PHCLetras DESCRITIVO Com o módulo Letras, pode ter de uma forma integrada com o módulo Gestão e com o módulo Contabilidade a gestão completa e simples de todas as tarefas relacionadas com Letras. PHC Letras Execute todos os movimentos com letras a receber ou a pagar e controle totalmente a situação por cliente ou fornecedor BENEFÍCIOS _Controlo sobre a situação de cada letra a qualquer momento _Análise completa do histórico de cada letra _Gestão do plafond de letras com clientes e fornecedores SOLUCÃO _Letras a pagar e a receber _Efectua as operações com letras e guarda o seu histórico _Integrado com o sistema de clientes, fornecedores e contabilidade A partir da consulta de cada letra pode introduzir qualquer operação imediatamente. DESTINATÁRIOS _Empresas que utilizam letras a receber ou a pagar p. 01
_ Letras a receber ou a pagar, para clientes e fornecedores; _ Sistema multi-empresa; _ Elaboração de letras via-conta corrente, reforma ou outros; _ Extractos de letras por situação, banco, cliente, fornecedor, etc.; _ Painel de Bordo com situação resumida de TODAS as letras; _ Análises para vencimentos de letras; _ Rápida análise da sequência de emissão (reformas); _ Mapa anual com datas de vencimento por mês; _ Integrado com os módulos Gestão e Contabilidade; _ Emissão automática de nota de débito de juros ou encargos; _ Impressão das letras desenhada pelo utilizador; _ Emissão de texto, em qualquer processador de texto, para envio de informação sobre a operação executada. O módulo PHC Letras foi desenhado para controlar informaticamente toda a área da gestão de letras a receber e a pagar. Assim, procurou desenvolver-se um programa que entre outras coisas permita: _Emissão de letras a partir de movimentos de conta corrente, de outros movimentos (juros, despesas, etc) ou por reforma de outras letras; _Introdução de todos os movimentos/ operações possíveis com as letras; _Visualização de qualquer letra, a qualquer momento, e controlo do seu status actual (i.e. em desconto, regularizada, etc.); _Impressão das letras, das cartas para envio das mesmas ou mesmo de cartas com a comunicação das operações realizadas; _O historial de cada letra fica guardado, podendo ser con- sultado a qualquer momento a partir da ficha da letra; _Grande facilidade de análise da sequência de emissão de letras (reformas consecutivas); _Integração completa com o módulo Gestão (Gestão de Clientes, Vendas, Gestão de Fornecedores e Compras), ou seja, ao emitir letras a partir de movimentos de conta corrente, estes serão dados como regularizados na ficha da respectiva entidade; _Integração completa com o módulo Gestão (Gestão de Tesouraria Real e Previsional), ou seja, ao lançar qualquer operação que tenha influência em tesouraria, o programa regista os diversos dados tanto na tesouraria real (quando o movimento já aconteceu) como na tesouraria previsional (quando ainda irá acontecer); _Integração com o módulo Contabilidade (Contabilidade Geral e Analítica), ou seja, pode lançar na contabilidade os diversos movimentos com letras. Simples emissão de Letras _Qualquer movimento pode dar origem à letra Além de permitir regularizar automaticamente os movimentos de conta corrente, o utilizador pode introduzir como movimentos que dão origem à letra outros valores, como por exemplo, despesas, juros, etc. _Basta dar o valor que o programa faz o resto Ao introduzir os movimentos de conta corrente, pode apenas dizer o valor total que pretende para a letra, que o programa selecciona automaticamente os movimentos que encaixam nesse montante. _Integração total com a tesouraria do módulo Gestão Se estiver a utilizar o módulo Gestão, a integração é total, pois nas contas correntes os movimentos são regularizados; é introduzido em conta corrente o movimento de contra-partida pela emissão da letra; na tesouraria é colocado nas previsões o valor da letra datado para o seu vencimento, etc. _Pode emitir uma ou várias letras A emissão, pode dar origem a uma letra, a qual, pode depois ser reformada diversas vezes, ou originar várias letras, cada uma com a sua data de vencimento e eventualmente com valores diferentes, cujo intervalo em dias é definido pelo utilizador. _Pode cancelar a emissão Se porventura se enganou na emissão e quer voltar atrás, o programa possui uma opção que permite cancelar todos os efeitos da emissão e anular a mesma. A emissão de novas letras é simples, ao ponto de bastar clicar nos documentos de conta corrente que estão a ser regularizados e definir quantas letras serão emitidas. p. 02
PHCLetras DESCRITIVO Rápida consulta e introdução de operações É muito simples consultar a ficha de uma letra, e logo a partir daí, introduzir qualquer operação, como por exemplo o desconto de uma letra a receber. Pode utilizar os diversos encadeamentos de operações possíveis com uma letra. Este esquema aplica-se apenas às letras a receber. No caso das letras a pagar será mais simples, pois não existem tantas operações. LETRAS NOVA LETRA A RECEBER Cobrança Bancária Desconto Bancário ENVIO A COBRANÇA BANCÁRIA PROPOSTA A DESCONTO BANCÁRIO ANULAÇÃO DE ENVIO À COBRANÇA Movimentos Directos Reforma ANULAÇÃO DE ENVIO A DESCONTO DESCONTO DA LETRA COBRANÇA BANCÁRIA ANULAÇÃO DE EMISSÃO DE LETRA COBRANÇA DIRECTA DE LETRA AMORTIZAÇÃO DA LETRA REFORMA DA LETRA REGULARIZAÇÃO DE LETRA DESCONTADA RECÂMBIO DA LETRA Impressão personalizada de documentos Pode desenhar/definir tanto num processador de texto com mail merge, como no módulo Letras os documentos/textos a enviar quando executa uma operação. Desta forma, não perde tempo na elaboração das respectivas cartas. p. 03
Mapa com visualização imediata da situação actual Pode obter a qualquer momento um mapa com a visualização para cada letra, da sua situação e data de vencimento. Desta forma controla visualmente a situação das letras em carteira. Basta dar um duplo clique sobre uma das linhas, que o software mostra um mapa com todas as letras referentes ao respectivo registo. Construção dos próprios mapas Com o gerador de mapas, disponível para qualquer dos ficheiros principais, o utilizador pode criar um mapa com as colunas que desejar (i.e. nome do cliente, status, valor da letra e data de vencimento). Este mapa pode ser observado no ecrã, impresso ou exportado para qualquer folha de cálculo. Com estes mapas pode obter listagens de: _Letras por data de vencimento, vencidas ou a vencer; _Letras por cliente ou fornecedor, totalizando os valores; _Letras por status, por banco (local de domiciliação); _Letras em carteira, já regularizadas, descontadas, etc.; _Todas as letras reformadas referentes a determinada letra original; _e muito mais. Painel de Bordo com resumo global Como no restante Software PHC as análises para o gestor têm prioridade. Com este Painel de Bordo, o gestor pode rapidamente consultar um resumo das letras em aberto, por cliente ou por fornecedor, por banco ou por situação (i.e. em aceite, em desconto, em cobrança, etc.) e respectivos totais. Integração total Se estiver a utilizar o módulo Gestão, no painel de bordo global, pode também observar todos estes dados referentes às letras a receber e a pagar. Emissão automática de Notas de Débito Se estiver a utilizar o módulo Gestão, assim que introduz os encargos suportados com determinada letra, o programa pergunta se quer emitir automaticamente a respectiva nota de débito. Cálculo automático do valor do imposto de selo Com a ajuda da tabela de intervalos para cálculo do imposto de selo, o programa calcula automaticamente o valor do imposto de selo da letra. Este valor é posteriormente adicionado ao valor das restantes despesas (juros e despesas) registados nos movimentos de letras a receber. Análise de Plafonds de desconto Permite verificar por banco ou para todos os bancos, os seus limites de plafond para desconto de letras a receber e o que está actualmente em desconto ou proposto a desconto nesses mesmos bancos. p. 04
O software PHC é uma ferramenta imprescindível na gestão diária de uma empresa. Trata-se de um software cuidadosamente estudado por utilizadores reais e desenvolvido segundo os seus conselhos conjuntamente com a nossa experiência acumulada desde 1989. Todo o seu modo de funcionamento está orientado para melhorar a actuação das Empresas, aumentando a produtividade dos colaboradores, minimizando os tempos de trabalho e facilitando assim as tarefas rotineiras. Se tem a preocupação com a redução de custos da sua empresa, com a análise de rendibilidade da mesma e com o aumento da eficácia das várias áreas, então deseja com certeza vir a ser um dos muitos utilizadores do Software PHC. Este documento tem como objectivo descrever as funcionalidades do Software. Em virtude da constante evolução do software, não é possível garantir que as funcionalidades aqui descritas se mantenham no mesmo formato. Se considerar vital alguma funcionalidade em particular, por favor, confirme na Demonstração do Software que a mesma é aquilo que pretende. Para mais informação Para saber mais sobre este módulo pode consultar o site PHC em www.phc.pt Quem é a PHC A PHC é uma organização 100% Nacional, nascida em 1989 e totalmente dedicada a aumentar a produtividade das empresas inovadoras. Possuímos uma rede de mais de 320 Parceiros certificados, 110 colaboradores em Lisboa, Porto e Maputo e mais de 19 000 organizações a usar o nosso Software. 2008 PHC Todos os direitos sobre este documento estão reservados. Este documento tem apenas objectivos de informação. A PHC não dá nenhuma garantia, explícita ou implícita, no conteúdo deste documento. A marca PHC é uma marca registada. p. 05