ACTA Nº 1 Aos vinte e oito dias do mês de Novembro do ano de dois mil e três reuniu o júri do Concurso Público Nº 01 9.096/2003 (contratação de serviços de consultoria de natureza organizacional) para definir os sub-critérios do critério de adjudicação Adequação aos Objectivos e prestar os esclarecimentos solicitados pelos interessados que procederam ao levantamento dos documentos que servem de base ao concurso.---------------------------------------------------------------------------- Por impedimento por doença do presidente do júri, Dr. Jacinto Mariano Bernardo, foi substituído pela primeira vogal efectiva Dra. Maria da Conceição Alves Martins. Assim, o júri foi constituído pelos seguintes membros:------------------------------------------------------------------ Presidente: Dra. Maria da Conceição Alves Martins.---------------------------------------------------- Primeiro vogal efectivo: Dra. Isabel Abreu.--------------------------------------------------------------- Segundo vogal efectivo: Dr. Mesquita da Cruz.---------------------------------------------------------- Primeiro Ponto - Relativamente aos sub-critérios do critério de adjudicação Adequação aos Objectivos, o júri decidiu atribuir a ponderação de 3,5% a cada um dos dez primeiros itens da Parte II Cláusulas Técnicas do Caderno de Encargos.------------------------------------------------- O júri informa ainda que onde se lê:------------------------------------------------------------------------ 11.3. O critério que presidirá à adjudicação será o da proposta economicamente mais vantajosa tal implicando a ponderação, por ordem decrescente de importância, dos seguintes factores:--------------------------------------------------------------------------- 1º Adequação aos objectivos (25%). 2º Experiência anterior na execução de trabalhos de idêntica natureza (20%): 3º Preço e condições de pagamento (15%) 4º Prazos de Execução (10%): Deve ler-se:------------------------------------------------------------------------------------------- 11.3. O critério que presidirá à adjudicação será o da proposta economicamente mais vantajosa tal implicando a ponderação, por ordem decrescente de importância, dos seguintes factores:--------------------------------------------------------------------------- 1º Adequação aos objectivos (35%). 2º Experiência anterior na execução de trabalhos de idêntica natureza (30%): 3º Preço e condições de pagamento (20%) 4º Prazos de Execução (15%): 1
Segundo Ponto - Quanto às questões colocadas pelos interessados o júri deliberou prestar os seguintes esclarecimentos:----------------------------------------------------------------------------------- 1. Relativamente às principais áreas, funções orgânicas e actividades do INFARMED, as mesmas encontram-se definidas no Decreto-Lei nº 495/99, de 18 de Novembro (Lei Orgânica do INFARMED) e na Portaria nº271/2003 (2ª série), de 25 de Fevereiro (Regulamento Interno do INFARMED). O organograma com a indicação dos níveis hierárquicos está disponível no Relatório de Actividades de 2002 do INFARMED no site do Instituto (www.infarmed.pt).------------------------------------------------------------- 2. Relativamente ao número de profissionais do INFARMED, nomeadamente quadros directivos, chefias, quadros superiores, quadros médios e restantes, formação académica, nível de antiguidade, nível de escolaridade e efectivos por escalão etário, esta informação está disponível no Balanço Social do INFARMED de 2002 no site deste Instituto (www.infarmed.pt), ainda que não exista correspondência total e directa com o actual Regulamento Interno.O número de profissionais por área de actividade é o constante do seguinte quadro:---------------------------------------------------------------------- Serviços Conselho de Administração Áreas de Coordenação CA 5 Assessores 6 Secretariado 8 Área de Coordenação de Avaliação e Vigilância de Medicamentos e Produtos de Saúde DMPS 65 DGREE 17 DATC 22 Área de Coordenação de Licenciamentos, Inspecção e Controlo DIL 34 DCQ 37 Área de Coordenação de Informação e Utilização de Medicamentos DEMPS 26 DICAE 20 Área de Coordenação de Planeamento e Administração Geral DTSI 30 DFP 20 DARH 28 Serviços de Apoio GJUC 6 SPGG 2 AGQ 0 TOTAL 326 2
3. Não existe qualquer levantamento de processos.------------------------------------------------ 4. Não existe um manual de procedimentos.-------------------------------------------------------- 5. Não existe fluxogramas de cadeia de valor interno.------------------------------------------ 6. Os instrumentos para a implementação do projecto deverão constar da proposta a apresentar pelos candidatos, se for caso disso.--------------------------------------------------- 7. A formação a ministrar aos recursos humanos decorrerá do diagnóstico de situação a elaborar e das conclusões retiradas, devendo ser enquadrada no período definido para a realização do estudo.--------------------------------------------------------------------------------- 8. Não existe definição dos circuitos de decisão actualmente existentes.----------------------- 9. A desburocratização a efectuar deverá constar da proposta a apresentar.-------------------- 10. O dimensionamento deverá constar da proposta a apresentar.--------------------------------- 11. Para se efectuar a gestão são utilizados indicadores financeiros e de actividade, nomeadamente os constantes do Relatório de Actividades de 2002 do INFARMED, disponível no site deste Instituto (www.infarmed.pt).------------------------------------------ 12. Os documentos actualmente elaborados e enviados são de natureza variável e compreendem nomeadamente relatórios financeiros mensais e trimestrais; relatórios de actividade trimestrais, bem como relatórios, informações, circulares informativas, publicações de natureza diversa e com periodicidade variável em função das solicitações e da periodicidade dos mesmos. O volume mensal destes documentos é também variável. Estes documentos são produzidos pelas respectivas áreas em função das suas competências.------------------------------------------------------------------------------ 13. Os circuitos de comunicação existentes são os constantes do organograma, desenvolvendo-se do topo para a base (circuitos verticais) e ao mesmo nível hierárquico (circuitos horizontais).------------------------------------------------------------------------------- 14. Relativamente aos critérios apresentados no ponto 11.3 de Programa de Concurso.(Pág.11/24), onde se lê:----------------------------------------------------------------- 11.3. O critério que presidirá à adjudicação será o da proposta economicamente mais vantajosa tal implicando a ponderação, por ordem decrescente de importância, dos seguintes factores:------------------------------------ 1º Adequação aos objectivos (25%).---------------------------------------------------- 2º Experiência anterior na execução de trabalhos de idêntica natureza (20%): 3º Preço e condições de pagamento (15%) 4º Prazos de Execução (10%): 3
Deve ler-se:------------------------------------------------------------------------------------------- 11.3. O critério que presidirá à adjudicação será o da proposta economicamente mais vantajosa tal implicando a ponderação, por ordem decrescente de importância, dos seguintes factores:------------------------------------ 1º Adequação aos objectivos (35%). 2º Experiência anterior na execução de trabalhos de idêntica natureza (30%): 3º Preço e condições de pagamento (20%) 4º Prazos de Execução (15%): 15. O técnico referido em Outros Requisitos do Caderno de Encargos será afectado em função das necessidades e tendo em vista a monitorização do estudo e a transferência de conhecimentos.--------------------------------------------------------------------------------------- 16. Não se antevê a necessidade de uma visita às instalações do INFARMED.----------------- 17. Os sub-critério do critério Adequação aos Objectivos encontra-se definido no primeiro ponto da Ordem de Trabalhos.---------------------------------------------------------- 18. A não adjudicação da Fase II (Implementação e Formação) dependerá do nível de atingimento dos objectivos definidos para a Fase I.--------------------------------------------- 19. O INFARMED tem certificada a Direcção de Inspecção e Licenciamento, ao abrigo da Norma NP EN ISO 9001:2000.-------------------------------------------------------------------- 20. A equipa de consultores a envolver no projecto será constituída no mínimo por três elementos.--------------------------------------------------------------------------------------------- 21. O espaço temporal ocupado pelo INFARMED para análise e decisão de documentação apresentada pela adjudicante suspender-se-á se da mesma resultar a prossecução das restantes.----------------------------------------------------------------------------------------------- 22. A permanência dos consultores em horário completo será exigida apenas nos períodos de execução da mesma, sem prejuízo da sua disponibilidade para qualquer esclarecimento, sempre que tal se revele necessário.------------------------------------------- 23. Não se encontrando prevista no Ponto 6 do Programa do Concurso a apresentação de propostas com variantes e/ou condições alternativas, as mesmas não serão admitidas.---- 24. Os recursos disponíveis são os constantes do Caderno de Encargos.------------------------- 25. A identificação do Quadro de Informação (Management Information System) deverá constar da proposta a apresentar.------------------------------------------------------------------- 26. A identificação do público alvo do INFARMED poderá ser consultada no Relatório e Plano de Actividades disponíveis no site deste Instituto (www.infarmed.pt).--------------- 27. O INFARMED não possui estruturas descentralizadas.---------------------------------------- 28. Os sistemas de informação utilizados pelo INFARMED são Sistemas de Gestão de Bases de Dados ORACLE instalados em sistemas UNIX e foram desenvolvidos com ferramentas ORACLE e Microsoft.--------------------------------------------------------------- 29. Relativamente ao ponto 20.7 da Parte II Cláusulas Técnicas o concorrente deverá indicar as metodologias adequadas.--------------------------------------------------------------- 4
30. O INFARMED disponibilizará toda a documentação e informação necessária de acordo com as atribuições.----------------------------------------------------------------------------------- 31. O estudo visa a optimização do desempenho da estrutura orgânica existente.-------------- 32. O âmbito de aplicação da análise e diagnóstico das funções referidas no ponto 20.1 é extensível à estrutura orgânica existente.--------------------------------------------------------- 33. O cronograma do estudo deverá ser parte integrante da proposta a apresentar.------------- E não havendo mais assuntos a discutir ou aprovar o júri encerrou a reunião da qual se lavrou a presente acta.--------------------------------------------------------------------------------------------------- O JÚRI DO CONCURSO O Presidente Drª Maria da Conceição Alves Martins O Primeiro Vogal Efectivo Drª Isabel Portugal Abreu O Segundo Vogal Efectivo Drº Eduardo Mesquita da Cruz 5