CRIAÇÃO DA ÁREA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL (ADI), REESTRUTURAÇÃO PARA NÚCLEO DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL (NDI) E SEU FUNCIONAMENTO. RUTH LINDA BENCHIMOL 1 ; WALDO BALEIXE 2 1 Enga. Agrônoma, Pesquisadora-Supervisora, Embrapa Amazônia Oriental, rlinda@cpatu.embrapa.br; 2 Advogado, MBA em Gestão de Projetos, Analista B, Embrapa Amazônia Oriental, baleixe@cpatu.embrapa.br. A Embrapa Amazônia Oriental é a maior e mais antiga Unidade descentralizada da Embrapa. Esta peculiaridade influencia diretamente na gerência dessa Unidade que, historicamente, tem apresentado sérias dificuldades em realizar ações gerenciais integradas. O custo de deslocamento, a diversidade de abordagem nos temas tratados na Unidade, a quantidade de empregados e a cultura organizacional instalada são os maiores impeditivos de obtermos avanços nesta vertente. Além desses fatores internos, a região amazônica é o epicentro de vários interesses; entre eles, os econômicos, ambientais e sociais são os mais evidentes. Isso influencia sobremaneira a Unidade, tornando-a extremamente demanda por várias esferas governamentais e não governamentais, principalmente no que se refere ao fornecimento de informações. Para combater essas influências, a CGE apresentou no seu plano de trabalho a criação de uma área capaz de integrar informações e ações para subsidiar as decisões estratégicas do centro e atender a essa demanda social. Fortemente influenciada pelo Balanced Score Card, Análise e Melhoria de Processos, Gerenciamento de Projetos, Planejamento Estratégico e Ativos Intangíveis da Embrapa, a Área de Desenvolvimento Institucional (ADI) teve como principal desafio, no ato de sua criação, o de desenvolver os elos das ações e dos dados gerados na Unidade para proporcionar, de forma contínua e confiável, informações necessárias e tratadas, capazes de subsidiar ações estratégicas das Chefias da Unidade e atender à demanda por informações que a sociedade paulatinamente vem solicitando ao centro.
A criação da ADI, e sua posterior reestruturação para Núcleo de Desenvolvimento Institucional (NDI), está coerente com a diretriz do Plano Diretor da Embrapa Amazônia Oriental (PDU): Consolidar um modelo institucional de gestão ágil e flexível, com autonomia para associações e parcerias. A ADI foi criada com a Missão de fornecer para a Chefia-geral informações estratégicas, estudos, ferramentas, processos e pareceres no âmbito da Gestão Estratégica da Unidade. Sua Visão é tornar-se referência na gestão estratégica da corporação, com fundamento na credibilidade das informações fornecidas, na inovação e eficiência das ferramentas utilizadas e processos produzidos e no profissionalismo dos pareceres emitidos. Os Valores da ADI na sua criação, que perduram até o presente, quando já reestruturada para NDI, são: Comprometimento com o Desenvolvimento Institucional da Unidade; Responsabilidade ética;visão sistêmica e estratégica da organização; Qualidade e excelência como busca permanente; Postura reflexiva, investigativa, criativa e inovativa; Trabalho em equipe; Confiabilidade dos estudos, das informações e dos dados gerados e Profissionalismo com conhecimento. A Sede da Embrapa orientou as Unidades Descentralizadas (UDs), em 2010, a revisar/implantar novos Regimentos Internos (RIs). O RI de cada UD deveria ter vários órgãos comuns a todas as UDs, entre eles o órgão assessor da CGE denominado de Núcleo de Desenvolvimento Institucional (NDI). A ADI da Embrapa Amazônia Oriental, já em pleno funcionamento, tornou-se, então, NDI, e incorporou as competências mandatórias da Sede para este órgão, além daquelas que já tinha sob sua responsabilidade, ficando com 13 competências definidas no RI da Unidade. Em Julho/2011 foi aprovado pela Sede o novo Regimento Interno da Embrapa Amazônia Oriental e o NDI ficou diretamente ligado à Chefia-geral no novo Organograma da Unidade, como um Núcleo Estratégico assessor, juntamente com o Núcleo de Comunicação Organizacional (NCO) e o Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI).
O NDI está fortemente relacionado com ações do Setor de Gestão de Pessoas (SGP) voltadas à capacitação interna em processos de gestão. As ações do NDI também estão voltadas ao Desenvolvimento Institucional, envolvendo, além da Chefiageral, as três Chefias-adjuntas da Unidade: Chefia de Pesquisa & Desenvolvimento, Chefia de Transferência de Tecnologia e Chefia de Administração, uma vez que é responsável pela alimentação do SIDE, do SIEVE e do site do Balanço Social, pela elaboração do Relatório de Gestão da Unidade, pelas ações voltadas ao Plano de Melhoria de Gestão (PMG) e à Análise e Melhoria de Processos (AMP) e pela Cooperação Internacional. O NDI atua com base no Calendário Operacional do Sistema de Avaliação e Premiação por Resultados da Embrapa (SAPRE), mais especificamente do Sistema de Monitoramento e Avaliação de Unidades (SMAD), divulgado via Boletim de Comunicações Administrativas (BCA), ao final do ano anterior àquele a ser avaliado. Estão entre suas atribuições: coordenar o processo de elaboração do Plano de Metas da Unidade para cada um dos Indicadores Estratégicos e fazer o acompanhamento dos Indicadores Estratégicos de P&D, TT e Administração, seguindo o Calendário do SMAD. São emitidos e apresentados às chefias Relatórios Trimestrais de Indicadores Estratégicos, em função da nova metodologia de avaliação da Embrapa, com input trimestral de dados nos Sistemas Corporativos (SIDE, SIEVE, Balanço Social), onde são detectados possíveis pontos que necessitam de indução para o alcance das metas propostas no Plano de Metas (ex.: baixa produtividade técnico-científica, eventos não lançados, inconsistência de dados de avaliação de impactos de tecnologias, etc...). Com base nesses dados, as Chefias induzem os empregados compromissados a atingirem suas metas, por meio de reuniões de Núcleos Temáticos, de Setor ou em conversas individuais. O NDI coordena, também, o processo da Cooperação Internacional, no que se refere às ações que envolvem a Secretaria de Relações Internacionais (SRI), na Sede, e a formação de parcerias que envolvem projetos/pesquisadores estrangeiros. O acompanhamento das ações do NDI é feito internamente por meio de Relatórios Periódicos de Indicadores Estratégicos (no. de publicações, parcerias, eventos, etc...) emitidos semestralmente pelo NDI para as Chefias. Corporativamente, esse acompanhamento passou a ser trimestral, a partir de 2012, por meio dos registros no Sistema de Informação de Apoio à Decisão Estratégica (SIDE). São
realizadas reuniões ordinárias quinzenais dos empregados lotados no NDI com a Supervisão, onde são discutidas as atividades programadas e aquelas que surgem sob demanda pontual, para encaminhamentos e estipulação de prazos para cumprimento das mesmas. O controle da prática é feito por meio do registro das reuniões realizadas internamente no NDI e do NDI com a chefia-geral e por meio dos documentos oficiais emitidos pelo NDI, como Relatório de Gestão, Balanço Social, espelho do SIDE e Relatório de Indicadores Estratégicos, dentre outros. As ações do NDI abrangem todos os Setores administrativos, uma vez que é órgão assessor da Chefia Geral e responsável pelo Banco de Processos de Gestão da Unidade. Para disseminação da ADI/NDI e do seu papel na Unidade, várias ações de capacitação interna foram realizadas. Foram feitos treinamentos em gerenciamento de projetos para os próprios integrantes da então ADI e para os Supervisores de Setores da Unidade. Foi realizado um ciclo de palestras, onde as ações da ADI/NDI foram disseminadas para todos os Setores administrativos da Unidade. Foram respondidos e-mails e telefonemas de outras Unidades da Embrapa, as quais solicitaram nossa estrutura de funcionamento e outras orientações. Há informações no CATIR sobre o funcionamento do NDI do CPATU e foi dada uma palestra em Seminário de abertura do Ciclo 2012 da ABIPTI acerca do assunto. Como principais resultados da implantação da ADI e posterior reestruturação para NDI, tem-se: 130 empregados treinados em gestão; 8 treinamentos: Gerenciamento de Projetos de Gestão (para os membros da ADI; 05 participantes); Análise e Melhoria de Processos (AMP; 20 participantes); Apoio ao Plano de Melhoria de Gestão (PMG; 20 participantes); Noções Sobre Gerenciamento De Processos (dois treinamentos; 42 participantes); Gerenciamento de Projetos de Gestão (Simulação da execução de um projeto para criação da camisa para uniforme do pessoal da ADI da Embrapa Amazônia Oriental; 12 participantes); Noções sobre Gerenciamento se Processos (3º. Treinamento; 21 participantes); Banco de Processos da Embrapa Amazônia Oriental; Coaching em PMG, AMP e RG. É notório o incremento no número de Ações Sociaisda Unidade registradas no site do Balanço Social nos últimos cinco anos, passando de 17, em 2006, para 78, em 2011, o que conferiu à Unidade um incremento de 359% nesse indicador estratégico. A Unidade também evoluiu no número de eventos registrados no Sistema de Eventos (SIEVE) nesses últimos cinco
anos, passando da 12ª. para a 2ª. posição no que se refere e esse indicador estratégico. Em 2009, o valor do Índice de Desempenho Institucional (IDI) da Embrapa Amazônia Oriental ultrapassou, pela primeira vez em 14 anos, o valor da Mediana (considera todas as Unidades da Embrapa). Finalmente, em 2011, o desempenho da Unidade no que se refere à Gestão da Unidade, foi enquadrado em Alto, o que coroa de êxito o esforço em equipe para elevar o desempenho gerencial da Embrapa Amazônia Oriental.