Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em Sistemas CS03 REGISTROS AUDIOVISUAIS: Programas de TV Rádio e Televisão da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) Maria Cristina Ferraz de Toledo
Agenda - Apresentação - Análise diplomática - conclusão - Plano de Ação - Ações Implementadas - Ações em Andamento - Considerações Finais
Apresentação A Rádio e Televisão (RTV) Unicamp, subordinada à PREAC - Pró- Reitoria de Extensão e Assuntos Comunitários, órgão da Reitoria da UNICAMP, foi criada pela Deliberação CONSU-A-04 de 31 de março de 2004, pressupondo o aproveitamento das instalações, equipamentos e recursos humanos do extinto Centro de Comunicação, que já havia sido estruturado a partir da primeira iniciativa de produção audiovisual da UNICAMP, com a criação, em 1976, do Laboratório Interdisciplinar para a Melhoria da Comunicação. Tem como missão divulgar a produção da UNICAMP, realizando programas de caráter educativo, jornalístico, cultural e científico, difundindo o conhecimento gerado no âmbito acadêmico (ensino, pesquisa e extensão). Fórum Permanente de Ciência e Tecnologia InterPARES 3: os resultados do TEAM Brasil Campinas Outubro/2012
Apresentação O Setor de Arquivo e Documentação da RTV é responsável pelo recebimento, organização, guarda, preservação e disponibilização ao acesso das produções que incluem programas televisivos, vídeos institucionais, registro audiovisual dos eventos e gravações de reuniões oficiais da universidade.
Fórum Permanente de Ciência e Tecnologia InterPARES 3 os resultados do TEAM Brasil Campinas outubro/2012
Apresentação O estudo de caso número 3 do InterPARES 3 diz respeito aos Programas de TV produzidos pela RTV que têm a finalidade de proporcionar ao público em geral, o acesso à produção acadêmica, científica e cultural da universidade. São idealizados, sob demanda, pela Coordenadoria de Projetos da RTV e aprovados pelo Conselho Gestor da unidade. Os levantamentos foram elaborados nos procedimentos arquivísticos realizados em 2009 e 2010 Durante os estudos houve mudanças na forma de captura de imagens da RTV (DVCAM para AVI)
Apresentação Fluxo de produção e arquivamento O produtor responsável elabora o projeto do programa, que é desenvolvido com a participação das equipes de produção e de pósprodução da RTV. Após a edição, o programa é distribuído pelo Canal Universitário, por meio do sistema de TV a cabo e, periodicamente, via web. Após a exibição, o material é enviado para o Setor de Arquivo e Documentação para processamento técnico.
Análise diplomática - conclusão O programa de TV foi considerado um documento arquivístico em potencial, pois registra uma ação, possui forma fixa e conteúdo estável, e pessoas e contexto identificáveis. No entanto não é explicitada a relação orgânica com os demais documentos que fazem parte da ação, ou seja não há conexão com o dossiê do projeto do programa e de outros documentos produzidos durante seu desenvolvimento, no sistema de gerenciamento.
Plano de Ação Estabelecer a relação orgânica dos programas de TV com os demais documentos que participam da ação, por meio de metadados que permitam a identificação e a vinculação arquivística. Estabelecer procedimentos para a preservação em longo prazo, incluindo a definição de formatos de arquivo, rotinas de monitoramento e estratégias de preservação (como migração); Revisar equipamentos, insumos e materiais utilizados para a captura, a organização e o acesso aos documentos, visando à melhoria de infraestrutura; Definir a política de back-up, os formatos e a guarda do material em locais fisicamente distantes, assim como a criação de cópias da matriz em fitas magnéticas LTO4, visando à garantia da segurança dos programas de TV; O detalhamento dessas ações deve envolver os atores do processo de produção e manutenção dos Programas de TV.
Plano de Ação Explicitar relação orgânica dos Programas de TV com os demais documentos que participam da ação: Definição de metadados que permitam a identificação e a vinculação arquivística (classificação por função, numeração do dossiê/projeto do programa, etc) Desenvolvimento de um sistema informatizado para o controle da produção do Programa de TV (Exemplo: ordens de serviço)
Plano de Ação Analisar o sistema de gerenciamento de dados Atualização do sistema de gerenciamento de documentos (inclusão de metadados arquivísticos) Adequar o ambiente tecnológico Definição de formato para armazenamento e acesso (legado) Adequação do processo de armazenamento Migração do banco de dados do acervo
Ações Implementadas Relação orgânica Em março de 2011, implementação do banco de dados das Ordens de Serviços Eletrônicas (Requisição e Rastreamento) na RTV Solução: Request Tracker (open source) As requisições e demais documentos formam um conjunto de documentos de produção de Programas de TV, sob um mesmo número de registro, incluindo o filme digital.
Ações Implementadas Análise do sistema de gerenciamento de documentos Desenvolvimento de um Sistema WEB em Java e banco de dados MySql A estrutura foi baseada em tecnologia gratuita e/ou opensource. O novo banco de dados permite: Cadastro de documentos Upload de vídeos FLV Visualização de vídeos FLV Pesquisa no acervo arquivístico
Ações Implementadas
Ações Implementadas
Ações Implementadas Adequar o ambiente tecnológico Definição do formato de armazenamento: AVI Definição do formato de acesso: flash (FLV) Ampliação da capacidade de armazenamento com a aquisição de storage (26TB) Migração do antigo (Access 97) para o novo sistema de banco de dados (MySQL)
Fluxo: da produção ao arquivo O Programa de TV digital é identificado a partir da RT (ficha de requisição pelo produtor) O Programa de TV é capturado no formato AVI (Audio Video Interleave) e as imagens originais e editadas são gravadas em storage da área de Pós-Produção Os Programas são disponibilizados ao Arquivo via rede interna, são copiados em formato FLV para acesso do site São preservados em storage próprio do acervo Cópias em fitas LTO4 são feitas para backup e em DVD para arquivamento à distância. As informações são cadastradas em sistema de gerenciamento de documentos que disponibiliza a visualização do material no formato FLV (Flash) no site da RTV
Ações Implementadas Implementação do processo de digitalização (do acervo legado) compreende o trabalho em três formatos: É feita a digitalização em AVI sem compressão, no software Adobe Premiere; O arquivo é convertido para MPEG2, para o trabalho interno do Arquivo da RTV; Feita uma cópia em formato flash, que é disponibilizada no sistema do novo software de gerenciamento do acervo, permitindo a visualização externa via web.
Ações em Andamento Disponibilização dos Programas de TV (em formato FLV) para acesso no site da RTV (legado do acervo) Elaboração de um Manual de Procedimentos para a produção, o armazenamento e a preservação dos Programas de TV (incluindo monitoramento de formatos e migrações) Adequação da política de backup fitas LTO-4 para armazenamento externo Ampliação da equipe técnica (Plano de Certificação da RTV 2011)
Considerações finais Para o InterPARES 3: O estudo de caso confirmou a possibilidade de se aplicar o corpo de conceitos, princípios e métodos do Projeto InterPARES em uma universidade, e em documentos arquivísticos digitais audiovisuais. Espera-se que os levantamentos contribuam para a realização de outras análises do projeto internacional
Considerações finais Para a RTV foi possível: explicitar o contexto de produção dos Programas de TV em seus registros arquivísticos (metadados/sistema) melhorar o armazenamento tendo em vista a segurança dos documentos sensibilizar e integrar as áreas de produção e de arquivamento nas questões de preservação digital a partir da produção replicar conhecimento para outros formatos de registros audiovisuais da RTV
Considerações Finais Com o estudo desenvolvido no Projeto InterPARES 3 e as ações desenvolvidas o Arquivo da RTV Unicamp consegue atender suas finalidades de forma muito mais eficiente, e principalmente, disponibilizar seu acervo ao acesso público, através de um sistema de busca dentro das normas arquivísticas. O acervo está hoje armazenado e preservado dentro de condições que visam assegurar a integridade, acessibilidade e autenticidade dos documentos.
Considerações finais Para a UNICAMP: Possibilidade de replicar conhecimentos a tipos de documentos similares Implementação de instruções para procedimentos arquivísticos pelo Sistema de Arquivos Fórum Permanente de Ciência e Tecnologia InterPARES 3: : os resultados do TEAM Brasil Campinas Outubro/2012
Equipe da RTV Maria Cristina Ferraz de Toledo - Arquivo Almir Bonwoart - Arquivo Sandra Kretly - Projetos José Eduardo Ribeiro de Paiva Diretor da RTV
Agradecimentos às equipes: Arquivo Nacional Projeto InterPARES 3 Demais colegas do Projeto UNICAMP
Obrigada!