Modernização da contabilidade da UE Melhor informação de gestão e maior transparência O guia do novo sistema de informação financeira da UE COMISSÃO EUROPEIA
Melhor gestão dos fundos públicos Dispor de uma informação financeira de elevada qualidade é essencial para uma gestão eficaz no sector público. Após a reforma da sua contabilidade em 2005, a União Europeia aposta agora na criação de um sistema de informação financeira de nível mundial. No centro da reforma, encontra-se a transição de um sistema tradicional de contabilidade de caixa para um sistema mais preciso e eficiente de contabilidade de exercício. Não é uma mera mudança técnica. É uma mudança profunda na cultura de gestão, vital para assegurar o controlo eficaz das despesas, minimizar os riscos de erros ou irregularidades e melhorar a gestão quotidiana dos fundos da UE. Creio sinceramente que estas melhorias produzirão um efeito visível a longo prazo no desempenho da UE e, consequentemente, trarão benefícios concretos aos seus cidadãos. Dalia Grybauskaitė Comissária responsável pela Programação Financeira e Orçamento Responsabilidade e transparência A utilização pela Comissão Europeia das normas internacionais de contabilidade do sector público no desenvolvimento das suas novas regras de contabilidade é uma etapa importante na reforma da gestão financeira no sentido de uma informação financeira completamente transparente. A Federação dos Contabilistas Europeus recomenda vivamente a utilização da contabilidade de exercício pelos governos e entidades de sector público, dado que esta aumenta a responsabilidade e a transparência da informação financeira e fornece a melhor informação para fins de planeamento e de gestão. Esperamos que o exemplo da UE e das entidades públicas e governos que já introduziram normas semelhantes incentive outros a fazê-lo, daí resultando uma informação financeira mais transparente, clara e comparável no sector público dentro e fora da Europa. David Devlin Presidente da Federação dos Contabilistas Europeus
Breve explicação da contabilidade de exercício Contabilidade de caixa e contabilidade de exercício É mais fácil explicar a contabilidade de exercício comparando-a com a contabilidade de caixa tradicional: Na contabilidade de caixa, as transacções só são registadas quando ocorre um pagamento ou um recebimento. Ao contrário da contabilidade de exercício, a contabilidade de caixa não faz distinção entre a compra de um activo e o pagamento de uma despesa: ambos são simples «pagamentos». Na contabilidade de exercício, cio as transacções são reco- nhecidas quando têm lugar: se um projecto financiado pela UE enviar um pedido de pagamento em Dezem- bro, este é registado nesse mês, mesmo que o pagamento seja efectuado no ano seguinte. Contabilidade de exercício no sector público: uma perspectiva global Países da OCDE que baseiam as demonstrações financeiras consolidadas na contabilidade de exercício ( 1 ): Austrália Canadá Finlândia França Grécia Nova Zelândia Suécia Suíça Reino Unido Estados Unidos Islândia Itália ( 2 ) ( 2 ) Vantagens da contabilidade de exercício ( 1 ) Fonte: Organização de Cooperação e Desenvolvimento Económicos (OCDE). ( 2 ) Contabilidade de exercício com alguns elementos de contabilidade de caixa. Panorâmica completa do activo e do passivo Perspectiva plurianual das demonstrações financeiras Visão analítica dos movimentos contabilísticos Gestão e tomada de decisão mais eficazes através de uma melhor informação Auditorias mais eficazes graças a registos claros e coerentes Controlo político mais apertado devido à melhor visão do impacto financeiro das políticas Menor risco de erros nos pagamentos a beneficiários 1
Contabilidade da UE: panorâmica geral Contabilidade da UE: Sabia que Contabilidade orçamental Fornece uma imagem pormenorizada de como o orçamento anual foi gasto e baseia-se na contabilidade de caixa. Contabilidade geral Mostra todas as despesas e receitas do exercício orçamental (resultado económico), destinando-se a estabelecer a situação financeira das instituições (balanço). Baseia-se, desde 2005, numa contabilidade de exercício. O sistema de contabilidade da UE regista cerca de 1 450 000 pagamentos por ano? As contas da União Europeia servem dois objectivos principais: primeiro, mostram à autoridade orçamental da UE (ou seja, ao Parlamento Europeu e ao Conselho da UE, que é composto pelos governos dos Estados-Membros), bem como aos cidadãos, a forma como o orçamento aprovado foi executado durante o ano (contabilidade orçamental de caixa). Segundo, apresentam as demonstrações financeiras anuais das instituições, incluindo o balanço, que descrevem a situação financeira da UE, com todos os activos e passivos, em 31 de Dezembro (contabilidade geral de exercício). 2
A reforma do sistema ABAC A reforma do sistema ABAC (Accrual Based Accounting contabilidade de exercício) faz parte do esforço global de modernização da gestão financeira da UE realizado pela Comissão. Em Dezembro de 2002, a Comissão apresentou um ambicioso plano de acção que visava, em apenas dois anos, passar para um sistema de contabilidade geral de exercício a partir de 2005. Como previsto, em Janeiro de 2005 passou a aplicar-se o novo sistema de contabilidade, tendo entrado em vigor um novo conjunto de regras contabilísticas. Normas internacionais As novas regras baseiam-se nas normas internacionais de contabilidade do sector público (IPSAS International Public Sector Accounting Standards) e, relativamente aos factos contabilísticos ainda não abrangidos por estas, nas normas internacionais de contabilidade IAS (International Accounting Standards) e nas normas internacionais de informação financeira (IFRS International Financial Reporting standards). Tecnologias da informação A arquitectura do sistema informático, um elemento crucial do sistema contabilístico da UE e da reforma, foi globalmente reformulada para assegurar que todos os factos contabilísticos são devidamente registados quando têm lugar e não somente os movimentos de caixa. O resultado final foi a preparação das contas anuais de 2005 com base nas novas regras contabilísticas. Reunião da Comissão de Controlo Orçamental do Parlamento Europeu com os membros do Tribunal de Contas Europeu, Luxemburgo, Maio de 2005. Contas da UE e declaração de fiabilidade (DAS) A declaração de fiabilidade (ou DAS, de déclaration d assurance) é emitida anualmente pelo Tribunal de Contas Europeu. Na DAS, o Tribunal emite o seu parecer sobre duas questões separadas: 1) se as contas da UE são fiáveis; 2) se a totalidade das transacções subjacentes eram efectivamente legais e correctas (por exemplo, se o beneficiário recebeu o montante correcto a tempo). Desde a primeira DAS, em 1994, o Tribunal declarou as contas da UE fiáveis ( 1 ) com reservas, referindo-se principalmente aos pré-financiamentos (ou seja, aos adiantamentos a beneficiários de ajudas da UE), que devem ser registados como dívidas perante a UE, caso o projecto não esteja terminado. Esta questão é resolvida a partir de 2005 com a introdução de contabilidade de exercício. ( 1 ) Por outro lado, nas sucessivas DAS o Tribunal não pôde, até agora, emitir um parecer positivo sem reservas quanto à regularidade de algumas transacções (segunda questão), o que muitas vezes é erradamente interpretado como um parecer negativo sobre as contas propriamente ditas. 3
Fluxo de trabalho financeiro Sistemas informáticos: segurança a e funcionalidade ade Os sistemas informáticos são as artérias as em que a infor- mação contabilística ca circula, é analisada a e armazenada. ada. a. Um dos elementos cruciais da reforma é a reformula- rmul ção global das soluções existentes tes a nível dos sistemas stema informáticos. Armazém de dados Relatórios Gestão Os dados conciliados são enviados para um único armazém de dados Parlamento Europeu Governos nacionais Cidadãos da UE Informação melhorada e mais completa sobre as contas da UE Sistemas de gestão financeira ABAC: Contratos Fluxo de trabalho orçamental Fluxo de trabalho de exercício (facturas, garantias, pré- -financiamentos) Inventário dos activos Contracção e concessão de empréstimos Contabilidade ABAC (corre em aplicação SAP) ( 1 ) Novas funcionalidades: Armazenamento de dados mais eficiente e seguro Controlo/seguimento de dados mais fácil, permitindo um melhor controlo da utilização dos fundos da UE Novos ficheiros de entidade jurídica Dados contabilísticos integrados sobre os activos Contabilidade analítica Funcionalidades de gestão de projectos RESULTADO: CONTABILIDADE DE EXERCÍCIO INTEGRAL O utilizador inscreve as operações financeiras no sistema integrado com base na web ( 1 ) SAP: importante fornecedor de programas informáticos de contabilidade empresarial e pública, é uma marca registada. ( 2 ) SWIFT: cooperativa do sector financeiro que fornece serviços de mensagens e programas de interface a 7 800 instituições financeiras (tais como bancos) em mais de 200 países. Menor risco de erros nos pagamentos a beneficiários SWIFT ( 2 ) Pagamentos Cobrança de receitas 4
Contabilidade ABAC: mais possibilidades Uma razão geral adequada à contabilidade de exercício, com novos elementos tais como: pré-financiamentos garantias facturas. Esta nova ferramenta permite aceder à repartição de custos por direcção-geral e por domínio de intervenção. Uma ferramenta de gestão de projectos plurianuais utilizada pelo Centro Comum de Investigação. O módulo financeiro empresarial (CFM) trata da contracção e concessão de empréstimos pela Direcção-Geral dos Assuntos Económicos e Financeiros fora do orçamento da UE. Serve para gerir o orçamento aprovado e operações relativas, por exemplo, verificando a disponibilidade de fundos. Informações financeiras Contabilidade de custos Sistema de projectos Gestão de fundos Contracção e concessão de empréstimos Créditos/dívidas Contabilidade dos activos Contabilidade ABAC Este módulo inclui os novos ficheiros de entidades jurídicas, que registam todos os terceiros com quem a Comissão tem relações financeiras, bem como as respectivas contas bancárias. Também permite à Comissão definir com exactidão a sua situação financeira relativamente aos seus parceiros, contratantes, devedores, etc. Este sistema recolhe a informação contabilística sobre os activos da UE. Enquanto no passado cada centro de gestão tinha o seu próprio sistema de elaboração de relatórios financeiros, agora os dados estão inteiramente integrados. 5
Contas anuais As contas anuais de 2005 foram as primeiras preparadas com base na contabilidade de exercício. Pode encontrar aqui uma selecção dos principais quadros e números. Melhor taxa de execução orçamental 100 % 1. Resultado da execução orçamental O resultado da execução orçamental anual descreve a forma como o orçamento foi dispendido. Representa a diferença entre as receitas totais cobradas nesse ano e os pagamentos totais efectuados relativamente às dotações desse ano, com alguns ajustamentos. 95 % 90 % 85 % 80 % 75 % 2001 2002 2003 2004 2005 Milhões de euros Receitas do exercício 107 091 Pagamentos relativos a dotações de 2005 (103 548) Dotações de pagamento transitadas para 2006 ( 1 ) (2 687) Dotações de pagamento da EFTA transitadas de 2004 (91) Anulação de dotações de pagamento não utilizadas 1 519 transitadas de 2004 Diferenças cambiais do exercício 41 Resultado da execução orçamental 2 415 ( 1 ) Os recursos orçamentados durante um dado ano só podem transitar para o ano seguinte em condições muito restritas. Quando as demonstrações financeiras apresentam um valor negativo (por exemplo, um pagamento) este é mostrado entre parênteses. Em 2005 o excedente foi de apenas 2,3% do orçamento total. O número final resultou de dois factores: receitas superiores ao previsto, que aumentaram o excedente; boa execução do orçamento (recorde de 99%), que diminuiu o excedente. Os Tratados da UE exigem que, todos os anos, o orçamento seja equilibrado. O excedente anual é inscrito no orçamento do ano seguinte, reduzindo desta forma as contribuições a pagar pelos Estados-Membros. 6
2. Conta de resultados económicos Esta demonstração financeira inclui todas as receitas e despesas incorridas durante o ano, mesmo que o respectivo movimento de caixa só venha a ter lugar em anos posteriores. As fontes das receitas em 2005: 66% taxa uniforme aplicada ao rendimento nacional bruto dos países da UE; 15%: taxa uniforme aplicada à base do IVA de todos os países da UE; 13%: direitos aduaneiros, direitos agrícolas e quotizações sobre o açúcar; 6%: montantes não despendidos em anos anteriores, contribuições do pessoal da UE, etc. Milhões de euros Receitas 107 890 Receitas de recursos próprios e contribuições 103 964 Receitas de funcionamento (incluindo coimas, recuperação de despesas, receitas provenientes da gestão administrativa) 3 926 Despesas 107 597 Despesas administrativas 6 127 Despesas operacionais ( 1 ) 101 470 Excedente das actividades operacionais 293 (Défice) das actividades não operacionais ( 2 ) (8 014) Parte do (défice) líquido de empresas (91) associadas e comuns ( 3 ) (Défice) das actividades correntes (7 812) Resultado económico do exercício (7 812) ( 1 ) Cobre todas as principais despesas da UE, tais como os fundos de coesão e estruturais, subvenções para a investigação, etc. ( 2 ) Esta linha inclui os resultados das operações financeiras de 30 milhões de euros e a variação da estimativa do valor total dos direitos a pensão do pessoal da UE (8 044 milhões de euros), que tem de constar das contas, embora a receita correspondente só seja coberta pelos orçamentos futuros e não conste do presente (ver glossário: princípio da prudência). ( 3 ) Investimentos no Fundo Europeu de Investimento e no programa europeu de navegação por satélite (Galileu). Sabia que No total, 76% das despesas da UE são delegadas nos Estados-Membros no âmbito da chamada gestão partilhada. Gestão partilhada: 76% Gestão centralizada (pela Comissão): 22% Gestão descentralizada e conjunta (delegada nos países terceiros ou nas organizações internacionais): 2% O resultado económico do exercício é o reflexo dos princípios da contabilidade de exercício, segundo o qual as despesas (incluindo as estimativas a longo prazo) são reconhecidas antes das receitas. O resultado final corresponde às despesas que os Estados-Membros pretendem realizar, e que deverão cobrir nos anos seguintes. Não deve ser confundido com o défice dos orçamentos nacionais (ou seja, quando num dado ano as despesas são superiores às receitas); na verdade, em 2005 o orçamento da UE registou um excedente que foi devolvido aos Estados-Membros (ver p. 6). 7
3. Balanço O balanço fornece uma descrição do activo e passivo no final do exercício. O activo é apresentado segundo a sua liquidez (ou seja, a sua convertibilidade potencial em dinheiro); o passivo é apresentado na medida em que é devido. Milhões de euros Activo imobilizado 31 415 Imobilizações incorpóreas 27 Imobilizações corpóreas 4 141 Investimentos 1 874 Empréstimos 2 397 Pré-financiamentos a longo prazo 22 732 Créditos a longo prazo 244 Activos circulantes 27 291 Existências 126 Investimentos a curto prazo 1 440 Pré-financiamentos a curto prazo 6 633 Créditos a curto prazo 7 238 Caixa e equivalentes de caixa 11 854 Total do activo 58 707 Passivo a longo prazo 38 026 Benefícios sociais do pessoal 33 156 Provisões para riscos e encargos 1 097 Dívidas financeiras 1 920 Outras dívidas a longo prazo 1 853 Passivo a curto prazo 82 825 Provisões para riscos e encargos 275 Dívidas financeiras 22 Credores 82 528 Total do passivo 120 851 Activo líquido (62 145) O activo líquido é representado por: Reservas 2 808 Montantes a solicitar aos Estados-Membros, (64 953) dos quais: pensões do pessoal (longo prazo) (33 156) outros montantes (31 797) Exemplos de activo imobilizado: imobilizações incorpóreas (por exemplo, programas informáticos); imobilizações corpóreas imóveis, equipamentos, etc.; investimentos Fundo de Garantia, Fundo Europeu de Investimento, empresas comuns (por exemplo, programa Galileu); pré-financiamentos a longo prazo (por exemplo, adiantamentos dos fundos estruturais para os Estados-Membros). Exemplos de activos circulantes: existências tais como materiais e equipamento científico do Centro Comum de Investigação, edições do Serviço das Publicações; investimentos a curto prazo valores mobiliários disponíveis para venda; pré-financiamentos a curto prazo adiantamentos a beneficiários por apurar; créditos a curto prazo por exemplo, montantes de recursos próprios devidos pelos Estados-Membros); caixa e equivalentes de caixa todos os fundos que a Comissão mantém nas suas contas bancárias, incluindo montantes «congelados» à ordem de processos pendentes no Tribunal. Exemplos de passivo a longo prazo: direitos a pensão futuros do pessoal da UE (benefícios sociais); desmantelamento de instalações nucleares (provisões para riscos e encargos). O passivo a curto prazo inclui as despesas elegíveis realizadas por beneficiários de fundos da UE (dívidas). O activo líquido da UE reflecte a aplicação das regras e princípios da contabilidade de exercício (por exemplo, o princípio da prudência ver glossário) a uma entidade pública que financia as suas actividades não através de imobilizações corpóreas, mas sim, sobretudo, através do direito de cobrar receitas (recursos próprios) aos Estados- -Membros. Assim, o activo líquido corresponde a despesas já incorridas, cujas receitas correspondentes serão cobradas posteriormente, antes de se ter de proceder ao pagamento efectivo. Estas despesas só foram realizadas porque os Estados-Membros se comprometeram a financiá-las. 8
Glossário ABAC (Accrual Based Accounting contabilidade de exercício): acrónimo do projecto da Comissão Europeia que visa a passagem de uma contabilidade de caixa para um novo sistema de contabilidade de exercício, designando igualmente o novo sistema introduzido (ver p. 3 a 5). Activos: recursos controlados por uma entidade, em consequência de eventos passados, dos quais a entidade espera obter benefícios económicos futuros ou serviços potenciais. Contabilidade de caixa: sistema de contabilidade que só regista transacções na sequência de um movimento de caixa (ver p. 1). Contabilidade de exercício: sistema de contabilidade que reconhece «os factos geradores» em vez das transferências de tesouraria (ver p. 1). DAS (de déclaration d assurance): declaração de fiabilidade das contas da UE e respectivas transacções subjacentes, emitida pelo Tribunal de Contas Europeu (ver p. 3). Dotações: fundos previstos no orçamento. O orçamento prevê tanto autorizações (compromissos legais de financiamento designados por «dotações de autorização») como pagamentos (transferências de tesouraria ou bancárias a favor dos beneficiários «dotações de pagamento»). Frequentemente as dotações de autorização e de pagamento diferem porque em geral os projectos e programas plurianuais são autorizados no ano em que o financiamento é decidido, vindo a ser pagos durante vários anos, à medida que a execução dos programas e projectos vai progredindo. Passivos: obrigações actuais da entidade, decorrentes de eventos passados, prevendo-se que a sua regularização implique um dispêndio de recursos da entidade. Pré-financiamento: pagamentos que visam facultar ao beneficiário um adiantamento para realização de um projecto (um «fundo de maneio»); segundo a contabilidade de exercício, é lançado como um activo porque não é uma despesa definitiva até que as condições contratuais relevantes sejam verificadas (ver p. 3 e 8). Princípio da prudência: princípio contabilístico segundo o qual os activos e receitas não devem ser sobreavaliados e os passivos e encargos não devem ser subavaliados (ver p. 8). Por este motivo, a contabilidade de exercício reconhece as despesas antes das receitas. Recursos próprios: montantes pagos automaticamente ao orçamento da União Europeia, nos termos dos Tratados e da legislação de execução, sem a necessidade de qualquer decisão subsequente das autoridades nacionais. Espera-se que o novo sistema de contabilidade, em especial graças à melhoria do fluxo de trabalho financeiro e da maior eficácia na gestão dos projectos, facilite o pagamento dos fundos da UE aos beneficiários e diminua o risco de erros.
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