AULA 00 - Conceitos Fundamentais de Arquivologia Olá, amigos concurseiros! Tudo bem? Estão animados para os estudos? Espero que estejam com muito gás, pois já temos uma grande notícia: finalmente foi publicado o edital para o concurso do DNIT! E eu estou aqui para ajuda-los nessa empreitada. Mais especificamente vou ajuda-los no conteúdo Noções de Arquivologia para o cargo de Analista Administrativo. Aos que não me conhecem, sou Mayko Gomes, professor de Arquivologia e Procedimentos Administrativos aqui no Ponto. E aos que já me conhecem, é uma grande honra os estar ajudando em mais essa luta! Sobre o conteúdo, devo dizer que este edital está bem desafiador. Analisando os assuntos pedidos, percebi que a banca trouxe muitas novidades, como as funções arquivísticas, análise tipológica, sistemas informatizados e políticas públicas ; assuntos esses que até então somente eram pedidos para cargos de arquivistas ou em órgãos específicos de documentação e cultura. Ainda temos uma grande novidade, e ponham novidade nisso: pela primeira vez a banca pede o conteúdo política de acesso aos documentos de arquivo, referindo-se ao assunto polêmico do momento: a Lei de Acesso à Informação! Este conteúdo está mesmo se mostrando um grande desafio a ser vencido. Por outro lado, isso mostra que a banca está dando grande importância à disciplina. Antes aparecia nos editais apenas de modo bem tímido, pedindo apenas conhecimentos práticos e algumas definições. Agora está aparecendo com mais frequência, e para diversos cargos, como Técnico Judiciário, Papiloscopista da Polícia Federal, Escrivão da Polícia Federal, Analista Administrativo da ANATEL, e agora para os cargos do DNIT. E para ambos, pois foi pedido também para o cargo de Técnico Administrativo. E aproveitando a deixa, informo a vocês que será lançado também o curso de Noções de Arquivologia para o cargo de Técnico Administrativo do DNIT. Mas voltando ao nosso curso, depois de analisar o edital, montei o cronograma do curso de modo a abranger todo o conteúdo pedido. Então a proposta de distribuição das aulas será a seguinte: Aula 01 02 03 Conteúdo Gestão de Documentos; Implementação de programas; Diagnóstico e realidade arquivística brasileira; Protocolo; Funções arquivísticas. Análise tipológica dos documentos de arquivo; Sistemas informatizados de gestão arquivística; Microfilmagem de documentos de arquivo. Políticas públicas de arquivo; legislação arquivística; Políticas de acesso aos documentos de arquivo; Normas nacionais e internacionais de arquivo; Sistemas e redes de arquivo. Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1
Devem ter notado que nesse cronograma falta o assunto Arquivística: princípios e conceitos. E o motivo é muito simples: nós já vamos estuda-lo nesta aula demonstrativa! Eu acredito que seja muito vantajoso que o estudem agora, não só para que conheçam as tendências e métodos da banca, e o nível de dificuldade das questões, mas também para que conheçam avaliem a metodologia e didática deste curso. Este curso será de teoria e exercícios comentados. Será apresentada a teoria, em seguida, ainda no corpo da aula, teremos a resolução e comentários de questões sobre o assunto que foi apresentado. Além disso, teremos ao final da aula uma lista de questões, todas retiradas de provas anteriores da banca do concurso, que deverão ser resolvidas por vocês. Essa lista terá, ao final, um gabarito comentado. Lamentavelmente temos um pequeno contratempo: a Esaf não tem costume de elaborar muitas questões desta disciplina. Então, para complementar nossos estudos, teremos também a resolução de questões de outras bancas, mas sempre nos mesmos moldes da banca do concurso (múltipla escolha). E não se preocupem com as dificuldades encontradas durante as aulas, pois estarei disponível no e-mail para ajudá-los no que for possível: mayko@pontodosconcursos.com.br. Contém também com o fórum do curso para ajudar seus estudos. Espero receber suas dúvidas para ajuda-los, assim como suas críticas e sugestões para elaborar um trabalho que os ajude de verdade. Então, sem mais enrolação, vamos começar o curso! Sejam todos muito bem vindos! Prof. Mayko Gomes Novembro/2012 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 2
Noções Iniciais Antes de qualquer coisa, para entendermos do que se trata a Arquivologia e os arquivos, precisamos conhecer os seus conceitos, suas definições e seus objetos de estudo e de trabalho. A Arquivologia, também conhecida como Arquivística, é a disciplina que estuda as funções dos arquivos e seus documentos. Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, estudar os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos, seus usuários, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos de documentos funcionais. Agora que definimos a disciplina, vamos definir o seu objeto de estudo: os arquivos. A palavra arquivo é um termo polissêmico, com quatro significados: 1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funções; etc); 2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, 3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos; 4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, etc). Dica de prova: Quando o termo arquivo surgir em alguma questão, o contexto é quem vai determinar qual destes significados está sendo empregado. Dificilmente este assunto será pedido em provas, pois é muito básico. O importante é que vocês se atentem para o fato da polissemia do termo para que não tenham dúvidas quando responder as questões. Uma vez definido o que é o arquivo, devemos também saber que uma das funções do arquivo (vamos aprofundar em nossa próxima aula) é tornar disponível e acessível os seus documentos. E sabendo o que pode ser arquivo, e sua função, que é tornar disponíveis os seus documentos, falta saber o que são os documentos do arquivo. Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 3
O documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada em um suporte. Então, para termos um documento, são necessários dois elementos: Informação: é o conhecimento, a mensagem, a idéia que se deseja transmitir. Suporte: é o material físico onde está registrada a informação. Concluímos então, por uma fórmula bem simples, que: INFORMAÇÃO + SUPOTE = DOCUMENTO Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informação registrada em um suporte material: o papel, o plástico, a película, etc. Contudo, não basta que seja documento (suporte + informação) para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha sido resultado, conseqüência de uma ação referente à atividade da instituição ou pessoa. É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA DE SUAS ATIVIDADES. Por exemplo: considerem uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma mensalidade de assinatura e recebe a revista. A revista em si NÃO SERÁ considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa não a recebeu por executar uma atividade administrativa. Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura será documento de arquivo, pois é conseqüência de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisição de periódico. Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo exemplo, não é por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar é que fará isso. Em resumo, para que um documento pertença a um arquivo, são necessários esses dois elementos: Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 4
(CVM/2010 Esaf) Acerca do conceito de arquivo, assinale a opção correta. a) Sua finalidade primeira é o registro da memória institucional. b) São os conjuntos documentais produzidos por pessoa jurídica, enquanto os produzidos pelas pessoas físicas são chamados de manuscritos. c) São coleções de documentos acumulados por interesse científico. d) Coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa jurídica ou física. e) São acumulados no curso das atividades, servindo de provas das transações realizadas. Resolução O arquivo guarda documentos produzidos por qualquer pessoa, física ou jurídica, e que importantes para a administração. Esses documentos são acumulados naturalmente, à medida que são realizadas atividades administrativas. Portanto a alternativa correta é a de letra E. (TRE-MT/2010 Cespe/UnB) Assinale a opção correta a respeito de arquivo. a) Os documentos de arquivo são produzidos e recebidos com finalidades históricas, culturais e científicas. b) De acordo com o conceito de arquivo, uma coleção de manuscritos históricos colecionados por uma pessoa física não é considerada arquivo. c) O sentido ou significado do acervo documental não depende da relação que os documentos têm entre si. d) Os documentos são produzidos em exemplares múltiplos e inexiste uma significação orgânica entre esses documentos. e) O julgamento acerca da preservação dos documentos tem caráter revogável, envolvendo questões de conveniência. Resolução O conceito de arquivo que acabamos de estudar é o conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa enquanto realiza uma atividade específica. O documento é o filho dessa atividade. Então esses documentos são acumulados naturalmente, como produto e prova de uma ação. Não são colecionados, nem agrupados por qualquer outro critério senão a simples relação com o produtor e suas atividades. Portanto a alternativa correta é a de letra B. Percebam que qualquer coisa, qualquer coisa mesmo, pode ser considerada um documento de arquivo, desde que atenda as exigências acima. Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 5
Já sabemos até aqui o que é um documento, o que é um documento de arquivo, e o que pode ser um arquivo. Vamos agora aprender a diferenciar o arquivo das outras unidades de informação que podem existir em uma instituição. Órgãos de Documentação Arquivo O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de arquivo são ACUMULADOS de forma orgânica e natural, geralmente em exemplar único ou limitado número de cópias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos são mantidos como um conjunto, e não como peças isoladas. Por isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos pela sua origem ou proveniência (princípio que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte utilizado o papel e principal gênero o textual (também estudaremos mais adiante). O arquivo é órgão receptor e seu público são os administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar. Biblioteca A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes, e tratados como peças isoladas. Esses documentos existem em vários exemplares, são unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são impressos. Os documentos da biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é formado por pesquisadores, estudantes e cidadão comuns. Sua função é instruir e educar. Centro de Documentação / Informação O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessária uma especialização para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos são geralmente reproduções (audiovisuais) ou referências (bases de dados). Sua finalidade é simplesmente informar. Museu O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com finalidades de informar e entreter. Suas peças são dos mais variados tipos e Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 6
dimensões, dependendo de sua especialização. Por serem objetos, são classificados como tridimensionais. Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas de concursos. Ao dar atenção aos termos destacados, o candidato poderá facilmente diferenciar estes órgãos e não errar questões. Atenção: A grande maioria das bancas costuma focar suas questões nas diferenças entre os documentos de arquivo e biblioteca. Então, para acertar o item, basta ter em mente os termos destacados: toda vez que o item mencionar colecionados, ou algum semelhante, será documento de biblioteca; e sem mencionar acumulado, ou semelhante, será documento de arquivo. (TRT-23/2011 FCC) A propósito do paralelismo entre as diferentes instituições de custódia de documentos, considere as afirmativas abaixo. I. A diferença entre o material de biblioteca e o de arquivo independe de técnica de registro, suporte ou formato. II. Ao museu histórico devem ser recolhidos os documentos de arquivo de valor permanente. III. Ao contrário dos arquivos, museus e centros de documentação formam seus acervos por meio de coleções. Está correto o que se afirma em a) I, apenas. b) I e II, apenas. c) I, II e III. d) II e III, apenas. e) I e III, apenas. Resolução Nesse tipo de questão devemos analisar os itens um a um. O primeiro está correto, pois não são o suporte, o formato, o registro ou outro critério semelhante que diferencia os documentos desses órgãos. O que os diferencia as são formas e as finalidades com que são adquiridos, os públicos a quem se destinam e os modos de sua utilização. O segundo está errado, pois veremos mais adiante que os documentos de valor histórico devem ser recolhidos ao arquivo permanente. Mas mesmo sem esse conhecimento já podemos concluir que cada órgão deve cuidar de seus documentos, e então o museu não pode cuidar dos documentos de arquivo. Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 7
O terceiro está correto conforme podemos comparar da tabela apresentada na aula. Os documentos de arquivo são acumulados naturalmente, e não colecionados. Portanto a alternativa correta é a de letra E. Classificação dos Arquivos Os arquivos podem ser classificados em vários aspectos. Vamos a eles: Classificação quanto à entidade mantenedora: quanto à entidade mantenedora os arquivos podem ser públicos ou privados. Os arquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter público. São de responsabilidade do Estado e devem estar disponíveis para consulta por parte dos cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos. Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou por instituições de caráter privado. São documentos que dizem respeito a suas atividades particulares, e, portanto, não é obrigatória a sua disponibilidade para consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem declarados de interesse público, por meio de decreto presidencial através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor terá o dever de zelar pelos documentos e deixá-los à disposição do Estado. Obra de Leite Paes, de leitura recomendada. Existe ainda outra classificação, atribuída pela autora Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares. Públicos: mantidos por instituições de caráter público. Comerciais: mantidos por instituições com fins lucrativos. Institucionais: mantidos por instituições sem fins lucrativos. Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famílias. Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em públicos ou privados. Quando mencionar a autora acima, classificam-se me públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares. Classificação quanto à natureza dos documentos: quanto à natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em especiais ou especializados. Os arquivos especiais guardam documentos de suportes variados e por isso precisam de cuidados diferenciados. Os documentos são agrupados considerando primeiramente o suporte (papel, CD, disco rígido, etc) e depois se utiliza Exemplo de arquivo Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br especial: todos os 8 documentos estão em fitas de vídeo (suporte).
outros critérios para sua organização. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado quando os suportes são feitos de materiais diferentes, pois facilita a conservação dos mesmos. Por exemplo: um arquivo pode ter um local específico para guardar CD s, papéis, fitas de vídeo, películas, etc, pois todos esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados. Exemplo de arquivo especializado. Os arquivos especializados, ou arquivos técnicos, são aqueles que guardam documentos dos mais variados assuntos. Nesse arquivo os documentos são agrupados considerando primeiramente o assunto e depois se utiliza outros critérios para sua organização. Esse tipo de arquivo é utilizado quando uma instituição trata de muitos assuntos, em diferentes áreas do conhecimento; por isso são chamados de técnicos. Por exemplo: uma entidade pode guardar documentos relativos à área de engenharia, de medicina e de artes em locais separados. Isso ajuda na localização dos documentos e facilita a compreensão dos mesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade. Para facilitar a compreensão, basta fazer a seguinte associação: Especiais => Suporte / Especializados => Assunto (BNDES/2010 Cesgranrio) O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas e que, por essa razão, merecem tratamento especial, não apenas quanto ao armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle e à conservação. Essa é uma classificação que diz respeito a) ao gênero. b) aos estágios da sua evolução. c) à natureza dos documentos. d) à natureza do assunto. e) à extensão de sua atração. Resolução O arquivo especial sempre vai guardar seus documentos tendo a preocupação com o suporte, não importando o assunto de que tratem. E isso por que sua preocupação maior é a preservação. Considerando que os suportes são diferentes, também serão diferentes os tratamentos dados a eles. Portanto a alternativa correta é a de letra C. Classificação quanto à extensão de atuação: quanto à extensão de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais ou centrais (ou gerais). Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 9
Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos próximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localização e utilização. Encontram-se principalmente em empresas, órgãos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vários departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuação (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc). Escritório: exemplo de arquivo setorial. Exemplo de arquivo central ou geral: guarda todos os documentos da instituição. Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um só lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura administrativa simples (poucos departamentos, poucos órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório medico, etc. É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral. Classificação quanto aos estágios de evolução: os arquivos podem ser correntes, intermediários ou permanentes. Os arquivos correntes são aqueles que guardam documentos constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos de consultas freqüentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de arquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, são objeto de consultas freqüentes. (DPU/2010 Cespe/UnB) Acerca dos arquivos correntes, assinale a opção correta. a) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada. b) São formados, basicamente, por documentos com valor informativo. c) Podem ser divididos em fase I e fase II, conforme proposta de Elio Lodolini. d) Devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm. e) Os arquivos correntes, conhecidos como fase pré-arquivo, não fazem parte da gestão de documentos. Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 10
Resolução Os arquivos correntes se caracterizam pela grande frequência de uso dos seus documentos. São documentos essenciais às atividades administrativas, e por isso estão em constante movimentação e utilização por diversas pessoas e unidades de uma instituição. E para facilitar essa utilização, além de evitar a perda do documento, é necessário que ele esteja sempre próximo de seus usuários. Portanto a alternativa correta é a de letra D. Os arquivos intermediários são aqueles que guardam documentos que não são mais objeto de consultas frequentes, mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigações. A Lei de Arquivos assim define os documentos de arquivos intermediários: aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. com (CVM/2010 Esaf) O arquivo intermediário é formado por documentos a) grande valor informativo. b) valor primário decrescente. c) valor secundário. d) valor probatório e secundário. e) grande valor primário. Resolução O arquivo intermediário tem a função de guardar documentos que não são utilizados com frequência pelos seus produtores. Em tudo são semelhantes aos arquivos correntes, exceto pela frequência de uso dos seus documentos e pela proximidade com o usuário. Sua principal função é desafogar os canais de circulação dos documentos do arquivo corrente; de economizar recursos para que a informação seja mais bem aproveitada; e de evitar que os documentos de valor primário sejam recolhidos ou mesmo eliminados. Portanto a alternativa correta é a de letra B. E não se preocupem com essa questão de valor dos documentos, pois a estudaremos em nossa próxima aula. Os arquivos permanentes são aqueles que guardam documentos que não tem mais valor administrativo, mas pelo seu conteúdo ou pelo assunto de que tratam, tem grande relevância para a História ou para a Cultura, e por isso devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define assim os documentos de arquivo permanente: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 11
(TJ-CE/2002 Esaf) Além da fase intermediária, em que não são muito consultados, os documentos de arquivo passam pela fase: a) de organização, em que são arrumados. b) de seleção, em que são descartados. c) corrente, em que não podem ser eliminados. d) temporária, em que não podem ser consultados. e) permanente, em que são abertos à consulta pública. Resolução O arquivo permanente guarda documentos que já não são mais necessários para as atividades administrativas, mas devido ao assunto ou ao teor da informação que contenha, é importante fonte de pesquisa para estudos em outras áreas do conhecimento, como a História ou a Cultura. E sendo esses documentos tão importantes fontes de pesquisas, devem ser abertos a todos que desejam realizar consultas, sem nenhum tipo de restrição. Portanto a alternativa correta é a de letra E. Peço atenção especial de vocês para esta classificação, pois ela norteará todos os estudos sobre Arquivologia. Esta divisão e classificação foram consideradas um marco na história da disciplina. A partir de agora, todos os estudos sobre arquivos e suas funções terão essa classificação como base. Em provas, essa classificação pode vir com nomes alterados. Portanto é importante que vocês fixem a idéia que os nomes trazem: corrente = utilizado com freqüência, intermediário = aguardando prazos, permanente = guardados definitivamente. Os estágios de evolução dos arquivos também podem aparecer como ciclo vital dos documentos, ou teoria das três idades. Falaremos mais sobre esta classificação um pouco adiante, quando estudarmos o Ciclo Vital dos Documentos. Classificação dos Documentos Assim como os arquivos, os documentos que os compõem também podem ser classificados segundo alguns critérios. Os documentos são classificados quanto ao gênero, quanto à espécie/tipologia e quanto à natureza do assunto. Quanto ao Gênero: os documentos podem ser textuais (ou escritos), iconográficos, sonoros, filmográficos, informáticos (ou digitais), cartográficos e micrográficos. Os documentos textuais ou escritos são aqueles que apresentam a informação de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatórios, certidões, atas, etc. Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 12
Os documentos iconográficos são aqueles que apresentam a informação em forma de imagem estática. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras, diapositivos (slides), etc. Os documentos sonoros são aqueles que apresentam a informação em foram de som ou áudio. Exemplo: disco de vinil, escuta telefônica, sons gravados em fitas cassete. Os documentos filmográficos são aqueles que apresentam a informação em forma de imagens dinâmicas ou em movimento (com ou sem som). Exemplo: filmagens e vídeos. Os documentos informáticos, eletrônicos ou digitais são aqueles gravados em meio digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrônicos para serem lidos. Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes em formato DVD, etc. Os documentos cartográficos são aqueles que cuja informação representa, de forma reduzida, uma área maior. Exemplo: mapas, plantas, perfis, etc. Os documentos micrográficos são aqueles apresentados no suporte microfichas, resultados do processo de microfilmagem. Trataremos da microfilmagem em nossa última aula do curso. Atenção: É possível, e já ocorreu antes, que as bancas considerem o gênero cartográfico como uma espécie de subgênero do iconográfico, pois ambos apresentam imagens estáticas. Portanto fiquem atentos: caso isso ocorra, se não tiver nada mais que torne o item falso, estará correto. (TRT-23/2011 FCC) Um enorme cartaz emoldurado (pôster), cujo conteúdo, em letras garrafais, reproduz dispositivo legal a ser cumprido por todos, é documento do gênero a) iconográfico. b) audiovisual. c) cartográfico. d) textual. e) tridimensional. Resolução O documento que apresenta a informação como texto é do gênero textual ou escrito. Portanto a alternativa correta é a de letra D. Atenção: Em concursos anteriores, a Esaf costumava não considerar a existência de do gênero audiovisual. Mas esta posição pode ter mudado como podem perceber pelas questões seguintes. Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 13
(CVM/2010 Esaf) O gênero documental integrado por documentos que contêm imagens em movimento, com ou sem som (grifo meu), é conhecido como: a) fotográfico. b) audiovisual. c) iconográfico. d) filmográfico. e) micrográfico. Resolução Uma questão sem maiores dificuldades. Aliás, este assunto é muito simples, praticamente um ponto dado nas provas. Os documentos que apresentam a imagem em movimento, com ou sem som, são do gênero filmográfico. Portanto a alternativa correta é a de letra D. Mas gostaria de aproveitar a oportunidade para informar que existe outra classificação segundo o gênero, que é a audiovisual. Esse gênero abriga documentos que possuem imagens em movimento COM SOM, sendo que os documentos de imagens em movimento SEM SOM são os filmográficos. Mas esta posição não era aceita pela ESAF, como puderam perceber pela questão. Para a nossa banca, todos os documentos com imagens em movimento, COM OU SEM SOM, eram filmográficos! (ATA-ESAF/2012 Esaf) São gêneros documentais encontrados nos arquivos, exceto: a) documentos textuais. b) documentos audiovisuais. c) documentos cartográficos. d) documentos iconográficos. e) documentos tridimensionais. Resolução A resposta correta é a alternativa de letra E. Mas percebam que agora a banca já considera o gênero audiovisual como verdadeiro, o que não acontecia até bem pouco tempo atrás. Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os documentos são classificados de acordo com seu aspecto formal (aparência que assume de acordo com as informações) e sua função (o objetivo para o qual o documento foi produzido). Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 14
Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informações de forma que se possa identificá-lo como contrato: possui identificação das partes, do objeto, das condições, cláusulas, etc. O contrato então é uma espécie documental (considerando o aspecto formal). Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a função. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imóvel. Então a função do contrato é realizar um acordo de aluguel de imóvel. Em resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel (função). Essa idéia pode ser aplicada a vários outros documentos. Vejamos alguns exemplos: Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento (tipo) Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo) Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo) É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato e forma. O formato é a configuração física que o suporte assume. Ex: livro, caderno, folheto, cartaz, etc. A forma é o estágio de preparação do documento, o seu estado de produção atual. Ex: rascunho, minuta, original e cópia. (TRT-1/2011 FCC) Contrato, alvará de soltura, rascunho, folha e papel constituem, respectivamente, exemplos de a) tipo, gênero, técnica de registro, suporte e espécie. b) gênero, espécie, suporte, forma e formato. c) técnica de registro, tipo, gênero, suporte e forma. d) formato, forma, gênero, tipo e suporte. e) espécie, tipo, forma, formato e suporte. Resolução Uma questão que podemos resolver pelo método da eliminação. Já sabemos que o contrato é exemplo de espécie documental (aspecto formal), que o alvará de soltura é o tipo (espécie + função), que rascunho é a forma (estágio de preparação) e a folha é formato (do suporte papel). Portanto a alternativa correta é a de letra E. Quanto à Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos (ou ordinários) ou sigilosos. Os documentos ostensivos ou ordinários são aqueles cuja informação não é prejudicial quando for de conhecimento geral. São documentos que não Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 15
possuem informações estratégicas, nem de teor pessoal, e sua divulgação não causa nenhum tipo de problema à administração ou a terceiros. Os documentos sigilosos são aqueles que possuem conteúdo que só podem ser de conhecimento restrito, e por isso requerem medidas de segurança especiais para sua custódia e divulgação. Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso à Informação (Lei Federal n 12.527/11), que entrou em vigor há poucas semanas; e o Decreto Federal nº 4.553/02, que trata dos documentos e material de caráter sigiloso para a Administração Pública. As normas citadas atribuem graus de sigilo, sua classificação e o período pelo qual o documento dever permanecer sigiloso. Seguem as tabelas de classificação: Tabela de Classificação segundo o Decreto 4.553/02 Tabela de Classificação segundo a Lei 12.527/11 Atenção: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso à Informação já estar em vigor, o texto do Decreto 4.553/02 não foi modificado e nem revogado EXPLICITAMENTE, mesmo que a Lei tenha trago alterações. Portanto, é fundamental que fiquem atentos a este detalhe: caso o item se refira à classificação e período de tempo do Decreto, considerem a primeira tabela; caso se refira à classificação e período de tempo segundo a Lei, considerem a segunda tabela. Além disso, caso o item dê margem à dupla interpretação, ou seja elaborado em desacordo com a legislação, será objeto de recurso de muitos candidatos. Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema é polêmico, a mesma pode ser assunto em provas de atualidades ou discursivas. Os documentos sigilosos, conforme já dito, somente pode ser consultado pelo seu destinatário, ou por pessoa legalmente autorizada. Como o estudo dessa classificação de documentos envolve legislação, vamos aprofundar os estudos desse assunto mais adiante, em outra aula, Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 16
conforme o cronograma. Mas é muito importante que vocês conheçam a Lei e o Decreto mencionados para maiores esclarecimentos do assunto. Atenção: Quando um documento, que pertença a um conjunto, dossiê ou processo, for classificado em um grau de sigilo, todo o conjunto será classificado no mesmo grau de sigilo, mesmo que não tenha informações desse caráter. Quando dois ou mais documentos de um mesmo conjunto forem classificados em graus de sigilos diferentes, todo o conjunto será classificado com o grau de sigilo mais alto atribuído aos documentos sigilosos deste conjunto. (AL-SP/2010 FCC) Quanto à natureza do assunto, denominam-se documentos ostensivos aqueles a) cuja divulgação não prejudica a organização. b) cuja divulgação prejudica a organização. c) de conhecimento restrito da organização. d) que requerem excepcional grau de segurança. e) cujo conhecimento por pessoa não autorizada constitui quebra de sigilo. Resolução Sabemos que os documentos ostensivos são os que contêm assuntos de natureza geral, e cuja divulgação não compromete os resultados de uma atividade administrativa. Esses documentos podem (e devem, em caso de envolvimento de instituições públicas) ser divulgados ampla e abertamente à sociedade. Portanto a alternativa correta é a de letra A. Princípios Arquivísticos A Arquivologia possui, enquanto ciência, princípios que devem orientar seus trabalhos e estudos. Esses princípios são utilizados desde o final do século XIX e constituem a própria base da Arquivística Moderna. Vamos a eles: Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Este é o mais importante princípio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos originários de uma pessoa ou instituição devem manter sua individualidade, não podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa. Os documentos de arquivo são complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organização e funcionamento de seu produtor, razão pela qual não deve ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de forma indevida ou misturados com os de Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 17
outras pessoas ou instituições) indevidamente. Ao conjunto arquivístico de uma pessoa ou entidade chamamos fundo arquivístico. Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio da Proveniência. A organicidade é a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma organização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relações internas e externas de seu produtor. Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Este princípio enuncia que, considerando as relações estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade. Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independente de sua forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seu caráter único, pelo contexto de sua produção. Os documentos são criados por uma atividade específica e para atender a uma necessidade determinada; portanto, mesmo que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles serão únicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua produção são únicas. Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística: Também derivado do Principio da Proveniência, É a qualidade pela qual os fundos devem manter-se preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimos indevidos de peças documentais. Como dito anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituição, e os documentos que o compõem têm muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possível o seu produtor, o que não ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro. Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma que os arquivos são uma formação progressiva, natural e orgânica. Diferente da biblioteca e de outros órgãos de documentação, em que a acumulação de documentos se dá de forma gradativa (com a aquisição dos documentos por compra, permuta ou doação), o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os documentos de arquivo são, então, um produto imediato, natural e direto dessas atividades. Princípio da Territorialidade: Este princípio, nascido de questões políticas pelas fronteiras do Canadá, é utilizado no sentido de definir o domicílio legal dos documentos, ou seja, a jurisdição, o local onde serão produzidos seus efeitos. Essa jurisdição do documento deve ser definida conforme a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se manter o mais próximo possível do local onde foi produzido, seja uma instituição, uma região Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 18
específica ou uma nação. Como exceção à aplicação deste princípio, não o consideramos quando se trata de documentos produzidos por acordos diplomáticos ou por ações militares. Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estágio de Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na história da Arquivística. Ela afirma que os documentos de um arquivo passam por estágios conforme seus valores mudam. Quando um documento é produzido, ele possui um valor primário, que é sua importância para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor é temporário: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) ainda possuem o valor secundário, que é sua importância para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente. Princípio da Pertinência ou Temático: É a qualidade pela qual os documentos, quando recolhidos a uma instituição arquivística, devem ser reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua proveniência e organização originais. Este conceito não é mais adotado na Arquivística por ir de encontro ao Princípio da Proveniência. Se todos os documentos são classificados e reorganizados de acordo com um plano geral, desprezando a organização original, o conjunto perderá sua razão de ser, que é refletir e mostrar as atividades e organização das instituições. Atenção: Existem ainda outros princípios que dificilmente aparecerão em provas, mas que podem confundir. São eles: Princípio da Pertinência Funcional ou Proveniência Funcional: Este princípio determina que os documentos devam ser transferidos de uma autoridade a outra quando ocorrer mudanças políticas ou administrativas, para garantir a continuidade administrativa. Também está em desuso. Princípio da Pertinência Territorial: Este princípio afirma que os documentos deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos. Princípio da Proveniência Territorial: Este princípio, contrário ao anterior, afirma que os documentos deveriam ser conservados em serviços de arquivos do território no qual foram produzidos, com exceção daqueles produzidos por operações militares ou representações diplomáticas. (CVM/2010 Esaf) O princípio da ordem original pode ser definido como: Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 19
a) princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. b) princípio segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. c) princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. d) princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. e) princípio segundo o qual o arquivo deve permanecer no local original onde foi acumulado. Resolução O princípio da Ordem Original ou Ordem Natural determina que os documentos de arquivo, para cumprirem sua finalidade de refletir as atividades da instituição ou a sua organização, devem conservar o arranjo, a organização lógica que foi estabelecida por seu produtor. Ninguém melhor do que o produtor para determinar essa organização, pois o mesmo é o que melhor conhece suas atividades e sua estrutura. Portanto a alternativa correta é a de letra D. (CVM/2010 Esaf) O princípio que estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos serviços de arquivo do território em que foram produzidos é conhecido como o da: a) reversibilidade. b) proveniência. c) territorialidade. d) pertinência. e) organicidade. Resolução O princípio da Territorialidade, uma evolução princípio da Proveniência Territorial, afirma que os documentos estão intimamente ligados ao local onde foram produzidos. O local, com seu contexto físico, político, econômico, social, etc., influencia diretamente nas atividades de uma instituição, e por consequência, na produção dos documentos. Então o documento, além de provar sobre o produtor e suas atividades, também é fonte de informações sobre uma determinada região ou localidade. A alternativa correta é a de letra C. Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 20
Exercícios 01 - (TRT-3/2009 FCC) Os documentos que apresentam valor primário e que são indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma pessoa física ou jurídica constituem, segundo Jean-Yves Rousseau e Carol Couture, os chamados a) arquivos intermediários. b) sistemas de protocolo. c) arquivos correntes. d) processos e expedientes. e) sistemas de gestão informacional. 02 - (TRE-PB/2007 FCC) A qualidade pela qual os documentos de arquivo evidenciam fatos e permitem reconstituir a estrutura e o funcionamento da instituição responsável por sua acumulação é conhecida como a) valor probatório. b) prescrição. c) jurisprudência. d) princípio da proveniência. e) vigência. 03 - (CVM/2010 Esaf) O princípio arquivístico envolvido diretamente com a classificação de documentos é o da: a) pertinência. b) organicidade. c) reversibilidade. d) autenticidade. e) proveniência. 04 - (CVM/2010 Esaf) O princípio que gera, com sua aplicação, o fundo de arquivo é o da: a) unicidade. b) proveniência. c) autenticidade. d) organicidade. e) interdependência. 05 - (TRT-11/2012 FCC) Diapositivo, datilografia, contrato, pasta e ata de reunião são exemplos, respectivamente, de a) espécie, gênero, tipo, suporte e forma. Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 21
b) técnica de registro, formato, forma, tipo e espécie. c) invólucro, formato, forma, espécie e técnica de registro. d) gênero, forma, formato, tipo e suporte. e) formato, técnica de registro, espécie, invólucro e tipo. 06 - (TRT-8/2010 FCC) Observe as definições abaixo. I. Disposição ou conjunto de medidas resultantes do entendimento de duas ou mais partes. II. Ato pelo qual se pede a determinada autoridade ou instituição novo exame de decisão tomada. III. Decisão proferida por tribunal, em caráter definitivo. Referem-se elas, respectivamente, às seguintes espécies documentais: a) contrato, proposta e sentença. b) proposição, homologação e despacho. c) acordo, recurso e acórdão. d) provisão, requerimento e parecer. e) partilha, embargo e epílogo. 07 - (ANA/2009 Esaf) Acerca do princípio da territorialidade, assinale a assertiva correta. a) Não é aplicável no plano institucional. b) Tem o mesmo sentido do princípio da pertinência territorial. c) Surgiu da necessidade de superar a organização temática dos documentos. d) Os arquivos deveriam ser entregues ao serviço de arquivo com jurisdição arquivística sobre o território ao qual o conteúdo se refere. e) Os arquivos deveriam ser conservados nos serviços de arquivo do local em que foram produzidos. 08 - (TJ-PI/2009 FCC) Numa cidade do interior, sede de comarca, os documentos acumulados pelo Poder Judiciário são entregues à custódia do arquivo público municipal, com a anuência do Tribunal de Justiça. O princípio que justifica o fato de tais documentos permanecerem fora de seu domicílio legal é o da a) unicidade. b) territorialidade. c) integridade. d) autenticidade. e) proveniência. 09 - (BNDES/2010 Cesgranrio) Um arquivista inicia um trabalho no arquivo de um banco, identificando e classificando os documentos. Observa que já existe uma prévia separação de acervos. Essa separação é a partir da Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 22
natureza das entidades mantenedoras. Assim, esse arquivo sugere a seguinte divisão: a) corrente, intermediário e permanente. b) geral, setorial e central. c) público, institucional e comercial. d) especial, especializado e sistemático. e) principal, secundário e definitivo. 10 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Os objetivos de produção dos arquivos estão relacionados às questões a) administrativas, funcionais e legais. b) científicas, artísticas e culturais. c) artísticas, técnicas e educativas. d) funcionais, científicas e educativas. e) administrativas, culturais e técnicas. 11 - (TJ-PI/2009 FCC) Os documentos pertencentes a um determinado fundo têm como característica essencial o fato de a) guardarem relações orgânicas entre si. b) apresentarem-se sob um único gênero. c) perderem rapidamente seu valor informativo. d) não possuírem instrumentos de busca. e) serem todos da mesma espécie e tipo. 12 - (TRT-3/2009 FCC) Edital, edital de citação, códice e rascunho são, respectivamente, a) espécie, tipo, formato e forma. b) formulário, espécie, forma e gênero. c) espécie diplomática, espécie jurídica, tipo e linguagem. d) tipo, espécie, série e suporte. e) formato, assunto, suporte e técnica de registro. 13 - (TRT-23/2011 FCC) Quando um documento passa a servir a fins distintos daqueles para os quais foi originalmente produzido, o processo de avaliação lhe atribui valor a) informativo. b) probatório. c) intrínseco. d) legal. e) secundário. 14 - (CVM/2010 Esaf) Conforme a legislação em vigor, são arquivos públicos os seguintes conjuntos de documentos, exceto aqueles: Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 23
a) produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista. b) produzidos e recebidos por agentes do poder público, no exercício de seu cargo ou função. c) produzidos e recebidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos. d) produzidos e recebidos por pessoas físicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional. e) produzidos e recebidos pelas organizações sociais e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais. 15 - (MPE-GO/2010 Funiversa) Acerca dos arquivos públicos, assinale a alternativa correta. a) Conjuntos de documentos acumulados por instituições de caráter público e por entidades encarregadas da gestão de serviços públicos constituem arquivos públicos. b) A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação e, obrigatoriamente, a sua transferência à instituição arquivística pública. c) A eliminação de documentos públicos não necessita de autorização da instituição arquivística pública. d) Os documentos de valor permanente são alienáveis e prescritíveis. e) As três idades documentais não se aplicam aos arquivos públicos. 16 - (MPU/2007 FCC) Constituem exemplos de suporte: a) fita magnética e disco óptico. b) pergaminho e manuscrito. c) filme e caixa-arquivo. d) papiro e guia-fora. e) livro e papel. 17 - (ANEEL/2006 Esaf) Assinale a única opção que se refere ao gênero dos documentos de arquivo. a) Tridimensional. b) Notarial. c) Ostensivo. d) Sonoro. e) Privado. Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 24
Gabarito Comentado Item Resposta Comentário Os arquivos correntes são aqueles formados por documentos que estão em constante 01 Letra C utilização, sendo indispensáveis para as atividades administrativas. O documento de arquivo, sendo produto imediato de uma atividade administrativa, é 02 Letra A capaz de provar e testemunhar sobre a atividade que o gerou. Este princípio determina que os fundos (conjuntos de documentos) sejam classificados 03 Letra E de forma que melhor reflita suas atividades e estrutura. A Proveniência determina que os documentos pertencentes a um mesmo produtor 04 Letra B sejam reunidos, formando o fundo, ou conjunto de documentos. São exemplos que necessitam da observação das definições para que não sejam feitas 05 Letra E confusões. Também podemos utilizar o método eliminatório para responder. Sabemos que solicitação de novo exame é recurso, e que decisão de tribunal é 06 Letra C acórdão. Portanto resolvemos pela eliminatória. Este princípio determina que os documentos permaneçam o mais próximo possível do 07 Letra E local onde foram produzidos, pois guardam alguma relação. A Proveniência permite que os documentos permaneçam longe de seu produtor, desde 08 Letra E que sejam respeitados a integridade e não alteração do fundo. Segundo as entidades mantenedora, os arquivos podem ser públicos ou privados, ou 09 Letra C ainda públicos, institucionais, comerciais e pessoais ou familiares, segundo Paes. A principal função do documento é atender às necessidades da gestão. Em segundo 10 Letra A plano, eventualmente, ele pode servir para outros fins. Os documentos de arquivo guardam relação próxima entre si, e seu valor é maior 11 Letra A quando está no conjunto do que fora dele. Mais uma questão que pode ser resolvida por eliminação. Sabemos que edital é 12 Letra A exemplo de espécie, e edital de citação é o tipo. Então é fácil deduzir o restante. O documento é produzido com finalidade puramente administrativa. No entanto, caso 13 Letra E seja muito importante, deverá se avaliado e ter identificado o valor secundário. Por mais que um arquivo seja importante fonte de informações para a sociedade, 14 Letra D somente este fato não determina que ele seja público. São públicos os documentos produzidos por instituições públicas e por instituições 15 Letra A privadas que estão encarregadas da gestão de serviços públicos. A fita magnética e o disco óptico são os suportes para documentos do gênero 16 Letra A eletrônico e digital, respectivamente. O gênero sonoro abriga os documentos que possuem a informação registrada em 17 Letra D áudio, como uma fita. Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 25