES EXCLUSIVAS DOS DEPARTAMENTOS... 8 4. SOLICITAÇÃO DE BOLSA... 9 4.1 Justificativa da Solicitação... 10 4.2 Solicitações Realizadas... 11 4.3 Solicitações dos Semestres Anteriores... 11 4.4 Solicitações Atendidas e Acompanhamento dos Resultados... 12 5. AJUSTE DE DISCIPLINAS... 13 6. CONFIRMAÇÃO DE DISCIPLINAS... 16 7. CASOS EXCEPCIONAIS DE MONITORIAS... 18 7.1 Inscrição dos Alunos no Processo Seletivo no Sistema de Monitorias (Casos de Excepcionalidades Deferidos)... 18 7.1.1 Modelo de Formulário... 19 8. CADASTRO DE BANCA EXAMINADORA... 20 8.1 Classificação dos Alunos... 21 9. CADASTRO DE MONITORES... 23 10. EDITAR MONITORES CADASTRADOS... 26 10.1. Alteração de Dados Bancários... 27 10.2 Desistência da Monitoria Antes do Início do Semestre Letivo... 27 10.3 Desistência da Monitoria Depois do Início do Semestre Letivo... 28 11. TERMO DE COMPROMISSO... 29 12. AUSÊNCIAS... 32 13. RELATÓRIO DE MONITORIA... 34 13.1 Preenchimento do Plano de Atividades pelos Orientadores... 35 13.2 Imprimindo Relatório de Monitoria... 37 14. APROPRIAR CONCEITO DE MONITORES... 38 15. CLONAGEM DE MONITORES... 40 3
1. FLUXOGRAMA GERAL DA MONITORIA Para entender melhor o Programa é necessário conhecer o passo a passo que comporta todas as etapas do processo, desde a divulgação do Cronograma de Atividades até a avaliação final do aluno. Legenda de cores: Atividade realizada pela PROGRAD/SEAD Atividade realizada pelos Departamentos/ COMGRADS Atividades realizadas pelos alunos 4
2. APRESENTAÇÃO DO CRONOGRAMA DE ATIVIDADES Para dar início ao Programa Semestral de Bolsas de Monitoria os Departamentos/COMGRADs serão informados das datas de cada atividade através de um cronograma, divulgado através de Ofício Circular, conforme modelo abaixo (a cada semestre ocorrem alterações nas datas do Cronograma, este exemplo se refere ao semestre letivo de 2016/2): 5
6
7
3. ACESSO ÀS INFORMAÇÕES EXCLUSIVAS DOS DEPARTAMENTOS Para efetuar a solicitação de bolsas, o usuário (servidor do Departamento/COMGRAD responsável pela monitoria) deve efetuar o login no Portal da UFRGS. Em seguida, acessar Informações Departamento, seguindo o caminho demonstrado na figura abaixo. Nas Informações Exclusivas dos Departamentos o usuário deverá acessar o link da Monitoria localizado na barra superior do Portal que dará acesso ao menu lateral. No menu lateral, deverá clicar no ícone correspondente à ação que deseja ser efetuada. 8
4. SOLICITAÇÃO DE BOLSA Nas Informações Exclusivas dos Departamentos o usuário deverá acessar o link da Monitoria localizado na barra superior do Portal que dará acesso ao menu lateral. No menu lateral, deverá clicar no link Solicitação de Bolsas. O Departamento/COMGRAD deverá selecionar o Órgão para o qual deseja efetuar a solicitação. 9
A Solicitação de bolsas não é necessária na modalidade de Monitoria Presencial Voluntária, o uso é livre, não existindo limite na sua utilização. 4.1 Justificativa da Solicitação Nesta tela, o usuário deverá determinar o número de vagas desejado para o período no campo Vagas Solicitadas e selecionar as Atividades, no campo Atividades, às quais as vagas estarão vinculadas. No campo Justificativa deverá ser indicado o motivo pelo qual o Departamento/COMGRAD tem interesse nas vagas que está solicitando, explicitando casos de disciplinas com número elevado de reprovações, disciplinas de caráter teórico-prático ou prático e/ou disciplinas com elevada demanda de matrículas. 10
Após realizar o procedimento para cada uma das modalidades a solicitação deverá ser salva através do botão Solicitar. 4.2 Solicitações Realizadas Na sequência, são apresentadas as Solicitações Realizadas, sendo possível observar detalhes sobre as mesmas, listá-las ou excluí-las. É possível visualizar a justificativa para o pedido de bolsa ao clicar no botão Listar. 4.3 Solicitações dos Semestres Anteriores Usando a barra de rolagem da tela, será possível visualizar as solicitações já concedidas em períodos anteriores. 11
4.4 Solicitações Atendidas e Acompanhamento dos Resultados Após o período de solicitações, o acompanhamento do resultado da análise e distribuição de bolsas deve ser feito pela mesma interface. Na coluna Atendidas serão informadas as bolsas concedidas, e no campo Situação será informado o nível de aprovação ou o indeferimento. Importante: Cabe informar que no campo Atendidas consta o valor total de bolsas que o Departamento/COMGRADS poderá utilizar, inclusive para Clonagens e Casos de Excepcionalidade. Ou seja, para casos de Excepcionalidade e Clonagens não há vagas adicionais. 12
5. AJUSTE DE DISCIPLINAS Para ajustar as atividades que serão oferecidas para inscrição dos alunos, o usuário deve acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos e clicar no link Ajuste de Disciplinas Oferecidas, que se encontra no menu lateral. A seguir, deverá selecionar a Modalidade. Após, selecionar Período Letivo. 13
E, em seguida, o Órgão ao qual as atividades estão vinculadas. Na sequência, serão apresentados dois quadros. No quadro à esquerda, encontram-se as atividades disponíveis para o oferecimento de vagas de monitoria (aparecem todas as atividades a serem ministradas no semestre em questão). No quadro à direita, encontram-se as atividades já oferecidas para monitoria. Após selecionar as atividades de ensino, estas migrarão do quadro à esquerda para o quadro à direita. A qualquer momento o usuário poderá alternar atividades de um quadro para outro. Contudo, deverá atentar para algumas questões fundamentais: As atividades uma vez ajustadas para o oferecimento aparecerão em cinza e poderão, sendo selecionadas, alternar de quadro deixando de ser oferecidas. Se já houver alunos inscritos na atividade, 14
ela aparecerá em vermelho indicando a impossibilidade de removê-la do quadro Atividades de Ensino Oferecidas. Se não houver mais necessidade de oferecer uma disciplina em que haja alunos inscritos (as que aparecem em vermelho) para a inscrição de novos alunos, o usuário deverá bloqueá-la no link Confirmação de disciplinas (item 6 deste tutorial) localizado no menu lateral, acessível no ícone Monitoria. Importante: As atividades constantes no quadro Atividades de Ensino Oferecidas estarão automaticamente disponíveis para inscrição dos alunos via Portal do Aluno. 15
6. CONFIRMAÇÃO DE DISCIPLINAS Uma vez ajustadas as atividades do Órgão, para que os alunos possam inscrever-se, estas serão gerenciadas no link Confirmação de Disciplinas, acessível no em Monitoria, do ambiente de Informações Exclusivas dos Departamentos. Na página seguinte, o usuário deverá informar o Órgão de representação: A seguir, serão apresentadas as modalidades oferecidas: 16
Selecionando a modalidade, o usuário visualizará as atividades que foram oferecidas (ajustadas), conforme indicado no item 5, Ajuste de Disciplinas Oferecidas, para a inscrição dos alunos. As Atividades aparecerão automaticamente selecionadas na coluna Selecione desta tela. Caso o usuário decida momentaneamente não oferecer a atividade para inscrição dos alunos, ele deverá clicar na caixa seleção da coluna Bloqueada na linha da respectiva atividade. Nesta tela, o usuário poderá também verificar o número de vagas solicitadas e o número de vagas atendidas. É importante destacar que o número de atividades não precisa ser igual ao número de vagas atendidas, uma vez que poderá ser selecionado mais do que um monitor por disciplina. O usuário deverá clicar em Salvar Alterações ao final. 17
7. CASOS EXCEPCIONAIS DE MONITORIAS A partir do cronograma de monitorias de 2016/1, foi inserido um período para os Departamentos/ COMGRADs, que receberam bolsas de monitorias acadêmicas, encaminharem processos para análise de atividades de ensino consideradas excepcionalidades. Atualmente, o procedimento é necessário uma vez que o sistema de monitorias, permite a inscrição de alunos no processo seletivo de monitorias acadêmicas apenas para estudantes que cursaram com aprovação a atividade de ensino oferecida para monitoria. Neste formato algumas atividades de ensino não possuem candidatos aptos, pois são oferecidas pela primeira vez, ou são de última etapa e, até mesmo, atividades de ensino equivalentes. Nestes casos as inscrições dos candidatos ao processo seletivo devem ser feitas manualmente pela PROGRAD. Importante: A análise da excepcionalidade NÃO está relacionada a ampliação de bolsas de monitorias para os Departamentos/COMGRADS. São considerados casos excepcionais de monitoria: 1º Atividades de ensino que estão sendo oferecida pela primeira vez Cursos novos ou atividades de ensino novas, a partir de alterações curriculares; 2º Atividades de ensino de último semestre; 3º Atividades de ensino consideradas equivalentes para fins de monitoria. Nestes casos a comprovação de disciplinas equivalentes, para fins de monitoria, está regulamenta no Art. 7º, parágrafos 1º e 2º, da Instrução Normativa nº03/2013 PROGRAD/SEAD: 1º Entende-se por disciplina equivalente para fins de Monitoria a atividade de ensino oferecida a outro curso, cuja ementa abrange os conteúdos previstos na disciplina objeto da Monitoria. 2º Cabe ao Colegiado do Departamento definir as equivalências para fins de monitoria entre atividades de ensino, devendo essa informação constar no Edital de Seleção de Monitoria Acadêmica. Nos casos 1º e 2º os alunos terão que estar matriculados na atividade de ensino, para as quais pretendem candidatarem-se. No 3º caso o aluno deve ter cursado com aprovação a atividade de ensino equivalente que o libera para participar da seleção de monitoria. Os Departamentos/COMGRADs que possuem atividades de ensino consideradas casos excepcionais devem encaminhar um processo administrativo à PROGRAD/SEAD, em período determinado pelo Cronograma de Monitorias, contendo a documentação que comprova a excepcionalidade. A PROGRAD e a SEAD analisam juntas os processos e a PROGRAD emite parecer que deve ser encaminhado à SEAD para ciência. 7.1 Inscrição dos Alunos no Processo Seletivo no Sistema de Monitorias (Casos de Excepcionalidades Deferidos) As atividades de ensino que configuram casos de excepcionalidade, deferidos pela PROGRAD/SEAD, deverão constar nos editais de seleção, juntamente com os requisitos para inscrição destes alunos no 18
processo seletivo. Tendo em vista, que nestes casos, os alunos interessados não terão como se inscrever através do Portal, os Departamentos/COMGRADs deverão encaminhar à PROGRAD/SEAD, por processo administrativo a solicitação de inscrição destes alunos no processo seletivo através de formulário. A partir das inscrições a PROGRAD encaminha os processos aos Departamentos/COMGRADs e estes darão seguimento ao processo seletivo nas referidas atividades de ensino no sistema de monitorias, nos links banca examinadora e se necessário em cadastrar monitor. 7.1.1 Modelo de Formulário Formulário de Inscrição de Aluno Monitoria Acadêmica Departamento/COMGRAD: Modalidade: 1) PRESENCIAL - PROGRAD: ( ) Remunerada ( ) Voluntária 2) A DISTÂNCIA SEAD Utilizando tecnologia EaD ( ) Remunerada Ambiente virtual de aprendizagem a ser utilizado nas atividades de monitoria: ( ) MOODLE ( ) NAVi ( ) ROODA ( ) Outro(s) especifique: Atividade de Ensino: Atividade de Ensino Liberadora para Monitoria Nome Completo do Candidato: Cartão UFRGS: Curso: RG: Dados bancários Banco do Brasil Conta corrente: Agência: OBERVAÇÕES: 1) Preencher o formulário de forma legível; 2) A conta bancária indicada deve ser de uso exclusivo do monitor selecionado, não sendo possível a indicação de conta poupança ou conta conjunta. 19
8. CADASTRO DE BANCA EXAMINADORA Para iniciar o processo de cadastramento das Bancas Examinadoras, deve-se acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos, clicar no link Monitoria, que se encontra no menu superior, e, em seguida, selecionar o link Banca Examinadora. O Departamento/COMGRAD deverá selecionar o Período Letivo: Após, selecionar o Órgão: E, em seguida, a Finalidade desejada para a vigência da Banca Examinadora, conforme as ilustrações abaixo: 20
Salientamos que na categoria Monitoria PROGRAD constam tanto alunos inscritos para a modalidade remunerada quanto voluntária. Será aberto ao Departamento/COMGRAD um campo para seleção dos Professores que participarão da Banca Examinadora. Pode-se selecionar o Professor a partir de seu nome próprio ou a partir do número do cartão e após clicar no botão Adicionar. Após a inclusão dos docentes é necessário preencher o campo Plano de Atividade, contendo as informações do processo seletivo a ser realizado pelo Departamento/COMGRAD. Para salvar o plano de atividades é preciso clicar no botão Alterar. Como a banca examinadora possui validade do 1º semestre para o 2º semestre letivo, o que possibilita a Clonagem de Monitores, não é possível excluir seus membros, apenas acrescentar nomes. 8.1 Classificação dos Alunos Ainda na tela da Banca Examinadora, será apresentada a lista de todos os Alunos Inscritos para a Monitoria, conforme a ilustração abaixo: 21
O campo da coluna Situação deverá ser, OBRIGATORIAMENTE, preenchido conforme a situação de cada aluno após a realização d processo de seleção, realizado pelo próprio Departamento/COMGRAD. A classificação dos alunos aptos deverá ser menciona na coluna Classificação rigorosamente conforme a colocação e descrita sob a forma de numeral (1,2,3,...). Importante: Nenhum aluno poderá ficar sem sua situação discriminada. 22
9. CADASTRO DE MONITORES O processo de Cadastro de Monitores deve ser iniciado com o acesso às Informações Exclusivas dos Departamentos. É necessário clicar no link Monitoria e, em seguida, selecionar o item Cadastro de Monitores. Primeiramente, o Departamento/COMGRAD deverá verificar as vagas liberadas e ocupadas e após selecionar a Modalidade. Logo, deverá selecionar o Período Letivo da Bolsa. 23
Ao fazê-lo, os campos Data Início, Data Fim, Valor da Bolsa e Carga Horária Semanal serão preenchidos automaticamente. O campo Data Início deverá ser ajustado para a data efetiva de início das atividades do monitor. O campo Data Fim será preenchido com a data do último dia letivo do semestre; conforme o calendário acadêmico da universidade. Logo após, o usuário deverá selecionar o Órgão responsável pela Bolsa, conforme abaixo: No campo Atividades o usuário selecionará a atividade na qual o bolsista será incluído. Lembrando que somente as atividades cadastradas em Ajuste de Disciplinas Oferecidas e Confirmação de Disciplinas aparecerão nesta interface. 24
No campo Monitor o usuário deverá selecionar o aluno desejado para ocupar a vaga da Bolsa de Monitoria. Lembrando que aparecerão nesta interface somente os alunos que tenham se inscrito no processo de seleção via Portal do Aluno e selecionados em Banca Examinadora. Selecionado o monitor, os campos de identificação do aluno, bem como os referentes à sua conta bancária, serão preenchidos automaticamente de acordo com os dados fornecidos no momento da inscrição. No campo Orientadores, deve-se selecionar o Professor desejado para orientar a atividade do bolsista. A busca deve ser feita digitando o nome do Professor, escolhendo-o entre os listados e após deve-se clicar em Adicionar. Verificar se as datas de início e fim da monitoria são iguais para monitor e orientador! Para encaminhar o cadastro do Monitor, deve-se clicar e Salva Alterações. 25
10. EDITAR MONITORES CADASTRADOS Para editar os monitores já cadastrados, o usuário deve acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos e clicar no link Editar Monitores Cadastrados, que se encontra no menu lateral. O Departamento/COMGRAD deverá informar, conforme imagens abaixo, a Modalidade, Período Letivo e Órgão. Serão exibidos os nomes de todos os alunos cadastrados, a Data de Início e a Data de Fim, período de vigência de sua Bolsa. Sempre que as informações referentes ao período de vigência da bolsa e ao período de orientação do Professor Orientador forem alteradas, é necessária a emissão de um novo Termo de Compromisso, que deve ser assinado pelas partes (Professor Orientador e aluno) e ter uma via encaminha ao DCPGrad para arquivo. 26
Clicando sobre o nome desejado, os dados do aluno serão informados abaixo da lista e será possível realizar alterações, caso necessário. 10.1. Alteração de Dados Bancários As alterações de Dados Bancários são sempre de responsabilidade dos Departamentos/COMGRADs e devem ser efetuadas em Editar Monitores Cadastrados, nos campos abaixo: Após as alterações, clicar no botão Salvar Alterações. 10.2 Desistência da Monitoria Antes do Início do Semestre Letivo Se o aluno desistir da monitoria antes do início do semestre letivo, a opção para Departamentos/COMGRADs neste caso é cancelar a ocupação da bolsa. 27
10.3 Desistência da Monitoria Depois do Início do Semestre Letivo Se o aluno desistir da monitoria depois do início do semestre letivo, a opção para Departamentos/COMGRADs neste caso é alterar a data fim das atividades do estudante e inserir seu conceito na monitoria. 28
11. TERMO DE COMPROMISSO Para visualizar o Termo de Compromisso, basta acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos e clicar no link Termo de Compromisso, que se encontra no menu lateral. Para consultar, o usuário deverá informar um critério de busca, que pode ser o nome (pelo primeiro nome, Termo inicial, ou parte do nome, Qualquer termo) ou o número do cartão e logo clicar em Pesquisar. 29
Depois, o usuário deve confirmar a opção clicando em Selecionar. Ainda, o usuário deverá escolher qual dos Termos de Compromisso do aluno deseja visualizar (caso o aluno tenha participado de monitorias em outros semestres, todos os Termos de compromissos aparecerão para escolha), clicando em Termo de Compromisso. 30
Encontrado o nome desejado, basta clicar em Termo de Compromisso para visualizá-lo em PDF. Uma vez gerado o Termo de Compromisso e impresso as novas visualizações trarão sempre a data de Emissão igual a data da primeira emissão. Importante: Atentem ao prazo, estabelecido no Cronograma Semestral de Monitorias Acadêmicas, para envio à PROGRAD de uma via do Termo de Compromisso devidamente assinado. 31
12. AUSÊNCIAS Caso o monitor não compareça às suas atividades em período não justificado o Professor deverá comunicar ao Departamento/COMGRAD para cadastro no sistema, o que acarretará desconto no valor da bolsa. Para acessar a seção de Ausências, o usuário deve acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos e clicar no link Ausências, que se encontra no menu lateral. Em seguida, deverá selecionar o Órgão desejado e após o Monitor. 32
Serão apresentadas as datas de início e fim do período ausência e após clique em Salvar. Após o registro o usuário deverá salvar as alterações. Dessa forma os registros migrarão para o campo Registros Anteriores. 33
13. RELATÓRIO DE MONITORIA Para acessar a seção Relatório de Monitoria, basta acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos e clicar no link Relatório de Monitoria, que se encontra no menu lateral. Em seguida deverá ser selecionado o Período Letivo e o Departamento. Serão apresentados variados campos. Alguns já conterão informações, e outros deverão ser preenchidos (como, por exemplo, os campos de Carga Horária). 34
13.1 Preenchimento do Plano de Atividades pelos Orientadores Antes do início das atividades de monitoria os docentes orientadores devem inserir as atividades que serão desenvolvidas pelos monitores. Para tal os orientadores deverão acessar o Portal do Servidor e selecionar as opções Ensino Graduação, Professor e Informações do Professor. Na página abaixo o orientador deverá clicar em Graduação. 35
No menu lateral deverá selecionar a opção Monitoria Relatório Monitor Departamento. Na caixa de texto Atividade os orientadores deverão inserir o seu plano e após clicar no botão Salvar. Importante: Após o preenchimento do Relatório pelos Departamentos/COMGRADs os orientadores não terão mais como alterar as atividades, devendo recorrer ao Chefe de Departamento para efetuar suas alterações! 36
13.2 Imprimindo Relatório de Monitoria Caso o Departamento/COMGRAD deseje arquivar em meio físico o Relatório de Monitoria, será possível fazê-lo acessando a aba Monitoria dentro das Informações Exclusivas dos Departamentos e clicar no link Imprimir Relatório Monitoria, que se encontra no menu lateral. Na tela seguinte, o Departamento/COMGRAD deverá informar Período Letivo e Departamento. Após, deverá ser selecionada a opção Gerar PDF.. Clicando no ícone Gerar PDF, é possível visualizar o Relatório de Atividades de Monitorias em formato para impressão. 37
14. APROPRIAR CONCEITO DE MONITORES Após o encerramento do período de atuação dos monitores, os orientadores devem apropriar o conceito da monitoria. Para tal os orientadores deverão acessar o Portal do Servidor e selecionar as opções Ensino Graduação, Professor e Informações do Professor. Selecione Graduação e após Monitoria Apropriação de Conceitos. 38
Selecione o Período Letivo, insira o Conceito e após Salvar. 39
15. CLONAGEM DE MONITORES Para clonar monitores cadastrados, o usuário deve acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos e clicar no link Clonagem de Monitores, que se encontra no menu lateral. Na tela seguinte, o Departamento/COMGRAD deverá informar a Modalidade e Órgão. Logo, o usuário visualizará os monitores do primeiro semestre do ano em questão e poderá clonar os que desejam seguir na monitoria. Somente será possível clonar as Atividades que foram oferecidas pelo Departamento/COMGRAD no semestre (conforme item deste tutorial) e que esteja na lista de solicitação do Departamento. Para realizar a Clonagem Departamentos/COMGRADs devem observar os itens abaixo listados: - Indica-se confirmar a permanência dos monitores junto aos Professores Orientadores antes de realizar a Clonagem; - Somente será possível clonar os monitores que permaneçam atuando na mesma disciplina e sob a orientação do mesmo Professor, no mesmo Departamento/COMGRAD; - Após a Clonagem, deve ser emitido e assinado o Termo de Compromisso e uma via do mesmo deve ser enviada ao DCPGrad; - É importante lembrar que a Clonagem ocupa uma vaga disponível do 40
Departamento/COMGRAD no semestre em questão. 41