Dispor e organizar folhas de cálculo O Excel fornece várias funcionalidades para o ajudar a trabalhar e visualizar com as folhas de cálculo. Fixar linhas e colunas Pode fixar (ou bloquear) linhas e colunas no respectivo local de forma a permanecerem visíveis à medida que desloca a informação. Normalmente, os cabeçalhos das linhas e das colunas são fixados nas folhas de cálculo de grandes dimensões, onde é necessário deslocar grande número de linhas ou colunas. Fixar linhas No grupo Janela do separador Ver, clique em Fixar Painéis e clique em Fixar Linha de Cima. A primeira linha da folha (normalmente, a linha de cabeçalho), permanece fixa enquanto o ecrã é deslocado para baixo. As primeiras três linhas estão fixadas enquanto desloca as outras linhas abaixo delas Fixar colunas No grupo Janela do separador Ver, clique em Fixar Painéis e clique em Fixar Primeira Coluna. A coluna mais à esquerda (normalmente, a coluna de cabeçalho) permanece no lugar enquanto desloca o ecrã para a direita. - 1 -
Bloquear linhas e colunas ao mesmo tempo Seleccione a célula que está por baixo e à direita do intervalo que pretende fixar. No grupo Janela do separador Ver, clique em Fixar Painéis e clique em Fixar Painéis. Aparece um limite fino na parte inferior das linhas e à direita das colunas fixadas. O intervalo ficará onde está, enquanto desloca o ecrã para baixo ou para a direita. Desbloquear linhas e colunas No grupo Janela do separador Ver, clique em Fixar Painéis e clique em Libertar Painéis. Formatar células que correspondem a valores ou condições 0 Excel oferece várias regras predefinidas que permitem formatar com facilidade células que satisfazem critérios estabelecidos. Seleccione as células que vão ser formatadas se satisfizerem as condições seleccionadas. No grupo Estilos do separador Base, clique em Formatação Condicional e clique em Realçar Regras de Células, para visualizar um submenu de regras que comparam valores a condições. Gerir regras de formatação condicional Utilizando o Gestor de Regras de Formatação Condicional, pode visualizar todas as regras de formatação condicional, assim como editar, eliminar, reordenar e criar novas regras. No grupo Estilos do separador Base, clique em Formatação Condicional e clique em Gerir Regras. Aparece o Gestor de Regras de Formatação Condicional. - 2 -
Esquematizar folha de cálculo Pode transformar uma folha de cálculo cheia de texto e números num relatório organizado e fácil de interpretar adicionando ou modificando funcionalidades que ajudam nas tarefas de visualização ou impressão. Adicionar cabeçalhos e rodapés Os cabeçalhos e rodapés que são impressos em todas as páginas podem melhorar bastante o aspecto dos dados impressos. Abra a folha de cálculo onde pretende adicionar um cabeçalho e/ou um rodapé. No grupo Texto do separador Inserir, clique em Cabeçalho & Rodapé. Para mudar para a vista Normal, clique em Normal na barra de estado. Alterar margens Pode alterar a distância existente entre as margens da página e onde o texto da folha de cálculo e as imagens começam a ser impressas, assim como onde começa a impressão dos cabeçalhos e dos rodapés. No grupo Configurar Página do separador Esquema de Página, clique em Margens. Um menu pendente lista as definições padrão para margens normais, largas e estreitas, assim como a última definição de margens personalizadas utilizada. Ajustar as margens da página Ajuste os controlos giratórios de Superior, Inferior, Esquerda e/ou Direita para alterar a distância a que começa a impressão do texto e das imagens das extremidades da página. Enquanto clica num controlo giratório, a área de pré-visualização mostra a localização da margem que está a alterar. - 3 -
Centrar dados impressos entre margens Em Centrar na página, seleccione uma, ou ambas, as caixas de verificação; Clique em Horizontalmente para alinhar os dados centrados nas margens, esquerda e direita. Clique em Verticalmente para alinhar os dados centrados nas margens, superior e inferior. - 4 -
Utilizar fórmulas O Excel permite-lhe efectuar com facilidade cálculos elaborados através de fórmulas e funções. As fórmulas são instruções matemáticas que seguem um conjunto de regras e utilizam uma sintaxe específica. Referenciar células As fórmulas utilizam normalmente dados já introduzidos em folhas de cálculo e precisam de um esquema para localizar, ou referenciar, esses dados. São utilizados atalhos para o ajudar a recordar os endereços assim como a sintaxe, ou conjunto de regras, para comunicar ao Excel como pretende utilizar as células. Alterar as referências das células Para alterar as referências das células, seleccione a célula que contém a referência de fórmula que pretende alterar. Na Barra de Fórmulas, seleccione o endereço da célula e prima F4 para mudar a referência da célula, começando por uma referência relativa passando para a seguinte, pela seguinte ordem: Absoluta ($A$1) Mista (coluna relativa, linha absoluta) (A$1) Mista (coluna absoluta, linha relativa) ($A1) Relativa (A1) Atribuir nomes a células Pode atribuir um nome a uma célula (TotalMes, por exemplo) ou a um intervalo para fazer referência a endereços físicos de células e, depois, utilizar os respectivos nomes para referenciar as células nas fórmulas e nas funções. Os nomes são mais descritivos, mais fáceis de recordar e muitas vezes mais rápidos de introduzir do que as referências de células do estilo A1. Para tal, seleccione as células que pretende referenciar, clique na Caixa de nome do lado esquerdo da Barra de fórmulas e altere o endereço para um nome. - 5 -
Construir fórmulas As fórmulas são equações matemáticas que combinam valores e referências de células com operadores, para calcular um resultado. Criar uma fórmula Pode criar fórmulas introduzindo ou referenciando valores. O caracter que indica ao Excel que deve efectuar um cálculo é o sinal de igual (=) e tem de preceder qualquer combinação de valores, referências de células e operadores. Introduzir uma fórmula simples Seleccione uma célula em branco e escreva um sinal de igual (=). Este sinal aparece na célula e na Barra de fórmulas. Seguidamente escreva uma soma, por exemplo, 4+6. Conclua a entrada premindo ENTER. O resultado aparece na célula. Utilizar referências de célula Seleccione uma célula em branco e escreva um sinal de igual (=). O sinal de igual é mostrado na célula e na Barra de fórmulas. Introduza uma referência de célula (Escreva uma referência de célula (por exemplo, B4) que contém o valor pretendido). Introduza um operador. Introduza outra referência de célula ou um valor. Referências de célula Célula com nome Resultado da fórmula - 6 -
Editar uma fórmula Uma fórmula pode ser alterada com facilidade depois de ter sido introduzida. Faça duas vezes clique na célula que contém a fórmula que pretende alterar. A fórmula é apresentada na célula e na Barra de fórmulas. As referências de células para cada célula ou intervalo são codificadas por cores. Mover fórmulas As fórmulas podem ser movidas através das acções de cortar e colar. Quando move fórmulas, o Excel utiliza referências absolutas a fórmula permanece exactamente igual ao que era inicialmente com as mesmas referências de célula. Copiar fórmulas Quando copia fórmulas, são aplicáveis as referências relativas, ou seja, as referências a células numa fórmula mudarão quando copiar a fórmula, a menos que tenha criado uma referência absoluta. Se não obtiver os resultados esperados, clique em Anular na barra de ferramentas Acesso Rápido e altere as referências a células antes de voltar a copiar. Para copiar fórmulas para células adjacentes, basta arrastar a alça de preenchimento situada no canto inferior direito da selecção a copiar, para cima das áreas a preencher. Para copiar uma selecção para células não adjacentes, devem utilizar-se as acções de cortar e colar. Utilizar referências externas em fórmulas Pode ligar os dados utilizando referências de células para outras folhas de cálculo e livros diferentes daquele onde está a trabalhar presentemente. Criar ligações de referências externas Abra os dois livros, a de origem e o de destino, no computador. Disponha Os livros de forma a poder visualizar os dois. Por exemplo, no grupo Janela do separador Ver. Clique em Dispor Todas, clique em mosaico e clique em OK. Na folha de cálculo de destino crie a fórmula ou abra uma fórmula existente. Coloque o ponto de inserção na fórmula onde pretende colocar a referenda externa. No livro de origem, clique na célula cuja referência pretende utilizar. A referência externa é adicionada à fórmula, tal como é mostrado na Figura. Livro de origem Célula, intervalo ou nome Folha de origem Id. de referência externa (!) - 7 -