APOSTILA DE NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA (2017/AGOSTO)

APOSTILA DE NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA (2017/AGOSTO) Profa. Mônica Roberta, M.Sc. Tel/Fax.: (21) 3272-5601 e (21) 99157-5825 E-Mail: monicarobs@hotmail.com Material protegido. É proibida a reprodução, parcial ou integral, do mesmo. Registro na Fundação Biblioteca Nacional/Ministério da Cultura. 1

Ementa & Bibliografia Ementa: Conceitos fundamentais de arquivologia. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes e intermediário; protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes. Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos. Bibliografia: COSTA, Maíra Murrieta; ROCHA, Eulina Gomes. Noções de arquivologia para concursos. Brasília: Vestcon, 2007. FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e ciência da informação. Rio de Janeiro: FGV, 2005. PAES, Marilena Leite. Arquivo teoria e prática. 3 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2007. VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 2 ed. 2 Rio de Janeiro: Elsevier, 2009.

1- Conceitos Fundamentais A escrita é um conjunto de símbolos que servem para representar a linguagem falada. A escrita não é apenas um procedimento destinado a fixar palavras, um meio de expressão permanente, ela permite o acesso ao mundo das idéias. A escrita não só reproduz bem a linguagem articulada, mas permite ainda apreender o pensamento, e o faz atravessar o tempo e o espaço. O homem primitivo, buscando um meio de expressão permanente, recorreu a objetos simbólicos ou a sinais materiais (nós, entalhes, desenhos) que constituíram a base dos primeiros sinais de escrita. 3

1- Conceitos Fundamentais cont. A palavra arquivo, para alguns autores, deriva do grego (archeion depósito de documentos na Antiga Grécia); pra outros, do latim (archivum lugar onde eram guardados títulos antigos, papéis...). Da comunicação visual (mímica) para a comunicação verbal (sons) foi um grande progresso, mas a humanidade carecia de uma forma de reter e disseminar as informações. Com o aparecimento de suportes diversos (mármore, cobre, marfim, tábuas, tabletes de argila etc), começaram os primeiros registros. Séculos mais tarde com o papiro, o pergaminho e, finalmente, com o papel tornou-se possível a formação de arquivos. 4

Arquivologia e Ciências Auxiliares Arquivologia é o estudo, ciência e arte dos arquivos. Arquivoconomia é o conjunto de resoluções inerentes à instalação, organização e gestão de arquivos. Arquivística é o conjunto de princípios e técnicas observados na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos. Diplomática é o estudo de documentos quanto à sua autenticidade (verdadeiro) e fidedignidade (fé pública) além de sua estrutura formal. Paleografia é a técnica que habilita decifrar documentos antigos; estuda a história da escrita e a evolução das letras. Permite o conhecimento dos materiais (papiros, pergaminho, papel etc.) dos instrumentos (ex.: pena) para escrever. Seu estudo propicia um melhor entendimento dos registros documentais para o resgate de fatos históricos. 5

Evolução do conceito Originalmente, os arquivos serviam à guarda dos tesouros culturais da época, à proteção dos documentos que atestavam a legalidade do patrimônio e ao registro dos fatos. Depois, depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, sempre se relacionando com o direito das instituições e dos indivíduos por meio de documentos. A finalidade principal do arquivo é servir à administração. Desta forma, arquivo pode ser: Conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmados etc., conservados sob custódia de uma entidade pública ou privada. Depósito, lugar ou edifício onde se recolhem e guardam documentos, repartição. Conjunto de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso, em suporte magnético, tal como disco rígido, fita magnética, disquete... 6

Evolução Dados: são coletados em diversas fontes, forma bruta e não têm utilidade de per si. Dados Primários coletados em primeira mão, em geral, via pesquisa. Dados Secundários já existem, foram coletados para um propósito. Informação: é o resultado do processamento dos dados ou leitura interpretativas dos dados. Fonte: Elaborado pelas autoras (2009) Conhecimento: conjunto de saberes conhecimento explícito - conhecimento codificado ou formal, o que pode ser articulado através da linguagem e transmitido a indivíduos. conhecimento tácito - conhecimento informal, significando conhecimento pessoal enraizado na experiência individual e envolvendo crenças pessoais, perspectiva e valores. 7

**Conversão do Conhecimento Socialização (conhecimento compartilhado) conhecimento tácito em conhecimento tácito. Ex.: Mestre x aprendiz. *NOTA: Nonaka e Takeuchi (1997:69) apontam que o brainstorming, na conversão do conhecimento, é a socialização (tácito para tácito), outros autores divergem. Externalização (conhecimento conceitual) conhecimento tácito em conhecimento explícito. Ex.: analogia/metáfora x slogan ( Perfeito para você ). Internalização (conhecimento operacional) conhecimento explícito em conhecimento tácito. Ex.: Know-how Combinação (conhecimento sistêmico) conhecimento explícito em conhecimento explícito. Ex.: Treinamento. Nota: Espiral de Criação do Conhecimento (NONAKA e TAKEUCHI, 1997:79-81) é o processo de criação do conhecimento, de forma cíclica e infinita: 8 socialização => externalização => internalização => combinação...

Conversão Conhecimento

BNDES/ENG/2005 50- A teoria do conhecimento organizacional defende que há quatro modos de conversão do conhecimento envolvendo o tácito e o conhecimento explícito. Ao processo de conversão do conhecimento explícito em tácito dá-se o nome de: A) internalização B) combinação C) exteriorização D) socialização E) automação 10

BNDES/ENG/2005 50- A teoria do conhecimento organizacional defende que há quatro modos de conversão do conhecimento envolvendo o tácito e o conhecimento explícito. Ao processo de conversão do conhecimento explícito em tácito dá se o nome de: A) internalização explícito => tácito, ex.: know-how B) combinação explícito => explícito, ex.: treinamento C) exteriorização tácito => explícito, ex.: brainstorm D) socialização tácito => tácito, ex.: aprendiz E) automação => não. 11

Órgãos de Documentação Fonte: Costa e Rocha (2007:23) 12

Arquivo, biblioteca, museu e centro de documentação I- Arquivo: Conjunto de documentos organicamente acumulados, produzidos ou recebidos por pessoa física e instituições públicas e privadas, em decorrência de atividade específica, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza do documento. Lei no 8.159 de 08/01/1991 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. II- Biblioteca: É o órgão responsável pela seleção, aquisição, tratamento técnico, armazenamento e preparação de documentos dispostos ordenadamente com o objetivo de facilitar o acesso do usuário à informação, por meio de catálogo de fichas, base de 13 dados, obras ordenadas nas estantes...

Arquivo, biblioteca, museu e centro de documentação cont. III- Museu: Coleção de peças e objetos de valor patrimonial reunidos, conservados e colocados à disposição do público. IV- Centro de documentação: Órgão responsável pelo tratamento e disseminação da informação. Com atuação dinâmica, fornece, por meio de publicações bibliográficas, informações seletivas definidas pelo prévio conhecimento do perfil do usuário. 14

Tabela Comparativa Fonte: Costa e Rocha (2007:24) 15

Atividades: Arquivos x Biblioteca ARQUIVO BIBLIOTECA Interrelacionamento dos documentos Existente Pode ser existente (ex.: coleções Barsa) ou inexistente. Avaliação Em conjunto, baseada na tabela de temporalidade. Peças isoladas. Baseada na relevância do conteúdo (atualização) e na conservação do material. Classificação Código de Classificação de Documentos de Arquivo. Classificação Decimal de Dewey (CDD); Classif. Decimal Universal (CDU); Classif. de Ranganathan; Classif. da Library of Congress (LC); Outros métodos de classificação padronizados. Descrição Conjunto de documentos (dossiê). De cada documento. 16

1.1- Princípios de Arquivamento A) Finalidade B) Função C) Estágios de evolução D) Características dos documentos E) Arquivos F) Classificação F1) Classificação quanto à freqüência de utilização F2) Quanto à extensão de atuação F3) Classificação quanto à entidade mantenedora F4) Classificação quanto ao acesso F5) Classificação quanto ao valor dos documentos F6) Classificação quanto à natureza dos documentos F7) Classificação quanto à finalidade dos documentos 17

A) Finalidade A) Finalidade servir à administração que o possui, atendendo às necessidades de informações atuais e passadas. Acervo definição genérica, envolvendo toda a documentação de um organismo ou de um arquivo. Dossiê definição restrita, pois envolve um assunto específico ou determinada pessoa (parte do acervo). A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se com o decorrer do tempo, em base de conhecimento da história Marilena Paes (2004:20). 18

#*Fundo de arquivo x Princípios Fundo de arquivo é o conjunto de documentos relativos a um órgão produtor, é acervo do órgão e como tal não pode ser desmembrado ou misturado a outros acervos. Princípio da Proveniência devem ser mantidos num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. Princípio da Ordem Original é um desdobramento natural do princípio de respeito aos fundos ou proveniência, tanto que os estudiosos canadenses o intitulam como o segundo grau do Princípio da Proveniência. Princípio da Pertinência os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado Princípio Temático. 19

B) Função B) Função guarda e conservação para obtenção e recuperação das informações. Armazenamento guarda Acondicionamento embalagem, proteção aos documentos A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda Marilena Paes (2004:20) 20

*C) Estágios de Evolução Estágios de Evolução: metodologia de organização e guarda recuperação rápida e eficaz Teoria das Três Idades dos Arquivos (Jean- Jacques Valentte, 1973): 1 a Idade corrente, 2 a Idade intermediária, 3 a Idade permanente. 21

Processos Transferência: de arquivo corrente para arquivo intermediário. A remessa é efetuada em duas ou três vias com as seguintes informações: setor de origem, forma de ordenação, quantidade, datas limites etc. Recolhimento: de arquivo corrente/intermediário para arquivo permanente. Informações de caráter histórico ou informativo que já sofreram a avaliação e sua destinação final. 22

*Teoria das Três Idades - 1 a Idade 1 a Idade: Arquivo corrente, vivo ou de primeira idade. Documentos de uso freqüente, nas próprias unidades que os receberam ou produziram. São organizados, classificados e arquivados até que cumpram o seu tempo de vida útil especificado na tabela de temporalidade. Possui documentos que se encontram em estudo. 23

*Teoria das Três Idades - 2 a Idade 2 a Idade: Arquivo intermediário ou de segunda idade Documentos que deixaram de ser consultados freqüentemente, mas podem ser solicitados. Normalmente, são transferidos dos arquivos correntes. Aguardam o prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CD-ROM. 24

*Teoria das Três Idades - 3 a Idade 3 a Idade: Arquivo permanente, custódia, morto ou de terceira idade. Documentos que perderam seu valor administrativo, mas são conservados pelo valor legal e/ou histórico. Habitualmente, guardados distantes do local de trabalho. Acondicionados em outras mídias (racionamento de espaço). Possui documentos processados, estudados ou assuntos resolvidos. 25

D) Características dos Documentos Arquivísticos Imparcialidade são inerentemente verdadeiros, isto é, livres de da suspeita de preconceitos, posto que, são produzidos para desenvolver atividades e são escritos na intenção ou para a informação de posteridade. Autenticidade ligada ao processo de criação, manutenção e custódia; os documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função. Naturalidade não são coletados artificialmente, mas acumulados, em função dos seus objetivos práticos, os registros se acumulam de maneira contínua e progressiva. 26

D) Características dos Documentos Arquivísticos cont. Inter-relacionamento estabelecem relações no decorrer do andamento das transações para os quais foram criados e ligam-se por um elo criado no momento em que são produzidos ou recebidos, são um conjunto indivisível de relações. Unidade cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence. 27

F1) Classificação quanto à freqüência de utilização Atividade-fim conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu fornecimento. Atividade-meio conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório. Exemplo escola: Atividade-fim ministrar aula Atividade-meio biblioteca 28

Arquivos - Arquivo Corrente Possuem documentos indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas da organização. Freqüentemente utilizado, devem permanecer o mais próximo possível do utilizador. Principal característica é ser essencial ao funcionamento do dia-a-dia. 29

Arquivos - Arquivo Intermediário Constituído de documentos em que a informação, apesar de não fazer mais parte do cotidiano da organização, deve ser preservada por razões administrativas, legais ou financeiras. Esse documento deve responder ao objeto de sua criação, mas a sua baixa freqüência de uso não justifica uma conservação próxima de quem o utiliza. Há queda na freqüência de consulta aos documentos que ficam esperando que transcorram os prazos administrativa, fiscal e legal que são contemplados pela Tabela de Temporalidade. Vantagens: economia de espaço, de recursos materiais e de recursos humanos. Atende algumas necessidades: acomodar documentos que se acumulam regularmente nas unidades organizacionais, desocupando lugar; Acomodar documentos de órgãos extintos; Concentrar todos os documentos com valor ou sem valor para se iniciar um programa de arquivo permanente. Os documentos do arquivo intermediário podem ser recolhidos ao arquivo permanente ou eliminados. 30

Arquivos - Arquivo Permanente É constituído de documentos do período em que a informação deixa de ter valor previsível para organização que os produziu. Posto que esses documentos não têm mais que responder aos objetivos de sua criação, são eliminados ou, se possuírem valor probatório, informativo ou histórico, recolhidos aos arquivos permanentes. Uma vez recolhidos ao arquivo permanente, os documentos sempre estão armazenados lá. Fonte: Wikipédia (2009) 31

Prazo aproximado de guarda dos documentos nos arquivos ARQUIVOS ANOS Correntes (setoriais) 1 ano Gerais ou centrais (continuação da idade corrente) Intermediários 5 a 10 anos 20 anos Permanentes (tempo de existência do documento, e não de sua guarda) Fonte: Bellotto apud Valentini (2009:18) 25 ou 30 anos, a contar da data de sua produção ou do fim do seu trâmite. 32

Denominações mais usadas ARQUIVO CORRENTE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO ARQUIVO PERMANENTE Setorial Central/ Pré-arquivo Arquivo nacional Arquivo Histórico Ativo Semi-ativo Inativo/passivo 1 a idade 2 a idade 3 a idade Administrativo Records centers De custódia Vivo Limbo Morto De movimento Purgatório Estático Em curso Temporário Definitivo Núcleos de arquivo Transitório Final Fonte: Valentini (2009:20) 33

F2) Classificação Quanto à Extensão de Atuação Arquivos setoriais: Estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. São originados de um setor determinado da organização. Ex.: Arquivo do Departamento de Pessoal Arquivos gerais ou centrais: Destinam-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente. Formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais. Ex.: Arquivo-Geral do TSE. 34

Entidades Mantenedoras Fonte: Elaborado pela autora baseado em Paes (2007) 35

F3) Classificação Quanto à Entidade Mantenedora Público formado por documentos provenientes de órgãos federais, estaduais, distritais ou municipais. Ex.: Arquivo Nacional, Arquivos Públicos dos Municípios... Privado constituído por documentos de instituições particulares (comerciais, industriais e pessoais). Ex.: arquivos de empresa comerciais. 36

F4) Classificação Quanto ao Acesso Franqueados documentos disponibilizados ao público, ex.: Arquivo Nacional. Restritos documentos referentes à segurança nacional e à ordem política, acessado somente por militares, ex.: Arquivo Histórico do Ministério da Defesa. Confidenciais documentos de posse do Ministério das Relações Exteriores e que podem ser acessados somente por pessoas credenciadas. Fonte: Wikipédia (2009) 37

F5) Classificação Quanto ao Valor dos Documentos Valor primário refere-se ao uso administrativo para o órgão, razão primeira de criação do documento, o que pressupõe o estabelecimento de prazos de guarda ou retenção anteriores à eliminação ou ao recolhimento para a guarda permanente. Relaciona-se, portanto, ao período de utilidade do documento do fins administrativos, legais ou fiscais. Valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não aquele para os quais foram criados, podem ser: Probatórios comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição; Informativo contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa. 38

F6) Classificação Quanto à Natureza dos Documentos Arquivos especiais: Documentos de formas físicas diversas (fotografias, discos, fitas, clichês, slides, microformas, disquetes, CD-ROM etc.). Merecem tratamento especial registro, acondicionamento, controle, conservação etc. Arquivos especializados: Documentos de experiências humanas arquivos médicos, hospitalares, imprensa, engenharia etc. Independem da forma. Erroneamente chamados de arquivos técnicos. 39

F7) Classificação Quanto à Finalidade dos Documentos Funcionais arquivos de 1 a e 2 a idades que servem à Administração. Culturais arquivos de 3 a idade que servem à cultura, à história. Fonte: Wikipédia (2009) 40

Tipos de Arquivos Arquivamento é o processo de guarda de documentos nos locais devidos (pasta suspensa, prateleira, caixa) segundo critério de ordenação previamente estabelecidos, de acordo com a classificação dada. Tipos de arquivamento - horizontal ou vertical (forma de guardar o documento): A) Horizontal normalmente, mapas, plantas e cartazes. B) Vertical habitualmente, documentos textuais (arquivo em aço com gavetas, deslizantes, estantes etc.) Método de arquivamento: 1- Direto busca o documento diretamente onde está guardado. 2- Indireto para localizar o documento, necessita-se consultar um índice ou código. 41 Fonte: Wikipédia (2009)

Arquivos Arquivos pombais em forma de escaninho. Ex.: Em portaria de hotéis, de prédios, de restaurantes etc. Arquivos sargento tubos metálicos utilizados pelo exército em campanha, estudantes de desenho, arquitetura... Arquivos-fole pastas com subdivisões horizontais e carregados verticalmente. Arquivos verticais os documentos são guardados sem a necessidade de se remover outros papéis. Obs.: Arquivos de aço (vertical) são indicados para guarda de correspondência e documentos (arquivo de movimento). 42

Atualização de arquivos Organização e administração de arquivos requisitos básicos: A) Apoio da cúpula organizacional ligado ao recurso institucional facilita ou dificulta os processos. B) Trabalho em equipe troca de conhecimento (restauro, tecnologia etc.). C) Pessoal treinado de forma adequada visando a qualidade dos serviços prestados. D) Métodos e sistemas de arquivamentos eficazes para a rápida recuperação da informação. E) Espaço físico compatível com o acervo existente evitar o acúmulo documental e, conseqüentemente, já preserva os documentos armazenados nesses espaços. Passos para a organização e administração dos arquivos: 1- Levantamento dos dados. 2- Análise dos dados coletados. 3- Planejamento. 4- Execução ou implementação e acompanhamento. 43

*Passos/Etapas para a organização e administração dos arquivos 1º- Levantamento dos dados pesquisa, observação, entrevistas: Freqüência de consulta ao acervo; Localização física dos arquivos (áreas de armazenamento); Formas de acondicionamento; Existência de documentos sigilosos; Mobiliário utilizado; Uso de novas tecnologias (microfilmagem, digitalização); Pessoal responsável pela documentação (recursos humanos); Métodos de arquivamentos utilizados; Tipos de formulários; Procedimento para empréstimo de documentos... Q.: Qual o procedimento inicial quando se depara com documentos desorganizados, sem seguir algum critério de arquivamento preestabelecido? 44 R.: Levantamento da produção documental.

Passos/Etapas para a organização e administração dos arquivos 2- Análise dos dados coletados diagnóstico da situação documental: É necessário que os envolvidos no processo conheçam a documentação que têm em mãos; Análise das informações, a partir do levantamento dos dados; Detecção de problemas existentes nos arquivos. 45

Passos/Etapas para a organização e administração dos arquivos 3- Planejamento elaboração de soluções cabíveis para eliminar os problemas com elaboração de um plano arquivístico com metas, objetivos, recursos, cronograma... Elementos a serem considerados na elaboração de um plano de arquivo: Arquivo deve ocupar posição de destaque na estrutura da organização (se possível, no topo); Órgão capacitado que exerça o papel de coordenador dos serviços de arquivo; Centralização reunião num único local e a concentração das atividades de controle (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição), normalmente designado Protocolo e Arquivos, Comunicações e Arquivo ou similar. Descentralização grande cuidados, dois critérios: centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos;descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivos ou arquivos setoriais. 46

Passos/Etapas para a organização e administração dos arquivos 3- Planejamento cont. Adoção de métodos eficientes de arquivamento; Estabelecimento de regras de funcionamento dos arquivos e do protocolo; Escolher instalações e equipamentos que atendam aos objetivos propostos; Formação/organização de arquivos intermediários e permanentes (se necessário); Recursos humanos; Recursos financeiros. Métodos de arquivamento. Tipos de arquivamento vertical (em pé) ou horizontal (deitado) 47

Material de consumo Material de arquivo: De consumo - menor durabilidade, ex.: Ficha retângulo de cartolina, grande ou pequeno,liso ou pautado, onde se registra uma informação, de diversos tamanhos, branca ou colorida. Guia divisória retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas,facilita a busca de documentos e seu rearquivamento. Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notações. São inseridas nas projeções das pastas ou guias. Permanente - maior durabilidade, ex.: arquivos e armários 48 de aço...

Elementos da Guia Divisória Projeção é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão ou aplicada (celulóide ou metal). Janela é a abertura na projeção que recebe e tira a inserção. Pé é a saliência, na parte inferior da guia, onde existe um orifício (ilhó), por ele passa-se uma vareta que prende as guias à gaveta. Fonte: Paes (2007:46) 49

Notação É a inscrição feita na projeção. As notações podem ser: Alfabética apenas letras Numérica apenas números Alfanumérica letras e números Aberta ou simples indica apenas o início. Fechada indica o princípio e o fim. Fonte: Paes (2007:46) 50

*Posição É o local que a projeção ocupa ao longo da guia (esquerda 1ª, meio 2ª, direita 3ª). Fonte: Paes (2007:46) 51

Guias quanto à função A- Guia primária indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. B- Guia secundária indica uma subdivisão da primária. C- Guia subsidiária indica uma subdivisão secundária. D- Guia especial indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência. E- Guia-fora indica a ausência de uma pasta do arquivo. FORA Obs.: O que indica se uma guia é primária, secundária etc. é a notação e não a projeção. O ideal: guias primárias na 1ª posição, secundária na 2ª etc. Fonte: Paes (2007:47) 52

Pasta de arquivo Folha de papelão resistente ou cartolina dobrada ao meio que serve para guardar e proteger documentos. Pode ser suspensa, de corte reto (lisa) ou ter projeção. Elas se dividem em: A- Pasta individual ou pessoal guarda-se documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. B- Pasta miscelânea guarda-se documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabética dentro de cada grupo ou por ordenação cronológica. Fonte: Paes (2007:48) 53

Passos/Etapas para a organização e administração dos arquivos 4- Execução ou implementação e acompanhamento : Campanha de sensibilização para todos os níveis hierárquicos reuniões, palestras etc. Treinamento dos envolvidos direta e indiretamente (usuários) Elaboração de manuais de arquivos contendo: Apresentação, objetivos e abrangência do manual; Informações sobre os arquivos da instituição,suas finalidades e responsabilidades, sua interação e subordinação; Organogramas e fluxogramas; Conceitos gerais de arquivos,definição das operações de arquivamento; terminologia; Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários utilizados; plano de classificação de documentos com seus respectivos códigos e índices; Tabelas de temporalidade de documentos que, pela amplitude podem ser apresentadas em separado. Obs.: Por ser uma atividade dinâmica, o manual deverá ser periodicamente 54 revisto e atualizado.

Correspondência É a comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, ofícios, memorandos, entre outras), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa. Tipos de documentos oficiais: ata, aviso, memorando, carta, ofício, circular, exposição de motivos, determinação de serviço, parte, edital, relação, requerimento, certidão, portaria, decreto... 55

*Sigilo (Lei nº 12.527/2011) Ultrasecreto = de 50 (cinquenta) para 25 (vinte e cinco) anos e prorrogação única de 25 anos. Secreto = de 30 (trinta) para 15 (quinze) anos e sem prorrogação. Reservado = de 10 (dez) para 5 (cinco) anos e sem prorrogação. Obs.: NÃO existe mais o grau confidencial. 56

Gestão de documentos Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação,uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente Lei 8.159 de 08/01/1991. As três fases básicas da gestão de documentos: 1ª- Produção de documentos 2ª- Utilização de documentos 3ª- Avaliação e destinação de documentos: 57

Gestão de Documentos 1ª- Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. O arquivista deve auxiliar na criação de apenas documentos essenciais, evitar a duplicação e vias desnecessárias... 2ª- Utilização de documentos: inclui atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação) de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições. 3ª- Avaliação e destinação de documentos: provavelmente, é a mais complexa das três fases da gestão de documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivo permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de 58 informação para a instituição.

I- Arquivos Correntes - Atividades I.I- Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e movimentação. I.II- Expedição I-III- Arquivamento I.IV- Empréstimo e consulta I.V- Destinação 59

I.I- Protocolo 1.1- Recebimento e classificação número dos passos e as rotinas, ex.: 1- Receber a correspondência; 2- Separar a correspondência oficial da particular. Carimbo de Protocolo Fonte: Paes (2007:056) 1.2- Registro e movimentação este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. 60

Rotinas Básicas Passo 1: Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto; primeira distribuição. Fonte: Paes 2007:057) 61

Rotinas Básicas cont. Passo 2: Anexar a segunda via da ficha (retirada no órgão a que o documento é destinado pelo responsável pelo controle no âmbito desse órgão, e será novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro órgão, devendo essa passagem ser feita por intermédio do Setor de Registro e Movimentação, que o redistribuirá.) ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso. 62

Rotinas Básicas cont. Passo 3: Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, rearquivando-as em seguida. Fonte: Paes (2007:058) 63

Ficha de assunto Fonte: Paes (2007:059) 64

Rotinas Básicas cont. Passo 4: Arquivar as fichas de protocolo,em ordem numérica. Passo 5: Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos; anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino. Passo 6: Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente. 65

I.II- Expedição Passo1: Receber a correspondência (original, envelope e cópias em quantidades a serem determinadas). Passo2: Verificar se não faltam folhas ou anexos. Passo3: Numerar e completar a data, no original e nas cópias. Passo4: Separar o original das cópias. Passo5: Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou em mãos. Passo6: Encaminhar as cópias, acompanhar dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao arquivo propriamente dito. 66

Folha de Referência Fonte: Paes (2007:098) 67

I.III- Arquivamento - Método Fonte: Paes (2007:061) 68

I.IV- Empréstimo e consulta Arquivos paralelos retenção dos documentos em lugar de remetêlos ao arquivo, ex.: fotocópia e não devolve (lacunas nos conjuntos documentais). Segurança dos arquivos na consulta e nos empréstimos. Prazos para empréstimos de dossiês (documentos diversos, uma pessoa ou assunto) faixa de 10 dias, renováveis mediante apresentação ao Arquivo usar guia-fora juntamente com o Recibo de dossiê. Na cobrança, usar fichário de lembretes ou vigilância contínua (follow-up). Fonte: Paes (2007:103) 69

Cobrança de Dossiê e Carimbo de Restituição Fonte: Paes (2007:104) 70

I.V- Destinação Segundo Paes (2007:104): Alguns documentos têm valor temporário e outros têm valor permanente e jamais deverão ser eliminados. Devido a essas diferenças relativas ao valor e à freqüência de uso dos documentos, a avaliação, a seleção,a eliminação de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas (implementadas). O valor do documento é determinado em função de todas as suas possíveis finalidades e também do tempo de vigência dessas finalidades. Os documentos podem ser: Permanentes vitais conservados indefinidamente por serem de importância vital para a organização. Permanentes pela informação que contêm,dever ser conservados indefinidamente. Temporários quando se pode determinar um prazo ou 71 determinada data em que cessa o valor do documento.

Instrumentos de Destinação A eliminação não pode ser feita indiscriminadamente, deve-se obedecer prazos, valor... Há dois instrumentos básicos: Tabela de temporalidade instrumento de destinação que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários ou recolhidos ao permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação. Lista de eliminação relação específica de documentos a serem eliminados numa única operação e que necessita ser aprovada pela autoridade competente. 72

Lista de Eliminação Fonte: Paes (2007:108) 73

Termo de Eliminação de Documentos Fonte: Paes (2007:110) 74

Transferência e Recolhimento Transferência (corrente para intermediário) e Recolhimento (corrente/intermediário para o permanente). Tipos de transferência: Permanente se processo em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido. Só é aplicada em casos especiais. Periódica remoção de documentos em intervalos determinados. Pode ser efetuada: Em uma etapa documentos julgados de valor são recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente, sem o intermediário Paes (2007:112). Em duas etapas dupla capacidade, transferência múltipla ou método do ciclo os arquivos vão para o intermediário e depois para o permanente. Periódica de mínimo e máximo dentro de um período determinado, os documentos são retirados das pastas e transferidos, desde que tenham sido emitidos ou recebidos 75 dentro do período fixado.

Calendário de Recolhimento Fonte: Paes (2007:114) 76

Relação de Documentos Recolhidos Fonte: Paes (2007:116) 77

II- Arquivos Intermediários - Atividades II.I- Histórico a origem do documento. II.II- Tratamento, armazenamento e localização da documentação conferência da documentação, limpeza e desinfestação (se o caso). II.III- Recomendações especiais pode estar subordinado ao arquivo permanente. II.IV- Construção e equipamento não deve superar os gastos dos arquivos tradicionais, considerar localização e as dimensões, proteção, comunicação... 78

III- Arquivos Permanentes Ativ. III.I- Atividades de arranjo reunião e ordenação adequada dos documentos. Atividades intelectuais análise dos documentos quanto à forma,origem funcional e conteúdo. Atividades físicas guarda nas galerias, estantes, caixas... III.II- Descrição e publicação acesso aos documentos para consulta e divulgação do acervo. Guia obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização. Inventário as divisões são identificadas e descritas sucintamente (inventário sumário) ou pormenorizadas (inventário analítico). 79

III- Arquivos Permanentes cont. III.II- Descrição e publicação acesso aos documentos para consulta e divulgação do acervo. Catálogo obedece a um critério: temático, cronológico, onosmático (nome próprio) ou geográfico, sumária ou pormenorizada. Repertório similar ao catálogo, mas contém um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de um documento. III.III- Conservação medidas de proteção aos documentos e, conseqüentemente, do local de sua guarda, visando impedir sua destruição. III.IV- Referência política de acesso e uso dos documentos. 80

Arquivos Especiais Arquivos especiais são aqueles que têm sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suportes e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle e conservação. Os mais freqüentes são: 1- Arquivo fotográfico 2- Arquivo de fita magnética, filme e disco. 3- Arquivo de recorte de jornal 4- Arquivo de catálogo impresso 81

1- Arquivo fotográfico 1.1- Recepção e identificação 1.2- Preparo assunto, numérico simples, unitermo. 1.3- Registro 1.4- Arquivamento 1.4.1- Fotografia em folder confeccionado em papel de ph neutro e guardado em pasta suspensa, com suportes de plástico. 1.4.2- Negativo em tiras, em envelopes de papel de Ph neutro ou polietileno. 1.4.3- Álbum em separado, horizontalmente, em ordem remissiva informando a localização. 1.5- Pesquisa fichas principais e secundárias, consultadas antes de se manusear as fotografias, a fim de preservá-las dos desgastes decorrentes do uso. 82

Registro do Arquivo Fotográfico Fonte: Paes (2007:149-151) 83

Arquivamento de Fotografia Fonte: Paes (2007:152) 84

2- Arquivo de fita magnética, filme e disco Semelhantes aos aplicados no arquivo fotográfico. Método de arquivamento mais indicados são o numérico simples e o unitermo. Fichas devem conter: Assuntos, nomes (conferencistas, autores, intérpretes,compositores...) datas, títulos (conferência, músicas..) de lugares, acontecimentos, gêneros musicais (tango, sinfonia...), especificações técnicas, lado da fita audiomagnética (lado 1 ou lado 2), tempo de gravação. 85

3- Arquivo de recorte de jornal Normalmente, os jornais são arquivados,com vantagem, por assunto, podendo-se aplicar qualquer um dos métodos usuais como: dicionário, enciclopédico, decimal ou o duplex. Desaconselha-se a colagem em folhas de papel porque pode dificultar o processo de microfilmagem que exige uniformidade de coloração de papéis,bem como o melhor aproveitamento dos fotogramas, Do lado superior direito do recorte, a fonte de onde foi extraído e a data. Se for adotado o método numérico simples ou do unitermo será indispensável o preparo de fichas por assunto, por nomes de pessoas, por locais ou acontecimentos. 86

4- Arquivo de catálogo impresso Correspondências, documentos convencionais, impressos, catálogos etc. O arquivamento poderá ser por assunto, nome das firmas ou por artigos referenciados nos catálogos. Uma vez recolhido, preparar as fichas com os elementos identificados: catálogo por assunto ou por nome das firmas, usar método alfabético, podendo o numérico simples (a partir de um número de registro). 87

Conservação e proteção de documentos A luz, o ar seco, a umidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inúmeras pragas, no médio e longo prazos, são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental. A) Luz a luz do dia deve ser abolida na área de armazenamento, porque acelera o desaparecimento das tintas, enfraquece o papel etc.; a luz artificial deve ser usada com parcimônia. B) Ar seco - enfraquece o papel. C) Umidade - enfraquece o papel, favorece o aparecimento de mofo, o índice de umidade ideal situa-se entre 45% e 58%. D) Temperatura não deve sofrer oscilações, mantendo-se entre 20ºC e 22ºC, o calor destrói as fibras do papel. Ideal é a utilização ininterrupta de ar-condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as áreas e filtrar as impurezas do ar, caso não, usar sílica-gel. E) Poeiras e gases envelhecimento prematuro do papel e destruição das fibras do papel. F) Pragas insetos são atraídos e se desenvolvem. 88

*Operações de Conservação 1- Desinfestação combate aos insetos, fumigação (método mais eficiente) com substâncias químicas que garantem a integridade do papel e da tinta. 2- Limpeza após a fumigação, câmaras de limpeza ou pano macio, escova e aspirador de pó. 3- Alisamento papel em bandeja de aço inoxidável, ar com elevada umidade durante uma hora (câmara) e após, passar a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas ou ferro de engomar caseiro. 4- Restauração conhecimento profundo dos papéis e tinta empregados, principais métodos: banho de gelatina, tecido, silking, laminação, laminação manual, 89 encapsulação etc.

Operações de Conservação cont. 4.1- Banho de gelatina mergulha o documento em gelatina ou cola, aumentado a resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e permite a passagem dos raios UV e infravermelhos, processo manual, habilidade do executor e suscetível a insetos e fungos. 4.2- Tecido usa-se folhas de tecido bem fino, aplicadas com pasta de amido, aumenta a durabilidade do papel, mas atrai insetos e fungos, impede os raios UV e infravermelhos e reduz legibilidade e a flexibilidade. 4.3- Silking usa tecido (crepeline ou musseline de seda) de grande durabilidade,mas, devido à base de amido, afeta suas qualidades permanentes, a legibilidade, a flexibilidade, a reprodução, o exame pelos raios UV e infravermelhos são pouco prejudicados. 90

Operações de Conservação cont. 4.4- Laminação envolve-se as duas faces do documento com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, põe na prensa hidráulica (7 a 8Kg/cm) e temperatura alta (145ºC a 155ºC). O acetato e o papel de cera aderem ao documento, garante a qualidade e imune a fungos e pragas. O volume é reduzido, mas o peso duplica. 4.5- Laminação manual usa acetona que ao entrar em contato com acetato, transforma-se em camada semiplástica e quando seca adere ao documento. 91

Operações de Conservação cont. 4.6- Encapsulação utiliza películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento,coloca-se o documento entre as duas lâminas fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces, entre o documento e a fita deve haver um espaçode3mm, deixando o documento solto dentro das duas lâminas. Ao terminar, corta-se o excesso. Fonte: Paes (2007:145) 4.7- Outros papel de seda japonesa e cola Carbox Metil Celulose em pó. 92

Técnicas modernas de arquivamento Arquivo fotográfico recepção, identificação, preparo, registro, arquivamento e pesquisa. Arquivos de fita magnética, filme e disco. Fita magnética o lado da fita, tempo de duração, data da gravação. Filme comprimento, bitola do filme, sonoro ou mudo, cores ou preto e branco, tempo de duração. Disco duração de execução, número de faixas de cada lado, rotação etc. 93

Tecnologias aplicadas aos arquivos A- Automação da informação: A1- Arquivo como usuário o computador é usado como instrumento na identificação de séries documentais, no registro de documentos, controle de acervo etc. A2- Arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações o computador funciona como um banco de dados. 94

Tecnologias aplicadas aos arquivos cont. B- Microfilmagem reprodução de diminutas imagem fotográficas. Vantagens: Economia de espaço Preservação e conservação dos originais Segurança Aquisição de coleções de jornais, revistas etc. Integridade de reprodução Versatilidade na duplicação Racionalização da informação Três formas filme (rolo), jaqueta e microfichas. 95

Tecnologias aplicadas aos arquivos cont. C- Digitalização de documentos computador e scanner. C1- Discos ópticos codificação binária para armazenar informações (gravação a laser de alta potência) e leitura a laser de baixa potência C1.1- CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory) - usuário C1.2- WORM (Write Once Read Many) editor. C1.3- Discos regraváveis ou apagáveis usuário. 96

Métodos de arquivamento Normalmente, métodos conjugados. A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação correspondente Marilena Paes (2004:20). Métodos: Alfabético, geográfico, numérico simples, numérico cronológico e ideográfico (assunto) 97

*Classificação dos Métodos de arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Marilena Paes (2004). Dois grandes sistemas: Sistema direto busca-se o documento no local guardado. Sistema indireto a busca se dá por meio de um índice ou código. Duas classes: Básico alfabético; geográfico; numérico simples ou cronológico; ordem de assunto (ideográfico). Padronizado - variedex, automático, soundex, mnemônico e rôneo (VASMR). 98

Métodos de Arquivamento Fonte: Paes (2007:061) 99

Métodos de arquivamento I- Alfabético (direto) elemento principal de recuperação é o nome. II- Geográfico (direto) principal é o local (cidade, distrito, comarca, estado, região ou país). III- Numérico simples (indireto) principal é o número do documento. IV- Numérico cronológico o número do documento vem associado à data. V- Ideográfico (direto ou indireto) principal é o assunto e ordenação segue a modalidade alfabética (dicionário ou enciclopédica) ou numérica (decimal ou duplex) 100

*Padronizado (VASMR) Variedex (cores: ouro, rosa, verde, azul e palha) uso comum. *Automático combina letras, números e cores; usado para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. *Soundex usado para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia,apesar da grafia ser diferente. **Mnemônico usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato deste método pretender auxiliar a memória do arquivista a fim de possibilitar de forma mais ágil a recuperação da informação. **Rôneo combina letras, números e cores. Observações: *1- Esses métodos NÃO são utilizados nos arquivos brasileiros. 101 **2- Esses métodos estão obsoletos.

Variedex LETRAS & ABREVIAÇÕES COR A, B, C, D OURO E, F, G, H ROSA I, J, K, L, M, N VERDE O, P, Q AZUL R, S, T, U, V, W, X, Y, Z PALHA 102

Método alfabético É o mais simples, desde que o elemento principal seja o nome e não a letra. É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. 103

*Regras de Alfabetação O arquivo dos nomes obedece a 13/15 regras chamadas de regras de alfabetação. 1- Nomes de pessoas físicas considera o último sobrenome e depois o nome. Ex.: Valéria Campos e Ziraldo Campos Campos, Valéria 1º Campos, Ziraldo 2º Sobrenomes iguais, prevalece o prenome. 2- Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Ex.: Márcio Castelo Branco e Heitor Villa-Lobos Castelo Branco, Márcio 1º Villa-Lobos, Heitor 2º 104

*Regras de Alfabetação cont. 3- Os sobrenomes formados por palavras como Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo ou substantivo. Ex.: Paulo Santa Rita e Carlos São Paulo. Santa Rita, Paula 1º São Paulo, Carlos 2º 4- As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Ex.: J. Silvestre e João Silvestre. Silvestre, J. 1º Silvestre, João 2º 5- Os artigos e preposições, tais como, a, o, de, d, da, do, e, um, uma não são considerados. Ex.: Vera de Almeida e Ricardo d Andrade. Almeida, Vera de 1º Andrade, Ricardo d 2º 105

Regras de Alfabetação cont. 6- Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome, mas não são considerados na ordem alfabética. Ex.: José Castro Filho e Paulo Ribeiro Júnior Castro Filho, José 1º Ribeiro Júnior, Paulo 2º 7- Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. Ex.: Presidente Fernando Collor e Dr. Pedro Teixeira Collor, Fernando (Presidente) 1º Teixeira, Pedro (Dr.) 2º 8- Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos espanhóis e orientais. Ex.: Bill Clinton e Paul Müller Clinton, Bill 1º Müller, Paul 2º 106

Regras de Alfabetação cont. 9- As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser consideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula. Ex.: Gustav Du Pont e John Mac Adam Du Pont, Gustav 1º Mac Adam 2º 10- Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. Ex.: Marlene Vasquez Crespo e Pedro Pina de Mello Pina de Mello, Pedro 1º Vasquez Crespo, Marlene 2º 11- Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registrados como se apresentam. Ex.: Sun Tzu e Al Ben Hur Al Ben Hur 1º Sun Tzu.- 2º 107

Regras de Alfabetação cont. 12- Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. Ex.: A Colegial e Embratel Colegial (A) 1ª Embratel 2ª 13- Nos títulos de eventos como congressos, conferências, reuniões, assembléias e semelhantes, os números arábicos, romanos ou escritos por extensão deverão parecer no fim, entre parênteses. Ex.: VIII Congresso Brasileiro de Marketing e Quinto Congresso de Geografia Congresso Brasileiro de Marketing (VIII). 1º Congresso de Geografia (Quinto) 2º 108

Regras de Alfabetação cont. 14- As correspondências recebidas de uma unidade da empresa ou de uma instituição (setor, seção, gerência, departamento, superintendência) devem ser arquivados pelo nome da empresa e não da unidade. Ex.: Gerência de Marketing da TELEMAR e Setor de Protocolo da UFRJ TELEMAR - Gerência de Marketing 1º UFRJ Setor de Protocolo 2º 15- Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Ex.: 3M do Brasil 3 (Três) M do Brasil. 109

Método Geográfico Sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local. A- Nome do estado, cidade e correspondente as cidades devem estar dispostas alfabeticamente, atrás do estado correspondente. Entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que não seguirá a ordem alfabética. Ex.: Campos - Rio de Janeiro Lúcio Santos Rio de Janeiro Campos Santos, Lúcio. 110

*Método Geográfico cont. B- Nome da cidade, estado e correspondente principal é a cidade, deve-se ordená-las alfabeticamente, não havendo destaque para as capitais. Ex.: SP Campinas João Silva Campinas SP Silva, João. Obs. Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados, já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades. Mas é necessário que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. 111

*Método Geográfico cont. C- Correspondência com outros países alfabeta-se primeiro o país, seguido da capital correspondente. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabéticas, após as respectivas capitais dos países a que se referem. Ex.: Brasília Brasil João Campos Brasil Brasília (Capital) Campos, João. A capital (Brasília) é a 1ª referência Obs.: É um método direto e de fácil manuseio, não se pode esquecer da classificação do local e do correspondente. 112

Método Numérico A- Método numérico simples atribui-se a cada cliente um número. Ex.: João Alberto 32. Arquiva-se por ordem crescente de número. B- Método numérico cronológico ordem numérica e data de entrada. Repartições pública. C- Método dígito-terminal numeração seqüencial e leitura da direita para a esquerda (<=). Ex.: 823.938 e 54.359 82-39-38 1º (a referência é o 38) 05-43-59 2º (a referência é o 59) 113

Método por Assunto - cont. D- Método por assunto depende da interpretação dos documentos em análise. Obs.: Segundo Paes (2007:77): Comumente encontramse pessoas que confundem assunto com tipo físico (espécie de documentos) e adotam como classificação de assuntos, atas, correspondência recebida e expedida, contratos, acordos, pareceres, telegrama, telex etc. Ex.: Roupas do homem, calça, meia, camisa. Roupas do Homem calça meia camisa 114

Método Ideográfico cont. E- Método Ideográfico: E1- Método duplex dividido por classes, partindo do gênero para as espécies e para a minoria. Ex.: Artigos pesquisas cursos => (1) Pesquisas (2) cursos (3) artigos. E2- Método decimal sistema de Classificação Decimal de Dewey (CCD), plano de classificação próprio. Ex.: 000 Administração Geral, 100 Pessoal, 200 Orçamento etc. E3- Método Unitermo ou Indexação Coordenada atribuise a cada documento ou grupo, um número de ordem crescente (número de registro), destacando-se os unitermos (keywords) que servem de identificação. Ex.: 004 palavras-chave: descritores 115

Unitermo ou Indexação Coordenada Fonte: Paes (2007:090-091) 116

#*Medidas de uma documentação amontoada As medidas estimadas de uma documentação amontoada são: 1m 3 = 12m/l ou 600Kg Vol = comprimento x largura x altura Exercício: Uma documentação amontoada, medindo 2m de comprimento, 1m de altura e 3m de largura, tem em m/l? 1m 3 12m/l 6m 3 x X = 6 x 12 = 72m/l 117

*Legislação Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. CF/1988 art. 216, 2º - Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Decreto nº 3.505/2000 institui a Política de Segurança da Informação nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Decreto nº 4.553/2002 e alterações dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências. Decreto nº 5.301/2004 regulamenta o disposto na Medida Provisória nº 228, de 9 de dezembro de 2004, que dispõe sobre a ressalva prevista na parte final do disposto no inciso XXXIII do art. 5º da Constituição, e dá outras providências. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5 o, no inciso II do 3 o do art. 37 e no 2 o do art. 216 da Constituição Federal Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012 - Regulamenta a Lei n o 12.527, de 18 de novembro de 2011. 118

Símbolos utilizados ISO 9878/1990 Fonte: ISO 9878/1990 As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios indicados no item 1, deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. Na ausência da fonte ARIAL, usar letras e números não serifados, isto é, sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milímetros para os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 3 e 7 milímetros. 119

Símbolos utilizados ISO9878/1990 Fonte: ISO 9878/1990 120