1 - Objetivo Aplicar e padronizar as assinaturas de e-mail dos colaboradores da Unimed Blumenau. 2 - Campo de Aplicação As assinaturas de e-mail padronizadas deverão ser utilizadas por todos os colaboradores da Unimed Blumenau em todos os setores. 3 - Rotinas operacionais Para padronizar a assinatura de e-mail, a fonte padrão utilizada é Calibri, tamanho 11. O colaborador deve seguir o modelo abaixo, respeitando ordem dos fatores: Unimed Blumenau Nome Completo Cargo e-mail: email@unimedblumenau.com.br site: www.unimedblumenau.coop.br Twitter: @unimedblumenau Fone: 47 3331.XXXX Banner com link para o site da Unimed Disponibilizado pela área de Comunicação, através de e-mail. 3.1 - Não é permitido: As assinaturas de e-mail devem seguir um padrão. Por isso, não é permitido: - Inserir na assinatura mensagens de autoajuda e frases diversas. - Inserir um banner (imagem) diferente do padrão Unimed, que será enviado pela Comunicação sempre que precisará ser alterado. - Utilizar fontes coloridas, em outro tamanho e outro padrão. 4 - Como aplicar a assinatura 4.1 - Para os colaboradores que utilizam a ferramenta Microsoft Outlook Para alterar a assinatura padrão é preciso acessar: - Ferramentas Opções Formato de e-mail Assinaturas Novo (inserir o nome da assinatura), conforme Figuras 1, 2, 3 e 4. Confira como montar sua assinatura: 1
1ª Linha: é padrão para todos os colaboradores, contendo Unimed Blumenau. 2ª Linha: deve constar o nome completo do colaborador, em negrito (Exemplo: Maria da Silva Pereira). 3ª Linha: deve constar o cargo (Exemplo: Assistente Administrativo, Coordenador de Vendas). 4ª Linha: corresponde ao email do colaborador, que deve ter um hiperlink para o e-mail do mesmo. Para inserir o hiperlink, o colaborador deve escrever o seu email e selecionar este texto. Em seguida, clicar no ícone hiperlink (representado por um globo com corrente). Na caixa do hiperlink colocar o email do colaborador novamente em Endereço de E-mail. (conforme Figura 5 e 6) 5ª Linha: é padrão para todos os colaboradores, contendo o site da Unimed Blumenau (site: www.unimedblumenau.com.br) 6ª Linha: é padrão para todos os colaboradores, contendo o Twitter Unimed Blumenau (Twitter: @unimedblumenau). 7ª Linha: corresponde ao telefone de cada colaborador. Sobre as imagens de assinatura, elas sempre serão enviadas pelo setor de comunicação, com o link para acesso ao nosso site. Caminhos para acesso: Figura 1 - Como alterar a assinatura de e-mail Passo 1 2
Figura 2 - Como alterar a assinatura de e-mail Passo 2 Figura 3 - Como alterar a assinatura de e-mail Passo 3 3
Figura 4 - Como alterar a assinatura de e-mail Passo 4 Figura 5 - Como alterar a assinatura de e-mail Passo 5 4
Figura 6 - Como alterar a assinatura de e-mail Passo 6 3.2 Para os colaboradores que utilizam a ferramenta Outlook Express Para alterar a assinatura padrão é preciso acessar: - Ferramentas Opções Assinaturas Nova, conforme Figuras 7 e 8. Após criar uma nova assinatura, você digita no campo texto os passos abaixo, conforme Figuras 9 e 10. Confira como montar sua assinatura: 1ª Linha: é padrão para todos os colaboradores, contendo Unimed Blumenau. 2ª Linha: deve constar o nome completo do colaborador, em negrito (Exemplo: Maria da Silva Pereira). 3ª Linha: deve constar o cargo (Exemplo: Assistente Administrativo, Coordenador de Vendas). 4ª Linha: corresponde ao email do colaborador. 5ª Linha: é padrão para todos os colaboradores, contendo o site da Unimed Blumenau (site: www.unimedblumenau.com.br) 6ª Linha: é padrão para todos os colaboradores, contendo o Twitter Unimed Blumenau (Twitter: @unimedblumenau). 7ª Linha: corresponde ao telefone de cada colaborador. Sobre as imagens de assinatura, nesse padrão de Outlook não é possível inserir. 5
Caminhos para acesso: Figura 7 - Como alterar a assinatura de e-mail Passo 1 Figura 8 - Como alterar a assinatura de e-mail Passo 2 6
Figura 9 - Como alterar a assinatura de e-mail Passo 3 Figura 10 - Como alterar a assinatura de e-mail Passo 4 7
4.3 - Para os colaboradores que utilizam a ferramenta Outlook via Web Para criar a assinatura padrão é preciso: 1. Na parte superior da página do Outlook Web App clique em: Opções > Consultar Todas as Opções > Configurações > Email. 2. Na caixa Assinatura de Email, digite e formate sua assinatura. * Para adicionar sua assinatura a todas as mensagens de saída, marque a caixa de seleção Incluir automaticamente minha assinatura em mensagens enviadas. 3. Clique em Salvar ou pressione CTRL+S. Caminhos para acesso: Figura 11 - Como alterar a assinatura de e-mail Passo 1 8
Figura 12 - Como alterar a assinatura de e-mail Passo 2 Figura 13 - Como alterar a assinatura de e-mail Passo 3 5 Informações Dúvidas e informações com a equipe de TI: Medeiros 21 8525, Elias 21 8512, Marciel 21 8626, Baldussi 21 8661 e Cleiton 21 8513. 6 Referências Setor de Comunicação e TI. 9