Índice 1. Serviço BPI Net Empresas...2 2. Como aceder...2 2.1 Passos para efectuar a adesão da sua Empresa...2 2.2 Primeiro Acesso...2 2.3 Perda/ Erro das Chaves de Acesso...3 2.4 Cartão Pessoal de Coordenadas...3 2.5 Utilizadores...4 2.6 Perfil de Acesso...4 2.7 Documentação para adesão...5 2.8 Alterações à Adesão...17 3. Operações disponíveis...20 4. Como utilizar...21 5. Segurança...26 6. Contactos Úteis...27 1
1. Serviço BPI Net Empresas O BPI Net Empresas é o Serviço de Corporate Internet Banking do BPI, destinado a Empresas que pretendem ter acesso às suas contas e a um vasto leque de operações bancárias de forma rápida, cómoda e com absoluta confidencialidade. O BPI Net Empresas está disponível em www.bpinetempresas.pt e tem como principal objectivo facilitar a gestão financeira das Empresas disponibilizando-lhes uma solução adequada às suas necessidades. Este serviço permite aos Gestores de Empresas e aos Empresários a possibilidade de terem acesso ao Banco, através de um computador com acesso à Internet, 24 horas por dia, todos os dias do ano, a partir de qualquer parte do mundo. Pela sua versatilidade, o BPI Net Empresas ajusta-se plenamente às necessidades de todo o tipo de Clientes: Empresários em Nome Individual (ENI s), Profissionais Liberais, Pequenas, Médias e Grandes Empresas Públicas e Privadas, Municípios, Empresas Municipais e outras Instituições. 2. Como aceder 2.1 Passos para efectuar a adesão da sua Empresa A adesão ao BPI Net Empresas é gratuita, basta que solicite os documentos de adesão, efectue o seu preenchimento e de seguida os entregue num Balcão ou Centro de Empresas BPI. Os documentos de adesão poderão ser obtidos da seguinte forma: Site www.bpinetempresas.pt; Área de Serviços do Site do Banco BPI www.bancobpi.pt; Linha BPI Net Empresas 808 258 258; Balcão ou Centro de Empresas BPI. Posteriormente deverá aguardar que o BPI valide e active o seu acesso e envie as Chaves de Acesso dos Utilizadores para a morada definida no documento definido para o efeito (Adesão Utilizador). 2.2 Primeiro Acesso Para aceder pela primeira vez ao BPI Net Empresas, terá que utilizar as Chaves de Acesso, ou seja, o Nome de Acesso e o Código Secreto. 2
Nome de Acesso - Nome de identificação de cada Utilizador, único, pessoal e intransmissível. Cada Utilizador pode personalizar o seu Nome de Acesso, podendo ter entre 7 e 20 caracteres alfanuméricos; Código Secreto - código de cada Utilizador, único, pessoal e intransmissível, definido pelo BPI no momento da activação da adesão ao Serviço. O Código Secreto é constituído por 5 a 8 caracteres alfanuméricos, gerados aleatoriamente. Por razões de segurança, no 1º acesso é obrigatório alterar o Código Secreto indicado, para outro à sua escolha, tendo que incluir obrigatoriamente uma letra. Poderá posteriormente alterar o nome de acesso, se assim o desejar, sendo obrigatório que comece por uma letra. Por defeito, todas as contas da Empresa no BPI na data de celebração do Contrato de Adesão são associadas ao Serviço. 2.3 Perda/ Erro das Chaves de Acesso Por motivos de segurança, não é aconselhável o registo escrito do Nome / Nº de Adesão e/ou do Código Secreto, nem a sua divulgação a terceiros. No entanto, se os tiver anotado, em caso de perda, roubo ou extravio, deverá comunicar imediatamente o sucedido directamente em qualquer Balcão ou Centro de Empresas BPI. O engano em mais de 3 tentativas de Código Secreto e também por razões de segurança implica a suspensão do acesso ao BPI Net Empresas para esse Utilizador. Para a sua reactivação deverá entrar em contacto com o seu Responsável de Conta ou dirigir-se a qualquer Balcão ou Centro de Empresas BPI. Tal como no momento da Adesão, o novo Código Secreto terá de ser alterado após a primeira utilização. 2.4 Cartão Pessoal de Coordenadas Este Cartão é personalizado e garante um nível adicional de segurança nas operações. Este cartão contém uma matriz de coordenadas gerada aleatoriamente e diferente de cartão para cartão, permitindo aos Utilizadores com poderes de Autorização, validarem transacções financeiras através da introdução de coordenadas. Por razões de segurança, o engano em mais de 3 tentativas da introdução da coordenada implica a suspensão do Utilizador no acesso ao BPI Net Empresas, bem como o cancelamento do cartão. 3
Para a sua reactivação é necessário enviar o documento de Alteração Adesão Utilizador com a indicação do respectivo pedido (activação do Utilizador e pedido de novo cartão) ou então poderá dirigir-se a qualquer Balcão ou Centro de Empresas BPI. 2.5 Utilizadores O BPI Net Empresas pode ser utilizado por: Utilizadores - Pessoas singulares indicadas pela Empresa, que podem aceder ao BPI, através do BPI Net Empresas e efectuar um conjunto de operações, designadamente de consulta e/ou movimentação de contas, de acordo com as competências definidas. Os Utilizadores poderão ser ou não Colaboradores da Empresa e, independentemente do perfil de acesso assumido, poderão, ou não, ter poderes de Administração do Sistema. Autorizador Utilizador com poderes para autorizar operações a quem é atribuído um nível de assinatura A, B ou C. Os montantes/operações que cada autorizador pode autorizar estão dependentes da matriz de autorizações definida pela Empresa (no caso de Empresas que se obrigam com 2 ou mais assinaturas). Administrador de Sistema Utilizador com poderes específicos para efectuar a manutenção da adesão e a gestão do Serviço BPI Net Empresas. Para activação do contrato/acesso é obrigatório a identificação de um Administrador do Sistema. 2.6 Perfil de Acesso O acesso ao BPI Net Empresas pode apresentar 2 tipologias de perfis: Perfil de Acesso Empresa - Opções a que a Empresa tem acesso através do Serviço. Global: A Empresa, através dos Utilizadores, pode ter acesso a todas as opções, podendo executar todo o tipo de opções (Consultas e Transacções) que a cada momento estejam disponíveis. Caso a Empresa se obrigue através do Serviço com duas ou mais Assinaturas deve preencher o Anexo - Matriz de Autorizações. Caso a Empresa se obrigue através do Serviço com uma Assinatura, não é necessário o preenchimento do Anexo Matriz de Autorizações; Consultas: A Empresa, através dos Utilizadores, pode efectuar apenas consultas (saldos, movimentos, NIB) não podendo efectuar transacções; 4
Perfil de Acesso Utilizador - Opções a que o Utilizador tem acesso através do Serviço. Global: inclui todas as opções que a cada momento estejam disponíveis, nomeadamente Consultas e Introdução de Operações; Operações: inclui apenas Introdução de Operações; Consultas: inclui apenas Consultas (saldos, movimentos, NIB). A cada Utilizador é atribuído um perfil de acesso ao BPI Net Empresas. Independentemente do perfil seleccionado, podem ainda ser atribuídos poderes de Autorização de operações ou de Administração do Sistema. 2.7 Documentação de Adesão A Adesão ao Serviço efectua-se através do preenchimento por parte da Empresa do Contrato de Adesão e respectivos Anexos. Estes documentos deverão ser preenchidos e assinados pelos Representantes que obrigam a Empresa junto do BPI. Documentação que é necessário preencher para a adesão: Empresas com um Utilizador Contrato de Adesão Empresa com um utilizador Condições Gerais do Serviço BPI Net Empresas Empresas com dois ou mais Utilizadores Contrato de Adesão Empresa com dois ou mais Utilizadores Condições Gerais do Serviço BPI Net Empresas Anexo - Ficha de Adesão de Utilizador (por cada Utilizador) Anexo - Criação/Alteração Matriz de Autorizações (caso a Empresa se obrigue com duas ou mais assinaturas) Empresários em Nome Individual (ENI s) com um Utilizador Contrato de Adesão ENI com um Utilizador Condições Gerais do Serviço BPI Net Empresas Empresários em Nome Individual (ENI s) com dois ou mais Utilizadores Contrato de Adesão ENI com dois ou mais Utilizadores Condições Gerais do Serviço BPI Net Empresas 5
Anexo - Ficha de Adesão de Utilizador (por cada Utilizador) Anexo - Criação/Alteração Matriz de Autorizações (caso Empresa se obrigue com duas ou mais assinaturas) Grupos de Empresas Contrato de Adesão Grupo de Empresas (por cada empresa) Condições Gerais do Serviço BPI Net Empresas Anexo - Criação/Alteração Matriz de Autorizações Grupo Empresas (caso Empresa se obrigue com duas ou mais assinaturas) Caso a Empresa deseje efectuar Alterações à Adesão, a documentação que é necessário preencher é a seguinte: Alteração Adesão Empresa (para cada Empresa) Alteração Adesão Utilizador (para cada Utilizador) Alteração Matriz Autorizações (para cada Empresa) De seguida apresentam-se as instruções para o preenchimento dos documentos: 6
Contrato de Adesão Empresa com um Utilizador Preencha os Dados da Empresa. Preencha os seus dados pessoais. Escolha o seu perfil de utilização. Defina as contas a que não pretende ter acesso. Assinatura dos representantes legais da Empresa. 7
Contrato de Adesão Empresa com dois ou mais Utilizadores Preencha os Dados da Empresa. Escolha o seu perfil de utilização. Defina as contas a que não pretende ter acesso. Nenhum utilizador poderá ter acesso a estas contas. Assinatura dos representantes legais da Empresa. 8
Contrato de Adesão ENI com um Utilizador Preencha os Dados do ENI. Preencha os seus Dados Pessoais. Escolha o seu perfil de utilização. Defina as contas a que não pretende ter acesso. Assinatura do representante legal da Empresa. 9
Contrato de Adesão ENI com dois ou mais Utilizadores Preencha os Dados do ENI. Escolha o seu perfil de utilização. Defina as contas a que não pretende ter acesso. Assinatura do representante legal da Empresa. 10
Contrato de Adesão Grupo de Empresas Preencha os Dados da Empresa Aderente ao BPI Net Empresas. Preencha os Dados da Empresa a aderir ao BPI Net Empresas. Defina as contas que pretende disponibilizar à nova Empresa. Escolha o perfil de acesso às contas a disponibilizar. Defina o tipo de matriz de autorizações desejado. Assinatura dos representantes legais da Empresa em questão. 11
Anexo Ficha de Adesão de Utilizador Trata-se de um anexo ao contrato de adesão através do qual a Empresa efectua a adesão de cada Utilizador, assim como a atribuição do perfil de acesso, definição de poderes de administração da aplicação e/ou de autorização de operações e dos serviços e contas a que terá acesso. Preencha com os Dados da Empresa Aderente ao BPI Net Empresas. Preencha com os Dados do Utilizador a aderir à empresa em questão. Especifique as condições de acesso do novo utilizador. Defina as contas que pretende restringir ao novo Utilizador. Assinatura do novo Utilizador e dos representantes legais da Empresa. 12
Anexo Criação/Alteração Matriz de Autorizações Trata-se de um anexo ao contrato de adesão através do qual a Empresa estabelece as regras para autorização de operações e transferências que envolvam movimentação de fundos através de combinações dos três tipos de assinatura digital (A, B ou C) com um máximo de 3 combinações possíveis. Este impresso é necessário apenas para Empresas que se obrigam com duas ou mais assinaturas. Preencha com os Dados da Empresa Aderente ao BPI Net Empresas. Preencha a Matriz de Montantes. Preencha a Matriz de Excepções. Preencha a Matriz de Administração da Aplicação. Assinatura dos representantes legais da Empresa. O preenchimento deste documento permite definir quais as combinações possíveis de assinaturas digitais para as diferentes operações disponíveis, de acordo com a forma de operar da empresa no dia a dia. 13
A Matriz encontra-se dividida em 3 áreas que permite alguma flexibilidade na definição das combinações de assinaturas: Pagamentos, Transferências e Envio de Ficheiros - Nesta área é possível definir quais as combinações de assinaturas necessárias para autorizar operações até determinado montante definido pela Empresa. É possível definir 6 montantes diferentes e até 3 combinações de assinaturas por cada montante. A Empresa deve ter em atenção que, para a activação do contrato, é necessário preencher pelo menos um nível de montante com uma combinação. Caso a Empresa pretenda definir uma combinação de assinaturas para montantes ilimitados, deverá preencher o campo montante com 9.999.999.999,00. Outras Operações - Nesta área a Empresa pode definir combinações de assinaturas para operações que, devido à sua natureza, não é possível definir na área de Pagamentos e Transferências. Nestas operações englobam-se, entre outros, o pedido/cancelamento de cheques. A Empresa deve ter em conta que, para ser possível efectuar as transacções discriminadas, é necessário definir a respectiva combinação no impresso. Administração da Aplicação - Nesta área são definidas as combinações necessárias para autorizar a manutenção do perfil de Utilizadores. Esta manutenção só poderá ser efectuada por Utilizadores com poderes de Administração do Sistema, permitindo entre outras coisas, proceder à alteração do perfil de acesso. Os tipos de assinaturas possíveis são as seguintes: Solidária: duas assinaturas do mesmo nível permitem autorizar a operação. Por exemplo, a introdução de duas assinaturas do nível A permitem autorizar operações até determinado montante. Hierárquica: diferentes níveis de assinatura permitem autorizar diferentes montantes. Este tipo de combinação permite que níveis hierárquicos superiores consigam autorizar montantes superiores. Por exemplo: o Autorizador com nível de assinatura C, pode assinar operações com montantes até 10.000; o Autorizador com nível de assinatura B, pode assinar operações com montantes até 50.000; o Autorizador com nível de assinatura A, pode assinar operações com montantes até 100.000. Substituição: para o mesmo montante são definidos diferentes combinações de assinaturas. Esta situação aplica-se a casos em que a pessoa responsável pela autorização de transacções não se encontra presente, permitindo, contudo, que a combinação de outros níveis de assinaturas de pessoas hierarquicamente abaixo o possam fazer. 14
Por exemplo, para autorização de operações com montantes até 100.000, as combinações podem ser: o Combinação 1: A o Combinação 2: BB o Combinação 3: CCC De seguida, é apresentado um exemplo da forma como deve ser preenchida a Matriz de Autorizações. Neste exemplo a Empresa estabeleceu que: Para Pagamentos / Transferências / Envio de Ficheiros com valores até 10.000, necessita de três assinaturas C, duas B e uma A; Para Pagamentos / Transferências / Envio de Ficheiros com valores até 50.000, necessita de três assinaturas B ou duas A; Para Pagamentos / Transferências / Envio de Ficheiros com valores até 100.000, necessita de três assinaturas A; Para Transferências entre Contas da Empresa necessita apenas de uma assinatura C; Para Requisição de Cheques necessita de duas assinaturas C ou uma B; Para Cancelamento de Cheques necessita de duas assinaturas C e uma B ou duas B e assim sucessivamente. 15
Anexo Criação/Alteração Matriz de Autorizações Grupo Empresas Este documento, a nível de preenchimento é semelhante ao Anexo Criação/Alteração Matriz de Autorizações, no entanto requer a identificação da Empresa Titular das Contas a disponibilizar e não disponibiliza a Matriz de Administração da Aplicação. Preencha com os Dados da Empresa Aderente ao BPI Net Empresas. Preencha com os Dados da Empresa Titular das Contas a Disponibilizar. Preencha a Matriz de Montantes. Preencha a Matriz de Excepções. Assinatura dos representantes legais das Empresas em questão. 16
2.8 Alterações à Adesão As alterações à Adesão ao BPI Net Empresas podem ser efectuadas mediante o preenchimento de impressos existentes para o efeito, que deverão ser assinados pelos Representantes que obrigam a Empresa junto do BPI. Estes impressos estão disponíveis: Site www.bpinetempresas.pt; Área de Serviços do Site do Banco BPI www.bancobpi.pt; Linha BPI Net Empresas; Balcão BPI. As alterações à Adesão que poderão ser solicitadas são as seguintes: Alterações ao Perfil de Adesão da Empresa o Adicionar Novas Contas; o Remover Contas existentes; o Cancelar a Adesão; o Reactivar a Adesão; o Alterar o Perfil de Acesso. Alterações ao Perfil de Utilizador o Emitir Nova Password; o Emitir Novo Cartão Pessoal de Coordenadas; o Cancelar o Acesso ao Sistema; o Reactivar o Acesso ao Sistema; o Alterar Contactos como o Endereço de E-mail, Morada, Nº de Telefone e Nº de Telemóvel; o Perfil de Acesso; o Tipo de Assinatura; o Capacidade para Administração da Aplicação; o Activar/Desactivar o Acesso a Contas Futuras; o Activar/Desactivar o acesso a Contas; o Emitir/Reenviar de Nome Adesão; o Atribuir poderes de Autorizador a um Utilizador; o Retirar poderes de Autorizador a um Utilizador. 17
Alteração da Matriz de Autorizações o o o Alteração das combinações de assinaturas da matriz de montantes; Alteração das combinações de assinaturas da matriz de excepções; Alteração das combinações de assinaturas matriz de Administração da aplicação; De seguida apresentam-se as instruções para o preenchimento dos documentos: Alteração Adesão Empresa Preencha com os Dados da Empresa Aderente ao BPI Net Empresas. Indique as alterações a efectuar. Assinatura dos representantes legais da Empresa em questão. 18
Alteração Adesão Utilizador Preencha com os Dados da Empresa Aderente ao BPI Net Empresas. Preencha com os Dados do Utilizador a alterar. Indique as alterações a efectuar. Assinatura do Utilizador e dos representantes legais da Empresa em questão. Alteração Matriz Autorizações; Definição de nova Matriz através do documento Anexo Criação/Alteração Matriz de Autorizações, já visto anteriormente. 19
3. Operações disponíveis O BPI Net Empresas permite realizar um vasto leque de operações bancárias, entre as quais se podem destacar: Consulta da Posição Integrada, Saldos e Movimentos das Contas de Depósitos à Ordem e Contas Correntes; Download de extractos de movimentos, de uma forma personalizada; Transferências entre Contas da Empresa, Contas BPI e Interbancárias em Moeda Nacional e Estrangeira; Pagamento de ordenados através de ficheiros; Transferências e cobranças por ficheiro; Requisição/Cancelamento de Cheques; Consulta e Processamento de Operações de Estrangeiro, Pagamento de Serviços, Pagamentos ao Estado, Pagamento de Custas Judiciais e Pagamento da Taxa Social Única; Consulta de Informação Financeira; Consulta de Avisos de transferência; Pagamentos e transferências imediatas ou por agenda; Pagamento de Serviços; Emissão de ficheiros de Pagamentos, Cobranças, PPRE s e Cheques Carta; Operações sobre o Estrangeiro - OPR s (Operações de Pagamento Recebidas) e CDI s (Créditos Documentários de Importação); Utilização de Cartões de Crédito e de Business & Corporate; Consulta de Cotações, Aplicações a Prazo e Fundos de Investimento; Impressão de comprovativos de pagamentos; Personalização do acesso ao sistema. 20
4. Como utilizar O BPI Net Empresas é um Serviço simples e de fácil utilização que apresenta menus que permitem o acesso directo às diversas operações disponíveis e opções de Ajuda e de Contacto com o BPI. Para efectuar as operações bancárias, bastará escolher a opção pretendida no menu horizontal e, de seguida, escolher a opção no menu lateral. Depois, basta seguir as instruções que irão surgir após cada clique. Exemplo 1 Efectuar a Consulta de Saldo da Conta da sua Empresa 1. Seleccione no menu horizontal a opção Consultas ; 2. De seguida, seleccione no menu lateral, o item Contas DO e em seguida a opção Saldos. 21
Exemplo 2 Efectuar uma Transferência de 1 para outra Conta BPI 1. Seleccione no menu horizontal a opção Operações ; 2. De seguida, seleccione no menu lateral, o item Transferências e em seguida a opção Contas BPI/ OIC. 3. Deverá preencher todos os campos solicitados e de seguida clicar no botão Confirmar ; 22
Exemplo 3 Enviar ficheiros 1. Seleccione no menu horizontal a opção Ficheiros ; 2. De seguida, pressione Browse e seleccione o ficheiro pretendido; 3. Confirme os dados do ficheiro que enviou; 4. Por fim, deverá verificar novamente os dados da operação e clicar em Autorizar. 23
Exemplo 4 Dar Autorizações 1. Seleccione no menu horizontal Autorizações ; 2. Como Utilizador com perfil de Autorização, ser-lhe-á apresentada a lista de operações que estão dependentes da sua assinatura, deverá seleccionar as que deseja autorizar e pressionar o botão respectivo; 3. De seguida, deverá confirmar os dados da operação; 24
4. Surge um novo ecrã com todos os dados que introduziu e ser-lhe solicitada uma coordenada do seu Cartão Pessoal de Coordenadas. Preencha a que lhe é solicitada e clique em Confirmar ; 5. De seguida, deverá confirmar a aceitação da sua assinatura. 25
5. Segurança O BPI garante confidencialidade e segurança nas operações realizadas através do BPI Net Empresas com o uso de Chaves de Acesso e Cartão Pessoal de Coordenadas, únicas no sistema, bem como pela utilização das mais sofisticadas tecnologias de encriptação de dados. Comunicação através da Internet - Para garantir elevada segurança na comunicação através da Internet, o BPI desenvolveu uma infra-estrutura, que utiliza tecnologia avançada - encriptação com chaves de 128 bits. Nome de Acesso e Código Secreto Individualizados - Para autenticação do acesso ao BPI Net Empresas é indispensável a introdução de dados pessoais e individualizados que permitem a identificação da Empresa e que são encriptados no momento de envio através da Internet. As chaves de acesso são definidas no momento da adesão, sendo obrigatória a alteração do Código Secreto no momento do 1º acesso. Browsers Aprovados - O acesso ao BPI Net Empresas deverá ser efectuado através do Browser Microsoft Internet Explorer versão 5.0 ou superior. Cartão Pessoal de Coordenadas - Para a realização de transacções, o Autorizador tem de indicar uma coordenada da matriz existente no Cartão Pessoal de Coordenadas. Firewall - Para segurança da infra-estrutura do sistema do Banco, existe um Firewall que tem como função restringir o acesso a Empresas que utilizem o protocolo definido para o BPI Net Empresas - o protocolo HTTPS. Monitorização Permanente - O BPI dispõe de quadros especializados que têm como responsabilidade a monitorização permanente da utilização do BPI Net Empresas, para certificação da segurança do sistema. 26
6. Contactos Úteis O BPI coloca à disposição da sua Empresa um Serviço de apoio permanente, prestado por equipas preparadas para responder às questões colocadas, quer por telefone quer por e-mail. Site: www.bpinetempresas.pt ou www.bancobpi.pt E-mail: bpinetempresas@mail.bancobpi.pt Linha BPI Net Empresas: 808 258 258 (Território Nacional) ou +351 21 720 77 49 (Estrangeiro) As informações deste guia são de carácter informativo e poderão ser alteradas em qualquer momento, assim não se substitui a leitura das condições que constam no Contrato de Adesão 27