GOVERNO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO AUDITORIA GERAL DO ESTADO BOAS PRÁTICAS NA APLICAÇÃO, FISCALIZAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS DE RECURSOS PÚBLICOS DE CONVÊNIOS
APLICAÇÃO DE RECURSOS PÚBLICOS DE CONVÊNIOS PROCEDIMENTOS PARA A EXECUÇÃO 01. Aplicar os recursos em estrita obediência ao plano de trabalho aprovado e na forma do cronograma de desembolso pactuado. 02. Aplicar os recursos financeiros, enquanto não utilizados, na instituição financeira da conta específica. 03. Submeter as aquisições com recursos de convênios: quando o convenente integrar a Administração Pública de qualquer esfera de governo, às disposições da Lei nº 8.666/93; quando o convenente for entidade privada, aos procedimentos análogos estabelecidos na Lei nº 8.666/93, quais sejam: comprovação de preços de mercado e observância aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. 04. Comprovar a compatibilidade dos preços praticados no mercado por meio de: tabelas referenciais, notas fiscais emitidas para objetos da mesma natureza, publicações técnicas, publicações na internet, registros em ata de preços, preços apurados em licitações, anúncios veiculados na mídia, dentre outros. 05. Exigir a emissão dos documentos fiscais, rigorosamente, dentro do prazo de vigência do convênio. 06. Exigir a emissão de documentos fiscais em nome da convenente, com a discriminação detalhada do objeto contratado, o número do convênio e a indicação do concedente. 07. Atestar a prestação dos serviços/aquisições e, declarar a entrega na forma e qualidade contratadas, no verso dos documentos fiscais. 08. Efetuar os pagamentos das aquisições de bens e de serviços tãosomente após a efetiva entrega do objeto contratado. 09. Efetuar os pagamentos devidos a pessoa física por meio de RPA, sempre que possível, exigindo a comprovação do recolhimento dos encargos devidos.
10. Condicionar os pagamentos devidos a pessoa jurídica à entrega de notas fiscais de fornecimento ou de serviço. 11. Efetuar os pagamentos por meio de ordem bancária ou cheque nominal, cujas cópias deverão compor a prestação de contas. 12. Solicitar o aditamento do convênio, quando houver necessidade de mudança de valor, do prazo de vigência ou para utilização dos recursos remanescentes do saldo do convênio ou de rendimento de aplicação financeira, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias. 13. Registrar a realização de cada etapa do objeto conveniado por meio de relatório fotográfico ou vídeo. EXECUÇÃO DO CONVÊNIO GESTÃO E FISCALIZAÇÃO PROCEDIMENTOS PARA A EXECUÇÃO E FISCALIZAÇÃO
01. Designar, formalmente, servidor responsável pelo acompanhamento e fiscalização da execução dos Convênios. 02. Conferir efetividade à fiscalização da execução dos convênios, mediante visita ao local da execução do objeto para comprovar o cumprimento das metas propostas no cronograma de execução do plano de trabalho. 03. Acompanhar a execução do objeto e o prazo de vigência do convênio com o objetivo de detectar a necessidade de alterações. 04. Providenciar o aditamento do convênio quando houver necessidade de mudança de valor, do prazo de vigência ou para utilização dos recursos remanescentes do saldo do convênio ou de rendimento de aplicação financeira. 05. Acompanhar o prazo para apresentação da prestação de contas, parcial ou final, e em caso de descumprimento oficiar ao convenente fixando prazo para o cumprimento dessa obrigação. 06. O Ordenador de Despesas suspenderá imediatamente a liberação de recursos financeiros caso o convenente deixe de apresentar, tempestivamente, a prestação de contas parcial ou verifique irregularidade na prestação de contas ou na execução do convênio. 07. Em caso de não atendimento do disposto no item 05 o ordenador de despesas deverá, de ofício, determinar a instauração de Tomada de Contas, nos termos do artigo 51 da Lei Complementar estadual nº 32, de 14 de janeiro de 2003. PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONVÊNIOS RESPONSABILIDADE DO CONVENENTE 01. O convenente deve apresentar a prestação de contas, instruída com os documentos relacionados no art. 31 da Portaria AGE/SEFAZ 01/2006, rigorosamente, até a data limite fixada.
02. Depositar os saldos remanescentes em conta indicada pelo concedente, inclusive as receitas de aplicações financeiras, quando do encerramento do convênio. 03. Anexar laudo técnico comprovando a instalação e pleno funcionamento dos equipamentos que exigem instalação prévia para a sua utilização. 04. Anexar todos os documentos relacionados na execução do convênio. RELATÓRIO PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS O Relatório de Cumprimento do Objeto descreve as ações programadas e executadas e os benefícios alcançados, ressaltando os dados qualitativos e quantitativos. As ações executadas devem estar de acordo com as programadas. Os benefícios alcançados devem guardar coerência com os objetivos do convênio. O relatório deverá ser minucioso e conter informações sobre: execução do objeto; alcance dos objetivos;
meta alcançada, população beneficiada e descrição do alcance social por meio de indicadores comparativos entre as situações anterior, durante e posterior à implantação do projeto; avaliação da qualidade dos serviços prestados; localização do projeto e montante de recursos aplicados; avaliação confrontando o projeto aprovado com o objeto executado; detalhamento das atividades que estão sendo realizadas no atendimento ao público-alvo. O Relatório de Execução Físico-Financeira relaciona cada meta, etapa e fase do convênio, fazendo um comparativo entre a quantidade programada e a executada, inclusive, indicando as receitas, as despesas e os rendimentos das aplicações financeiras, bem como o saldo da conta do convênio, se houver. Na Execução Física: as metas, etapas/fases, unidades de medida, quantidades e períodos de execução descritos devem estar de acordo com o previsto no Cronograma de Execução do Plano de Trabalho aprovado. Na Execução Financeira: as receitas devem estar de acordo com as ordens bancárias liberadas pelo CONCEDENTE, com a contrapartida utilizada e com as aplicações financeiras, demonstradas nos extratos bancários; as despesas devem estar de acordo com a Relação de Pagamentos Efetuados; as naturezas das despesas descritas devem estar de acordo com as do Plano de Trabalho e Plano de Aplicação aprovado; as Despesas de Capital são aquelas despesas que contribuem, diretamente, para a formação ou aquisição de um bem, ou seja, investimento na compra de material/equipamento ou construção de uma obra que alteram o patrimônio;
as Despesas Correntes são todas as despesas que não contribuem, diretamente, para a formação ou aquisição de um bem, ou seja, incluem gastos destinados à atividade de manutenção e/ou funcionamento da entidade; e o saldo descrito deve ser igual ao resultado da receita menos a despesa e ser demonstrado na conciliação bancária. A Relação de Pagamentos Efetuados enumera os pagamentos, em seqüência cronológica, relacionados às despesas realizadas na execução do convênio, pagas com os recursos da concedente, da contrapartida e dos resultados da aplicação financeira. Os recursos utilizados para os pagamentos devem ser identificados conforme a sua origem: concedente; contrapartida; e rendimentos de aplicação financeira. As fontes de receitas e a natureza das despesas dos pagamentos efetuados devem ter correlação com as descritas no Relatório de Execução Físico-Financeira. As licitações devem estar de acordo com as homologações/adjudicações ou dispensas apresentadas, devendo também ser considerados os nomes dos favorecidos, CNPJ/CPF e os valores pagos. A Relação de Bens Adquiridos, Produzidos ou Construídos registra os equipamentos e material permanente, ou seja, os bens móveis adquiridos ou produzidos e os bens imóveis construídos, conforme pactuado no convênio. O tipo, o número e a data dos documentos devem ser correspondentes com os da Relação de Pagamentos Efetuados. Os bens especificados devem ter correlação com os mencionados no Plano de Trabalho aprovado.
O Extrato da Conta Bancária específica do convênio espelha a movimentação dos recursos financeiros vinculados ao convênio. A movimentação financeira deve ser demonstrada a partir do crédito da ordem bancária até o último pagamento da última despesa do período considerado para a prestação de contas. Os recursos financeiros provenientes da concedente serão depositados na conta específica do convênio. O extrato deve espelhar todos os pagamentos constantes da Relação Pagamentos Efetuados. A conta específica do convênio destina-se também ao depósito da contrapartida. Os comprovantes de depósito/pagamento ao fornecedor/prestador de serviço, emitidos pelo banco conveniado para movimentação da conta específica, devem acompanhar o extrato da conta bancária, a fim de permitir identificar a conta corrente do beneficiário do pagamento. O Demonstrativo dos Rendimentos da Aplicação Financeira é o extrato bancário dos investimentos realizados no fundo de aplicação financeira de curto prazo ou operação de mercado aberto lastreada em título da dívida pública federal (curto prazo) e na caderneta de poupança de instituição financeira oficial (prazo igual ou superior a um mês). As aplicações financeiras devem ser demonstradas a partir do crédito da ordem bancária até o final do período considerado para a prestação de contas. Os valores do Demonstrativo dos Rendimentos da Aplicação Financeira devem corresponder com a Aplicação Financeira lançada no Relatório de Execução Físico-Financeira. O Comprovante de Recolhimento do Saldo demonstra a devolução ao concedente das receitas não aplicadas pelo convenente, incluídos os rendimentos da aplicação financeira, após deduzidas as despesas realizadas na execução do convênio.
DA ANÁLISE DA PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONVÊNIOS PROCEDIMENTOS PARA ANÁLISE DA PRESTAÇÃO DE CONTAS 01. Analisar a documentação decorrente das aquisições, quanto ao cumprimento dos procedimentos indicados para a execução do convênio. 02. Analisar os registros comprobatórios de realização física do objeto do convênio, produzidos pelo convenente e pelo concedente. 03. Emitir relatório financeiro e técnico (de cumprimento da execução do convênio), conclusivos quanto a correta aplicação dos recursos, o qual deve opinar pela regularidade da prestação de contas, pela adoção de medidas saneadoras, glosa e devolução de recursos ou instauração de Tomada de Contas. 04. O ordenador de despesas deve se manifestar nos autos, com base no relatório técnico e financeiro, aprovando a prestação de contas ou determinando a adoção de quaisquer das medidas indicadas no item 03.
SITUAÇÕES QUE ENSEJAM GLOSA E DEVOLUÇÃO DE RECURSOS ENSEJA GLOSA 01. Utilizar os recursos em objeto diverso do pactuado no convênio e no plano de trabalho. 02. Deixar de aplicar os recursos na instituição financeira, enquanto não utilizados, ou aplicar em desacordo com o estabelecido na Portaria. 03. Realizar despesas em data anterior ou posterior à vigência do convênio. 04. Efetuar pagamento de despesas com taxas bancárias, multa, juros ou correção monetária, inclusive referente a pagamento ou recolhimento fora do prazo. 05. Realizar despesas a título de taxa de administração, de gerência ou similar. 06. Apresentar documento fiscal não apropriado à comprovação da despesa. 07. Realizar saques em espécie dos recursos do convênio. 08. Realizar aquisições em desacordo com a Lei 8.666/93, quando o convenente integra a administração pública de qualquer esfera. 09. Deixar de adotar procedimentos análogos aos estabelecidos na Lei 8.666/93, quando o convenente for entidade privada. 10. Deixar de aplicar a contrapartida pactuada.
11. Deixar de apresentar o despacho adjudicatório e a homologação da licitação realizada ou justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal, quando o convenente pertencer a Administração Pública. 12. Deixar de apresentar a prestação de contas, parcial e final, nos prazos estabelecidos. TOMADA DE CONTAS PROCEDIMENTOS PARA TOMADA DE CONTAS 01. Instaurar tomada de contas, por determinação do ordenador de despesa, nos casos de: ausência de prestação de contas, não comprovação da aplicação de recursos, ocorrência de desvio de recursos ou práticas de ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico. 02. Apurar os fatos, identificar os responsáveis e avaliar os danos causados ao erário, na tomada de contas. 03. Encaminhar ao Tribunal de Contas Estadual, ao final, o processo de tomada de contas.