Manual Utilizador - Gestão de Processos de Acidentes de Trabalho e - Front-Office V1.0 Página 1
Índice Índice... 2 1. Introdução... 3 2. Instruções Gerais... 4 2.1 Acesso... 5 2.1.1 Regras para Aceder ao Sistema... 7 2.2 Ecrã Principal... 8 2.2.1 Aceder a Processo/Aditamento já registado... 9 2.3 Componentes dos Ecrãs... 12 2.3.1 Seleção de Dados... 12 2.3.2 Calendário... 13 3. Funcionalidades... 14 3.1 Pesquisa de Processos... 15 3.2 Registo de Novo Processo... 16 3.2.1 Dados Entidade Empregadora... 17 3.2.2 Dados Trabalhador... 18 3.2.3 Dados Acidente/Doença... 19 3.2.4 Dados Situação Clínica... 22 3.2.5 Dados Documentos... 23 3.2.6 Dados Submeter... 26 3.3 Registo de Aditamento a Processo... 28 3.4 Emissão Declarações IRS... 29 Página 2
1. Introdução O manual do Sistema de Front-Office destina-se aos utilizadores do sistema de Gestão de Processos de Acidentes de Trabalho e das Entidades Empregadoras para apoio no Registo e Consulta de Processos relativos aos seus trabalhadores. O Sistema apenas permite o registo de processos com data de acidente/doença profissional a partir de 1 de janeiro de 2012. Os acidentes ocorridos em data anterior a 01/01/2012 e/ou os respetivos aditamentos deverão continuar a ser remetidos à Secretaria-Geral do Ministério das Finanças, como anteriormente. Para registar aditamentos a processos relativos a acidentes de trabalho ocorridos após 1 de Janeiro de 2012 que já tenham sido enviados à SGMF, as entidades empregadoras deverão proceder do seguinte modo: 1. Verificar se o aditamento/processo já se encontra registado no sistema, consultando-o. 2. Caso já se encontre registado pode proceder ao registo do respetivo aditamento. 3. Caso ainda não esteja registado deverá contactar a Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e solicitar o respetivo registo. Este documento aplica-se a todos os componentes da solução, disponibilizando as seguintes funcionalidades: Registo de Processos Registo de Aditamentos Consulta de Processos Emissão de Declarações de IRS Página 3
2. Instruções Gerais Página 4
2.1 Acesso Para aceder à aplicação o utilizador deverá aceder ao Portal dos Acidentes de Trabalho, disponível na página (site) da Secretaria Geral do Ministério das Finanças através do seguinte endereço: http://www.sgmf.pt Deverá clicar sobre: Página 5
O sistema apresentará o ecrã abaixo onde poderá escolher a opção Acidentes de Trabalho - Entrar: Clicando sobre a imagem apresentada: Caso apareça o aviso seguinte: Deverá carregar sobre a instrução e será redirecionado para o Sistema de Autenticação Centralizada (SA) da Autoridade Tributária e Aduaneira. Página 6
Neste ecrã poderá autenticar-se utilizando as mesmas credenciais de acesso utilizadas para aceder à ADSE: NIF (da entidade) e Senha de Acesso (password). 2.1.1 Regras para Aceder ao Sistema O NIF e a Senha de acesso introduzidos têm que se encontrar registados no sistema (Autoridade Tributária e Aduaneira). Página 7
2.2 Ecrã Principal O Ecrã Principal é constituído por 3 áreas independentes: Área de Cabeçalho da Aplicação: Identificação da Entidade ligada ao sistema. Hiperligação de Logout, que permite sair do sistema, retornando ao ecrã de Login. Área de Funcionalidades disponíveis: Pesquisa de Processos. Registo Novo Processo. Emissão Declarações de IRS. Ajuda. Área de Listagem de Dados Lista de Processos. Página 8
Ecrã Principal Esta será a página principal do portal onde serão disponibilizadas todas as funcionalidades da solução de. 2.2.1 Aceder a Processo/Aditamento já registado Quando quiser aceder a um aditamento já registado mas que ainda não foi submetido, poderá proceder da seguinte forma: Selecionar o processo/aditamento desejado, clicando sobre a seta de expansão respetiva. Página 9
O sistema apresenta-lhe o detalhe dos aditamentos registados e/ou submetidos, para o processo selecionado: Se pretender continuar a registar um aditamento Não submetido, poderá clicar sobre o número do aditamento e aceder à informação previamente registada, alterando-a ou completando o registo. Caso deseje, poderá também consultar o detalhe dos documentos registados em cada aditamento clicando sobre a seta de expansão do aditamento selecionado: Página 10
O sistema exibirá a informação respetiva. Página 11
2.3 Componentes dos Ecrãs 2.3.1 Seleção de Dados Para facilitar o registo dos dados relativos ao processo existem vários campos em que apenas é necessário selecionar a opção pretendida, clicando sobre o botão de rádio ou marcando a caixa de seleção. Também existem associadas a alguns campos, listas de valores a selecionar. Nestes casos, para as ativar apenas é necessário carregar sobre a respetiva seta e escolher o valor desejado. Quando este ícone aparece associado a um campo, significa que o sistema pode ter informação armazenada relacionada. O utilizador poderá carregar sobre ele e o sistema devolverá a referida informação, se existir. Página 12
2.3.2 Calendário Está também disponível para todos os campos de datas, um calendário que permite selecionar as datas: Para ativar o calendário é necessário carregar sobre o respetivo botão,. As datas também podem ser inseridas diretamente nos campos. Página 13
3. Funcionalidades Página 14
3.1 Pesquisa de Processos Quando o utilizador pretender visualizar informação sobre os processos submetidos poderá selecionar a opção de Pesquisa disponível no ecrã principal. Após a seleção irá surgir a janela de Pesquisa de Processos: Poderá efetuar pesquisas de processos por: Janela Pesquisa de Processos Referência de Processo Estado Data do Acidente (Pesquisa por intervalo de datas) NIF Acidentado Nome do Acidentado (Permite a pesquisa por partes do texto) Depois de preencher os critérios de pesquisa pretendidos, deverá premir o botão Pesquisar. O resultado da pesquisa será apresentado numa lista: Página 15
3.2 Registo de Novo Processo Quando o utilizador pretende efetuar o registo de um novo processo relativo a um novo acidente de trabalho, poderá selecionar a opção de Novo Processo disponível no ecrã principal. O sistema apresenta o ecrã de Instrução do Processo com o separador Entidade Empregadora selecionado por defeito. Ecrã Novo Processo Entidade Empregadora Deverá efetuar o registo da informação necessária para o processamento dos reembolsos dos documentos de despesa utilizando sequencialmente 6 áreas distintas: Dados da Entidade Empregadora Dados do Trabalhador Dados do Acidente / Doença Dados da Situação Clinica Documentos de Despesa Submeter Processo/Aditamento Para guardar os dados introduzidos em qualquer momento do registo, poderá utilizar o botão Sair e confirmar que pretende gravar os dados já introduzidos ou cancelar no caso contrário.. Página 16
3.2.1 Dados Entidade Empregadora Nota: Quando a entidade já tenha registado o primeiro acidente no sistema ou já exista um acidente/aditamento anterior para o mesmo acidentado, serão apresentados os campos preenchidos com a informação existente no sistema. O NIF introduzido na Entidade Abonadora será validado. Caso se verifique tratar-se de um município, não será possível o registo do processo e será apresentada a seguinte mensagem quando o utilizador tentar aceder à área de Trabalhador, premindo o botão Seguinte. Se na área de Entidade Empregadora o utilizador selecionar a caixa de seleção - Seguro Acidente Trabalho, não será possível continuar o registo do processo ao premir botão Seguinte, surgindo uma mensagem de aviso: Ainda na área de Entidade Empregadora, se o utilizador selecionar a caixa de seleção - Entidade com autonomia financeira e/ou com receitas próprias afetas a acidentes de trabalho/doenças profissionais, não será possível continuar o registo do processo ao premir botão Seguinte, surgindo uma mensagem de aviso: 3.2.1.1 Ações possíveis Ajuda Ao pressionar este botão o utilizador acede a um PDF contextualizado para a área do separador em que se encontra. Sair Ao pressionar este botão o utilizador é solicitado a confirmar se pretende anular o registo do processo, ou se pretende guardar os dados para retomar a instrução do processo posteriormente. Seguinte Ao pressionar este botão o utilizador efetua automaticamente uma validação no sistema sobre a informação registada. Se não houver nenhum impedimento termina o preenchimento da área de Entidade Empregadora e passa automaticamente para a área seguinte. Toda a informação registada é atualizada no sistema. Página 17
3.2.2 Dados Trabalhador Ecrã Novo Processo Trabalhador Na área Dados do Beneficiário a seleção de valores Caixa Geral Aposentações ou Segurança Social é mutuamente exclusiva, sendo que: Se for selecionada a opção Caixa Geral Aposentações, o sistema desativa os campos Modalidade Contrato de Trabalho e Data Início e Fim Contrato e os mesmos deixarão de ser de preenchimento obrigatório. Se for selecionada a opção Segurança Social os dados de Doença Profissional no separador seguinte de Acidente/Doença irão ficar desativados. Todos os campos apresentados são editáveis e obrigatórios pelo que não será possível finalizar o registo do processo, caso um deles não esteja preenchido. Nota: Quando a entidade já tenha registado o primeiro acidente no sistema ou já exista um acidente/aditamento anterior para o mesmo acidentado, serão apresentados os campos preenchidos com a informação existente no sistema. 3.2.2.1 Ações possíveis Para além das ações indicadas em 3.2.1.1 o utilizador poderá carregar no botão: Anterior Ao pressionar este botão retorna ao separador anterior e toda a informação registada até à altura é atualizada no sistema. Página 18
3.2.3 Dados Acidente/Doença Ecrã Novo Processo Acidente/Doença (Acidente Trabalho) Neste separador é solicitado ao utilizador o preenchimento dos seguintes campos: Acidente Trabalho ou Doença Profissional (botão de rádio) Acidente de Viação de responsabilidade de terceiro (caixa de seleção opcional) A seleção de valores Acidente Trabalho ou Doença Profissional é mutuamente exclusiva, sendo que, se for selecionada a opção Acidente Trabalho os seguintes campos ficam disponíveis: Acidente de Trabalho Data do Acidente Descrição sucinta das circunstâncias do acidente Qualificação do Acidente Data da Qualificação Justificação da Data da Qualificação Nome Dirigente Dirigente com competência: Própria ou Delegada (botão de rádio) Cargo Dirigente Despacho Diário da República: Nº e Data Se for selecionada a opção Doença Profissional os seguintes campos ficam disponíveis: Doença Profissional Data de início da doença profissional Data reconhecimento da doença profissional Página 19
Ecrã Novo Processo Acidente/Doença (Doença Profissional) Todos os campos apresentados são editáveis e obrigatórios pelo que não será possível finalizar o registo do processo caso um deles não esteja preenchido. Nota: Os dados de Doença Profissional não ficam disponíveis se tiver sido selecionada a opção Segurança Social no separador Trabalhador. Sempre que é selecionada a opção de Doença Profissional é emitido um alerta ao utilizador tal como o apresentado de seguida, para anexar cópias de documentos ao processo. Ainda neste ecrã de Acidente/Doença se o utilizador selecionar a opção de Acidente de Viação de responsabilidade de terceiro os seguintes campos ficam igualmente disponíveis para preenchimento: Acidente de Viação Nº Apólice Morada Seguradora Localidade Seguradora Código Serviço Finanças Designação Serviço Finanças Código Postal Serviço Finanças Acórdão do Tribunal (caixa de seleção opcional) Nome Seguradora Nº Apólice Código Postal Seguradora NIF Seguradora Morada Serviço Finanças Localidade Serviço Finanças Auto do Acidente (caixa de seleção opcional) Página 20
Ecrã Novo Processo Acidente/Doença (Acidente de Viação) 3.2.3.1 Ações possíveis Todas as referidas no ponto 3.2.2.1. Página 21
3.2.4 Dados Situação Clínica Ecrã Novo Processo Situação Clínica Neste separador é solicitado ao utilizador o preenchimento dos seguintes campos: Médico Assistente Incapacidade Temporária: Parcial ou Absoluta (botão de rádio) Alta do Médico Assistente: Sim ou Não (botão de rádio) Pedido de Junta Médica: Sim ou Não (botão de rádio) Data Data do pedido de Junta Médica Junta Médica ADSE Data da Junta Médica ADSE Data de Alta Médico Assistente: Sem Incapacidade, Com Incapacidade Permanente Parcial e Com Incapacidade Permanente Absoluta (botão de rádio) Junta Médica CGA Submetido a Junta Médica da CGA: Data da Junta Médica CGA Sim ou Não (botão de rádio) Grau de Incapacidade Nota: Quando tiver havido um Pedido de Junta Médica e tiver sido ativado (selecionado) o respetivo botão de rádio é necessário desativá-lo nos registos de aditamentos seguintes. Este campo só deve estar ativo(selecionado) quando o Pedido é efetuado (1º registo ou aditamentos seguintes). 3.2.4.1 Ações possíveis Todas as referidas no ponto 3.2.2.1. Página 22
3.2.5 Dados Documentos Ecrã Novo Processo Documentos Neste separador é solicitado ao utilizador o registo de documentos de despesa e respetivas prescrições (quando aplicáveis), ou documentos obrigatórios necessários ao processo. Para registar um documento de despesa o utilizador poderá carregar no botão O sistema devolve a janela para seleção do tipo de documento a registar: Página 23
3.2.5.1 Registo de Faturas No caso da Faturas dever-se-á especificar a entidade que emitiu a fatura: Hospital Serviço Nacional de Saúde Bombeiros Agrupamentos de Centros de Saúde ACES Outros As faturas devem ser identificadas por NIF, Nº de Documento, Data e o sistema não permite o registo de documentos duplicados (exceto nos casos em que o documento tenha sido devolvido). Para concluir o registo do documento de despesa deverá premir o botão Gravar. Nota: As faturas (documentos de despesa) devem ser emitidas em nome da entidade empregadora do acidentado. 3.2.5.2 Registo de Recibos No caso de Recibos/Outros dever-se-á especificar a quem diz respeito: Acidentado Serviço Nacional de Saúde (Taxas Moderadoras) Acidentado Privado c/ Subsistema (Médico Particular) Acidentado Privado sem Subsistema (Médico Particular) Acidentado Recibo Farmácia Acidentado Outros Outros Os Recibos devem ser identificados por NIF, Nº de Documento e Data. O sistema não permite registo de duplicados (exceto nos casos em que o documento tenha sido devolvido). Se o tipo de recibo for igual a Boletim de Itinerário ou Subsídio de Assistência a 3ª pessoa o documento é identificado apenas pelo seu Nº Documento. Para além destes dados gerais de identificação dos recibos devem ser preenchidos os campos relativos aos valores de acordo com as características de cada recibo. Página 24
Todas as janelas relativas aos recibos têm uma área de preenchimento relativa aos Dados do Reembolso: Nesta área devem ser inseridos os valores relativos ao Subsistema utilizado, valor comparticipado pelo subsistema e Valor de Referência do Serviço Nacional de Saúde. Depois de inserir estes valores, que podem ser obtidos através da consulta das respetivas tabelas, disponibilizadas através do ícone, o utilizador deverá premir o botão Calcular Reembolso e o sistema efetuará o cálculo automaticamente. Para finalizar o registo deverá premir o botão Gravar. 3.2.5.3 Ações possíveis Para além das já referidas em 3.2.2.1.: Novo Documento Quando o utilizador pressiona este botão surge uma janela com opções de registo de faturas ou recibos. Página 25
3.2.6 Dados Submeter Ecrã Novo Processo Submeter Este separador permite ao utilizador verificar os documentos obrigatórios que deve incluir juntamente com os documentos de despesa registados e respetivas prescrições (quando existentes). Permite também verificar o nº de documentos de despesa registados e o seu montante total. O utilizador submete o processo, premindo o botão Submeter, após concluir o registo da totalidade dos documentos a enviar à SGMF. Ao premir este botão o sistema gerará um documento, que será impresso e depois de assinado e autenticado, constituirá a Autorização da Despesa. Este documento deverá acompanhar todos os restantes documentos relativos ao processo registado. Página 26
3.2.6.1 Ações possíveis Sair Ao pressionar este botão o utilizador é solicitado a confirmar se pretende anular o registo do processo, ou se pretende guardar os dados para retomar a instrução do processo posteriormente. Anterior Ao pressionar este botão, retorna ao separador anterior e toda a informação registada até à altura é atualizada no sistema. Submeter Ao pressionar este botão o utilizador conclui a Instrução do Processo e toda a informação registada é atualizada no sistema. Página 27
3.3 Registo de Aditamento a Processo Quando o utilizador pretender registar um aditamento (por exemplo: alterações de situação clínica, novos documentos de despesa) poderá, após a autenticação, consultar a lista de processos já inseridos no sistema: Seleciona o processo desejado, carrega sobre o botão e o sistema exibe a mensagem: Ao carregar no botão de OK, se desejar confirmar, o sistema apresentar-lhe-á os ecrãs relativos aos dados já inseridos para o acidente e acidentado, com possibilidade de alteração, sempre que necessário. O registo dos documentos poderá ser realizado depois da confirmação/alteração dos dados referentes à Entidade Empregadora, Trabalhador, Acidente e Situação Clínica, da mesma forma que no primeiro registo do processo. Página 28
3.4 Emissão Declarações IRS O utilizador poderá efetuar a emissão de Declarações IRS (relativas a importâncias não reembolsadas) para entregar aos acidentados. Para esse efeito, deverá selecionar a opção de Declarações IRS disponível no ecrã principal. Após a seleção surgirá a janela de Declaração IRS tal como a apresentada de seguida. Janela Declaração IRS Depois de preencher os campos, deverá premir o botão Emitir. As declarações emitidas são anuais e indicam os valores pagos pelos Acidentados e não reembolsados pela SGMF. São considerados para as declarações de IRS os documentos no estado Liquidado e também os documentos cujas despesas não foram objeto de reembolso ao acidentado na íntegra (só houve lugar a reembolso à entidade que comparticipou as despesas, por exemplo). Página 29