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Plano de estrutura do escritório de São Paulo Secretariado Internacional e evento FSM Com o retorno do evento FSM para o Brasil, o escritório da Secretaria do FSM, localizado em São Paulo, volta a assumir um duplo papel, o de acompanhar o processo FSM em nível internacional e o de apoio à organização do evento. Ele atua como área executiva e de apoio ao Comitê Organizador do FSM 2005, atualmente composto por 24 organizações, e, ao mesmo tempo, como apoio ao Secretariado. São tarefas do Comitê Organizador: - Definir o lay-out do evento em POA (utilização dos espaços da cidade para o evento); - Definir a programação geral do FSM 2005, exceto a parte que depende da Metodologia do CI; - Desdobrar no programa geral as decisões metodológicas e de programação do CI; - Definir formas de entrosamento das iniciativas culturais no conjunto do evento FSM; - Apoiar os grupos de trabalho de articulações temáticas pós consulta para FSM 2005; - Articular as iniciativas para Porto Alegre 2005 com os fóruns que estão sendo organizados para acontecer até lá (Triple Fronteira, Triângulo Mineiro, Nordestino etc.) São tarefas do Secretariado, de acordo com a reunião do CI, realizada em Porto Alegre, em 2003: - estimular e apoiar os fóruns regionais e temáticos; - facilitar a realização das reuniões do CI e seus grupos de trabalho; - assegurar o processo de comunicação do FSM; - assegurar a sistematização da memória do processo; - apoiar a busca de fundos para o processo FSM. Nas reuniões posteriores de planejamento das atividades do Secretariado, do CI e de suas comissões, avançou-se na compreensão de que as duas tarefas principais do Secretariado dizem respeito à expansão do processo (internacionalmente mas também nacionalmente buscando seu enraizamento) e comunicação. Memória FSM memoriafsm.org 1
Os novos desafios que se apresentam para o processo, representados principalmente pela nova metodologia que se tenta implementar para o processo - apontam para a definição urgente de um plano de ampliação do escritório de São Paulo e de estabelecimento de uma estrutura forte de escritório em Porto Alegre que dê conta do duplo papel assumido pelo Secretariado, que integra também o Comitê Organizador do FSM2005. Em julho de 2004, com nova metodologia e desafios maiores para 2005 e sem escritório de apoio local em Porto Alegre, a estrutura existente no escritório de São Paulo é inferior à situação de julho de 2002. Enquanto em 2002, a equipe era composta por 07 profissionais contratados em regime integral; em 2004, a equipe conta com 04 profissionais em regime integral, 02 em meio período e 02 estagiários de meio período. Regime de contratação Jul. 2002 Jul. 2004 Período integral 07 04 Meio período 00 02 Estágio 00 02 Ao contrário do que parece, a situação atual reflete um amadurecimento para o fato de que a ampliação do escritório, cuja necessidade foi indiretamente apontada nos diversos planos de trabalho dos GTs do CO e também pelo grupo responsável pela metodologia, deve seguir um calendário, que considere um período inicial, de planejamento e definição das atividades e do calendário de trabalho; um período intermediário, de início da execução das tarefas previstas no planejamento, e um final, que engloba o mês e meio que antecede o evento e o evento propriamente dito. Na reestruturação do escritório de São Paulo, é necessário considerar também que muitas atividades terão um espelho relacionado na estrutura de Porto Alegre ou, em alguns casos, serão tarefas que poderão ser cumpridas em qualquer um dos escritórios. Essas dimensões estarão mais claras após o planejamento global de aqui até janeiro de 2005, a ser realizado com o escritório de Porto Alegre. Significativo o fato de o número de atividades sob responsabilidade do CO ter sido reduzido praticamente a ZERO, o que significa que uma enorme tarefa de gestão Memória FSM memoriafsm.org 2
dos convidados (envio de convite, telefonemas para confirmação, alocação em hotéis e, às vezes, emissão de passagens e suas modificações, gestão de rede de traslado dos convidados) ficará a cargo direto dos grupos aglutinadores. Parte desse trabalho, entretanto, continuará a existir no âmbito da comunicação (conferencistas confirmados e info sobre locais onde estarão hospedados, para gestão da assessoria de imprensa) e da metodologia (especialmente no que diz respeito à memória). ESCRITÓRIO DE SÃO PAULO *Estrutura em núcleos de atividades, vinculados à uma coordenação geral. COORDENAÇÃO NÚCLEO RELAÇÕES INSTITUCIONAIS - CO, CI, GTs, Comissões, Secretariado internacional NÚCLEO METODOLOGIA - análise da consulta; acompanhamento dos grupos aglutinadores (contato freqüente); confirmações das grandes atividades e sistematização de documentos e info sobre participantes NÚCLEO CULTURA - relação com núcleo de metodologia NÚCLEO MOBILIZAÇÃO - relação com comissão de expansão do CI NÚCLEO TRADUÇÃO - relação com comunicação e software livre NÚCLEO INSCRIÇÕES - relação com metodologia e mobilização Memória FSM memoriafsm.org 3
NÚCLEO RECURSOS/APOIO GERAL NÚCLEO COMUNICAÇÃO - núcleo totalizante: relação com todos os demais núcleos, pelos quais é alimentado - Mundo FSM: organizações e mídia alternativa - Público externo: mídia comercial e público em geral - Tecnologia (site, instrumentos de comunicação e de divulgação) Cada um desses núcleos tem um plano específico de trabalho que implicará numa ampliação gradativa da equipe de aqui até janeiro de 2005 e, necessariamente, da infraestrutura de escritório (computadores, móveis, linhas telefônicas). Memória FSM memoriafsm.org 4
MÊS METODOLOGIA CULTURA MOBILIZAÇÃO TRADUÇÃO Análise dos dados preliminares da consulta; identificação de ausëncias; Definição do plano de trabalho e calendário; definição em relação Definição de plano e agenda de mobilização; identificação das Jul. planejamento das ações posteriores, ao modo de inscrições de tarefas pontuais e rotineiras; equipe necessária e calendário; atividades; início da discussão mapeamento do perfil de fechamento da proposta de ficha de sobre critérios para a organização ausentes; definição de estratégia inscrição de atividades de atividades no FSM 2005 para ampliar participação Ago. Elaboração de kit para Definição dos grupos aglutinadores e Definição dos critérios e da ficha mobilização para o processo metodologia de trabalho e de grupos; de inscrição de atividades; (jornal, folder, cartaz, manual e testes finais da base de inscrição; organização de seminário multimídias); realização da identificação dos recursos necessários internacional de cultura; reuniões Plenária Nacional de para o trabalho dos grupos do GT Mobilização Set. Implementação da ferramenta para Organização de lançamento do Início das inscrições de trabalho dos grupos; início das FSM em POA e outros locais atividades culturais; divulgação; inscrições; acompanhamento e (junto com início das inscrições) acompanhamento das reuniões monitoramento das inscrições; Impulso à formação de comitês dos GTs; elaboração de relatórios estímulo às aglutinações; de mobilização (locais, regionais, sobre as inscrições; mobilização sistematização de documentos; nacionais e internacionais) para de ausentes relatórios quinzenais de avaliação realização de fóruns Out. Acompanhamento e monitoramento Acompanhamento das inscrições Lançamento: FSE, FSNordeste das inscrições; relatórios quinzenais de atividades culturais e dos Recolhimento de solicitações de Planejamento das tarefas e definição do calendário de atividades e equipe de execução; preparação de material de mobilização; chamamento Nomad Organização de plenárias de mobilização Babels/Nomad em POA, SP, RJ, SC, PR, países do Mercosul; definição de formas de apoio da prefeitura Atividade com Nomad em POA; Início dos testes dos intérpretes voluntários (POA, SP, RJ, SC, PR etc.); Relatórios parciais de avaliação; Nova campanha de mobilização Mais testes de intérpretes; reunião durante FSE; início da reserva de Memória FSM memoriafsm.org 1
de avaliação; estímulo às projetos em andamento; isenções de inscrições passagens e alojamento; relatório aglutinações; sistematização de sistematização inicial de espaços parcial de necessidades de documentos; encerramento das necessários tradução (a partir de programação inscrições de atividades; possível inscrita); definição de espaços reunião pós-fse necessários Confirmação das atividades; Sistematização final de Lançamento: FS Chile Reunião em Porto Alegre; testes realização de seminário de passagem atividades, grupos culturais e Resposta às solicitações de finais dos sistemas de tradução; Nov. (definir local); alocação de datas e horários; identificação de temas espaços necessários para essas atividades específicas durante o isenções; acompanhamento das necessidades de logística para checagem de espaços e necessidades logísticas ausentes ou da conjuntura; envio de FSM; alocação de espaços para mov pops (transporte, (alimentação, acomodação etc.) convites formais (se necessário) as atividades confirmadas acomodação) específicas Babels/Nomad Dez. Alocação de espaços; divulgação das atividades; tradução e definição do formato do programa Definição do formato da programação de cultura (teatro, filme, exposição, performance etc.); tradução da programação Lançamento: FS Africano; acompanhamento das necessidades de logística para mov pops Revisão da tradução da programação** (campos na ficha); divisão inicial de tradutores/salas/atividades Diagramação, revisão e impressão da Diagramação, revisão e Acompanhamento da logística de Organização logística de água; Jan. programação; sistematização das impressão da programação; acomodação e credenciamento; contratação de telefones; reunião erratas sistematização das erratas reunião em POA com comitês pós-fsm: avaliação e calendário Construção de processo de avaliação Construção de processo de Fev. da metodologia; sistematização da avaliação do trabalho realizado; memória prestação de contas Memória FSM memoriafsm.org 2
MÊS INSCRIÇÕES RELAÇÕES INSTITUCIONAIS COMUNICAÇÃO APOIO GERAL/RECURSOS Jul. Definição do calendário de inscrições, fichas de orgs/delegados/atividades e custos das inscrições e sistema de pagamento; acompanhamento do desenvolvimento da base (testes) Definição de calendário: reuniões do CO, Secretariado; comissões do CI; GTs; Alimentação de listas; Monitoramento e circulação de Definição do plano de trabalho e equipe necessária; montagem de equipe inicial; definição de projeto inicial para novo site Planejamento global com orçamento preliminar eventoprocesso para 2004-2005; elaboração de orçamentos; definição do calendário de interfaces pública e administrativa informações para as listas do CO, atividades Ago. Definição de novos mecanismos a serem implementados sobre atividades; iimplementação dos mecanismos; testes exaustivos da base e alterações finais Secretariado, comissões e GTs; Apoio geral à organização de reuniões do CI, CO e Secretariado; Apoio à organização da reunião Definição de programação visual de materiais para o FSM e dos critérios para o credenciamento da mídia para o FSM 2005 Fechamento de projeto global com estimativa final de orçamento (evento-processo); Elaboração de projetos específicos de captação Início das inscrições de orgs, das comissões de Metodologia e Organização de lançamento do indivíduos, atividades e pagamentos; Conteúdo e Temática (SP); FSM em POA e outros locais; Monitoramento dos inscritos; reuniões do CO (3 e 17/8) e Acompanhamento do Set. resolução de dúvidas (e-mail e Secretariado (10/8) e do CI, em desenvolvimento da base de Captação de recursos telefone); emissão de relatórios POA (data a definir), assim como credenciamento da mídia; periódicos; interface com escritório de comissões do CI organização de seminário sobre o relacionado à logística Apoio à organização de FSM para a mídia em geral Memória FSM memoriafsm.org 3
seminário de passagem entre Lançamento durante o FSE e Monitoramento das inscrições e inscrições e evento (metodologia) FSNordeste; pagamentos; recolhimento de pedidos Apoio geral ao CO e Secretariado Início das inscrições para a mídia Captação de recursos; Out. de isenção; validação de atividades nas atividades em âmbito alternativa e comercial; contratações de serviços para o (até 15/11); encerramento das nacional ou internacional Definição das necessidades de FSM inscrições de atividades (30/10) (logística da viagem, infra-estrutura de mídia; sistematização de agenda durante inscrições para a Ciranda Inscrições de indivíduos e eventos etc.) Lançamento: FS Chile Nov. organizações continua (sem atividades) até 30/11 Definição do formato do credenciamento (a partir dos relatórios Elaboração de relatórios das reuniões do CO e Secretariado Coletiva em POA e SP (anúncio da programação do FSM?); Organização de seminário para a mídia em geral (especialmente Captação de recursos; contratações de serviços para o FSM de pagos/não pagos e nº de inscritos) Ciranda) de organização da Dez. Divulgação sobre formato do credenciamento em POA e inscrições de última hora cobertura; Lançamento: FS Africano; acompanhamento do credenciamento de mídia contratações de serviços para o FSM Treinamento do pessoal do Acompanhamento do Jan. credenciamento; acompanhamento do credenciamento; relatórios do credenciamento; atendimento à imprensa; produção de releases e contratações de serviços para o FSM credenciamento para imprensa conteúdo para o site Memória FSM memoriafsm.org 4
Fev. Processo de avaliação; sistematização final dos números de participantes Avaliação; sistematização dos números de mídia e memória Prestação de contas Memória FSM memoriafsm.org 5
QUADRO DE PESSOAL POR NÚCLEO DE ATIVIDADES COORDENAÇÃO GERAL METODOLOGIA CULTURA TRADUÇÃO Isabel Pode crescer com: Paulo Fontes Maíra Regina (cresce somente durante o evento ver projetos) MOBILIZAÇÃO Isabel Graziela (Necessidade de contratação por serviço de Itair, em POA) COMUNICAÇÃO Patrícia APOIO GERAL/RECURSOS INSCRIÇÕES RELAÇÕES INSTITUCIONAIS Marcelo (apoio) Necessidade de crescer já com: Kelly???? (é preciso contratar) Ana Roberta Isabel Daniel Merli Carla Prates (imprensa e Vanderley Carol substituição da Fernanda) Marcos estagiário/a substituto/a da Graziela Memória FSM memoriafsm.org 6
EVOLUÇÃO DA EQUIPE Jul. Ago. Set. Out Nov Dez. Jan. Fev. 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 São Paulo Porto Alegre Memória FSM memoriafsm.org 7
Incluir no orçamento: - infra-estrutura de media center (300 computadores) - crachás, programação, cabos, fitas de vídeo - Itair e apoio extra Babels em POA - Apoio para estagiário Alternatives e Arci durante meses sem apoio - Custos de passagens GT Comunicação - Custos de viagens, diárias e hospedagem em dezembro/janeiro - Soma de tudo e comparação com orçamento preliminar de maio Memória FSM memoriafsm.org 5