MaxPrêmios O Sistema que automatiza todas as etapas de um processo de premiação

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1 MaxPrêmios O Sistema que automatiza todas as etapas de um processo de premiação Um processo tradicional de premiação esbarra nas seguintes dificuldades: Logística difícil e custosa de transporte, envio e retirada de trabalhos, armazenamento Possíveis extravios Necessidade de diversidade de players para aúdio e vídeo (VHS, DVD, K7, CD-ROM, CD-AUDIO, CD-AUDIO MP3) Controle de material enviado para os jurados Tabulação manual das fichas de avaliação Limitação do número de jurados por inviabilidade de custos logísticos Perda, extravio, quebra (VHS, K7, DVD, CD), deterioração do material Como usar a Tecnologia para apoiar este processo? O Sistema de Gestão de Premiação, MaxPrêmios, é uma solução informatizada, baseada na Internet, onde os trabalhos são completamente digitalizados e armazenados num Media Center (impressos, fotos, rádio, TV, internet), que possibilita consulta, votação e julgamento pela Internet. O MaxPrêmios automatiza o processo de premiação de ponta-a-ponta e envolve as seguintes etapas: 1. Personalização 2. Divulgação 3. Inscrição de participantes via Internet (ficha de cadastro e ficha técnica) 4. Triagem dos trabalhos (banca administrativa) 5. Digitalização das mídias 6. Julgamento por parte do júri especializado 7. Votação popular via internet 8. Apuração dos resultados 9. Publicação 1

2 Diagrama de Contexto * - )%. $ / $ 0,.!" #$%& $ '( ) * ++, 0 % 1# $ 1# # $2,. %# + # + %, 3 # #! # %4 $ + 0%$ O Sistema é composto pelas seguintes etapas: 1. PERSONALIZAÇÃO A Maxpress procede a um levantamento de requisitos junto ao cliente para determinar as particularidades do prêmio em questão e depois executa os desenvolvimentos necessários. Esta etapa possui as seguintes características: 1. Identidade Visual: levantamento dos padrões de comunicação visual da entidade promotora, bem como do prêmio em si, e desenvolvimento das interfaces do Sistema com a identidade visual da entidade e do prêmio; 2. Ficha Cadastral: são levantados todos os dados pessoais necessários para o cadastramento dos participantes do prêmio e desenvolvimento sob medida da Ficha Cadastral; 3. Ficha Técnica: são levantados todos os dados necessários para a qualificação dos trabalhos e o desenvolvimento sob medida da Ficha Técnica. 2

3 Observação: A ficha técnica possui uma lógica de pontuação onde cada quesito representa um peso de avaliação. Os dados da ficha técnica servirão como critérios de seleção para a etapa de Triagem pela banca administrativa do prêmio; 4. Critérios de Julgamento: são levantados os critérios pelos quais os trabalhos serão julgados. Serão definidos as pontuações e pesos de cada quesito a ser considerado pelo júri e o desenvolvimento dos formulários eletrônicos de julgamento a ser utilizado pelo júri; 5. Votação Popular: são levantados os quesitos que o júri popular poderá avaliar, bem como a forma de participação deste tipo de júri, e o desenvolvimento sob medida do mecanismo de votação popular. Produto(s) Esperado(s): Interfaces do Sistema com a identidade visual da entidade e do prêmio aplicados. Ficha Cadastral e Ficha Técnica desenvolvidas. Formulários eletrônicos de julgamento obedecendo aos critérios definidos desenvolvidos. Mecanismo de votação popular desenvolvido. 2. DIVULGAÇÃO Compreende um serviço de divulgação do evento de premiação e possui as seguintes características: 1. O cliente produz os releases que deseja distribuir e passa para a Maxpress confeccionar uma peça (HTM) com e release, adotando o padrão de comunicação visual do cliente e o prêmio; 2. A Maxpress encaminha os releases do Prêmio e/ou convites para um completo mailing de jornalistas especializados, ou público de interesse selecionados de acordo com as necessidades do cliente, com exposição de banners no site Maxpressnet; 3. O cliente define o número de distribuições que deseja fazer divulgando o evento, porém a Maxpress aconselha a execução de 6 (seis) distribuições conforme segue: a. Lançamento do Prêmio b. Aproximação da data limite c. Prorrogação do prazo de participação, se houver d. Balanço das inscrições e composição do júri e. Divulgação dos finalistas e anúncio da entrega do prêmio f. Premiação e banners com solenidade do evento Produto(s) Esperado(s): Releases produzidos. Distribuições executadas. Banners publicados no site Maxpressnet. 3

4 3. INSCRIÇÃO Função que permite a inscrição de participantes através da Internet. Esta etapa possui as seguintes características: 1. A Maxpress disponibiliza a Ficha Cadastral e a Ficha Técnica através de um endereço na Internet; 2. Os trabalhos em formato digital (textos, documentos, imagens, vídeos, áudios, sites etc.) poderão, opcionalmente, ser encaminhados junto com a Ficha Técnica, observando-se formatos e limites de tamanho a serem estabelecidos; 3. O participante receberá uma confirmação de cadastro constando data e hora para controle pessoal. Observações: O processo não precisa começar necessariamente por esta etapa, o cadastramento poderá ser feito pelos organizadores caso o cliente já tenha iniciado este processo da maneira convencional. Ficha cadastral e técnica disponibilizada através da Internet. Regulamento do Prêmio publicado na Internet. Participantes cadastrados em banco de dados na Internet e acessados pelo Sistema MaxPrêmios. 4. TRIAGEM Processo de seleção dos trabalhos finalistas que possui as seguintes características: 1. A banca administrativa, composta pelos organizadores, procede a seleção dos trabalhos finalistas com base na pontuação atribuída pela ficha técnica; 2. A consulta de pontuação dos trabalhos finalistas é feita através de relatórios administrativos constantes na ferramenta; 3. Os trabalhos finalistas são então liberados para a digitalização para serem submetidos ao júri. Observações: a) Caso os trabalhos tenham sido remetidos para a Maxpress diretamente, os organizadores deverão indicar, após a Triagem, quais deverão ser digitalizados; b) Caso os trabalhos estejam em posse dos organizadores, estes deverão enviar, via correio, somente os finalistas para a Maxpress proceder a digitalização. Finalistas definidos. Trabalhos dos finalistas enviados à Maxpress para digitalização. 4

5 5. DIGITALIZAÇÃO Trata-se de um serviço de digitalização dos trabalhos e carga para o Media Center da Maxpress na Internet. Este serviço possui as seguintes características: 1. Os trabalhos finalistas são enviados para a Maxpress proceder a digitalização; 2. Os trabalhos são digitalizados, carregados para o Media Center da Maxpress e ficam à disposição para consulta através da Internet. Observações: a) O serviço de digitalização será orçado com base em tabela de preços por tipo e tamanho/duração da mídia; b) Os trabalhos deverão ser remetidos pelo correio (Sedex ou serviço similar) à Maxpress pelos organizadores. Todos os trabalhos finalistas digitalizados e disponibilizados na Internet para consulta. 6. JULGAMENTO Etapa que permite à banca julgadora fazer a avaliação dos trabalhos através da Internet e que possui as seguintes características: 1. Os jurados são comunicados que os trabalhos finalistas já estão à disposição para avaliação e recebem uma senha para acesso restrito; 2. Os trabalhos digitalizados poderão ser consultados, no caso de impressos e web, e reproduzidos, no caso de áudio e vídeo; 3. Após a consulta o jurado poderá registrar a sua avaliação no formulário eletrônico desenvolvido sob medida na etapa de Personalização; 4. A banca administrativa faz o acompanhamento da avaliação por parte dos jurados através de relatórios administrativos do Sistema para que os prazos sejam cumpridos. Trabalhos avaliados pelo júri e as pontuações registradas no Sistema. 7. VOTAÇÃO POPULAR Etapa que permite um julgamento por parte de um júri diferente da banca de jurados especialistas. Esta etapa possui as seguintes características: 1. Os jurados são comunicados que os trabalhos finalistas já estão à disposição para avaliação e recebem uma senha para acesso restrito ou não, dependendo do formato adotado pelos organizadores; 2. Os trabalhos digitalizados poderão ser consultados, no caso de impressos e web, e reproduzidos, no caso de áudio e vídeo; 5

6 3. Após a consulta o jurado poderá registrar a sua avaliação no formulário eletrônico desenvolvido sob medida na etapa de Personalização; 4. Após o término do prazo permitido para a votação popular, a banca administrativa bloqueia o acesso deste votação através de uma função própria no Sistema. Trabalhos avaliados pelo júri popular e as pontuações registradas no Sistema. 8. APURAÇÃO Trata-se da indicação final dos vencedores. Esta etapa possui as seguintes características: 1. Ao final do prazo permitido para as votações do júri especializado e do júri popular, a banca administrativa bloqueia estes dois acessos; 2. A banca administrativa emite os relatórios de apuração pelas categorias. Observações: a) Os trabalhos digitalizados ficarão disponíveis para a consulta através da Internet até seis meses após o encerramento do prêmio, depois deste prazo os arquivos digitalizados serão entregues aos organizadores em mídia digital (CD-ROM e/ou DVD); Classificação dos finalistas por ordem decrescente de pontuação por categorias (relação dos vencedores), tanto pela votação do júri especializado quanto pelo júri popular. 8. PUBLICAÇÃO Consiste num endereço eletrônico onde os trabalhos ficarão disponíveis para consulta pública. Esta etapa possui as seguintes características: 1. Será desenvolvida uma página na Internet onde será possível fazer a consulta aos trabalhos; 2. Os critérios pelos quais os trabalhos serão consultados deverão ser definidos na etapa de Personalização; 3. Os critérios deverão ser definidos na etapa de Personalização; a) Página na Internet que permite a consulta aos trabalhos participantes por meio de alguns critérios, publicada. 6

7 É voltado para entidades organizadoras de prêmios tais como: Entidades classistas (associações, sindicatos, federações etc.), Assessorias de Imprensa, Agências de Comunicação, Corporações, ONGs, Universidades, Faculdades, Escolas e outros. Processo totalmente automatizado Acervo completamente digitalizado Ampliação da participação de inscritos, jurados, votantes Maior exposição do Prêmio, da Entidade, dos Apoiadores e Patrocinadores Economia de custos operacionais Otimização da logística de transporte das obras Possibilidade de votação popular Praticidade no julgamento do júri Preservação da memória do evento 7

8 INSTITUTO ETHOS: Prêmio Ethos de Jornalismo USP: Prêmio USP de Comunicação Corporativa SANTANDER: Prêmio de Ciência e Inovação e Prêmio de Empreendedorismo 8

9 IBCC: Prêmio de Jornalismo CEF: Prêmio de Jornalismo (piloto) REVISTA IMPRENSA: Prêmio Mídia da Paz 9

10 CÂMARA BRASIL CHINA: Prêmios de Jornalismo, Empreendedorismo e Acadêmico Para maiores informações consulte-nos. Maxpress Av. Lins de Vasconcelos, 1042 Térreo São Paulo SP CEP: f