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ÍNDICE Introdução ao Outlook 2000...1 O que é o Outlook?...1 Recursos Básicos do Microsoft Outlook...2 Iniciando o Outlook 2000 a partir Iniciar no windows...3 Iniciando o Outlook 2000 a partir da Barra de Atalhos do Office 2000...3 Tela do Outlook 2000...4 Movendo-se pelo Outlook 2000...5 Trabalhando com o Outlook Hoje...6 Acessando o Outlook Hoje...6 Definindo o Outlook Hoje como página Padrão...7 Visualizando mensagens no Outlook Hoje...8 Trabalhando com a Caixa de Entrada...9 Enviando uma mensagem eletrônica...10 Procedimento para enviar uma mensagem...10 Enviando mensagem anexos...12 Enviando anexos através de aplicativos Office...13 Enviando uma mensagem eletrônica utilizando papéis de carta...14 Respondendo a uma mensagem recebida...15 Excluindo mensagem recebidas...16 Inserindo uma pasta nova...17 Excluindo uma pasta...19 Organizando a caixa de entrada...20 Alterando as pastas...20 Alterando as cores...21 Usando modos de exibição...21 Alterando os tipos de mensagens...22 Trabalhando com calendário...23 Alterando o tipo de calendário...23 Personalizando o calendário...24 Agendando um compromisso em um calendário...25
Agendando uma reunião em um calendário...27 Trabalhando com Contatos...28 Criando um novo Contato...28 Preenchendo um novo contato...29 Procurando por um contato...30 Teclas de Atalho do Outlook...31 Referência Bibliográfica...32 Última atualização em 22/05/2003
Introdução ao Outlook 2000 Você aprenderá neste capítulo as diferentes maneiras de iniciar o Outlook 2000 e verá seus principais elementos. O que é o Outlook? O Microsoft Outlook 2000 é um gerenciador de mensagens e informações pessoais, fornecendo um local único para planejar, organizar e gerenciar todos os assuntos da sua vida profissional e pessoal. Ele tem diversas ferramentas que possibilitam esse gerenciamento. Com o Outlook 2000 você pode criar diversas contas de e-mail e acessar seus principais provedores, pode ainda, trabalhar com o Microsoft Exchange Server, como servidor de mensagem para o outlook. O Outlook tem duas versões, a versão mais simples é o Outlook Express e a mais completa é o Microsoft Outlook que vem junto do pacote do Office 95/97/2000.! As versões do Outlook são diferentes. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 1
Recursos Básicos do Microsoft Outlook O Microsoft Outlook é um cliente de colaboração e mensagens que ajuda você a organizar e compartilhar informações da sua área de trabalho e se comunicar com outras pessoas. Com Outlook 2000 você pode: Gerenciar a Caixa de entrada do escritório, de casa ou em trânsito 1. Manter o calendário e planejar reuniões com outras pessoas. Organizar os contatos e manter as informações comerciais e particulares atualizadas. Gerenciar tarefas e organizar as listas de tarefas comerciais e particulares. Manter um diário para registrar e controlar atividades importantes de todos os tipos. Gravar anotações para lembrar-se de questões, idéias, orientações ou qualquer outro item. Gerenciar arquivos e pastas além de abrir, criar e compartilhar arquivos do Microsoft Office. Usar o Outlook com a Internet para exibir páginas da Web, enviar hyperlinks e páginas da Web em correio eletrônico e compartilhar informações de calendário e contato. Usar ferramentas de produtividade geral no Outlook para ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência. Usar opções de programação para personalizar o Outlook. 1 Quando você está trabalhando fora da empresa utilizando um notebook, neste caso, assim que o notebook for conectado a rede da empresa, é possivel fazer um sincronismo entre os dados do notebook e os dados da empresa. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 2
Iniciando o Outlook 2000 a partir Iniciar no windows O Outlook 2000 pode ser iniciado de diversas maneiras, a mais comum é através do botão Iniciar, seguindo os passos a seguir: Clique no menu e em Clique sobre o ícone, para iniciar o programa Iniciando o Outlook 2000 a partir da Barra de Atalhos do Office 2000 Outra maneira de executar o Outlook 2000 é através da Barra Barra de atalhos do Office 2000. Clique no botão Outlook 2000, da Barra de atalhos do Office 2000 O Microsoft Outlook 2000 automaticamente se abrirá.! A Barra de atalhos do Office surge em sua Área de trabalho, quando instalamos o MS Office 2000. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 3
Tela do Outlook 2000 A Tela principal do Outlook, possui os componentes básicos para utilização das ferramentas disponíveis. Na janela a seguir temos um exemplo de todas as funcionalidades do Outlook 2000: 1. Barra de títulos Fornece informações sobre o usuário atual do Outlook 2000. 2. Barra de Menu Exibe as opções do menu, essas opções podem ser personalizadas, ou seja, o usuário poderá alterar os itens do menu, como também, incluir novas opções e excluir as existentes. 3. Barra de Ferramentas Padrão É a barra de ferramentas que contém os ícones básicos para utilização do Outlook 2000, essas barra também pode ser personalizada, incluindo e excluíndo ícones. 4. Faixa de pastas Exibe a tarefa que você está executando no momento, por exemplo: Caixa de Entrada, Calendário, Tarefas, Anotações. 5. Botão de coluna Exibe os campos que serão mostrados na coluna, no exemplo da figura acima, estão sendo mostrados os campos, De, Assunto, Recebido. 6. Botões de Grupo Permite alternar de um módulo para outro, por exemplo: da Caixa de Entrada para o Calendário. 7. Outros Grupos Você pode criar novos grupos de trabalho ou atalhos para as aplicações do Outlook. 8. Visualização de informações Permite exibir as informações do módulo que você está trabalhando, por exemplo, se está trabalhando com mensagens, elas serão exibidas conforme os modos de exibição utilizado. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 4
Movendo-se pelo Outlook 2000 Você pode se mover no Microsoft Outlook usando o mouse ou as teclas de atalho. Alguns modos de exibição 2 no Outlook possuem combinações de teclas ou funções do mouse específicas que só funcionam em determinado modo de exibição, enquanto outras combinações de teclas ou funções do mouse funcionam em todos os modos de exibição. Veja como é simples controlar todo o trabalho utilizando a Barra do Outlook 2000. A Barra do Outlook possui diferentes modos de trabalho. 1. Para alternar os modos de trabalho, basta clicar sobre os ícones. 2. Ao clicar sobre os ícones da Barra do Outlook, automaticamente o Visualizador de informações será carregado com o modo de trabalho desejado. 2 Os modos de exibição fornecem formas diferentes de examinar a mesma informação em uma pasta, colocando-as em diferentes disposições e formatos. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 5
Trabalhando com o Outlook Hoje A página Outlook hoje oferece uma visualização do seu dia. Usando o Microsoft Outlook hoje, você pode exibir um resumo dos compromissos e uma lista das tarefas, além do número de novas mensagens de correio eletrônico que você possui. Você pode definir essa página como a primeira a ser aberta quando o Outlook for iniciado e alterar a aparência de Outlook hoje. Acessando o Outlook Hoje Para acessar o Outlook Hoje basta clicar com o mouse sobre o Ícone Outllook Hoje disponível na janela principal do Outlook 2000, ou selecionar a opção Exibir- Ir para Outlook Hoje. Figura 1 Janela do Outlook Hoje Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 6
Definindo o Outlook Hoje como página Padrão O Outlook 2000 permite que o Outlook Hoje seja definido como tela de abertura padrão, e esse recurso pode ser alterado através da própria janela do Outlook Hoje, como mostra a seqüência abaixo: 1. Na barra do Outlook, clique em Outlook hoje 2. Na página Outlook hoje, clique em Personalizar Outlook hoje. 3. Na área Inicialização, marque a caixa de seleção Ao iniciar, ir direto para Outlook hoje. 4. Clique em Salvar alterações. Figura 2 Tela de configuração do Outlook Hoje Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 7
Visualizando mensagens no Outlook Hoje Com o Outlook Hoje, você pode exibir um resumo dos compromissos e uma lista das tarefas, além do número de novas mensagens de correio eletrônico que você possui. 1. Inicie o Outlook 2000. 2. Clique no botão (Outlook Hoje) da Barra do Outlook. 3. Ao lado direito aparecerá uma janela, exibindo todas as mensagens, tarefas e compromissos agendados. 4. Clique sobre o botão (Faixa de pastas), para exibir as pastas particulares. 5. Aparecerá uma pequena janela, listando todas as pastas do Outlook e pastas particulares. 6. Clique na (tachinha), para que a janela Listas de pastas, permaneça exibida na janela do Outlook 2000. 7. Clique no sinal de adição,, para visualizar todas as pastas contidas no Outlook 2000. 8. Clique no botão (Fechar) da opção Listas de Pastas, para fechar a janela. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 8
Trabalhando com a Caixa de Entrada O Outlook permite que você trabalhe de maneira eficiente com mensagens eletrônicas, utilizando a Caixa de Entrada. Esse recurso pode ser acessado de diversas maneiras, através do menu ou pelas teclas de atalhos. Neste módulo você aprenderá a trabalhar com mensagens eletrônicas (e-mail) e a organizá-las em pastas. O Microsoft Outlook 2000 oferece vários recursos, entre eles enviar e receber os mais diferentes tipos de arquivos, tais como: documentos do Word, imagens, planilhas eletrônicas. Esse recurso veremos mais adiante. Figura 3 Visão da Caixa de Entrada do Outlook Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 9
Enviando uma mensagem eletrônica Um dos principais recursos do Outlook 2000, é o seu correio eletrônico. Com ele, você poderá gerenciar todos as suas mensagens enviadas e recebidas em sua caixa de correspondência. Podem-se enviar mensagens para endereços de internet ou para endereços de uma rede local, para isso recomendamos a utilização de Servidores com Microsoft Exchange Server 5.5 ou superior. Procedimento para enviar uma mensagem Com o outlook aberto siga os passo abaixo: 1. Clique no botão (Caixa de entrada) da Barra do Outlook. 2. Clique no Menu e em Figura 4 Tela para enviar uma mensagem Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 10
3. Abrirá a janela Sem título Mensagem 4. Clique no campo e digite um endereço eletrônico (e-mail) desejado, caso queira enviar a mensagem para mais pessoas utilize o caracter (;) para fazer a separação dos endereços. Esse separador pode ser utilizado também nos campos Cc e Cco 5. O campo, fornece um espaço para você digitar os e-mails das pessoas para as quais deseja enviar uma cópia da mensagem. 6. Clique na opção e digite o assunto de sua mensagem.! Procure sempre digitar o assunto da mensagem para que a pessoa que receber saiba identificá-la.. 7. Insira o cursor dentro da Caixa de texto e digite a mensagem desejada. 8. Clique no botão da Barra de ferramentas Padrão. Note que, o Outlook 2000, enviou a sua mensagem para o endereço desejado.!para enviar a mensagem, é necessário que o Outlook esteja configurado para correio eletrônico e conectado a internet. (ver capítulo Configurando o Outlook). Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 11
Enviando mensagem anexos O Outlook como qualquer outro gerenciador de mensagem, permite o envio de arquivos anexados (atachados) às mensagens. Para utilizar esse recurso, siga os mesmos passos do item anterior, onde aprendemos a enviar mensagem para um determinado remetente, como mostra a figura abaixo. 1. Após abrir a janela de mensagem, clique no campo e selecione o arquivo que deseja anexar a sua mensagem. 2. Após selecionar e inserir o arquivo desejado, Clique no botão da Barra de ferramentas Padrão. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 12
Enviando anexos através de aplicativos Office Uma outra maneira de enviar anexo através do Micosoft Outlook é utilizar a opção Arquivos Enviar para Destinatário da Mensagem como (Anexo), como mostra a figura abaixo. Figura 5 Tela de envio de Anexo através de aplicativos do Office Esse recurso pode ser utilizado por qualquer aplicativo baseado em Windows. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 13
Enviando uma mensagem eletrônica utilizando papéis de carta Com Microsoft Outlook você pode ser bastante criativo, podendo inclusive enviar mensagens personalizadas, utilizando papéis de carta do Outlook 2000. 1. Clique no botão (Caixa de entrada) da Barra do Outlook. 2. Clique no menu. 3. Aponte para. 4. Abrirá a caixa de diálogo Selecionar um papel de carta 5. Na opção Papel de carta, clique em um tipo de papel. 6. Na opção Visualização, verifique o tipo de papel escolhido. 7. Clique no botão OK. 8. A caixa de diálogo Mensagem será aberta, com o papel de carta inserido. 9. Digite a sua mensagem e clique no botão Utilizando esse recurso o Outlook envia automaticamente sua mensagem personalizada, para o endereço eletrônico desejado. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 14
Respondendo a uma mensagem recebida Para responder um e-mail recebido, não é preciso abrir uma nova caixa de mensagem, basta utilizar a barra de ferramentas 1. Com o Outlook 2000 aberto. 2. Assim que você receber uma mensagem, ela aparecerá automaticamente na caixa de entrada. 3. Clique sobre a mensagem para selecioná-la. 4. Na Barra de ferramentas Padrão, clique sobre o botão 5. Abrirá a Caixa de mensagem com o cursor piscando. 6. Digite uma nova mensagem de resposta. 7. Por exemplo: "Eu estou retornando a mensagem que você me enviou". 8. Clique no botão Note que o Outlook enviou a sua resposta, sem que você precisasse digitar novamente o endereço da pessoa que enviou a mensagem para você. Caso a mensagem tenha sido endereçada para mais de uma pessoa, você pode responder a todas elas de uma só vez clicando no botão Responder a todos, da Barra de ferramentas Padrão. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 15
Excluindo mensagem recebidas Para excluir uma mensagem é muito simples, basta utilizar o ícone ferramenta. na caixa de 1. Com o Outlook 2000 aberto. 2. Clique no botão (Caixa de entrada) da Barra do Outlook. 3. Clique sobre a mensagem para selecioná-la. 4. Clique no botão (Excluir), da Barra de Ferramentas Padrão. 5. Note que o Outlook 2000 automaticamente excluiu a mensagem selecionada. As mensagens excluídas ficam guardadas na pasta Itens excluídos da Barra do Outlook. Para recuperá-las, abra a pasta, selecione as mensagens e mova-as para a sua pasta de origem. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 16
Inserindo uma pasta nova É muito importante organizar todos os seus contatos, mensagens e tarefas, da mesma forma que você está acostumado a fazer com qualquer informação que chega a você. 1. Inicie o Outlook e clique no botão (Caixa de entrada) da Barra do Outlook. 2. Clique no botão, que se encontra na Faixa de pastas. 3. O Outlook lista todas as pastas particulares contidas nele. 4. Clique na ( tachinha), para que a janela Lista de pastas fique aberta. 5. Clique na opção da janela Listas de pastas, para selecioná-la. 6. Clique no menu e em. 7. Aparecerá a caixa de diálogo Criar nova pasta. 8. Clique na opção Nome e digite um nome desejado para a sua pasta. 9. Clique na seta de Lista suspensa Conteúdo da pasta, para visualizar todos os conteúdos existentes no Outlook 2000. 10. Selecione a opção Itens de 'Correio'. 11. Na opção Selecionar onde colocar a pasta, escolha um local. Por exemplo: "Caixa de entrada". 12. Clique no botão OK. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 17
13. Ao aparecer a caixa de mensagem Adicionar atalho à Barra do Outlook 2000, clique no botão Não. Note que o Outlook 2000 inseriu automaticamente a sua pasta dentro da pasta Caixa de entrada. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 18
Excluindo uma pasta Ao excluir uma pasta, tome cuidado, pois você estará excluindo também todas as informações contidas nela. 1. Com o Outlook aberto do tópico anterior, crie uma nova pasta com um nome desejado. Por exemplo: "Pastas excluídas". 2. Clique no sinal de (adição) para visualizar as pastas. 3. Clique sobre a pasta criada para selecioná-la. 4. Clique no botão (excluir) da Barra de ferramentas Padrão. 5. Ao aparecer a caixa de diálogo Microsoft Outlook, clique no botão. Note que a pasta foi excluída da pasta da Caixa de entrada. As pastas excluídas ficam guardadas na pasta Itens excluídos. Para recuperá-la, basta clicar sobre ela e movê-la para o seu local de origem, ou pode apagá-la definitivamente, selecionando-a e excluindoa novamente. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 19
Organizando a caixa de entrada Com Outlook 2000 você pode organizar a Caixa de entrada, alterar as pastas, atribuir cores, alternar os modos de exibição e os tipos de mensagens. Alterando as pastas O Outlook permite que você organize suas mensagens e suas pastas particulares. 1. Inicie o Outlook 2000. 2. Clique no botão (Caixa de entrada) da Barra do Outlook. 3. Clique no botão, da Barra de ferramentas Padrão. 4. Aparecerá a janela Organizar Caixa de entrada. 5. Clique na opção. 6. Na opção Mover a(s) mensagem (ns) selecionada(s) abaixo para, clique na seta de lista suspensa e selecione a pasta desejada. Por exemplo: "Minha pasta particular". 7. Na opção Criar uma regra para mover novas mensagens, clique na opção de. 8. No campo em branco digite um endereço desejado. Por exemplo: fulano@provedor.com.br. 9. Na opção Para, selecione uma pasta de destino para as novas mensagens recebidas. Note que você organizou para que as suas mensagens selecionadas fiquem organizadas em suas pastas particulares. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 20
Alterando as cores O Outlook permite que você edite as cores das mensagens recebidas, em sua Caixa de entrada, possibilitando a identificação das mensagens através de cores, esse recurso é interessante, pois você poderá atribuir uma determinada cor a uma mensagem ou a um determinado endereço de e-mail. 1. Com o Outlook aberto em Organizar Caixa de entrada. 2. Clique na opção. 3. Na opção Colorir mensagens, escolha a opção enviadas para e digite o seu endereço eletrônico. 4. Na opção em, escolha uma cor e em seguida clique no botão 5. Com as alterações feitas, o Outlook exibirá a palavra "Pronto!", ao lado do botão. Automaticamente, todas as mensagens recebidas em sua Caixa de entrada estarão com a cor configurada por você. Usando modos de exibição Você pode utilizar vários modos de exibição de suas mensagens. 1. Com o Outlook aberto no tópico anterior, clique na opção. 2. Ao aparecer a caixa Alterar o modo de exibição:, clique nas setas de rolagem para escolher o modo de exibição desejado. 3. Para que o Outlook aceite a opção escolhida, basta clicar sobre o modo escolhido para selecioná-lo. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 21
Alterando os tipos de mensagens O Outlook permite que você aplique restrições para as mensagens recebidas. 1. Com o Outlook aberto do tópico anterior, clique na opção. 2. Para configurar as Mensagens não desejadas, escolha na seta de lista suspensa a opção Colorir e uma cor desejada. 3. Clique no botão. 4. Para configurar as Mensagens de conteúdo somente para adultos, escolha na seta de lista suspensa a opção Colorir e uma cor desejada. 5. Clique no botão. Note que, todas as mensagens recebidas que contenham conteúdos restritos, estarão coloridas com a cor escolhida. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 22
Trabalhando com calendário O Microsoft Outlook inclui uma verdadeira agenda eletrônica entre seus recursos. Com ela você pode facilmente marcar compormissos e reuniões, planejar o tempo e registrar eventos importantes. Pode também trabalhar com várias agendas ao mesmo tempo. Neste capítulo você aprenderá a alterar e personalizar um Calendário, como inserir e excluir um texto em um Calendário e como agendar um compromisso e uma reunião. Alterando o tipo de calendário O Calendário é uma excelente ferramenta para criar e gerenciar as tarefas do seu dia a dia. Com ele, você pode agendar facilmente qualquer tipo de compromisso. 1. Com o Outlook 2000 aberto, clique no botão (Calendário) da Barra do Outlook. 2. O calendário será exibido. 3. Clique no botão, para visualizar somente o dia atual. 4. Clique no botão, para visualizar apenas os dias de trabalho da semana atual (Segunda-feira à Sexta-feira). 5. Clique no botão, para visualizar todos os dias da semana (Segunda-feira à Domingo). 6. Clique no botão, para visualizar todos os dias do mês. Selecione, por exemplo, o calendário Semana de trabalho e aprenda no próximo tópico a personalizá-lo. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 23
Personalizando o calendário Após a instalação do Office 2000, o Outlook 2000 assume as configurações padrões. Mesmo assim ele permite que você o personalize, de acordo com as suas necessidades de trabalho. 1. Com o Outlook 2000 aberto do tópico anterior e o calendário Semana de trabalho selecionado. 2. Clique no menu e em. 3. Ao aparecer a caixa de diálogo Opções, clique na guia Preferências. 4. Na opção Calendário, clique no botão. 5. Aparecerá a caixa de diálogo Opções de calendário. 6. Na opção Semana de trabalho do calendário, marque os dias da semana que deseja. 7. Clique na seta de lista suspensa Início, para visualizar os horários existentes. 8. Escolha um horário para o início do seu trabalho. 9. Clique na seta de lista suspensa Término, para visualizar os horários existentes. 10. Escolha um horário para o término de seu trabalho. 11. Na opção Opções de calendário, clique na seta de lista suspensa Cor de fundo. 12. Selecione a cor de fundo para o seu calendário. 13. Clique no botão. 14. Clique no botão da caixa de diálogo Opções. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 24
Agendando um compromisso em um calendário Após ter configurado e personalizado seu calendário, aprenda como agendar suas tarefas e compromissos no Outlook 2000. 1. Inicie o Outlook 2000 e clique no botão (Calendário) da Barra do Outlook. 2. Clique no tipo de calendário. 3. Clique na seta de lista suspensa, da Barra de ferramentas Padrão. 4. Selecione a opção. 5. Ao abrir a caixa de diálogo, clique na guia Compromisso. 6. Na opção Assunto, digite a palavra: "Aniversário Surpresa". 7. Na opção Local, digite a palavra: "Na casa de meu amigo". 8. Nas opções Início e Término, selecione a data e a hora para o início e o término de seu compromisso. 9. Marque a caixinha Lembrete para que apareça um aviso no dia de seu compromisso. 10. Clique na seta de lista suspensa, defina um tempo para o lembrete. 11. Na caixa em branco logo abaixo, digite um comentário. 12. Clique em Salvar e Fechar para agendar seu compromisso. Você será informado no dia e na hora exata os compromissos agendados, por meio de um lembrete que aparecerá em sua tela. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 25
Obs: Para que os agendamentos, tarefas e contatos funcionem corretamente, certifiquese de que a data e a hora de seu computador estejam corretas. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 26
Agendando uma reunião em um calendário Veja como é simples agendar uma reunião em um calendário. 1. Inicie o Outlook 2000 e clique no botão (Calendário) da Barra do Outlook. 2. Clique no tipo de calendário. 3. Clique na seta de lista suspensa, da Barra de ferramentas Padrão. 4. Selecione a opção. 5. Ao aparecer a caixa de diálogo Reunião, clique na caixa de texto Para e digite o endereço eletrônico de um participante da reunião. 6. Na opção Assunto, clique e digite a palavra: "Reunião com o gerente". 7. Na opção Local, clique e digite a palavra: "Na sala de reuniões". 8. Na Caixa de texto em branco, digite a frase: "Hoje estaremos falando sobre um novo produto a ser lançado e seus diferenciais". 9. Clique no botão. Note que o Outlook 2000 automaticamente enviou a mensagem para a pessoa que deverá comparecer à reunião. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 27
Trabalhando com Contatos O Microsoft Outlook permite que você trabalhe com um banco de dados de contatos, onde você poderá criar contatos e listas de distribuição. Criando um novo Contato Um contato é uma pessoa ou empresa com a qual você se relaciona. O Outlook é uma excelente ferramenta para gerenciar todos os seus contatos e tudo mais que se relacione com ele. 1. Inicie o Outlook 2000 e clique no botão (contatos) da Barra do Outlook. 2. Clique na seta de lista suspensa da Barra de ferramentas Padrão. 3. Clique na opção. 4. Aparecerá a Caixa de diálogo Contato. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 28
Preenchendo um novo contato Veja como é fácil preencher uma lista de contatos. 1. Com a caixa de diálogo Contato aberto do tópico anterior. 2. No campo, insira um nome para contato. Por exemplo: "José da silva". 3. No campo Empresa, digite a empresa do Sr. "José da Silva". Por exemplo: "Company". 4. No campo, digite o endereço do Sr. José da silva. Por exemplo: "Av. Alencar, nº 999 25º andar Cep: 1999-000". 5. No campo Comercial, digite o telefone comercial. Por exemplo: "1111-1111". 6. No campo Residencial, digite o telefone residencial. Por exemplo: "1111-1111". 7. No campo Correio eletrônico, digite o e-mail do Sr. José da Silva. Por exemplo: "josedasilva@provedor.com.br". 8. No campo Endereço da página Web, digite o endereço da página Web.Por exemplo: "www.empresadojosedasilva.com.br". 9. No campo em branco, digite um comentário desejado. Por exemplo: "Enviar maladireta a empresa do Sr. José da Silva até a data 19/09/00". 10. Para que o Outlook aceite os dados do novo contato, clique no botão. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 29
Procurando por um contato Após preencher sua lista de contato, veja como é fácil localizá-los em sua lista. 1. Com a caixa de diálogo Contato aberto do tópico anterior. 2. Insira vários contatos, para que o Outlook 2000 crie uma lista de contatos. 3. Ao lado direito aparecerá uma Guia de letras. 4. Esta guia permite que você encontre todos os contatos inseridos em sua lista. O Outlook 2000 classifica os contatos a partir do sobrenome e em ordem alfabética. Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 30
Teclas de Atalho do Outlook Abrir a caixa de diálogo Localização avançada CTRL+SHIFT+F Abrir o catálogo de endereços CTRL+SHIFT+C Abrir um compromisso CTRL+SHIFT+A Abrir um contato CTRL+SHIFT+B Abrir uma mensagem eletrônica CTRL+SHIFT+M Abrir uma solicitação de reunião CTRL+SHIFT+Q Abrir uma tarefa CTRL+SHIFT+K Alternar para a Caixa de entrada CTRL+SHIFT+I Alternar para a Caixa de Saída CTRL+SHIFT+O Ativar a caixa Localizar um contato F11 Colar CTRL+V Colar CTRL+V Desfazer CTRL+Z Excluir uma mensagem eletrônica, um contato, um item de calendárioctrl+d ou uma tarefa Excluir uma palavra CTRL+BACKSPACE Imprimir CTRL+P Marcar uma mensagem eletrônica como lida CTRL+K Selecionar tudo CTRL+T Verificar novas mensagens F5 ou CTRL+M Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 31
Referência Bibliográfica Assistente do Outlook 2000 Colaboradora: Alexandra Ap. Marcelino Toscaro Onde obter ajuda Para ajudá-lo a solucionar dúvidas de informática, utilize o sistema Rau-Tu de perguntas e respostas, que foi desenvolvido pelo Centro de Computação da Unicamp em conjunto com o Instituto Vale do Futuro. Tem por objetivo possibilitar que um time de colaboradores possa responder a perguntas colocadas por qualquer pessoa no site, cobrindo diversas áreas de conhecimento. Acesse: www.rau-tu.unicamp.br Divisão de Serviços Comunidade Centro de Computação Unicamp 32