Unidade 2: Elicitação de Requisitos (Parte c) 1 2.2.2 Workshops de requisitos Os workshops ou oficinas de requisitos constituem uma das técnicas mais poderosas para a extração de requisitos. Eles reúnem todos os stakeholders durante um período curto mas intensivo e focado. A técnica de brainstorming é o instrumento mais utilizado durante o workshop. Parece claro que, quanto maior o leque de técnicas que o grupo de desenvolvimento aplicar no levantamento de requisitos, mais eficiente e eficaz ele será nesta tarefa. No entanto, é comum não ter muito tempo para isso e precisar escolher uma única técnica para dar conta do recado. Nesse contexto, se tivermos que selecionar uma única técnica, uma que puder ser aplicada e todas as circunstâncias independentemente do contexto e do período de tempo disponível, será o workshop ou oficina de requisitos. O workshop de requisitos deve ser concebido com o intuito de encorajar o consenso sobre os requisitos da aplicação e conseguir concordância rápida entre as partes. Esta técnica reúne num mesmo local os principais stakeholders do projeto durante um curto período de tempo, tipicamente de um ou dois dias. A participação de um facilitador externo com experiência em levantamento de requisitos potencializa os resultados do workshop. Um workshop bem elaborado e conduzido tem uma série de vantagens, a seguir: Ajuda a construir um time propriamente dito, comprometido com um objetivo comum: o sucesso ou o fracasso do projeto; Todos os stakeholders têm o seu espaço de contribuição. Nenhum deles é deixado de lado; A técnica leva à concordância entre os stakeholders e os desenvolvedores em relação a o que a aplicação deverá fazer; Pode expor e resolver questões políticas que possam interferir no sucesso do projeto; O resultado, uma definição preliminar do sistema no nível dos aspectos, fica pronta imediatamente. Planejamento A preparação do workshop é fator crítico para o sucesso do mesmo. Vender a ideia Esta tarefa costuma encontrar resistência nas organizações com respostas tais como: Não vamos conseguir por todas essas pessoas chave ao mesmo tempo no mesmo local. ; Outro workshop não...! ; Você nunca vaio conseguir trazer 'fulano' para a reunião! Não desanime! Se a equipe for forte e robusta na justificativa dessa solicitação, ela encontrará eco nos interessados.
Unidade 2: Elicitação de Requisitos (Parte c) 2 Assegurar a participação dos stakeholders certos A identificação dos principais usuários diretos e demais stakeholders é o maior desafio do levantamento de requisitos e, também, do workshop. Isto implica, por um lado, identificar quias os perfis que têm contribuição a dar e, por outro, quem deve ter suas necessidades atendidas para o sucesso do projeto. Cuidar dos aspectos logísticos Isto envolve desde planejar os convites, as viagens, a estadia,... até a iluminação e os demais aspectos que deverão garantir qualidade e conforto ao local onde a reunião irá ocorrer. O profissionalismo nestes aspectos é determinante no sucesso da reunião. Material de apoio e motivação O envio de material aos participantes com antecedência aumenta a produtividade de workshop. Há diversos tipos de material útil como apoio aos workshops: 1. Informação de especificação do projeto: Isto pode incluir: rascunhos de documentos de requisitos, listas itemizadas de aspectos sugeridos, cópias de entrevistas com usuários potenciais, relatos de analistas sobre tendências na indústria, relatórios de sistemas existentes, diretrizes gerenciais, entre outras coisas. Este material deve ser selecionado com muito cuidado para garantir a sua utilidade; 2. Estímulo a contribuições abertas (não quadradas ): É interessante esquecer durante um tempinho das restrições impostas e tentar dar lugar à imaginação, à criatividade. Com esse intuito, leve seus insights sobre o sistema e, também, artigos provocantes e estimulantes sobre o processo criativo. Uma ressalva importante se refere à antecipação com a qual o material deve ser enviado aos participantes. Para que eles o leiam e, também, não tenham tempo de esquecê-lo, ele deve ser enviado entre uma semana e dois dias antes do início do workshop. Um Exemplo de memorando de chamada a um workshop é proposto por Leffingwell e Widrig. Escolha do facilitador É recomendável que a escolha do facilitador seja a de alguém externo à organização e ao conjunto de stakeholders do sistema. Também é desejável que ele tenha familiaridade com a atividade de levantamento de requisitos. Como isto não é muito fácil, escolha uma pessoa que tenha as seguintes características: tenha sido treinada sobre o processo; tenha demonstrado capacidade de construção de consenso e ou habilidades de construção de equipes; seja pessoal e profissionalmente respeitada interna e externamente ao domínio;
Unidade 2: Elicitação de Requisitos (Parte c) 3 seja suficientemente forte para coordenar reuniões desafiadoras, duras. Se for necessário que alguém do time seja o facilitador, ele não deve contribuir na discussão com ideias e temas no workshop, pois isso poderia desvirtuar a construção do consenso. Responsabilidades do facilitador As responsabilidades do facilitador incluem as seguintes: Estabelecer um tom profissional e objetivo à reunião; Começar e suspender a reunião em tempo hábil; Estabelecer e reforçar as regras do encontro; Introduzir as metas e a agenda do workshop; Coordenar as reuniões e manter o grupo na trilha ; Facilitar processos de decisão e construção de consensos, mas evitando contribuir no conteúdo; Coordenar todas as facilidades e as questões logísticas para assegurar que o foco fique sempre na agenda; Garantir que todos os stakeholders participem e a sua contribuição seja considerada; Controlar comportamentos inaceitáveis e improdutivos. Definição da agenda A agenda do workshop é dependente de cada projeto particular. No entanto, há um padrão que costuma ser útil ( Amostra de agenda para um workshop de requisitos ) período item descrição 8:00 às 8:30 introdução Revisar agenda, facilidades e regras 8:30 às 10:00 contexto Apresentar o estado do projeto, as necessidades, os resultados das entrevistas de usuários e demais 10:00 às 12:00 brainstorming Explicar aspectos de brainstorming para o projeto 12:00 às 13:00 almoço 13:00 às 14:00 brainstorimng Resgatar e continuar com as contribuições abertas 14:00 às 15:00 definição de aspectos 15:00 às 16:00 priorização Priorizar aspectos Escrever definições de 2 ou 3 sentenças de cada aspecto 16:00 às 17:00 fecho Resumir e atribuir ações, registrar aspectos futuros Execução do workshop: problemas e ciladas da atividade Os motivos que explicam as dificuldades dos workshop ficam bem expostos durantes os mesmos. O ambiente pode ficar politicamente pesado, agressivo ou ambos. Existem heurísticas que podem ser utilizadas para minimizar problemas passados presentes e futuros durante o workshop.
Unidade 2: Elicitação de Requisitos (Parte c) 4 Os tickets do workshop podem parecer a primeira vista chatos e muito infantis, mas costumam ajudar a resolver este tipo de problema: cada participante recebe 1 único ticket de chegada atrasada. Se ele se atrasar mais de uma vez, paga prenda ou contribui com uma caixa para algum fim preestabelecido; cada participante recebe 1 único ticket que lhe dá direito a uma batida em alguém. Isto pode parecer estímulo à agressividade, mas, ao contrário, expõe de forma leve as animosidades entre os departamentos ou as pessoas; cada participante recebe 2 tickets de grande ideia! que ele precisa distribuir durante o workshop a participantes que contribuam, ao seu ver, de maneira especial; 1 único ticket de 5 minutos de fala vai sendo dado a um e outro participante pelo mediador, como forma de assegurar a participação significativa de todos os perfis envolvidos. Problemas e soluções na realização do workshop Problema Solução É difícil recomeçar depois do almoço e do lanche do meio da tarde; Stakeholders chave podem se atrasar e comprometer a retomada do trabalho Há pessoas que, por ansiedade ou arrogância, tendem a monopolizar o tempo e o espaço das reuniões Pode ocorrer a falta de contribuições dos participantes. Pode haver comentários negativos, comportamentos deselegantes, brigas desagradáveis. Após o almoço as energias somem. O facilitador deve manter um timer na cozinha ou restaurante onde o pessoal almoçar; Os intervalos devem ser com tempo marcado e respeitado; Os tickets de atraso devem ser usados uma única vez por participante. O facilitador deve ser rígido na contagem do tempo e no repasse do ticket dos 5 minutos de fala ; Adicionalmente, é importante identificar eventuais contribuições que podem ter relevância mas não para o momento ou o objetivo do workshop e que, portanto, devem ser deixadas em stand by. O facilitador deve aproveitar os tickets 5 minutos de fala e grande ideia para assegurar que ninguém fique alheio à discussão e, também, que todos tenham sido ouvidos em relação às suas necessidades. O facilitador deve usar os tickets uma batida em alguém até que eles se esgotem; Pode ser estipulada uma quantia de contribuição à caixa de doações para eventuais brigas posteriores ao esgotamento dos tickets. O facilitador deve fazer o que for necessário para reiniciar as atividades e manter a reunião ativa; Servir alguma coisa apetitosa costuma ajudar a melhorar o ânimo e a aumentar o envolvimento afetivo com as tarefas propostas.
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