CONCURSO PÚBLICO SEM PUBLICIDADE INTERNACIONAL PARA O ALUGUER DE STAND PROMOCIONAL ALGARVE NA BOLSA DE TURISMO DE LISBOA 1/12
CADERNO DE ENCARGOS ÍNDICE Capítulo I - Disposições gerais Artigo 1.º - Objeto Artigo 2.º - Contrato Artigo 3.º - Vigência do contrato Capítulo II - Obrigações contratuais Artigo 4.º - Obrigações principais do adjudicatário Artigo 5.º - Local de montagem Artigo 6.º - Prazos de execução Artigo 7.º - Preço contratual Artigo 8.º - Condições de pagamento Artigo 9.º - Patentes, licenças e marcas registadas Artigo 10.º - Penalidades contratuais Artigo 11.º - Força maior Artigo 12.º - Resolução Capítulo III - Disposições finais Artigo 13.º - Foro competente Artigo 14.º - Subcontratação e cessão da posição contratual Artigo 15.º - Comunicações e notificações Artigo 16.º - Contagem de prazos Artigo 17.º - Legislação aplicável Capítulo IV - Cláusulas técnicas Artigo 18.º - Objeto Artigo 19.º - Aspetos a considerar Artigo 20.º - Planta Final 2/12
CADERNO DE ENCARGOS Capítulo I Disposições gerais Cláusula 1.ª Objeto O objeto do contrato consiste, de acordo com as cláusulas técnicas descritas no Capítulo IV deste, na conceção global de um Stand promocional Algarve, a utilizar na Bolsa de Turismo de Lisboa (BTL), bem como o aluguer da parte do mesmo referente à entidade adjudicante, que incluirá todos os serviços necessários à sua operacionalidade, nomeadamente, execução, decoração, equipamento, transporte, montagem, assistência técnica e manutenção em feira (excluindo serviços de limpeza) e desmontagem do mesmo (CPV 39154100-7). Cláusula 2.ª Contrato 1. O contrato é composto pelo respetivo clausulado contratual e os seus anexos. 2. O contrato a celebrar integra ainda os seguintes elementos: a) O presente caderno de encargos; b) A proposta adjudicada; c) Os esclarecimentos sobre a proposta adjudicada prestados pelo adjudicatário. 3. Em caso de divergência entre os documentos referidos no número anterior, a respetiva prevalência é determinada pela ordem pela qual aí são indicados. Cláusula 3.ª Vigência do contrato 1. O contrato mantém-se em vigor até à desmontagem do Stand após a BTL 2013, podendo ser prorrogado para as edições de 2014 e 2015 da BTL, se nenhuma parte o denunciar. 2. A denúncia do contrato deve ser efetuada mediante notificação à outra parte, por qualquer meio escrito, até ao dia 01 de outubro do ano anterior ao da edição da BTL a que se reporta. 3/12
Capítulo II Obrigações contratuais Cláusula 4.ª Obrigações principais do adjudicatário 1. Principais obrigações para o prestador de serviços: a) Obrigação de prestar os serviços nos termos, condições e prazos acordados; b) Obrigação de desempenhar as suas funções em subordinação aos objetivos do serviço e na perspetiva da prossecução do interesse público; c) Obrigação de guardar segredo profissional relativamente aos factos de que tenha conhecimento em virtude do exercício das suas funções e que não se destinem a ser do domínio público. 2. A título acessório o prestador de serviços fica ainda obrigado, designadamente, a recorrer a todos os meios humanos, materiais e informáticos que sejam necessários e adequados à prestação do serviço, bem como ao estabelecimento do sistema de organização necessário à perfeita e completa execução das tarefas a seu cargo. Cláusula 5.ª Local de montagem O Stand será montado no Pavilhão 1 da FIL, Parque das Nações, em Lisboa, em espaço a designar em momento oportuno pelo Turismo do Algarve, após a necessária confirmação da entidade organizadora. Cláusula 6.ª Prazos de execução 1. Considerando que a edição de 2013 da BTL, decorrerá de 27 de fevereiro a 3 de março, o adjudicatário deverá garantir os seguintes prazos de execução: a) Entrega da maqueta final e dos projetos de execução dos subespaços destinados aos Municípios - 15 dias após indicação, pela entidade adjudicante, das áreas do stand; b) Montagem da parte referente à entidade adjudicante até ao dia 25 de fevereiro de 2012. 2. Para as edições de 2014 e 2015 da BTL, em data a indicar oportunamente, o adjudicatário deverá garantir os seguintes prazos de execução: 4/12
a) Entrega da maqueta final e dos projetos de execução dos subespaços destinados aos Municípios indicação, pela entidade adjudicante, das áreas do stand; b) Montagem da parte referente à entidade adjudicante até dois dias antes do início do evento. Cláusula 7.ª Preço contratual 1. Pela prestação dos serviços, bem como pelo cumprimento das demais obrigações constantes do presente, o TA deve pagar ao prestador de serviços o preço constante da proposta adjudicada, o qual não poderá ultrapassar o preço base acrescido de IVA à taxa legal em vigor, fixado para cada uma das opções, nos seguintes termos: a. Opção A: 150.000, correspondente ao valor anual de 50.000; b. Opção B: 180.000, correspondente ao valor anual de 60.000. 2. O preço referido no número anterior inclui todos os custos, encargos e despesas cuja responsabilidade não esteja expressamente atribuída ao contraente público. 3. O adjudicatário pode, ao abrigo do artigo 292.º do Código dos Contratos Públicos (CPP), solicitar adiantamentos nos termos a definir no contrato a celebrar. Cláusula 8.ª Condições de Pagamento 1. As quantias devidas pela entidade adjudicante, devem ser pagas no prazo máximo de 60 dias após a receção das respetivas faturas, as quais só podem ser emitidas após a realização do serviço. 2. Em caso de discordância por parte do Turismo do Algarve, quanto aos valores indicados nas faturas, deve este comunicar ao prestador de serviços, por escrito, os respetivos fundamentos, ficando este obrigado a prestar os esclarecimentos necessários ou proceder à emissão de nova fatura corrigida. 3. Desde que devidamente emitidas e observado o disposto no número 1, as faturas são pagas preferencialmente através de transferência bancária. 5/12
Artigo 9.ª Patentes, licenças e marcas registadas 1. São da responsabilidade do adjudicatário quaisquer encargos decorrentes da utilização, no fornecimento, de marcas registadas, patentes registadas ou licenças. 2. Caso a entidade adjudicante venha a ser demandada por ter infringido, na execução do contrato, qualquer dos direitos mencionados no número anterior, o adjudicatário indemniza-a de todas as despesas que, em consequência, haja de fazer e de todas as quantias que tenha que pagar seja a que título for e de eventuais prejuízos daí decorrentes. Cláusula 10.ª Penalidades contratuais 1. Pelo incumprimento de obrigações emergentes do contrato, o Turismo do Algarve pode exigir do prestador de serviços o pagamento de uma pena pecuniária, de montante a fixar em função da gravidade do incumprimento. 2. Em caso de resolução do contrato por incumprimento do prestador de serviços, o Turismo do Algarve pode exigir-lhe uma pena pecuniária até ao valor correspondente ao contrato. 3. Ao valor da pena pecuniária prevista no número anterior são deduzidas as importâncias pagas pelo prestador de serviços ao abrigo do n.º 1, relativamente a serviços cujo atraso na respetiva conclusão tenha determinado a resolução do contrato. 4. Na determinação da gravidade do incumprimento, o Turismo do Algarve tem em conta, nomeadamente, o grau de culpa do prestador do serviço e as consequências do incumprimento. 5. O Turismo do Algarve pode compensar os pagamentos devidos ao abrigo do contrato com as penas pecuniárias devidas nos termos da presente cláusula. 6. As penas pecuniárias previstas na presente cláusula não obstam a que o Turismo do Algarve exija uma indemnização pelo dano excedente. Cláusula 11.ª Força maior 1. Não podem ser impostas penalidades ao prestador de serviços, nem é havida como incumprimento, a não realização pontual das prestações contratuais a cargo de qualquer das partes que resulte de caso de força maior, entendendo- 6/12
se como tal as circunstâncias que impossibilitem a respetiva realização, alheias à vontade da parte afetada, que ela não pudesse conhecer ou prever à data da celebração do contrato e cujos efeitos não lhe fosse razoavelmente exigível contornar ou evitar. 2. Podem constituir força maior, se se verificarem os requisitos do número anterior, designadamente, tremores de terra, inundações, incêndios, epidemias, sabotagens, greves, embargos ou bloqueios internacionais, atos de guerra ou terrorismo, motins e determinações governamentais ou administrativas injuntivas. 3. Não constituem força maior, designadamente: a) Circunstâncias que não constituam força maior para os subcontratados do prestador de serviços na parte em que intervenham; b) Greves ou conflitos laborais limitados às sociedades do prestador de serviços ou a grupos de sociedades em que este se integre, bem como a sociedades ou grupos de sociedades dos seus subcontratados; c) Determinações governamentais, administrativas, ou judiciais de natureza sancionatória ou de outra forma resultantes do incumprimento por parte do prestador de serviços de deveres ou ónus que sobre ele recaiam; d) Manifestações populares devidas ao incumprimento pelo prestador do serviço de normas legais; e) Incêndios ou inundações com origem nas instalações do prestador de serviços cuja causa, propagação ou proporções se devam a culpa ou negligência sua ou ao incumprimento de normas de segurança; f) Avarias nos sistemas informáticos ou mecânicos do prestador de serviços não devidas a sabotagem; g) Eventos que estejam ou devam estar cobertos por seguros. 4. A ocorrência de circunstâncias que possam consubstanciar casos de força maior deve ser imediatamente comunicada à outra parte. Cláusula 12.ª Resolução 1. Qualquer uma das partes poderá resolver o contrato nos termos do Código dos Contratos Públicos. 2. Considera-se incumprimento definitivo quando houver atraso na montagem do Stand, nos termos definidos na alínea b) do n.º 1 e alínea b) do n.º 2 da Cláusula 6.ª do presente caderno de encargos. 7/12
Capítulo III Disposições finais Cláusula 13.ª Foro competente Para a resolução de todos os litígios decorrentes do contrato fica estipulado a competência do tribunal administrativo de Loulé, com expressa renúncia a qualquer outro. Cláusula 14.ª Subcontratação e cessão da posição contratual A subcontratação pelo prestador de serviços e a cessão da posição contratual por qualquer das partes depende da autorização da outra, nos termos do Código dos Contratos Públicos. Cláusula 15.ª Comunicações e notificações 1. Sem prejuízo de poderem ser acordadas outras regras quanto às notificações e comunicações entre as partes do contrato, estas devem ser dirigidas, nos termos do Código dos Contratos Públicos, para a sede da cada uma, identificadas no contrato. 2. Qualquer alteração das informações de contacto constantes do contrato deve ser comunicada à outra parte. Cláusula 16.ª Contagem dos prazos Os prazos previstos no contrato são contínuos, correndo em sábados, domingos e dias feriados. Cláusula 17.ª Legislação aplicável O contrato é regulado pela legislação portuguesa. 8/12
Capítulo IV Cláusulas técnicas Cláusula 18.ª Objeto 1. O objeto do contrato consiste na conceção global de um Stand promocional Algarve, a utilizar na Bolsa de Turismo de Lisboa (BTL), bem como o aluguer da parte do mesmo referente à entidade adjudicante, que incluirá todos os serviços necessários à sua operacionalidade, nomeadamente, execução, decoração, equipamento, transporte, montagem, assistência técnica e manutenção em feira (excluindo serviços de limpeza) e desmontagem do mesmo. 2. Para além do acima disposto, o adjudicatário será responsável pelo acompanhamento da execução dos projetos relativos aos subespaços, melhor descritos na cláusula seguinte, e por realizar todas as diligências que se afigurem necessárias para garantir a cabal apresentação do Stand no seu todo, em especial articulando as respetivas equipas de montagem, devendo reportar, de imediato, qualquer situação suscetível de afetar a conclusão dos trabalhos. 3. O conceito centra-se na adaptação do espaço utilizado na BTL 2011, mantendo design moderno, apelativo e dinâmico, que promova o convívio, favorável aos contactos profissionais e junto do público, tendo como principais objetivos: Promover a região do Algarve, em todas as suas vertentes e motivações, designadamente, Sol e Praia, Golfe, Negócios e Lazer, Turismo de Natureza, Saúde e Bem Estar; Comunicar o destino transmitindo experiências, sensações e prazer na descoberta de uma região com valências e características únicas, centrandose no slogan algarve. o segredo mais famoso da europa. Criar um ambiente próprio adaptado ao que se pretende transmitir, e com capacidade de chamar a atenção para o espaço. Cláusula 19.ª Aspetos a considerar Na apresentação da proposta deverão ser considerados, designadamente, os seguintes fatores: 9/12
1- Conceito À semelhança das edições anteriores, o Destino Portugal, presente no Pavilhão 1, da BTL em 2013, terá uma dinâmica idêntica à realizada este ano, as entidades representadas no referido Pavilhão, serão o Turismo de Portugal, as Entidades Regionais (incluindo Pólos de Desenvolvimento) e as Direções Regionais de Turismo da Madeira e Açores. No entanto, é possível que os vários stands das marcas turísticas integrem submarcas regionais, designadamente, os Municípios. 2- Pressupostos gerais a) O stand, por integrar estas submarcas, terá uma grande dimensão, no entanto privilegiar-se-á o design moderno e/ou futurista recorrendo às novas tecnologias e audiovisuais; b) Deverá promover a interação dos visitantes com o próprio stand e cumprir todos os requisitos de acessibilidade de pessoas com mobilidade reduzida; c) Deverá ser de fácil circulação fluente, atrativo e convidar os visitantes da feira a entrar; d) Deverá ser considerada a adequada visibilidade e iluminação do stand e da marca Algarve, garantido a capacidade de destaque em relação aos restantes stands da feira; e) O espaço total do stand será o correspondente a uma das seguintes opções, a indicar oportunamente: i. Opção A: Até 603m 2, e compreende a parte do Turismo do Algarve, quantificada previsivelmente até 306m 2, acrescido dos subespaços destinados aos Municípios; ii. Opção B - Até 1.206m 2, e compreende a parte do Turismo do Algarve, quantificada previsivelmente até 504m 2, acrescido dos subespaços destinados aos Municípios; f) Deverá ser considerado uma proposta com 4 frentes e outra em alternativa com 3 frentes; g) Deverão ser contempladas áreas de: i. Bar e copa (incluindo todos os equipamentos, frigoríficos, congelador, máquina de café (cápsulas), máquina de gelo, lavatório e baldes do lixo, bancadas e estante de arrumação); ii. Balcão de atendimento, c/armário com prateleira fechado, Turismo do Algarve, com 2 bancos e com grande destaque; iii. Zonas de arrumos com estantes de arrumação e bengaleiros, próximas do balcão de atendimento; 10/12
iv. Zona de cadeiras e mesas p/apoio ao bar e para pequenas reuniões com o trade; v. Zona de multiusos; vi. Corredores e áreas comuns; vii. Pequeno palco (0,40m altura * 3m largo * 2m fundo) viii. Meios audiovisuais de excelente qualidade para visualização do vídeo promocional, realização de apresentações e momentos artísticos (Pelo menos: 3 plasmas, 1 DVD, 1 PC, sistema de som, 2 microfones de mão e respetivas ligações). h) Deverá igualmente contemplar uma área denominada como ALGARVE CONVIDA, dedicada à venda direta ao público, composta por: i. Balcões individuais para utilização pelas empresas do setor turístico participantes; ii. Estes balcões, deverão ser apoiados por 2 cadeiras de pé alto e uma estrutura por de trás que identifique a empresa com imagem e logótipos; iii. Os balcões deverão estar espaçados entre si no mínimo de 60cm e terem de largura o mínimo de 1 metro. iv. Contemplar cerca de 20 balcões/empresas; v. Estes balcões sendo dedicados à venda direta deverão ter mais destaque e colocados na zona de passagem de visitantes; i) A conceção global do Stand, bem como a execução do conjunto acima indicado, incluindo corredores de circulação terá que ter um valor inferior a cada uma das opções, conforme preço base estabelecido na cláusula 7.ª, n.º 1 e será suportado pelo Turismo do Algarve. j) A execução dos subespaços referentes aos Municípios será assegurada por estes, através da realização de procedimentos de contratação próprios, pelo que o adjudicatário deve apresentar os respetivos projetos de execução. A conceção deverá respeitar os valores a seguir indicados e ter em conta os pressupostos previstos na alínea j): i. O espaço de 9 m 2 não poderá ultrapassar 2.500 + IVA; ii. O espaço de 18m 2 não poderá ultrapassar 4.950 + IVA. k) Pressupostos dos subespaços Pretende-se assim a criação de um stand único que integre todos os municípios do Algarve ou a maioria deles e deverá obedecer aos seguintes pressupostos: 11/12
i. O design de cada espaço deverá ser uniforme para todos os municípios. ii. Cada subespaço deverá ter no mínimo 9m 2 e no máximo 18m 2. iii. Cada subespaço deverá contemplar mobiliário, no mínimo: balcão, cadeiras de pé alto, cadeiras, mesa, caixas de luz na quantidade e dimensão adequadas à dimensão/localização de cada município. iv. Incluir arrumação (nos espaços que para isso tiverem capacidade) 4 Os projetos relativos aos subespaços dos Municípios devem ser elaborados de modo a permitir a sua execução por terceiros e devem contemplar: a) Especificações técnicas necessárias à execução do projeto (ex: pantones, tipo e características de materiais, medidas); b) Regras necessárias para garantir a boa apresentação do Stand, designadamente, as relativas às montagens (ex: datas de entrada das equipas). 5 - Para a correta aplicação do logótipo será disponibilizado, ao adjudicatário um manual de normas de utilização do mesmo. 6 Serão também disponibilizadas as imagens que sejam necessárias, quer da parte do Turismo do Algarve, quer dos subespaços dos Municípios, a fornecer por estes. Nota: O Pavilhão da FIL tem uma construção em altura com pé direito de 16 m. Cláusula 20.ª Planta Final A planta final deverá ser aprovada em função do espaço disponibilizado pela FIL. 12/12