Fórum de Dirigentes e Caminheiros - O Futuro do Escutismo - Fátima, 10 e 11 de Fevereiro de 2007 João José de Sousa Franco ESCUTISMO RUMO AO FUTURO: Os sistemas de informação: desafios e oportunidades Fátima 10 de Fevereiro de 2007
Resumo: Considerando que os sistemas de informação fazem parte da nossa vida individual e colectiva e a Internet está cada vez mais omnipresente no nosso dia a dia, sendo a sua utilização vital nas organizações para atingir os seus objectivos, proporcionando redução de custos e optimização das acções a desenvolver, estes devem ser tomadas como referência no sentido de se procurar o caminho da Excelência para o CNE. Existindo actualmente numerosos factores tais como a dispersão e assimetria geográfica, o elevado número das estruturas locais, de núcleo e regionais no CNE, importa considerar os sistemas de informação e comunicação assentes nas novas tecnologias de informação (informática), pois estes desempenham um papel crucial, na medida em que podem promover e sustentar processos de optimização aos diferentes níveis. Procura-se fazer o enquadramento desta problemática à luz da Prioridade estratégica definida pela Conferência Mundial do Escutismo: Uma organização flexível, ligeira, inovadora e participativa; bem como da prioridade da região Europeia de Escutismo para 2007/2010: desenvolver a nossa organização. De acordo com o exposto são abordados alguns exemplos no sentido de optimizar a comunicação interna e externa ao CNE. É apresentada a experiência da utilização do SIIE, enquanto ferramenta estratégica de gestão a nível pedagógico, financeiro e administrativo, enquanto exemplo de modernização, flexibilização e descentralização, bem como de registo e partilha de informação dentro do CNE. Por último aborda-se a utilização das novas tecnologias enquanto ferramenta que potencia a comunicação interna e externa do CNE, nomeadamente através do tratamento e divulgação da informação (a nível interno) e do recrutamento e melhoria da imagem social do CNE, tendo como base a prioridade da região Europeia de Escutismo para 2007/2010: comunicar a nossa mensagem. INTRODUÇÃO Nesta comunicação, aborda-se o modo como os sistemas de informação no Corpo Nacional de Escutas (CNE), poderão responder directamente a algumas das prioridades propostas para a Região Europeia de Escutismo, para 2007/2010, nomeadamente: desenvolver a nossa organização e comunicar a nossa mensagem. Tomamos como ponto de referência o trabalho desenvolvido nos últimos dois anos no CNE, quer no que diz respeito à plataforma web da associação, quer com o estudo, concepção, implementação e utilização do Sistema Integrado de Informação Escutista (SIIE). OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO: DESAFIOS E OPORTUNIDADES Na actual sociedade, cada vez mais exigente, as empresas e organizações em geral, independentemente da sua dimensão e sector de actividade, têm de se preocupar com a racionalização das suas funções e com o tratamento da informação de que necessitam para atingir os seus objectivos. Neste contexto, o Corpo Nacional de Escutas (CNE), enquanto movimento de educação não-formal, com uma distribuição geográfica dispersa por todo o território nacional, com cerca de 67.903 associados, 20 Juntas Regionais, 33 Juntas de Núcleo
e 1200 Agrupamentos, não pode ficar alheio aos novos desafios tecnológicos e sobretudo às oportunidades que estes oferecem, no sentido de optimizar os nossos recursos para obtermos melhores resultados aos mais baixos custos. Mas uma questão se pode levantar: porquê adoptar um sistema automático de informação? Esta questão é respondida através da prioridade estratégica definida pela Conferência Mundial do Escutismo: uma organização flexível, ligeira, inovadora e participativa ; bem como através da prioridade da região Europeia de Escutismo para 2007/2010: desenvolver a nossa organização. De acordo com o exposto importa ter presente as vantagens que um sistema automático de informação: Gestão eficaz (menos custos). Instrumento de inovação e progresso (exige reequacionamento de processos). Sustenta processos de optimização (respostas mais rápidas e adequadas). Reduz erros humanos. Desburocratiza (agiliza os processos). Flexibilidade (adaptação rápida às novas exigências). Ecológico (menos papel). Armazena e trata grande quantidade de informação. Informação em tempo real (mais rápida). Mais e melhor informação (quantidade e qualidade da informação). Apoia a tomada de decisão (adopção de decisões e/ou medidas correctivas sobre o futuro. De acordo com o exposto um sistema automático de informação disponibiliza informação conducente à criação de conhecimento e à satisfação das necessidades dos diferentes níveis, desempenhando um papel fulcral para a sustentação da qualidade dentro do CNE, sendo um dos motores para o seu desenvolvimento, no caminho para um escutismo de Excelência. Esclarecida a importância da utilização de um sistema de informação, importa reflectir sobre que sistema adoptar: integrado ou não integrado? A resposta é clara, um sistema integrado será o que melhor poderá responder às nossas necessidades. A experiência e o conhecimento dizem que todos os sistemas informáticos estão a evoluir para sistemas integrados na saúde, segurança, estado, ambiente, educação, defesa, trânsito, finanças, meteorologia, segurança social, de entre muitos outros exemplos.
Um sistema integrado apresenta, entre outras, as seguintes vantagens: Custos eduzidos (não exige a aquisição e actualização de software: SO e outras aplicações). Actualização da aplicação é facilitada (por estarem ligados em rede). Mais segurança (menor risco de perda de dados, ex: apagar dados ). Congruência de informação (nomes e dados mais completos). Dados mais fiáveis (o maior acesso permite melhor informação). Partilha de informação (utilizada por vários utilizadores). Evita a duplicação de informação (a mesma informação serve vários utilizadores. Não existindo muitas dúvidas sobre a necessidade da existência de um sistema de informação, de facto um sistema integrado apresenta muitos benefícios potenciais, contribuindo para reforçar a coesão, a eficácia e a eficiência globais das organizações, bem como contribui para a adopção de processos rápidos e integrados, capazes de responder às solicitações cada vez mais complexas, exigentes e variadas do CNE. De acordo com o exposto encontramos a resposta no trabalho desenvolvido em 2005 e implementado em 2006 no CNE: o Sistema Integrado de Informação Escutista (SIIE). Não poderia deixar, no âmbito desta comunicação de apresentar o SIIE, com o qual certamente alguns dos presentes já tiverem a oportunidade, o privilégio e a ousadia de contactar no seu Agrupamento, Junta de Núcleo ou Junta Regional. O SIIE foi concebido e construído à medida para o CNE, ou seja a partir das suas reais necessidades, tendo como referência os regulamentos, normas e demais dispositivos em vigor, bem como integra todos os contributos que foram recolhidos ao longo do tempo em que ia sendo concebida e desenvolvida a aplicação. Temos consciência que um sistema de informação com as características do SIIE poderia ser um elemento ávido de recursos financeiros e humanos. Neste caso a componente financeira praticamente não existiu já que o trabalho foi desenvolvido e orientado por um dos nossos dirigentes, o Dirigente Pedro Marques do Agrupamento 854 (Leça do Balio - Região do Porto). No que diz respeito aos recursos humanos este foi um excelente exemplo em como os recursos humanos existentes no CNE, podem ser um potencial de desenvolvimento. Diria que este é um caso de sucesso e que deverá ser tido como exemplo para futuros projectos, ou seja, temos que implementar uma prática que valorize os recursos humanos existentes na
associação, potenciando-os em detrimentos de outros com as mesmas ou menores qualificações exigem recursos financeiros de tal forma elevados que podem comprometer os processos. Outra questão que não pode ser descurada, e que está directamente relacionada com a utilização de recursos humanos e financeiros neste e noutros projectos, é a utilização de serviços externos (empresas), as quais não são garante da realização e continuidade dos trabalhos, e pelo facto de estas estarem distantes dos problemas da associação, necessariamente elevam os custos e arrastam no tempo os processos. Mas existe uma terceira componente que se debatem frequentemente as associações: a dificuldade de exploração e rentabilização dos avançados sistemas informáticos disponíveis. Ora nesta matéria o CNE e o SIIE são um excelente exemplo. Em cerca de um ano foi possível testar o sistema com a entrega dos censos por via electrónica, tendo funcionado com o sistema mais de 400 agrupamentos, estando neste momento introduzido cerca de 60% do efectivo nacional activo. Também nesta matéria, as regiões e os agrupamentos em particular, souberam abraçar um projecto, que para alguns era uma utopia. Mas não podemos esquecer que a utopia é o motor do empreendimento, desenvolvimento e concretização de muitos projectos humanos. Este foi um projecto que fez o trajecto da utopia à realidade. Mas falando mais sobre o SIIE, de uma forma extremamente sucinta, este permite o registo dos seguintes dados nas seguintes áreas: Associados: identificação pessoal, identificação escutista, flor de lis, cartão de filiado, contactos (morada, e-mail, telef.), filiação, naturalidade, profissão, habilitações, censos, justiça, cursos, quotas, movimentos financeiros, cargos, actividades, progresso e observações. Agrupamentos: identificação, caracterização (filiação, patrono, paróquia), flor de lis, morada de correspondência, contactos (morada, e-mail, telefones), filiação, unidades filiadas (OSN.), cursos, associados com deficiências, elementos, secção financeira (banco, movimentos, existências), inventário, actividades, reuniões de Agr., reuniões secção, flor de lis voluntárias e observações. Juntas Regionais e de Núcleo: Identificação, caracterização (filiação, patrono, paróquia), flor de lis, morada correspondência, contactos (morada, email, telef.), quotas, actividades, cursos, movimentos, secção financeira (banco, movimentos, existências), inventário e observações.
Partilhar informação sobre o registo de todos os dados que dizem respeito a cada um dos níveis: Agr, JN, JR e JC. Gere a Flor de Lis: secções, estruturas, assinantes e voluntários. No que diz respeito ao recenseamento anual do CNE o SIIE trata e valida toda a informação, nomeadamente: Verifica se as moradas (Dirigentes e assinantes da Flor de Lis). Faz pedido de cartões de associado. Verifica as etapas de progresso. Assinaturas da flor de lis automáticas. Exclui o seguro das pessoas com mais de 75 anos. Confronta se o saldo com a existência. Verifica o preenchimento do inventário. Verifica o NIB, designação e titulares da conta bancária. Faz a contabilização de todos os valores a pagar. Contabiliza as actividades. Contabiliza as reuniões de Agrupamento e Secções. Assinala todos os associados recenseados. Toda a informação é validada pelos diferentes estruturas (Núcleos, Regiões e Junta Central), conforme mostra a figura seguinte: Figura 1 Parte da folha do SIIE relativa à entrega dos censos 2006 Para além dos aspectos referidos, o SIIE mantém os dados dos censos registados ao longo dos anos, bem como permite não apenas visualizar como também imprimir os mesmos em folhas de formato PDF gerados pela própria aplicação, idênticos aos que eram utilizados em suporte de papel, conforme nos mostram os exemplos que se apresentam na figura 2.
Figura 2 - Exemplos de impressos dos censos que se obtêm directamente a partir do SIIE Hoje o CNE, apresenta-se como provavelmente a associação escutista que possui o mais poderoso instrumento de gestão a nível de recursos humanos, património, administrativo, financeiro, pedagógico e formativo, capaz de responder com eficácia e eficiência aos actuais e futuros desafios. Estamos claramente a construir o futuro. Utilizando tecnologias de informação podemos estar mais bem organizados, desenvolver mais e melhor trabalho, disponibilizando mais meios humanos para as actividades com os jovens. Trata-se de adoptar estratégias que não visem resolver problemas de hoje, mas de tenham uma perspectiva de desenvolvimento a longo prazo. Neste quadro importa considerar a evolução que o CNE teve nos dois últimos anos, tendo transitado o alojamento de todos os serviços do CNE de 1 Mbyte para o aluguer de 2 servidores dedicados com 250 e 500 Gbytes. Trata-se de uma aposta que visa não apenas a melhoria dos sistemas de informação, mas também e sobretudo, a comunicação através da utilização de plataformas electrónicas, procurando deste modo responder à prioridade da região Europeia de Escutismo para 2007/2010: comunicar a nossa imagem. Temos que ter a clara consciência de que a comunicação dentro do CNE é vital para o bom funcionamento da associação, a qualidade que se pode obter é sem dúvida, o caminho de excelência que o CNE deve assumir, procurando-se assim chegar cada vez mais rápido, junto dos nosso associados. No âmbito da comunicação, temos que considerar 2 vertentes cruciais: a interna ao CNE e a externa ao CNE. Na vertente interna consideramos a circulação e o tratamento da informação. No que respeita ao tratamento da informação há globalmente a considerar:
a utilização de aplicações (Excel ou outras), que permitem não apenas o registo sistemático mas sobretudo a procura e selecção da informação, são uma vantagem acrescida ao clássico registo em suporte papel; a digitalização da informação para arquivo e/ou circulação permite rapidez na comunicação e pouco espaço de armazenamento da informação. No que respeita à circulação da informação a via e-mail, não da correspondência, mas da informação mínima sobre a existência de nova correspondência é uma boa prática para evitar encher as caixas de correio, bem como a existência de locais próprios, predeterminados, para os diferentes níveis disponibilizarem a informação on-line, apresenta entre outras vantagens: Acesso Fácil (consulta a qualquer hora em casa, no trabalho ou noutro local onde exista Internet). Rápida divulgação (pode ser divulgada de imediato sem necessitar de processos morosos (fotocópias) e intervenção de terceiros CTT). Universalidade (a informação não é disponibilizada a uma única pessoa, mas a todas as pessoas do grupo). Arquivo simplificado (mantém-se a informação ao longo do tempo). Custo reduzido (evita fotocópias e outros gastos de emissão e divulgação). Na vertente externa consideramos a divulgação das nossas actividades não apenas como factor de captação de potencial público-alvo mas também de divulgação do CNE, sendo um importante contributo para uma melhoria da imagem social da associação. Este processo é obtido também pela construção/actualização e manutenção de páginas Web a nível Nacional, Regional de Núcleos e de Agrupamentos, procurando-se assim não apenas uma maior proximidade com a comunidade local mas também com a sociedade civil. Não podemos excluir o potencial que as tecnologias nos oferecem para: quebrar barreiras e nos abrirmos a novos públicos alvo alcançar novos públicos; desenvolver novas aproximações para alargar a base de apoio dos adultos recrutar voluntários para o Escutismo. Criámos uma rede de e-mails para melhor comunicarmos, cedemos espaço para as diferentes estruturas poderem alojar a sua informação. Considero que foram dados os passos cruciais para desbravar um caminho, que hoje tanto atrai os nossos jovens. De facto a
utilização das tecnologias é também uma vertente atractiva e diversificada a explorar no campo pedagógico, havendo ainda um longo caminho a trilhar na qualificação das nossas páginas web. Este foi um caminho que encetámos, é um trajecto que estamos todos a atravessar. Teremos que trazer para o escutismo todas as virtudes e potencialidade das novas tecnologias, na certeza que o escutismo não se esgota numa única vertente e nenhuma é mais importante. Só o contributo de todos tornam o CNE mais vivo, mais rico, mais dinâmico mais partilhado na certeza que poderemos assim oferecer cada vez mais e melhor oportunidades aos nossos jovens. Obrigado, pela vossa atenção. João Franco Secretário Nacional para o Desenvolvimento
Fórum de Dirigentes e Caminheiros -O Futuro do Escutismo - Fátima, 10 e 11 de Fevereiro de 2007 Escutismo rumo ao futuro Os sistemas de informação: desafios e oportunidades Escutismo rumo ao futuro Os Sistemas de informação: desafios e oportunidades Desenvolver a nossa organização Comunicar a nossa mensagem
Racionalização das funções Tratamento da informação OBJECTIVOS CORPO NACIONAL DE ESCUTAS 67.903 Associados 20 Juntas Regionais 33 Juntas de Núcleo 1.200 Agrupamentos
Porquê adoptar um sistema automático tico de informação? Uma organização flexível, ligeira, inovadora e participativa; (Prioridade estratégica definida pela Conferência Mundial do Escutismo) Desenvolver a nossa organização (Prioridade da região Europeia de Escutismo para 2007/2010) Vantagens de um sistema automático tico de informação Gestão eficaz (menos custos) Instrumento de inovação e progresso (exige reequacionamento de processos) Sustenta processos de optimização (resposta mais rápidas r e adequadas) Reduz erros humanos Desburocratiza Flexibilidade (adaptação r Desburocratiza (agiliza processos) ão rápida às s novas exigências)
Vantagens de um sistema automático tico de informação Ecológico (menos papel). ). Armazena e trata grande quantidade de informação. Informação em tempo real (mais rápida). r Mais e melhor informação qualidade da informação). ão (quantidade e Apoia a tomada de decisão (adop (adopção de decisões e/ou medida correctivas sobre o futuro) Sist. aut.. de informação no CNE Disponibiliza informação para : Criação de conhecimento Satisfação das necessidades dos diferentes níveis Desempenha um papel fulcral para a sustentação da qualidade dentro do CNE Motor do desenvolvimento No caminho para um escutismo de Excelência
Sistema de informação no CNE Que sistema adoptar: integrado ou não integrado? SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÃO Vantagens de um sistema de informação integrado Custos reduzidos (não exige a aquisi (não exige a aquisição e actualização de software: SO e outras aplicações) cil actualização da aplicação (por estar ligada em rede) Fácil actualiza Mais segurança (menos riscos de perda de dados) Congruência da informação (evita redundancias) Dados mais fiáveis Partilha de informação (v Evita duplicação de informação informação serve vários v utilizadores). veis (mais acesso = melhor informação) (vários utilizadores). ão (a mesma
Sistema de informação integrado no CNE Contribui para: Reforçar a coesão Eficácia Eficiência Rapidez processos Integração da informação Responder às s solicitações cada vez mais complexas, exigentes e variadas
1- Recursos financeiros Insignificante 2 - Recursos humanos Do CNE Continuidade?? Serviços externos Longe dos problemas Consumo de recursos 3 Exploração/ Rentabilidade + 60% do efectivo + de 400 Agrs SIIE (Sistema Integrado de Informação Escutista) DADOS DOS ASSOCIADOS Identificação pessoal Identificação escutista Flor de Lis Cartão de Filiado Contactos (morada, email Filiação Naturalidade Profissão Habilitações email, telef.) Censos Justiça Cursos Quotas Movimentos financeiros Cargos Actividades Progresso Observações
SIIE (Sistema Integrado de Informação Escutista) DADOS DOS AGRUPAMENTOS Identificação Caracterização (Fil. Pat. Paroq.) Flor de Lis Morada correspondência Contactos (morada, email, telef.) Filiação Unidades filiadas (OSN.) Cursos Associados com deficiências Elementos Secção financeira (banco, movimentos, existências) Inventário Actividades Reuniões de Agr. Reuniões secção Flor de Lis voluntárias Observações SIIE (Sistema Integrado de Informação Escutista) Identificação Caracterização (Fil. Pat Flor de Lis Morada correspondência Contactos (morada, email Quotas Actividades DADOS DAS JN e JR Pat Paroq) email, telef.) Cursos Movimentos Secção financeira (banco, movimentos, existências) Inventário Observações
SIIE (Sistema Integrado de Informação Escutista) Partilha a informação sobre o registo dos dados com cada um dos níveis: Agrupamento Junta de Núcleo Junta Regional Junta Central Faz a gestão da Flor de Lis : Secções Estruturas (Agrs, JN, JR) Assinantes Voluntários SIIE (Sistema Integrado de Informação Escutista) CENSOS - trata e valida toda a informação: Verifica as moradas (Dirig. e assinantes FL) Faz pedido dos cartões de associado Verifica as etapas de progresso Assinaturas da Flor de lis automáticas Exclui segurados com mais de 75 anos Confronta o saldo com a existência Verifica o preenchimento do inventário Verifica NIB, designação e titulares da conta Contabiliza todos os valores a pagar Contabiliza as actividades Contabiliza as reuniões de Agr. e Secção Assinala todo os associados recenseados
SIIE (Sistema Integrado de Informação Escutista) A informação é validada pelas diferentes estruturas SIIE (Sistema Integrado de Informação Escutista) Mantém os dados registados ao longo dos anos Permite visualizar e imprimir todas as folhas dos censos
Corpo Nacional de Escutas ESCUTISMO CATÓLICO PORTUGUÊS Comunicar a nossa imagem (Prioridade da região Europeia de Escutismo para 2007/2010)
Comunicação (suportada das novas tecnologias) Interna => fluxo de informação Externa => comunicar a nossa imagem Interna (fluxo de informação) Tratamento Interna Comunicação (suportada das novas tecnologias) Aplicações (registo sistemático) tico) Digitalização (arquivo e circulação) Circulação Via e-mail e a informação mínima m e necessária Em locais preestabelecidos: Fácil acesso (qualquer hora e local) Rápida divulgação (no momento) Universalidade (várias pessoas podem aceder) Arquivo simplificado (mantém m ao longo do tempo) Custo reduzido (sem selos, fotocópias, pessoas)
Externa (comunicar a nossa imagem) Divulgação das nossas actividades Recrutamento Imagem social do escutismo Externa Comunicação (suportada das novas tecnologias) Comunicação (suportada das novas tecnologias) Quebrar barreiras e abrimo-nos a novos públicos alvo Alcançar ar novos públicos Desenvolver novas aproximações para alargar a base de apoio dos adultos Recrutar voluntários para o Escutismo
Comunicação (suportada das novas tecnologias) http://acores.cne-escutismo.pt http://algarve.cne-escutismo.pt http://aveiro.cne-escutismo.pt http://beja.cne-escutismo.pt http://braga.cne-escutismo.pt http://braganca.cne-escutismo.pt http://coimbra.cne-escutismo.pt http://evora.cne-escutismo.pt http://guarda.cne-escutismo.pt http://lamego.cne-escutismo.pt Comunicação (suportada das novas tecnologias) http://leiria.cne-escutismo.pt http://lisboa.cne-escutismo.pt http://madeira.cne-escutismo.pt http://portalegrecastelobranco-escutismo.p http://porto.cne-escutismo.pt http://santarem.cne-escutismo.pt http://setubal.cne-escutismo.pt http://vianadocastelo.cne-escutismo.pt http://vilareal.cne-escutismo.pt http://viseu.cne-escutismo.pt
Corpo Nacional de Escutas ESCUTISMO CATÓLICO PORTUGUÊS