Redes sociais para cooperativas Colaboração e inovação no ambiente cooperativo com ferramentas de comunicação interna
ÍNDICE 1. Introdução 1 2. Demandas e desafios das cooperativas 2 3. Redes sociais corporativas no dia a dia das cooperativas 4 4. Quero implantar uma rede social corporativa na minha cooperativa. E agora? 7 5.Conclusão 10
1. Introdução O cooperativismo vem, desde o século XIX, tomando força dentro da economia brasileira em diferentes áreas. Segundo dados da Organização das Cooperativas Brasileiras (OCB), apurados em reportagem da Agência Brasil, foram registradas, no ano passado, 6.587 cooperativas com 10,4 milhões de cooperados. Essas entidades empregaram, em 2012, cerca de 304 mil pessoas em 13 setores econômicos Como qualquer organização, as cooperativas apresentam algumas características específicas de gestão e relacionamento e, em alguns casos, problemas a enfrentar. Um dos principais desafios, destacado neste artigo da OCB, é a comunicação. Para contornar essa dificuldade, algumas ferramentas podem ser adotadas entre elas, as redes sociais corporativas, que ajudam em outros aspectos, além do fluxo comunicativo. Neste material educativo, mostraremos como as redes sociais corporativas podem ajudar cooperativas de todos os tamanhos, abrindo caminhos para a comunicação interna e deixando-as com um espírito mais colaborativo. Além disso, incluímos neste texto um guia do implantador, com os passos básicos para o gestor que pretende implantar uma ferramenta do gênero em uma instituição. O processo é simples e os benefícios atingem todos os cooperados. Boa leitura! 1
2. Demandas e desafios das cooperativas Antes de começar a falar dos desafios das cooperativas, é preciso separar bem essa instituição de outras organizações jurídicas que contam com o respaldo da lei brasileira. Por definição, a cooperativa é uma sociedade civil, porém comercial, sem fins lucrativos, montada para atender interesses dos cooperados, cada qual com suas cotas partes da organização. Ela precisa ter uma área de atuação e objetivos bem definidos. Além disso, para ser aceita como tal, a instituição precisa seguir sete princípios básicos estipulados pela Aliança Cooperativa Internacional: adesão voluntária e livre, participação econômica dos membros, autonomia e independência, educação, interesse pela comunidade, gestão democrática e intercooperação. Esses dois últimos princípios são essenciais para garantir o sucesso de uma cooperativa. Afinal, trata-se de uma instituição que preza pela horizontalidade e pela autogestão. O ambiente cooperativo tende a ser mais democrático, já que cada cooperado é dono de um pedaço simbólico da entidade. Nesse contexto, é natural que o colaborativismo surja e que fique mais forte, pois todas as pessoas envolvidas desejam que a organização tenha sucesso em relação aos seus objetivos. O ambiente colaborativo, por sua vez, contribui para mais uma característica importante: a inovação. Parte-se do princípio que o grupo se reuniu com o propósito de criar uma instituição com características diferenciadas e objetivos benéficos para todos os membros. Por ser um ambiente mais aberto à discussão, onde as escolhas tendem a ser feitas democraticamente, é possível ter acesso a diferentes opiniões, diferentes experiências, o que gera, sem dúvidas, um ambiente inovador. Uma 2
ideia discutida em uma conversa interna pode se transformar no diferencial de sua cooperativa em relação ao resto do mercado. O ambiente inovador só aparece em uma organização que cultiva a comunicação como valor interno mais uma característica inerente às cooperativas. Ter uma canal aberto para a discussão das propostas, ainda que as pessoas envolvidas ocupem diferentes cargos e exerçam funções definidas, é fundamental, pois a cooperativa nada mais é do que uma construção coletiva dos cooperados para um propósito comum. É possível medir a maturidade de uma instituição por meio do grau de integração e troca de ideias entre os membros. Quanto maior, melhor. Contar com uma estrutura de comunicação satisfatória é essencial para resolver uma questão comum dentro do ambiente cooperativo: a distância entre os cooperados. Em alguns casos, os integrantes moram muito longe e mantém contato muito raramente como em algumas instituições espalhadas por cidades do interior. Por isso, é fundamental aproximar a cooperativa das pessoas e viabilizar sua integração com o resto do grupo, o que pode ser feito com a ajuda de uma boa ferramenta de comunicação interna, como veremos a seguir. 3
3. Redes sociais corporativas no dia a dia das cooperativas Cooperativas de todos os portes podem se beneficiar de uma boa estrutura de comunicação interna. Ferramentas não faltam: desde um tradicional jornal corporativo (o house organ) até meios virtuais mais sofisticados. Uma opção econômica e moderna, que ganha espaço entre as instituições do gênero, é a rede social corporativa. A rede social corporativa (RSC ou enterprise social network) é uma solução privada, totalmente controlada pelo cliente, com características, layout e recursos similares aos dos sites de relacionamentos como Facebook e Twitter. Ela contém grupos de debate, ferramentas de mensagens instantâneas, compartilhamento de imagens, vídeos e textos, além de ferramentas mais alinhadas com os objetivos da empresa, como a gestão de tarefas. É possível usá-la para integrar colegas de trabalho usuários regulares da rede. Por meio desse tipo de solução, o empresário fornece um ambiente amigável e interativo, similar aos sites que as pessoas estão acostumadas a usar na vida pessoal, mas alinhado aos objetivos da empresa, focando o fluxo comunicativo da organização para um canal interno. A estrutura das redes sociais corporativas é naturalmente propícia para as cooperativas. As conexões criadas com colegas reproduzem em um ambiente virtual a integração que se espera dos cooperados. Com esses vínculos criados, fica mais fácil estimular o colaborativismo: colegas podem criar um tópico público para discutir um novo projeto antes dele ser lançado, gerando um debate limpo e proveitoso para a organização, respeitando o princípio cooperativo da gestão democrática. E, como já explicamos, a colaboração é o caminho mais rápido para inovar. Muitos sistemas do gênero contam, inclusive, com a possibilidade de criar enquetes, coletando a opinião 4
dos usuários sobre um determinado tema, com respostas abertas ou pré-definidas. A colaboração só é viável se os integrantes da instituição trocarem muitas ideias. A comunicação interpessoal torna-se um fator fundamental para criar um ambiente colaborativo e inovador. Neste aspecto, as redes sociais corporativas são soluções completas, pois atuam em dois níveis. Para as conversas entre dois colegas, podese usar o mensageiro instantâneo embutido nestas ferramentas sociais, criando um canal de diálogo privado e rápido. Além disso, é possível enviar mensagens massivas para debates públicos (ou voltados para um grupo específicos), envolvendo todos os cooperados ou apenas um departamento: um recado somente para membros do financeiro, por exemplo. As ferramentas modernas de comunicação interna podem ajudar a instituição a identificar o perfil dos cooperados. Pense em uma ferramenta que mostra as aptidões dos usuários e que pode indicar a pessoa ideal para assumir uma determinada tarefa. As redes sociais corporativas viabilizam isso, atuando como sistema de apoio aos recursos humanos. Sua cooperativa pode ter, por exemplo, especialistas em direito ou finanças que assumam certos departamentos. Outro aspecto inovador das redes sociais corporativas é a capacidade de aproximar cooperados que estão distantes. Afinal, boa parte das ferramentas disponíveis no mercado ficam hospedadas na nuvem, acessíveis de qualquer lugar por meio da internet. Uma cooperativa distribuída em várias cidades pode usar a solução para enviar mensagens, convocar reuniões (criando eventos, por exemplo) e distribuir uma informação de interesse dos integrantes tudo isso, independente da distância física. 5
A disponibilidade das redes sociais corporativas na nuvem ajuda as cooperativas em um último aspecto: a praticidade. Para implantar e usar uma ferramenta do gênero, não é preciso uma grande infraestrutura tecnológica um limitador para muitas instituições. Basta ter acesso à Web e a ferramenta está disponível, sem complicação. Para uma instituição de pequeno porte, sem condições iniciais para um grande investimento, pode ser uma boa alternativa. 6
4. Quero implantar uma rede social corporativa na minha cooperativa. E agora? Como mostramos acima, os benefícios das redes sociais corporativas não ficam apenas na comunicação interna. É possível estimular o colaborativismo, a inovação e a interação entre cooperados com a ajuda dessas ferramentas. Implantar uma solução do gênero em um ambiente cooperativo não é uma operação complicada. Basta fazer o processo de forma organizada, dialogando com os outros integrantes. Abaixo, fizemos um passo-a-passo básico para implantar de forma satisfatória uma rede social corporativa na sua cooperativa. As orientações podem variar um pouco de acordo com o tamanho da instituição pequenos ajustes, feitos com o tempo e com a experiência na rede. Para implantar uma rede social corporativa, é preciso: a) Conversar com os outros cooperados sobre a ferramenta Se você deseja implantar uma rede social corporativa, é preciso apresentá-la para todo o grupo de cooperados afinal, estamos em um ambiente democrático. Mostre os benefícios e a facilidade de uso da ferramenta. Muitas delas permitem experimentar a solução por um tempo, sem custos, para testes e exibição. Se a ideia for bem aceita, hora de passar para a próxima fase. 7
b) Criar uma equipe de implantação Depois de aprovar a ideia, os cooperados precisam criar uma equipe responsável pelo processo. Na nossa experiência neste setor, é comum encontrar profissionais das áreas de comunicação, marketing, recursos humanos e tecnologia da informação interessados em projetos do gênero. As pessoas escolhidas devem ter afinidade com redes sociais e tecnologias colaborativas, além de conhecer profundamente o ambiente cooperativo. c) Definir objetivos e públicos Depois de criar a equipe, é possível começar a traçar os objetivos da rede social corporativa dentro da cooperativa. Qual a expectativa dos cooperados em relação à ferramenta? E, principalmente, qual problema pode ser resolvido com ajuda dessa solução? É importante hierarquizar os interesses da organização: afinal, inovação pode ser mais importante que comunicação dentro da sua área de atuação. Outras metas também podem acrescentadas, desde que suas premissas sejam bem definidas. Com os objetivos determinados, chegou a hora de pensar em um público. Quem vai usar minha rede social corporativa? Todos os cooperados? Somente um setor específico? No início, recomendamos que a ferramenta seja usada em um departamento específico, como um teste. Depois, ela pode ser estendida para o resto da organização. 8
d) Identificar os entusiastas da ferramenta Alguns usuários têm mais afinidade com ferramentas sociais e tendem a abraçá-la com mais facilidade. Cabe à equipe gestora identificá-los e organizar ações para que eles disseminem a ferramenta dentro da cooperativa. Você pode incentivá-los a criar debates relevantes dentro de um grupo específico ou para toda a companhia. Com a chancela dos influenciadores e entusiastas, a adesão dos outros cooperados tende a ser mais fácil. e) Armazenar informações relevantes dentro da rede Uma ação importante que os administradores da rede podem fazer é migrar alguns procedimentos internos para dentro da ferramenta. O processo deve ocorrer aos poucos: primeiro, mova alguns debates do e-mail interno para o sistema. Depois, passe a divulgar avisos relevantes na rede social. Você pode, por exemplo, criar um evento chamado Assembleia e convocar os cooperados para a reunião por meio da rede social corporativa. Esse apoio é fundamental para que a ferramenta vire ponto de referência e encontro para os funcionários. Esse guia básico deve ajudar cooperativas de todas as escalas na fase de estruturação de uma rede social corporativa. Recomendamos que os colaboradores designados para essa tarefa leiam nosso e-book específico sobre o assunto: 7 segredos para uma implantação eficaz. 9
5. Conclusão O ambiente cooperativo é, na sua essência, colaborativo. A interação entre os integrantes é fundamental para o sucesso da instituição o que leva, consequentemente, a vantagens para os cooperados. Acreditamos que, neste ambiente, as redes sociais corporativas podem cair muito bem. Afinal, elas usam a lógica de colaboração dos sites de relacionamento aplicada aos interesses da organização. Se a sua cooperativa tem interesse em uma rede social corporativa, temos alguns materiais educativos que podem ajudá-los nesse processo, disponíveis no nosso site. Em especial, sugerimos dois e-books: Sua empresa está preparada para ter uma rede social corporativa? e Comunicação Corporativa: Desafios, Planos e Soluções Tecnológicas. Além disso, no nosso blog, produzimos artigos sobre tendências e inovações no universo das redes sociais para instituições. Se você busca novas informações sobre o assunto, acesse o Blog da Rede Social Corporativa. Por fim, se você busca experimentar uma ferramenta na sua cooperativa, você pode usar a nossa rede, a SocialBase, no plano gratuito. Saiba mais no nosso site: www.socialbase.com.br. 10
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