Sogrape associa modernização tecnológica à inovação do negócio

Caso de Sucesso - SOGRAPE Sogrape Sogrape associa modernização tecnológica à inovação do negócio Sumário País Portugal Sector Vitivinícola Perfil do Cliente A Sogrape, fundada em 1942, criou um dos mais emblemáticos vinhos de mesa, o Mateus Rosé. Em 2005 registou negócios da ordem dos 167 milhões de euros, com 700 pessoas. A inovação é um dos seus valores chave. Situação de Negócio Para a Sogrape era importante aproveitar o ciclo de renovação tecnológica, em 2006, para investir em tecnologia que desse resposta abrangente a necessidades como mobilidade, gestão da informação e acompanhamento do negócio Solução Microsoft Office Business Scorecards Manager SharePoint Portal Server Microsoft Exchange Windows Vista Microsoft Office Microsoft Operations Manager Systems Management Server A Sogrape tem evoluido muito a nível da inovação. Tecnologicamente procuramos acompanhar esta forma de estar da empresa. O projecto de renovação e modernização tecnológica em curso com a Microsoft insere-se nesse contexto. A Sogrape é reconhecida pela qualidade dos seus vinhos e sucesso das suas marcas, como o Mateus Rosé, com grande implantação internacional. Para esta empresa, o investimento em inovação é uma necessidade, assim como o é a modernização tecnológica, relevante no suporte ao negócio, na eficiência das operações e, claro, na maximização do conhecimento. Aproveitando um ciclo de renovação da tecnologia, em que se tornou early adopter do Microsoft Exchange 2007, do Office 2007 e do Windows Vista, a Sogrape criou as bases para vários projectos, como o de mobilidade e o de business intelligence. A opção de fundo foi por tecnologia Microsoft. Benefícios Dar corpo à estratégia de mobilidade Melhor gestão da informação Visão sistematizada do desempenho Parceiro Informática El Corte Inglés

Era importante investir numa tecnologia que nos permitisse endereçar vários desafios. E porque se tratava de um projecto que ía para além da renovação tecnológica, o envolvimento da administração na decisão foi uma realidade. Foi realizado um workshop de apresentação das soluções, das áreas de aplicação e dos potenciais resultados, com a administração e os quadros da Sogrape, que foi útil no desenrolar do processo. Tornou-se claro que estava em causa um investimento e não um custo para a empresa, resume. Situação A Sogrape, fundada em 1942 por Fernando van Zeller Guedes, dedica-se à produção e comercialização de vinhos, tendo criado o que se tornaria o mais internacional dos vinhos de mesa portugueses, o Mateus Rosé. Mas o sucesso das suas marcas não se fica por aqui, até porque o investimento na qualidade faz parte do posicionamento da empresa. Com cerca de 800 hectares de vinha, 10 centros de vinificação, com capacidade para mais de 30 milhões de litros e linhas de engarrafamento que atingem as 52 mil garrafas por hora, a Sogrape registou um volume de negócios da ordem dos 167 milhões de euros em 2005, com perto de 700 pessoas. Ciclicamente, em períodos de 3 a 4 anos, a Sogrape, que é hoje formada por um grupo de empresas, investe na renovação tecnológica, com substituição de equipamentos e upgrades ao software. Trata-se de uma opção estratégica que, por um lado, nos permite obter ganhos internos no tempo dedicado à manutenção do parque e, por outro, introduzir melhorias pelo aproveitamento de novas funcionalidades disponibilizadas nos novos produtos e sistemas instalados, refere Sistemas de Informação da Em 2006 concretizou um desses processos de renovação mas aproveitou para ir mais longe, até porque se deparava com um conjunto de desafios operacionais, a que a informática deveria dar resposta. Desde há vários anos que a Sogrape tem vindo a competir num plano internacional e sendo a internacionalização uma componente com cada vez maior peso no negócio, para além de uma forte aposta estratégica, a sua forma de actuar fora de Portugal está a mudar. De acordo com Carlos Alves, um dos desafios residiu precisamente na distribuição internacional, que pretendia conseguir estar mais junto dos clientes e acompanhá-los, um cenário que ultrapassa o tradicional agendamento de visitas periódicas. A questão que se colocava era, portanto, a de manter os colaboradores que estão fora do país, cerca de 20, em contacto permanente com a empresa, para poder aceder à informação e interagir com os sistemas, fosse qual fosse a sua localização. Nalgumas zonas geográficas, como Hong Kong, no âmbito da expansão para os mercados asiáticos, o problema tornava-se ainda mais premente, em virtude da significativa diferença horária face à sede, em Avintes. Resulta daqui uma grande dificuldade de comunicação pelos métodos tradicionais e a necessidade de introduzir mecanismos alternativos de contacto, que potenciem a resposta rápida aos colaboradores e, consequentemente, aos clientes, para maximizar o negócio. Se na área internacional era imperativo melhorar os mecanismos de comunicação, sem aumento de custos, a nível interno colocavam-se dois desafios adicionais: da gestão da informação e do acompanhamento do negócio. O primeiro implicava um sistema que possibilitasse melhor gestão, acesso e disponibilização de conteúdos, sem duplicações; e o segundo passava por introduzir uma 2

Penso que o Microsoft Office 2007 tem potencialidades que permitem que passe a ser olhado como um sistema, de facto, e não como um amontoado de produtos isolados. solução que tornasse mais célere a obtenção de indicadores de performance e permitisse maior controlo. Para tudo isto e para outros projectos que têm vindo a ganhar forma dentro do Grupo Sogrape, a opção foi por investir em tecnologia Microsoft porque, para além de factores pontuais, específicos de cada área de investimento, a abrangência da oferta merece destaque. Para nós era importante investir numa tecnologia que nos permitisse endereçar os vários desafios, sublinha Carlos Alves. E porque se tratava de um projecto que ía para além da renovação tecnológica propriamente dita, o envolvimento da administração na decisão foi uma realidade. Foi realizado um workshop de apresentação das soluções, das áreas de aplicação e dos potenciais resultados, com a administração e os quadros da Sogrape, que foi útil no desenrolar do processo. De facto, tornouse claro que estava em causa um investimento e não um custo para a empresa, resume. Foi também neste contexto que a Sogrape se tornou early adopter do Windows Vista, do Office 2007 e do Exchange 2007. Sendo certo que o objectivo nunca é a tecnologia em si mesma, mas os ganhos que esta proporciona ao negócio, em todas as áreas foram obtidas mais valias. Solução Para além da inovação, que leva a empresa a procurar estar na linha da frente na adesão à tecnologia, houve outro factor que levou a Sogrape a adoptar os novos sistemas da Microsoft logo que ficaram disponíveis no mercado. Anteriormente era frequente fazermos uma actualização depois de os produtos terem sido lançados há um ou dois anos e verificávamos que não chegávamos a usar a maior parte das suas funcionalidades porque quando entrávamos em velocidade cruzeiro de utilização já havia novas versões. Pensamos que o facto de usarmos os produtos desde a primeira hora nos permite melhores resultados de utilização, pelo aproveitamento das novas funcionalidades, bem como maximizar o investimento, defende Carlos Alves. Por exemplo o Microsoft Office já é utilizado na empresa mas a adopção generalizada do Office 2007 na Sogrape deverá ocorrer até final de 2006, dependendo do decurso do programa de formação. Tendo sido usado por algumas pessoas no âmbito de um piloto, ficou clara a ideia de que há vantagens. Penso que a actual versão do Office tem potencialidades que permitem que passe a ser olhado como um sistema, de facto, e não como um amontoado de produtos isolados, adianta. Uma das consequências da maior integração é o acréscimo da produtividade. Na mesma linha surge a adopção do Windows Vista, com idêntica metodologia de implementação. Das mais valias que o Windows Vista nos pode trazer posso referir as detectadas na fase experimental, dado que o roll-out ocorrerá no primeiro trimestre de 2007. Destaca-se, por exemplo, um melhor aproveitamento da infraestrutura instalada. Há uma diferença 3

Das mais valias que o Windows Vista nos pode trazer posso referir as detectadas na fase experimental, dado que o roll-out ocorrerá no primeiro trimestre de 2007. Destaca-se, por exemplo, um melhor aproveitamento da infraestrutura instalada. Há uma diferença clara entre usar o Windows Vista ou as versões anteriores na utilização da infraestrutura, nomeadamente nas velocidades de acesso a servidores ou de impressão. clara entre usar o Windows Vista ou as versões anteriores na utilização da infraestrutura, nomeadamente nas velocidades de acesso a servidores ou de impressão, afirma. Em matéria de segurança há a expectativa de poder introduzir melhorias significativas, com destaque para os equipamentos móveis e, sobretudo, para os que são usados pelos colaboradores no estrangeiro. As pessoas que estão fora de Portugal trazem no PC o negócio e o histórico da companhia, pelo que a questão da segurança é premente. Com o Windows Vista passamos a ter maiores garantias de segurança, pelas funcionalidades de encriptação e protecção de dados (BitLocker Drive Encryption), aumentando o controlo à distância, acentua. Em relação ao Microsoft Exchange, o cenário de adopção da versão 2007, seguindo a mesma lógica, tem um histórico diferente, até porque até Maio de 2006 a empresa utilizava uma solução de correio electrónico de outro fabricante, o Lotus Notes. Deu-se, portanto, uma mudança de base, motivada pela resposta ao desafio de melhoria da comunicação. Analisámos o sistema existente e a solução da Microsoft sob duas vertentes: custos e funcionalidades. A facilidade de implementação, para satisfazer as necessidades de mobilidade também foi objecto de análise. Em todos os aspectos a oferta da Microsoft apresentou-se como mais vantajosa, diz. E adianta: tendo em conta o cenário de duração de um acordo empresarial, por 3 anos, a comparação Microsoft Exchange versus Lotus Notes foi favorável à primeira. Com elevado peso nesse aspecto está a rapidez de acesso e o custo das comunicações que, com a solução Microsoft tendem a ser inferiores, porque os tempos de comunicação são mais curtos. Mobilidade é um conceito chave para quem está no estrangeiro. O acesso à informação que existia com o Lotus Notes apenas contemplava um dispositivo, o PC portátil. O que fizemos foi aproveitar a adopção da tecnologia Microsoft para tornar essa informação disponível noutros dispositivos, nomeadamente PDAs. A facilidade com que fazemos isso é superior com o Exchange, sublinha. À facilidade de evolução soma-se a usabilidade da solução, que do ponto de vista de Carlos Alves é também um factor importante, até porque maximiza a utilização de funcionalidades disponíveis e minimiza a necessidade de help desk. Para a Sogrape mobilidade aplica-se também às operações em Portugal. O melhor exemplo é o da Sogrape Distribuição, responsável pela venda dos produtos no país, que tem um grande número de colaboradores sempre fora do escritório, em contacto com os clientes. Com implementação do Microsoft Exchange demos continuidade a um projecto que, existindo, ganhou força, devido à facilidade de comunicação. Permitiu eliminar instalações que serviam de base para actualizar informação, responder a emails, etc. Deixou de ser precisa a descolocação a um escritório e os vendedores têm maior mobilidade, resume. Possuindo dispositivos móveis, com GPRS, podem aceder ao sistema da 4

As pessoas que estão fora de Portugal trazem no PC o negócio e o histórico da companhia, pelo que a questão da segurança é premente. Com o Windows Vista passamos a ter maiores garantias de segurança, pelas funcionalidades de encriptação e protecção de dados (BitLocker Drive Encryption), aumentando o controlo à distância. empresa onde quer que se encontrem. Há menos deslocações, maior rapidez de comunicação, menos custos e melhor capacidade de resposta aos clientes, pelo acesso atempado à informação. Na sequência da migração de Lotus Notes para Microsoft Exchange 2003, que abrangeu todos os utilizadores, foi iniciado um piloto com Exchange 2007, sistema a ser também objecto de roll-out. Trata-se de uma solução que nos permite optimizar a infraestrutura de suporte às soluções de messaging. Hoje temos tudo concentrado em Avintes, inclusive para Espanha. Resulta daqui uma diminuição do esforço e tempo da equipa dedicado à manutenção da infraestrutura, diz. Com uma equipa de sistemas de informação reduzida, tudo o que permita incrementar a gestão da infraestrutura e o controlo é uma mais valia. Nesse âmbito, a Sogrape decidiu investir em soluções como o Microsoft Operations Manager e o Systems Management Server. As poupanças de tempo e recursos ao nível de actualizações de software, por exemplo, são notórias, diz. A escolha de tecnologia Microsoft potenciou o desenvolvimento de novos projectos, como o de gestão da informação. Para uma empresa que investe na inovação como a Sogrape, conseguir disponibilizar e gerir o acesso à informação, existente em diversos suportes, é um factor crítico do ponto de vista de conhecimento organizacional. Com base no Microsoft SharePoint, o que pretendemos é fundir a intranet e os file servers, num sistema, eliminando a duplicação da informação e gerindo de forma correcta as versões dos ficheiros, esclarece Carlos Alves. Trata-se de uma questão de especial relevo, até porque são vários os sistemas em utilização, para tratar de informação relacionada com marcas e produtos, com fotografias e spots publicitários, com clipping, etc. Pesquisar informação sobre um produto, por exemplo, nos vários sistemas não é tarefa fácil. E o que pretendemos é conseguir gerir tudo isso de forma integrada e numa lógica corporativa, salienta. De informação é o que trata também o projecto relacionado com acompanhamento do negócio, mas aqui a perspectiva é a de obter de forma simples e rápida, indicadores de gestão sobre o andamento da actividade. Em causa está um projecto de business intelligence que tem no centro a criação de balanced scorecards, com recurso a uma solução Microsotf. A cultura de orientação aos resultados e à análise de performance já existe, bem como a metodologia, até porque a Sogrape já dispunha de balanced scorecards em papel ou em Excel desde há cerca de três anos. Existindo a definição de um plano, de objectivos e de indicadores e iniciativas associados aos mesmos, a dificuldade estava na aferição, que não era feita mais de duas a três vezes por ano. Com a introdução de uma ferramenta que nos permite automatizar todo o processo, a informação pode fluir mais rapidamente. Dessa forma, vai permitir desenvolver acções correctivas mais imediatas e ter uma ideia clara e continuada do que está a acontecer, atempadamente, afirma Carlos Alves. 5

Analisámos o sistema existente e a solução da Microsoft sob duas vertentes: custos e funcionalidades. A facilidade de implementação, para satisfazer as necessidades de mobilidade também foi objecto de análise. Em todos os aspectos a oferta da Microsoft apresentou-se como mais vantajosa. Benefícios Ser capaz de perceber se um dos indicadores definidos não está a ser cumprido a tempo de tomar medidas para alterar o curso dos acontecimentos é uma mais valia importante. Mas a capacidade de analisar os resultados das iniciativas em curso é uma vantagem que também não deve ser ignorada, sendo esta uma área em que a maior fluidez de informação traz claros ganhos. Para a Sogrape, no investimento em Microsoft foi importante a abrangência das soluções, para responder aos diversos desafos, muito para além das áreas em que a tecnologia daquele fabricante já era utilizada na empresa. E mesmo aqui, procurou posicionar-se pelo cariz inovador que tem, adoptando produtos em fase de lançamento no mercado, para maximizar o investimento e começar a explorar desde o primeiro momento as novas funcionalidades disponíveis. Ganha em produtividade, em controlo e em segurança, dos equipamentos e, consequentemente, da informação. resposta que se conseguiu com a mobilidade pode mesmo ter impacto na concretização de negócios, defende Carlos Alves. Existindo maior capacidade de detecção de oportunidades, a resposta às mesmas pode aumentar. Ao sucesso não foi alheio o envolvimento da própria Microsoft. Carlos Alves considera o relacionamento criado uma boa surpresa. Destaca em primeiro lugar a capacidade de mostrar de que forma os vários produtos podiam contribuir para o negócio e em segundo a capacidade técnica. O conhecimento dos produtos que nos tem sido passado e o apoio prestado têm resultado num menor tempo de implementação. Por outro lado, proporcionam melhor utilização e rentabilização da sua exploração, refere. Os clientes ganham igualmente com o aumento da eficiência interna proporcionado pelo investimento. Há impacto do investimento em tecnologia na melhoria da qualidade de serviço. O caso dos vendedores é emblemático. Com recurso às ferramentas que têm hoje, a resposta às solicitações dos clientes é mais imediata. Anteriormente, quando um colaborador estava fora, em visita a clientes, por vezes só quando voltava passados alguns dias conseguia responder aos emails. A maior rapidez de 6

Sobre a Microsoft Fundada em 1975, a Microsoft (Nasdaq "MSFT") é líder mundial em software, serviços e soluções para ajudar as pessoas e empresas a alcançarem todo o seu potencial Para mais informações Para mais informações sobre os produtos e serviços Microsoft por favor ligue para o serviço de apoio a clientes da Microsoft Portugal pelo número 808 22 32 42 Para aceder a informação sobre a Microsoft Corporation pela Web consulte: www.microsoft.com/ Para aceder ao site da Microsoft Portugal consulte www.microsoft.com/portugal. Para conhecer outras referências de sucesso visite a página http://www.microsoft.com/portugal/grandesempresas. Para mais informações sobre os produtos e serviços da Sogrape visite o Web site em: www.sogrape.pt. 2005 Microsoft Corporation. All rights reserved. This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY. Microsoft and the products mentioned in this document are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. All other trademarks are property of their respective owners. Document published 2005 7