PURCHASE-TO-PAY SOLUTIONS

MAIO, 2014 SAPHETYGOV Matriz de Erros e Omissões Offer Management

AGENDA 1. INTRODUÇÃO 2. INTERVENIENTES E REGRAS 3. PROCESSO DE REPORTE DE ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS DA MATRIZ DE QUANTIDADES

INTRODUÇÃO O Código dos Contratos Públicos (CCP) não possui uma definição exata para o termo erros e omissões. Assim, remete-se a definição para outras publicações. Com base em vários cadernos de encargos ou modelos tipo de contratos de obras internacionais de dimensão significativa, apontam-se as seguintes definições para os termos: Erro: incorreções ou inexatidões nos desenhos e nas especificações, incluindo nomeadamente a aplicação de padrões errados, cálculos errados ou erros de medições; Omissões: falha na inclusão de itens necessários, como por exemplo omissão de elementos de um padrão ou modelo, ou enganos sobre condições do terreno. Erros e Omissões: principais artigos do CCP Artigo 61.º Erros e omissões do caderno de encargos Artigo 376.º Obrigação de execução de trabalhos de suprimento de erros e omissões Artigo 377.º Preço e prazo de execução dos trabalhos de suprimento de erros e omissões Artigo 378.º Responsabilidade pelos erros e omissões

INTERVENIENTES E REGRAS (1/3) JÚRI / ENTIDADE COMPETENTE PARA DECISÃO DE CONTRATAR Parametriza o processo com/sem utilização da matriz de erros e omissões; Notifica o projetista dos erros e omissões reportados; Analisa os erros e omissões reportados e gera a matriz final de erros e omissões; Atualiza a matriz inicial com base na resposta aos erros e omissões; Visualiza o histórico de matrizes PROJETISTA (FACULTATIVO) Analisa e responde à matriz enviada pela entidade adjudicante; Visualiza o histórico de matrizes FORNECEDORES Reporta erros e omissões através da matriz de erros e omissões ou por reporte genérico; Visualiza os erros e omissões reportados pelos interessados em formato de matriz; Visualiza versão final da matriz de erros e omissões.

INTERVENIENTES E REGRAS (2/3) Optimus O número 1 do artigo 61.º o Decreto-Lei n.º 18/2008 refere que os interessados devem apresentar uma lista onde se identifique, expressa e inequivocamente, os Erros e Omissões do caderno de encargos. A lista de Erros e Omissões deve ser reportada até ao quinto sexto do prazo fixado para a apresentação das propostas, ficando o prazo automaticamente suspenso se houver uma lista entregue por algum interessado até à respetiva decisão, ou na sua ausência, até ao termo do prazo fixado para apresentação de propostas. Todos os interessados são notificados das listas entregues e das respostas às mesmas. O prazo deverá ser prorrogado pelo mesmo período que demorou a resposta do órgão competente a partir do quinto sexto do prazo fixado.

INTERVENIENTES E REGRAS (3/3) Período compreendido entre o 5/6 e o 6/6 do prazo para apresentação de propostas: O procedimento ficará no estado de Em Suspensão de Propostas, se existirem erros & omissões não respondidos Optimus durante este período. Casos os mesmos sejam respondidos durante este período, a plataforma irá adicionar ao prazo de apresentação de propostas o período de tempo equivalente aquele em que o procedimento se encontrou no estado de Em Suspensão de Propostas. Caso a Entidade Adjudicante entenda que o prazo a adicionar deva ser superior ao prazo em que o procedimento se encontrou em suspensão de proposta, deverá então recorrer à ação de retificação do procedimento ou prorrogação de prazo. Erros & Omissões não respondidos até ao 6/6 do prazo de apresentação de propostas: De acordo com artigo 61.º nº3 do CCP, se até ao 6/6 do prazo a entidade adjudicante não tiver procedido à resposta de um erro e omissão, a plataforma adiciona ao prazo mais 1/6 para o prazo de apresentação de proposta e o erro omissão será classificado como recusado. Sendo enviada automaticamente uma notificação para todos interessados, informando-os da recusa dos respetivos erros e omissão e do novo prazo para apresentação de propostas. O procedimento ficará novamente no estado de Apresentação de Propostas.

Com o Perfil de Comprador, durante a criação de um procedimento, no passo número 3 Estrutura e Condições e após a submissão da matriz de quantidades, passa a estar disponível uma nova funcionalidade que permite a utilização de uma matriz de erros e omissões. 1

Para consultar a data limite durante a qual os fornecedores poderão apresentar erros e omissões, o utilizador deverá aceder ao menu A Aguardar Respostas, selecionar o procedimento e verificar a data existente no campo Apresentação de Erros e Omissões: Data Limite, conforme exemplo abaixo: 2

Até à data limite para a apresentação de erros e omissões

Até à data limite para a apresentação de erros e omissões, o comprador poderá consultar quais os fornecedores que detetaram erros e omissões, o dia/hora da sua colocação, as correções apresentadas e proceder à análise dos erros e omissões da matriz de quantidades. 3 4

Ao exportar e abrir o ficheiro Excel, estarão disponíveis 3 folhas: Análise de Erros e Omissões, Erros e Omissões: Análise de Erros e Omissões: folha onde se encontra listada a matriz Original, todos os erros e omissões apresentadas pelos fornecedores, a análise do projetista (se existir) e a análise da Entidade Adjudicante. Esta folha deve permitir à entidade guardar as alterações que pretende fazer à matriz, através do preenchimento da sua área de análise; Erros: folha de consulta onde são listados todas os erros apresentados pelos fornecedores; Omissões: folha de consulta onde são listadas todas as omissões apresentadas pelos fornecedores 5

Erros Na folha Lista de Erros Apresentados terá disponível para consulta todos os erros reportados pelos Fornecedores ao Mapa de Quantidades submetido pela Entidade. No exemplo abaixo o Fornecedor SaphetyGov 1 não concorda com a Descrição, Unidade de Medida e Quantidade apresentadas pela Entidade.

Omissões Na folha Lista de Omissões Apresentadas terá disponível para consulta todas as Omissões reportadas pelos Fornecedores ao Mapa de Quantidades submetido. No exemplo abaixo, o Fornecedor SaphetyGov 1 quer introduzir um artigo ao Capítulo 2 com o código 2.06, com a Descrição Demolição de varandas e pilares, em que a Unidade de Medida é m3, Quantidade 50 e Preço Referência 50,3.

Análise de Erros e Omissões (1/5) Na folha de Análise de Erros e Omissões terá disponível uma área para reportar todos os Erros e Omissões que considerar serem aceites. No exemplo abaixo, o Fornecedor SaphetyGov 1 não concorda com a Descrição, Unidade de Medida e Quantidade apresentadas pela Entidade.

Análise de Erros e Omissões (2/5) Na folha de Análise de Erros e Omissões terá disponível uma área para reportar todos os Erros e Omissões que considerar serem aceites. No exemplo abaixo, a Entidade terá que decidir se concorda ou não com os erros/omissões apresentados pelo Fornecedor (Passo 6) e introduzir os respetivos valores finais (Passo 7). 6 7

Análise de Erros e Omissões (3/5) Após efetuar a gravação do ficheiro com a análise de erros e omissões, o utilizador terá que importar a matriz para a plataforma. Será visível a mensagem de importação com sucesso, ou caso ocorram erros, a plataforma irá listar os mesmos. 8

Análise de Erros e Omissões (4/5) Após a aprovação e importação da Matriz de Erros e Omissões, o utilizador terá de atualizar a Matriz de Quantidades, através da opção Mapa Final Erros e Omissões da Matriz. Esta ação permite atualizar a Matriz de Quantidades associada ao procedimento com o conteúdo da Matriz final constante do Mapa Final de Erros e Omissões, resultado do último Mapa de Análise de Erros e Omissões importado na plataforma. Na sequência desta atualização, todos os interessados com acesso ao procedimento passarão a partir desse momento a visualizar e utilizar essa Matriz de Quantidades para efeitos de apresentação de propostas. Esta ação não dispensa a resposta aos erros omissões apresentados. 9 10 11

Análise de Erros e Omissões (5/5) Após submeter e atualizar a Matriz de Erros e Omissões o utilizador terá que verificar se todos os erros e omissões estão respondidos. Se houver algum erro ou omissão por responder terá que ser respondido como no exemplo abaixo. 12

Após a data limite para a apresentação de erros e omissões

Suspensão (1/4): Após a data limite para a apresentação de erros e omissões, e em caso de ter sido apresentado algum erro e/ou omissão por parte de um fornecedor, que não tenha sido respondido pela entidade, o procedimento irá ficar em suspensão de apresentação de proposta. Neste caso, para consultar o procedimento terá de aceder ao menu Em suspensão, conforme exemplo abaixo:

Suspensão (2/4): A Entidade pode enviar a informação reportada pelos fornecedores para o Projetista, através do botão "Notificar Projetista". Desta forma está a disponibilizar aos utilizadores definidos com este perfil no procedimento em causa, o acesso parcial ao procedimento (apenas à área de Erros e Omissões do separador Peças ). O Projetista deve exportar o mapa e importá-lo com a sua análise. PROJETISTA (OPCIONAL)

Suspensão (3/4): Após a importação da matriz de erros e omissões analisada pelo Projetista, a Entidade irá receber uma notificação a informar que se encontra disponível a versão da matriz submetida e analisada pelo mesmo. A Entidade poderá visualizar a matriz enviada pelo Projetista no histórico ou exportar o ficheiro na opção Análise Erros e Omissões da Matriz. PROJETISTA (OPCIONAL)

Suspensão (4/4): Feita a atualização da matriz de quantidades (Passos 3 a 12), terá de se proceder ao levantamento da suspensão do prazo de apresentação das propostas. 13 14 15 16

Para terminar, poderá verificar a matriz de quantidades atualizada no separador Visão Geral, navegando até ao ponto Matriz de Quantidades. 16

PURCHASE-TO-PAY SOLUTIONS PURCHASE-TO-PAY SOLUTIONS WWW.SAPHETY.COM