Nota Informativa nº5/igefe/dgrh/dogeebs/2017 Assunto: REQUISIÇÕES DE FUNDOS DE PESSOAL E DE FUNCIONAMENTO NOVOS PROCEDIMENTOS A PARTIR DE ABRIL 2017 No seguimento do que foi já comunicado no ponto 2. da Nota Informativa nº 2 /IGeFE/DOGEEBS/2017, a partir do próximo mês de abril de 2017 serão implementados novos procedimentos para o envio das Requisições de Fundos ao IGeFE. Assim: 1. Será substituída a remessa das Requisições de Fundos em formato papel pelo envio em formato eletrónico, unicamente, por email, para o seguinte endereço: reqfundos@igefe.mec.pt; 2. Deixarão, assim, de ser aceites as Requisições de Fundos que forem enviadas via CTT ou por fax; 3. A certificação legal das mesmas será garantida pela assinatura digital de dois elementos responsáveis do Conselho Administrativo, através do Cartão de Cidadão que para tal deverá ter os respetivos códigos ativos; 4. Com o intuito de apoiar as unidades orgânicas nesta fase de transição para a concretização destes novos procedimentos, junto se anexa o Manual Requisições de Fundos e Guias de Receita Envio em formato Digital. No caso de existirem dúvidas, deverão ser contactadas as respetivas gestoras. Lisboa, 30 de março de 2017 O Vogal do Conselho Diretivo, Luís Farrajota Instituto de Gestão Financeira da Educação, I.P. Av. 24 de Julho, nº. 134 1399-029 Lisboa 213 949 200 213 907 003 - geral@igefe.mec.pt http://www.igefe.mec.pt 1/ 1
MANUAL REQUISIÇÕES DE FUNDOS E GUIAS DE RECEITA ENVIO EM FORMATO DIGITAL 30.03.2017
Índice 0. ÂMBITO... 2 1. PRESSUPOSTOS... 3 2. DESCRIÇÃO FUNCIONAL... 4 2.1 ENVIO DAS REQUISIÇÕES E GUIAS DE RECEITA... 4 2.1.1 ENVIO DA REQUISIÇÃO DE FUNDOS DE PESSOAL... 4 2.1.2 ENVIO DA REQUISIÇÃO DE FUNCIONAMENTO... 7 2.1.3 ENVIO DAS GUIAS DE RECEITA DO ESTADO... 9 1/13
0. ÂMBITO O IGeFE, I.P. pretende neste documento descrever os procedimentos realizados pelos Agrupamentos/Escolas para envio das Requisições de Fundos e Guias de Receita do Estado, de modo a permitir o seu registo na gestão documental (smartdocs ). As Requisições de Fundos enviadas, até à presente data, em formato de papel e que passam a partir de abril/2017 a ser remetidas em formato eletrónico, deverão ser certificadas através de assinatura digital mantendo desta forma a sua legalidade. 2/13
1. PRESSUPOSTOS A solução descrita neste documento parte dos seguintes pressupostos: Os tipos de Requisições de Fundos elaborados pelas Escolas/Agrupamentos são: o Requisição Fundos de Pessoal para FOFI 111 ou 153; o Requisição Fundos de Pessoal para FOFI 243; o Requisição Fundos de Funcionamento para MEDIDA 017; o Requisição Fundos de Funcionamento para MEDIDA 019. A Requisição de Fundos deverá obrigatoriamente ser assinada pelos responsáveis com certificado digital; As Requisições de Fundos são sempre remetidas para o IGeFE através de email num ficheiro em formato PDF; Os documentos de Receita do Estado e respetivos DUC emitidos pela Repartição de Finanças são sempre enviados para o IGeFE por email num ficheiro em formato PDF; As Escolas com contas bancárias no IGCP - Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública, I.P., enviam sempre os documentos de Receita do Estado e os respetivos comprovativos de pagamento emitidos pelo Homebanking IGCP para o IGeFE por email num ficheiro em formato PDF; Os ficheiros em formato PDF deverão obedecer às seguintes definições: Resolução a 300 dpi Preto e branco Os documentos devem ser tratados no Agrupamento/Escola separadamente: o Um ficheiro para cada Requisição de Fundos; o Um ficheiro com todos os Documentos de Receita do Estado e respetivos DUC ou Comprovativos de pagamento Homebanking IGCP associados a uma Requisição de Fundos. A substituição de uma requisição terá de ter sempre o mesmo número de requisição, isto é, será criada uma nova versão da requisição existente, sendo que o número de uma requisição é único por Agrupamento/Tipo Requisição/Ano Requisição/Mês Requisição. 3/13
2. DESCRIÇÃO FUNCIONAL O envio das Requisições de Fundos e Guias de Receita, com utilização de QR Code (código de barras) deve seguir as orientações que constam nos pontos seguintes: 2.1 ENVIO DAS REQUISIÇÕES E GUIAS DE RECEITA Os Agrupamentos Escolares geram, nas aplicações informáticas existentes a Requisição de Fundos. Ao gerar as Requisições de Fundos, em formato PDF, na 1ª Página com cabeçalho ficará impresso o respetivo QR Code que conterá a informação pertinente sobre a requisição. A Requisição de Fundos deverá ser assinada pelos responsáveis com certificado digital (Cartão de Cidadão). 2.1.1 ENVIO DA REQUISIÇÃO DE FUNDOS DE PESSOAL A Requisição de Fundos de Pessoal deve incluir o QR Code (código de barras) no canto superior esquerdo conforme a imagem seguinte: 4/13
O Conselho Administrativo deve certificar a requisição através da respetiva assinatura digital. A seguir à última página da requisição, devem anexar-se outros mapas que sejam considerados relevantes. 5/13
O Nome a dar ao ficheiro da Requisição de Fundos Pessoal deverá ter o seguinte formato: RP [código agrupamento (6 posições)] N [número da requisição (2 posições)].pdf Exemplo: RP409999N08.pdf Após a criação dos ficheiros da Requisição de Fundos de Pessoal, deverão ser enviados para o IGeFE por email tendo em conta o seguinte: 1. O ficheiro PDF gerado, será enviado por email para o endereço: reqfundos@igefe.mec.pt; 2. Cada email enviado deverá ser apenas relativo a uma Requisição de Fundos; 3. O assunto dos emails enviados com o ficheiro da Requisição de Fundos será: Requisição de Fundos AAAA MM Nome do ficheiro (em que AAAA corresponde ao Ano e MM ao Mês (01 a 12)) Exemplo: 1. Envio da Requisição de Fundos de Pessoal nº 8 do mês de abril de 2017 da Escola com o código 409999; 2. O assunto deve ser: Requisição de Fundos 2017-04 RP409999N08.pdf Caso a Requisição de Fundos de Pessoal seja relativa à Fonte de Financiamento 243 e tenha incluída Guias de Receita de Estado, além do envio através de email da Requisição de Fundos, deverá ser enviado outro email com o ficheiro das Guias de Receita. O procedimento para este envio está descrito no ponto 2.1.3 deste documento. 6/13
2.1.2 ENVIO DA REQUISIÇÃO DE FUNCIONAMENTO A Requisição de Fundos de Funcionamento deve incluir o QR Code (código de barras) no canto inferior esquerdo conforme a imagem seguinte: Exemplo: O Conselho Administrativo deve certificar a requisição através da respetiva assinatura digital. Nome do ficheiro da Requisição de Fundos Funcionamento deverá ter o seguinte formato: RF [código agrupamento (6 posições)] N [número da requisição (2 posições)].pdf Exemplo: RF100099N12.pdf Após a criação dos ficheiros da Requisição de Fundos de Funcionamento, deverão ser enviados para o IGeFE por email tendo em conta o seguinte: 1. O ficheiro PDF gerado, será enviado por email para o endereço: reqfundos@igefe.mec.pt ; 2. Cada email enviado deverá ser apenas relativo a uma Requisição de Fundos; 3. O assunto dos emails enviados com o ficheiro da Requisição de Fundos será: Requisição de Fundos AAAA MM Nome do ficheiro (Em que AAAA corresponde ao Ano e MM ao Mês (01 a 12)) 7/13
Exemplo: 1. Envio da Requisição de Fundos de Funcionamento nº 12 do mês de março de 2017 da Escola com o código 100099: 2. O assunto deve ser: Requisição de Fundos 2017-03 RF100099N12.pdf 8/13
2.1.3 ENVIO DAS GUIAS DE RECEITA DO ESTADO Se a Requisição de Fundos enviada for relativa a receitas próprias, terá que ser remetido outro email com o ficheiro PDF com os Documentos de Receita do Estado e respetivos DUC ou comprovativos de transferência bancária obtidos na operação de transferência no HomeBanking IGCP. Os programas informáticos onde são obtidos os Documentos de Receita do Estado irão imprimir o respetivo código de barras com a informação que irá associar o documento de Receita do Estado à respetiva Requisição de Fundos. Os documentos de receita a incluir no ficheiro são os seguintes: o Receita de Estado: primeiro, a página correspondente à Guia de Receita do Estado que inclui o QR Code (Código de barras), depois o DUC (comprovativo de pagamento da Guia de Receita do Estado) ou o comprovativo de pagamento do Homebanking IGCP. A ordem de digitalização em formato PDF deverá ser a seguinte: Guia de Receita do Estado; Respetivo DUC ou Comprovativo de Pagamento do Homebanking IGCP (Repete-se esta ordem para todas as Guias de Receita de Estado a enviar no ficheiro PDF) o Poderão ser anexados todos os outros mapas relativos à receita. 9/13
Exemplo: Guias de Receita do Estado e respetivos comprovativos de pagamento (DUC) 10/13
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Exemplo para o envio de três Guias de Receita do Estado com os respetivos DUC O ficheiro em formato PDF deve ser criado com os documentos colocados pela seguinte ordem: Guia de Receita DUC ou Comprovativo de Pagamento IGCP da Guia de Receita anterior. Guia de Receita DUC ou Comprovativo de Pagamento IGCP da Guia de Receita anterior. Outros mapas: Guia de Receita DUC ou Comprovativo de Pagamento IGCP da Guia de Receita anterior. 12/13
O ficheiro das Guias de Receitas do Estado e respetivo DUC ou Comprovativo de Pagamento Homebanking IGCP e outros mapas, deverá ter o Nome construído da seguinte forma: GR [código agrupamento (6 posições)] N [número da requisição (2 posições)].pdf Exemplo: GR100099N12.pdf Após a criação deste ficheiro, deverá ser enviado para o endereço reqfundos@igefe.mec.pt com o seguinte assunto: ASSUNTO: Requisição de Fundos 2017-03 GR100099N12.pdf 13/13