Maiores riscos do uso de planilhas no controle financeiro Planejamento Performance Dashboard Plano de ação Relatórios Indicadores
O efeito acumulado do erro humano nas tabelas do Excel Certa vez a equipe de planejamento financeiro do Governo de Utah, nos Estados Unidos, usou tabelas de Excel para calcular a quantidade de alunos que iriam se matricular nas escolas públicas estaduais, e devido a alguns erros de cálculo o orçamento foi subestimado em 25 milhões de dólares. Dois financistas foram forçados a se demitir Os dois professores de Harvard que publicaram o livro Oito séculos de delírios financeiros desta vez é diferente (Editora Campus) também passaram por dificuldades com planilhas no Excel. Um erro de codificação no software eliminou os 5 primeiros países do banco de dados de seu levantamento histórico, levando a conclusões erradas sobre projeções na economia mundial. Estima-se que entre 20% e 40% de todas as planilhas utilizadas em controles financeiros, por empresas do mundo todo, contenham algum tipo de erro. Auditorias realizadas por empresas como Price-Waterhouse, Coopers and Lybrand e KMPG chegaram a encontrar até 100% de erros em planilhas do Excel. Por se tratar de grandes orçamentos e muitas operações matemáticas, esses erros poderiam ter causado prejuízos de milhões de dólares.
Em alguns casos, os auditores conseguiram evitar graves problemas financeiros por meio da inspeção de planilhas. Após auditar 3.856 planilhas, o pesquisador Hicks encontrou erros em 100% das planilhas. A taxa de erro média por célula era de 1,2%, suficiente para ter causado um prejuízo de mais de 1 bilhão de dólares. Problemas com inserção de dados e erros na digitação de fórmulas são apenas alguns dos problemas que as empresas têm enfrentado com o uso de planilhas para realizar seu planejamento financeiro. Vamos conhecer os maiores problemas do uso de planilhas, comparando com o uso de softwares de gestão financeira.
Dificuldades para realizar auditorias e conferências A maioria dos dados citados no início deste whitepaper foram encontrados após inspeção manual dos consultores em todas as planilhas auditadas. Isso quer dizer que muitos erros passaram desapercebidos! A dificuldade de encontrar erros nas planilhas é um dos seus maiores pontos fracos. É preciso verificar, célula a célula, se os dados foram digitados (ou copiados e colados) corretamente da fonte, e conferir se as fórmulas estão corretas. E a complexidade aumenta quando há planilhas interligadas, ou links para referências externas. Barreiras à velocidade do negócio Você conhece alguma empresa que tenha desenvolvido um guia de estilos e de padronização para suas planilhas de controle financeiro? para A falta de padronização engessa o processo de planejamento colaborativo, trazendo lentidão para o departamento de finanças. A dificuldade não só ocorre para inserir os dados, mas para gerar relatórios e interpretar as informações, contribui reduzir o tempo de resposta da empresa às mudanças.
Mau uso do tempo dos funcionários de finanças Pesquisas indicam que a maior parte do tempo dos colaboradores em tabelas do Excel é usada para encontrar e corrigir erros. Apesar das planilhas parecerem ser a escolha mais fácil devido à sua popularidade, é importante lembrar que a empresa está perdendo grandes quantidades de tempo com essas atividades de correção. Problemas com os arquivos Quem nunca recebeu um aviso do Excel sobre planilhas em conflito? Edições não salvas, linhas excluídas por descuido e nomes de arquivo fora de padrão são apenas alguns dos incontáveis problemas da gestão dos arquivos no computador. Em empresas com centenas de computadores, esses problemas tendem a se multiplicar. Pelo menos uma vez por ano há uma nova versão dos softwares para atualizar, o que pode contribuir para conflitos de versão e problemas com formatos de arquivos. Quando a empresa usa um software de gestão financeira na nuvem, as versões são atualizadas direto no servidor, evitando problemas de compatibilidade.
Independentemente do sistema operacional ou da versão dos aplicativos, se o usuário possuir acesso à internet, terá acesso também ao sistema de gestão e a todas as informações cadastradas. Vulnerabilidade a tentativas de fraude Arquivos salvos no computador são mais vulneráveis a fraudes do que um sistema na nuvem, protegido contra invasões e tentativas de fraude. Os registros de atividades dos usuários (também conhecidos como logs) são essenciais para rastrear operações fraudulentas nas finanças da empresa. Esses registros são acessados com facilidade em sistemas na nuvem, mas praticamente inexistentes em softwares locais. Impedimentos ao trabalho colaborativo Quando os dados da empresa estão confiados a um arquivo específico, o acesso a ele por equipes fica comprometido. entre As planilhas trazem grandes dificuldades quando vários usuários precisam editá-las simultaneamente. Em alguns casos essa tarefa é impossível, e os funcionários precisam revezar si para evitar conflitos de arquivo durante as edições.
Uma das funções mais básicas dos softwares de gestão financeira é permitir a atividade de múltiplos usuários, inclusive simultaneamente. Além dessa facilidade, as atividades de cada usuário podem ser registradas, facilitando conferências e auditorias. Mude para um software de gestão, traga mais segurança para o planejamento financeiro da sua empresa As planilhas representaram um grande avanço em relação aos livros-caixa físicos e às formas tradicionais de controle e planejamento financeiro. Hoje, porém, o acesso à computação em nuvem tornou as planilhas obsoletas, tanto em segurança como em praticidade. Se você ainda usa planilhas no computador para gerenciar as finanças da sua empresa, é hora de repensar esses processos e considerar o uso de softwares de gestão financeira, como o Plano.
A AllStrategy atua há mais de 13 anos no mercado de softwares para planejamento orçamentário e controladoria, e atualmente atende mais de 5.000 usuários. O Plano é o resultado de anos de pesquisa e desenvolvimento, gerando uma solução simples e robusta para coleta e gestão de dados sobre a empresa. Para mais detalhes, entre em contato com a AllStrategy para saber como sua empresa pode ser mais lucrativa com a utilização das ferramentas de análise e planejamento do Plano. Acesse ou ligue para 41 3013.2254.