Office 365 Manual Outlook 365 Web Application Requisitos para usar o Office 365: Ter instalado pelo menos a versão 7 do Internet Explorer, Mozilla Firefox 15, Google Chrome 21 ou Safari no Mac. O que é o Outlook 365 Web Application (OWA)? O OWA permite aceder ao correio eletrónico da Universidade em qualquer computador que tenha acesso à internet via navegador de internet. Como aceder ao OWA: 1. Ir à página: https://outlook.com/ipam.pt 2. No primeiro campo colocar o nº único e @ipam.pt (ex. 99999@ipam.pt) 3. No segundo campo a palavra passe dada pelo administrador (aconselha-se a alterar a palavra passe depois do primeiro acesso) e clicar em Iniciar Sessão. 1
Navegar no OWA O OWA é criado para ter as mesmas funcionalidades do Outlook 2010. O painel principal é dividido em 3 áreas: Painel de Navegação, Painel de Mensagens e Painel de Previsualização. O Painel de Navegação contem as pastas de e-mail e proporciona fácil acesso ao Calendário, Contactos e Tarefas. O Painel de Mensagens funciona como caixa de entrada de novos e-mails e contem todas as mensagens recebidas. O Painel de Previsualização mostra o conteúdo do e-mail selecionado no painel anterior. Secções no OWA Ao clicar na tabela de seleção acede às várias secções do OWA Correio Compõe, envia, lê e responde e-mails. Calendário Cria e gere compromissos e reuniões. Contactos Gere e guarda informações dos contactos. Tarefas Organiza tarefas com opção de lembretes. 2
Painel OWA Caixa de entrada e gestão de e-mails A caixa de correio permite-lhe enviar, receber e arquivar e-mails. A imagem seguinte ilustra as ferramentas disponíveis. Caixa de entrada Eliminar mensagens Ajuda Criar novo e-mail Move ou copia uma mensagem selecionada Verifica novos e-mails Criação / envio de mensagens Para criar uma mensagem: 1. Clique no botão Novo na barra de ferramentas e escolha Mensagem. 2. Digite um endereço de e-mail no campo Para: Se antes enviou uma mensagem para esse endereço, o recurso Auto Completar exibirá o endereço. Clique no endereço indicado para preencher o campo Para:. 3
Para procurar por um endereço, clique no botão Para: para abrir a lista de Endereços Global. Escreva o nome da pessoa e clique na Lupa. Verá uma lista de possíveis endereços. Clique no endereço que procura e clique nos ícones Para ->, Cc-> ou Bcc-> na parte inferior da janela para adicionar o endereço selecionado. Pode adicionar mais que um endereço. 3. Clique OK quando tiver terminado de adicionar os endereços. 4. Adicione um assunto e um corpo à sua mensagem e clique em Enviar para enviar aos endereços selecionados. 4
Adicionar um Anexo 1. Clique no ícone Clipe. 2. Procure o documento que pretende anexar e selecione-o. 3. Clique em abrir. 4. O documento será adicionado à mensagem. Criar uma nova pasta Criando pastas permite armazenar as mensagens de forma organizada. 1. No painel de navegação, clique com o botão direito do rato sobre a pasta que conterá a nova pasta. 2. Clique em Criar Nova Pasta a partir do menu suspenso. 3. Escreva o nome para a nova pasta e pressione Enter no teclado. 5
Mover um e-mail para uma pasta A movimentação de e-mails remove do painel de mensagens e coloca na pasta de destino. 1. Clique no e-mail que deseja mover. 2. Clique no menu suspenso Mover. 3. Clique em Mover para a Pasta. 4. Clique na pasta de destino a partir da lista que aparece. Ou 1. Arraste e solte o e-mail que deseja mover para a pasta de destino. Copiar e-mails para pastas A cópia de e-mails para uma pasta deixa a original no painel de mensagens e coloca uma cópia na pasta de destino. 1. Clique no e-mail que deseja copiar. 2. Clique no menu suspenso Mover. 3. Clique em Copiar para a Pasta. 6
4. Clique na pasta de destino a partir da lista que aparece. Calendário OWA Modificar a visualização do Calendário OWA O calendário OWA tem 4 pontos de visualização que pode usar para mostrar a sua agenda de compromissos: Vista de dia exibe os compromissos de um único dia. Vista de Trabalho da Semana exibe os compromissos num formato de 5 dias: de 2ª a 6ª. 7
Vista Semana exibe os compromissos para a semana: de domingo a sábado. Vista Mensal exibe os compromissos para o mês. Adicionar um compromisso 1. Clique em Novo na barra de ferramentas do Calendário. 2. Clique em Compromisso no menu suspenso. Ou Dê duplo clique sobre a data que pretende. 3. Na janela de Compromisso: a. Digite um assunto para o compromisso. b. Digite uma localização. c. Selecione um início e fim de data / hora. d. Marque o Lembrete e selecione quanto tempo de antecedência a ação é lembrada. e. Adicione mais detalhes no corpo da janela. f. Clique em Salvar e Fechar. 8
Criar solicitação de reunião Pedido de reunião é uma ferramenta que permite agendar reuniões e convidar participantes. Recebe uma notificação quando alguém aceita, recusa, ou propõe um novo horário para a reunião. 1. Clique em Novo na barra de ferramentas do Calendário. 2. Clique em Pedido de Reunião no menu suspenso. 3. Digite o endereço das pessoas que deseja convidar no campo Para. Clique em Para e aceder à Lista de Endereços Global para encontrar participantes. 4. Clique em Recursos... e selecione um recurso da lista para reservar um espaço ou um equipamento. 5. Digite um assunto para a reunião no campo Assunto. 6. Digite um local para o encontro no campo Localização. Se você tiver selecionado um espaço em Recursos, será preenchido automaticamente. 7. Selecione um início e fim de data / hora. 8. Clique em Enviar. 9. Um e-mail de convite será enviado para todos os convidados e os recursos serão reservados durante o horário agendado. 9
Usar o Assistente de Agendamento O Assistente de Agendamento permite que verifique a disponibilidade das pessoas e dos recursos, exibindo indicadores Livre/Ocupado para blocos de tempo ao longo do dia. 1. Clique em Novo na barra de ferramentas do Calendário. 2. Clique em Pedido de Reunião. 3. Clique no separador Assistente de Agendamento. 4. Escolha um horário de início e fim da reunião. 5. Adicione um nome, selecionado da Lista de Endereços Global, para os participantes. 6. Adicione um espaço para realizar a reunião. A disponibilidade é determinada pelo calendário pessoal de cada utilizador. O tempo disponível será exibido com um bloco roxo na linha ao lado do nome de um participante. Pode facilmente ver quando as pessoas e os recursos estão disponíveis e selecionar um horário apropriado para a reunião. Ajustar as linhas verdes e vermelhas verticais vai mudar o tempo de sua reunião de início e fim. A seção de Horas sugeridas" no lado direito da tela serão preenchidos automaticamente com as datas e horários de todos os recursos e pessoas disponíveis. Partilhar Calendário Partilhar um calendário permitirá que outras pessoas tenham acesso às suas informações de agendamento de indicadores básicos Livre/Ocupado. 10
1. Clique em Partilhar na barra de ferramentas do Calendário. 2. Clique em Partilhar este Calendário no menu suspenso. 3. Clique no calendário que você deseja compartilhar. 4. Clique no botão Para... para selecionar os utilizadores que pretende partilhar o seu calendário. 5. Adicione um assunto para o convite. 6. Na seção Partilhar, clique no nível de acesso das Informações de disponibilidade. 7. Digite um texto para o corpo da mensagem, se desejar. 8. Clique em Enviar. 9. Os utilizadores que enviou a partilha, receberão um e-mail solicitando a partilha de calendário. Para aceitar, devem clique em Adicionar Calendário. Adicionando um Calendário Pode adicionar o calendário de alguém à sua lista no OWA, no entanto, a fim de ver mais do que a informação simples Livre /Ocupado, precisa de obter permissão. 11
1. Clique no botão Partilhar na barra de ferramentas do Calendário. 2. Clique em Adicionar um Calendário. 3. No menu Adicionar Calendário, clique no nome e selecione o utilizador da Lista de Endereços Global. 4. Clique em OK. Contactos Aceder aos Contactos Há duas maneiras de aceder os contactos no OWA: O item do menu de Contactos no canto inferior esquerdo vai abrir a lista de contactos pessoais. O botão Encontrar uma pessoa no canto superior direito abrirá a lista de endereços global em uma janela pop-up. 12
Lista de endereços global A Lista de Endereços Global contém todas as pessoas e recursos na organização. Pode ser usado para encontrar informações de contactos, convidar utilizador para reuniões, e verificar a disponibilidade de recursos. Clique no ícone Livro ao lado de "Encontrar uma Pessoa", aqui acede à lista de endereços global. Há diferenças em relação aos "Contactos" acedido no painel de navegação do lado esquerdo. Lista de Endereços Global (padrão) esta é a lista de todas as pessoas no sistema. All Rooms Esta é a lista de todos os recursos (salas) disponíveis para reserva. Mostrar outras listas de endereços esta é uma lista de todos os livros de endereços que tem acesso. Lista de contactos pessoais Pode ver Todos, Pessoas ou Grupos na lista de contactos pessoais. Clique na seção Mostra: para selecionar um desses pontos de vista. Quando você clica num endereço de um utilizador ou grupo da lista, pode: Enviar um e-mail ao utilizador e/ou grupo Configurar um pedido de reunião com o grupo ou utilizador. Reencaminhar as informações do grupo ou de um contacto pessoal para alguém. 13
Criação de Novos Contactos Pode criar um novo contacto ou grupo de contactos. Clique em Novo na barra de ferramentas contacto e selecione: Contacto - para criar um contacto individual. Grupo - para criar um grupo de contactos. Quando criar um novo grupo de contacto, aparece uma janela para introduzir as informações do grupo. 1. Digite o nome do grupo, em Nome do Grupo:. 2. Clique em Membros e a Lista de Endereços Global será aberta para que possa selecionar os nomes a acrescentar. 3. Voltando à janela de Adicionar grupo contacto, clique em Adicionar ao Grupo para adicionar os nomes ao grupo. Os nomes que adicionou serão exibidos como uma lista em Nome. 4. Clique em Salvar e Fechar quando tiver terminado. O novo grupo de contacto aparecerá na sua lista de contactos. 14
Pesquisa no OWA Como pesquisar no OWA Encontrará uma opção de pesquisa no topo da lista de E-mails, contactos e tarefas. Se clicar na seta para baixo ao lado da lupa na caixa de pesquisa, terá várias opções para escolher: Esta pasta Pesquisa na pasta que está no momento. Esta pasta e subpasta Procura na pasta que está e nas subpastas. Toda a Caixa de Correio Pesquisa o conteúdo em toda a caixa de correio. Definir Localização Predefinida Permite que escolha qual o modo de procurar predefinido. Também pode realizar uma pesquisa avançada. Para uma pesquisa avançada, clique nas divisas do lado direito da caixa de pesquisa para selecionar opções adicionais e reduzir o intervalo de pesquisa. No e- mail, pode restringir a pesquisa para o seguinte: Resultados em o assunto e corpo da mensagem, apenas o corpo da mensagem, ou só assunto. 15
De De um e-mail especifico ou enviadas para um e-mail ou grupo específico. Categoria Os e-mails pertencentes a uma categoria específica. Depois de configurar a sua pesquisa, digite a tecla Enter ou Pesquisar para iniciar a procura. Recursos Avançados Assinatura de e-mail Adicionando uma assinatura de e-mail pode ajudar a garantir que o e-mail da Universidade atende os padrões profissionais, representa a qualidade do seu trabalho e de negócios da Universidade, fornece informações relevantes para apoiar os processos de apoio do IPAM. 1. Clique em Opções na parte superior direita da tela. 2. Clique em Ver Todas as Opções no menu suspenso. 3. Clique em Definições. 16
4. Digite a sua assinatura na caixa de texto de assinaturas do e-mail. 5. Clique Incluir automaticamente a minha assinatura em mensagens que envio, se quiser a assinatura aparecer por padrão no final do e-mail. 6. Clique em Guardar na parte inferior direita da tela. 7. Se não optar por incluir automaticamente a sua assinatura em mensagens de e-mail, pode inseri-lo manualmente. Na janela de e-mail, clique no botão Inserir assinatura. A assinatura será exibida no corpo da sua mensagem. Definir regras de correio 1. Clique em Opções. 2. Clique em Criar uma Regra da Pasta a Receber no menu suspenso. 17
3. Clique em Novo. 4. Selecione uma condição que desencadeia a regra no campo Quando a mensagem for recebida no menu suspenso. 5. Depois de definir as condições, clique em Guardar. A regra fica automática ativa. Terminar Sessão Certifique-se de sair de modo a que ninguém pode aceder aos seus dados de e-mail. Clique no botão terminar sessão no canto superior direito. 18
Anexo Site Office 365 FAQ s Office 365 Apoio Técnico IPAM Porto E-mail: joel.regufe@ipam.pt Telefone: 229 398 080 IPAM Aveiro E-mail: bruno.cruz@ipam.pt Telefone: 234 400 180 IPAM Lisboa E-mail: marco.neves@iade.pt Telefone: 218 360 030 Manual produzido por: Bruno Cruz 2013 Departamento Tecnologias 19