GRID Gestão e Reporte de Indicadores de Desempenho
ÍNDICE ENQUADRAMENTO 3 CONTEXTO 3 IMPORTÂNCIA DO TEMA, NA PERSPETIVA DA ORGANIZAÇÃO E DOS SEUS STAKEHOLDERS 3 DESCRIÇÃO 4 ESTRUTURA DO PROJETO 5 RESULTADOS ATINGIDOS 5 CONCLUSÕES 6 REFERÊNCIAS 6 AUTOR(ES) 6 2/6
ENQUADRAMENTO Compromissos Galp: Na Galp temos o compromisso de atuar de forma responsável e ética, assegurando as melhores práticas de governo e transparência. Adicionalmente, procuramos envolver a comunidade e demais partes interessadas, promovendo a criação de valor partilhado. Objetivos de Desenvolvimento Sustentável Promover sociedades pacíficas e inclusivas para o desenvolvimento sustentável, proporcionar o acesso à justiça para todos e construir instituições eficazes, responsáveis e inclusivas em todos os níveis. CONTEXTO Reporte de desempenho A atividade de controlo é um fator crítico na execução da estratégia e na avaliação do desempenho das Organizações. Conscientes da criticidade de dispor da informação de qualidade para tomar as melhores decisões, desenvolvemos uma plataforma de reporte do desempenho não financeiro, a qual permite suportar os processos de registo e cálculo de indicadores nas vertentes de ambiente, qualidade, segurança e outras relevantes em matéria de sustentabilidade. A ATIVIDADE DE CONTROLO E A DISPONIBILIDADE DE INFORMAÇÃO DE QUALIDADE É ESSENCIAL PARA UMA COMUNICAÇÃO BASEADA NA TRANSPARÊNCIA. Importância do tema, na perspetiva da organização e dos seus Stakeholders A existência de um sistema estruturado com informação de qualidade é um aspeto determinante para manter uma relação sólida e positiva com todas as partes interessadas, permitindo estabelecer um diálogo contínuo, claro e transparente com os nossos stakeholders. 3/6
DESCRIÇÃO Projeto Na Galp consolidámos numa única plataforma as atividades de registo e cálculo de indicadores, e que permite assegurar a monitorização e a avaliação do desempenho da empresa em dimensões para além da financeira. A plataforma GRID foi concebida por forma a otimizar os processos de reporte transversal no grupo Galp e ser utilizada pelas diversas unidades orgânicas, possibilitando a divulgação e publicação de indicadores chave do nosso capital ambiental, social, relacional e operacional. O reporte e monitorização seguem os princípios estabelecidos nas politicas Galp e respeita oito critérios chave: Materialidade e Relevância, Abrangência, Equilíbrio, Comparabilidade, Rigor, Clareza e Transparência, Periodicidade, e Rastreabilidade. Os principais objetivos do projeto estão alinhados com o rumo traçado pela nossa Empresa tendo em vista alcançar e manter os mais elevados padrões de qualidade, através da procura constante da melhoria dos seus processos de monitorização e reporte. PROJETO GRID Motivação O que foi feito Objetivos O reporte não financeiro da Galp evoluiu nos conteúdos e meios de suporte mas não satisfazia. Foi desenvolvido um projeto para uma nova plataforma. Promover e consolidar a cultura de reporte, com foco em quatro aspetos principais: Garantir uniformização e princípios de rastreabilidade Assegurar a integridade e segurança da Informação Construir solução flexível e escalável Otimizar atividades de registo e tratamento de dados Requisitos Validar e verificar a informação Divulgar e Publicar Indicadores Chave de Performance Mecanismos de Monitorização e Alerta Integrar e Consolidar Informação de várias origens Caracterizar, Estruturar e Calcular Indicadores Interface Amigável Âmbito organizacional Solução (Arquitetura e funcionalidades) Galp Energia (negócio e corporativo) em todas as geografias onde opera. A arquitectura funcional implementada, assegura uma solução flexível e escalável. O ciclo de vida da informação implementado permite ter a informação permanentemente disponível para os utilizadores da plataforma. Opções disponíveis para os utilizadores: reporte, consulta de Indicadores, dashboards, scorecards, relatório de monitorização, relatório de materialidade, arquivo de relatórios, manuais de utililizadores. 4/6
ESTRUTURA DO PROJETO Dados do projeto Valor de Investimento: 300 mil euros. Dimensão da Equipa de Projeto: 5 Galp e 4 consultores externos. Tempo de Implementação: 1 ano. Nº de ações de formação/ formandos: 10 ações/ 100 formandos. Nº de utilizadores: 350, dos quais 150 têm acesso de registo. Nº de indicadores: 1385, sendo 740 indicadores simples (com 133 provenientes do sistema ibpms 1 ) e 645 indicadores compostos (indicadores obtidos por cálculo). RESULTADOS ATINGIDOS Além da visão holística e integradora das atividades de monitorização e reporte para as dimensões não financeiras, destacam-se os seguintes resultados: No Registo e cálculo: Uniformização de indicadores / cálculos em todo o grupo Galp. Robustez do cálculo e da consolidação de indicadores compostos. Validação dos valores registados. Cálculo automático de indicadores com informação proveniente do ibpms. Nos relatórios: Visualização dos indicadores em gráficos. Consulta on line e visualização da evolução dos indicadores com possibilidade de drilldown e comparação com metas. Monitorização em real time. Redução do tempo de elaboração de relatórios. Alertas para lembrar período de reporte (7, 3 e 1 dia antes da data limite). Consulta on line da ficha do indicador. 1 O ibpms é uma Aplicação baseada em processos. Na sua génese está uma plataforma de Business Process Management que permite a configuração dos processos tornando-os executáveis através da geração de uma ferramenta web em tempo real. 5/6
CONCLUSÕES Com o projeto aprendemos que a capacidade de tomar decisões baseadas em factos e orientadas ao risco foram determinantes para alcançar os objectivos do projeto. Adicionalmente, o envolvimento de todas as partes interessadas no processo foi essencial para a otimização e uniformização dos indicadores não financeiros de todo o grupo. A plataforma GRID implementada teve um impato significativo na eficiência do processo de gestão e reporte dos indicadores de desempenho, tendo ainda contribuído para uma maior transparência dos nossos processos, e maior fiabilidade e rastreabilidade dos dados. Referências Canal de Sustentabilidade da Galp/ GRID Autor(es) Ambiente, Qualidade, Segurança e Sustentabilidade da Galp Vídeo GRID - Gestão e Reporte de Indicadores de Desempenho Apresentação da Galp no 41º Colóquio da Qualidade da APQ 6/6