Manual do Cliente João Pessoa 2009
Sumário I INTRODUÇAO II-ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E ATRIBUIÇÕES 2.1. Atribuições 2.1.1. Departamento Administrativo 2.1.2. Departamento Contábil 2.1.3. Departamento Fiscal 2.1.4. Departamento Pessoal III- PROCEDIMENTOS 3.1. Área de Recursos Humanos 3.1.1. Admissão 3.1.2. Agenda de Obrigações Trabalhistas 3.1.3. Exames Ocupacionais 3.1.4. Sugestões para Arquivo de Documentos 3.2. Área Contábil 3.2.1. Documentos que devem ser enviados 3.2.2. Movimentação Bancária 3.2.3. Imobilizado Aquisição e Venda 3.3. Área Fiscal 3.3.1.Assuntos Tratados e Serviços Executados 3.3.2. Documentos que devem ser enviados a nossa organização 3.3.3. Outras Informações 3.3.3.1.Estoque 3.3.3.2.Inventário 3.3.3.3.Compras, Transferências e Beneficiamentos de Mercadorias e Produtos 3.3.3.4.Escrituração dos Livros Contábeis 3.3.3.5.Vendas e Circulação de Produtos e Mercadorias e Prestação de Serviços 3.3.3.6.Prestadores de Serviços 3.3.3.7.Transferências e Remessas 3.3.3.8. Devolução de Vendas 3.3.3.9. Recolhimento de Tributos IV - Sistema Público de Escrituração Digital- SPED
I INTRODUÇÃO O presente manual tem por objetivo planejar, organizar e desenvolver técnicas capazes de orientar os nossos clientes e melhorar o fluxo da documentação enviada a esta Empresa, com a premissa de facilitar o dia a dia da clientela e de seus funcionários, aprimorando o nível de entendimento sobre os procedimentos relacionados às áreas de Recursos Humanos, Contábil e Fiscal. II ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E ATRIBUIÇÕES A BIG CONSULTORIA está organizacionalmente dividida em quatro Departamentos: Administrativo, Contábil, Fiscal e Pessoal, gerenciados por profissionais competentes, preocupados com o bem estar de sua clientela. Dispõe de atendimento on line, facilitando assim a interação com os clientes, e a tramitação de documentos e informações. 2.1. Atribuições 2.1.1. Departamento Administrativo Constituição de Empresas Alteração Contratual Encerramento de Empresas Regularização de Empresas Certidões do INSS, FGTS, Federais, ICMS e ISS Certidão de falências ou protestos Orientação e controle de aplicação dos dispositivos vigentes Atendimento das demais exigências previstas em atos normativos, bem como de eventuais procedimentos de fiscalização Recebimento e expedição de documentos Protocolo Controle de Material
2.1.2. Departamento Contábil Escrituração dos documentos contábeis Apuração das demonstrações contábeis:balancete de Verificação, Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultado do Exercício Emissão dos livros contábeis: Diário, Razão e Caixa Fornece informações para as Declarações Pessoa Jurídica: IRPJ(Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica), DIPJ ( Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica), DCTF ( Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) e DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) Controle do Ativo Imobilizado Planejamento Tributário: Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real e Lucro Arbitrado Organizar e manter atualizado os arquivos de documentos específicos de sua área de atuação. 2.1.3. Departamento Fiscal Emissão e/ou Escrituração das Notas Fiscais (Entrada, Saída e Serviço) Emissão dos Livros Fiscais (Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Serviços, Registro de Apuração de ICMS, Registro de Apuração IPI, Registro de Inventário e Registro de Utilização dos Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências) Apuração dos impostos e contribuições: ICMS, IPI, ISS, Simples Nacional, Simples Estadual,PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, REFIS Federal, Estadual e Municipal Declarações Mensais:DCTF, DACON, GIM, GIVA,IRPJ, DIPJ E DIRF Organizar e manter atualizado os arquivos de documentos específicos de sua área de atuação.
2.1.4. Departamento Pessoal Procedimentos para formalização de Admissão e Demissão Cadastro e manutenção de Registro de Empregados Controle e Aviso do Término de Experiência Cadastro de Funcionários junto ao PIS Elaboração e Entrega do CAGED Cálculo e Elaboração do aviso e recibo de férias Manutenção e controle sobre a concessão e pagamento de férias normais ou coletivas a funcionários Folha de Pagamento Emissão e resumo da Folha de Pagamento Entrega mensal do Arquivo Magnético do FGTS Envio de GPS aos Sindicatos Elaboração do Adiantamento Salarial Elaboração da Folha de 13 Salário Elaboração das Guias de INSS de Contribuintes Individuais Rescisão e Homologação de contrato Apresentação de documentos na fiscalização do Ministério do Trabalho Atualização das Fichas de Registro e Carteira Profissional Elaboração e Entrega da RAIS Elaboração da Cédula de Rendimentos Elaboração da DIRF Elaboração das Guias de Contribuição Sindical Patronal Elaboração de contratos de parcelamento de INSS e FGTS Controle e emissão das guias de parcelamento Atendimento às consultas Elaboração dos encargos sobre a Folha de Pagamento: GUIA DE INSS, GUIA DE FGTS, GUIA DE CONTRIBUIÇÃO CONFEDERATIVA, GUIA DE CONTRIBUIÇÃO SINDICAL, GUIA DE DARF DO IR
Organizar e manter atualizado os arquivos de documentos específicos de sua área de atuação III PROCEDIMENTOS 3.1. Área de Recursos Humanos 3.1.1. Admissão do empregado Procedimentos para Admissões de Empregados Carteiras Profissionais Ficha de Registro de Empregados Ficha Salário Família Declaração de Dependentes do Imposto de Renda Declaração de Salário Família Cadastramento no PIS, caso seja o 1º. emprego do funcionário Contrato de Trabalho de Experiência Autorização de Descontos Vale Transporte Documentos Necessários para Admissão Fotocópia da identidade Fotocópia do título do eleitor Fotocópia do Certificado de Reservista Atestado de Saúde - Exame Médico Admissional Fotocópia da Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 (quatorze) anos Fotocópia do Cartão de Vacina dos filhos até 6 anos ou Declaração Escolar filhos a partir 7 anos Uma foto 3x4 3.1.2. Agenda de Obrigações Trabalhistas Obrigações Mensais Execução da Folha de Pagamento e Recibos de Salários
Apuração e recolhimento dos encargos sociais e contribuições previdenciárias: INSS, FGTS, IR FONTE, Contribuição Sindical e Assistencial Apuração e recolhimento dos impostos federais, estaduais e municipais: IRPJ / Contribuição Social PIS /IRRF sobre serviços profissionais de terceiros, Entrega do CAGED (Cadastro de Admitidos e Demitidos) Execução da Folha de Pró-Labore dos diretores e respectivos recibos de pagamento Aviso/Recibo de Férias Obrigações em determinados meses do anos Informe de Rendimentos Assalariados / Sócios / Autônomos Contribuição Sindical da Empresa Contribuição Sindical dos Empregados RAIS Relação Anual de Informações Sociais 13º Salário - 1ª Parcela/2ª Parcela 3.1.3. Exames Ocupacionais O objetivo dos exames ocupacionais é preservar a saúde dos funcionários, através de um trabalho de saúde e segurança na prevenção de doenças ocupacionais e acidentes de trabalho, que servirá de orientação para manter a integridade física e o bem estar dos empregados. Exame admissional Exame periódico Exame de retorno ao trabalho Exame de mudança de função Exame demissional O exame admissional deverá ser realizado antes que o trabalhador assuma suas atividades, constando em sua ficha médica admissional o exame clínico e às vezes os complementares, dependendo da necessidade, de acordo com a função e o ambiente de trabalho. Podemos classificar o exame admissional com sendo um exame de avaliação clínica, físico e mental. O exame periódico tem como objetivo proporcionar aos seus usuários uma abordagem integral de saúde, com enfoque preventivo, que consiste em uma consulta com o especialista em medicina interna, onde realizará o exame clínico e solicitará exames complementares adequado a cada caso, a depender da idade, dos sintomas e da história pessoal, trabalhista e familiar. A periodicidade desse exame está relacionada com a atividade desenvolvida e com o risco ocupacional a que os funcionários estão submetidos.
O exame de retorno ao trabalho, mesmo que o funcionário esteja ou não com o exame periódico atualizado, será submetido a um novo exame, caso fique ausente da empresa por um período igual ou superior a trinta dias, por motivo de doença, acidente de natureza ocupacional o não e parto, tendo que ser realizado no 1º dia do seu retorno, exceto férias. O exame de mudança de função, caso haja necessidade da mesma, será realizado um novo exame médico, antes da data de mudança, que também será emitido um novo ASO, contendo a nova função, e tem como finalidade avaliar se as condições físicas atuais do funcionário lhe permitem uma alteração sem sua atividade, sendo que o mesmo será exposto a um risco diferente daquele a que estava acostumado, além de avaliar se adquiriu alguma doença ocupacional enquanto desempenhava sua função. O exame demissional consiste em observar e avaliar a saúde do funcionário que está sendo demitido, se sofreu algum dano devido ao risco a que foi exposto na execução do seu trabalho e deverá ser realizado até a data da homologação da rescisão contratual. 3.1.4. Sugestão para Arquivo de Documentos 3.1.4.1. Assuntos Trabalhistas/Previdenciários Folha de Pagamento Folha de Pró-Labore Guia de Recolhimento do INSS Guia de Recolhimento do FGTS e respectiva relação de empregados Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical e Assistencial dos Empregados Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Empregador Guia de Recolhimento do Conselho Regional e Órgão de Classe CAGED Certificado de Regularidade - Cadastro de Admitidos e Demitidos Prontuário de Funcionários, uma pasta para cada empregado com todos os documentos desde a admissão até o desligamento Convenção / Acordo Coletivo entre Sindicato Patronal e Sindicato dos Empregados
3.1.4.2. Assuntos Federais Declaração de Renda Pessoa Jurídica (DIPJ) Declaração de Contribuições e Tributos Federais (DCTF) Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) DARF do Imposto de Renda Retido na Fonte de: Assalariados e Pró- Labore, Aluguéis, Serviços Pessoa Jurídica, Serviços de Pessoa Física inscritas (autônomos), Serviços de Pessoa Física não inscritas DARF do Imposto de Renda Pessoa Jurídica DARF do PIS s/ Faturamento 3.2. Área Contábil 3.2.1. Documentos que devem ser enviados ao Departamento Contábil Extratos bancários, extratos de aplicações financeiras e cartões de crédito: enviar extrato mensal com a movimentação do 1º ao último dia de cada mês. Depósito bancário: anexar cópia do comprovante da origem. Por exemplo, no recebimento de duplicata, anexar cópia desta. Avisos de cobrança bancária e de cartões de crédito: enviar os avisos de todas as operações (desconto, cobrança simples, vinculada, cheques descontados e em custódia, antecipações, cartões de crédito). Enviar todos os avisos bancários, tais como: despesas, transferências, aplicações, débitos, créditos, etc. Contratos de seguros com apólice, empréstimos, financiamentos, leasing, etc.: enviar uma cópia do contrato e do pagamento das parcelas. Despesas com refeições, gasolina, álcool, material de limpeza, brindes, conservação, manutenção e outras pequenas despesas somente poderão ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal de consumidor ou nota fiscal de serviços (1ª via e em nome da pessoa jurídica).
Recebimentos de duplicatas por caixa: anotar a data do recebimento no verso. Relatórios (diário auxiliar) de clientes e fornecedores: enviar mensalmente com a movimentação e a posição do final do período, numerados seqüencialmente. Relatório Diário do Caixa: informar a movimentação de recebimentos e pagamentos do dia em moeda corrente, fechando saldo do dia, anexando os respectivos documentos. Prazo de entrega de documentos contábeis e fiscais: até o dia 02 (dois) de cada mês. Observe-se que tíquetes de máquinas registradoras, notas de pedidos, notas de controle interno, despesas particulares (sócios) não devem ser enviadas, pois não possuem valor contábil. 3.2.2. Movimentação Bancária O controle da documentação que envolve as movimentações e operações bancárias é imprescindível para a realização de um bom trabalho de Contabilidade, uma vez que estas operações representam a quase totalidade da movimentação contábil e financeira das empresas. Essas operações são as seguintes: Pagamentos; Recebimentos; Empréstimos bancários; Descontos de títulos; Cobrança bancária; Leasing; Despesas bancárias; Outras operações. Pagamentos Estas operações compreendem formas de pagamentos de qualquer natureza, efetuadas na rede bancária, prática absolutamente usual nos dias de hoje, com
alternativas que vão desde um cheque até procedimentos via Internet e os chamados home banking. Independente da forma adotada para os pagamentos bancários que toda empresa pratica, deve ela manter em seus arquivos cópia dos documentos de pagamento (cópia de cheque, recibo eletrônico, etc.) anexando à duplicata, ao título, ao depósito, às guias de recolhimento de impostos e contribuições, etc., os comprovantes de pagamentos efetuados. Recebimentos Estas operações compreendem todas as formas de recebimento de valores de qualquer natureza, incluindo depósitos de títulos provenientes de vendas de bens e serviços, antecipações de clientes e terceiros. Os valores constantes dos extratos bancários a esse título devem ser documentados de forma a permitir a clara identificação do valor recebido, da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc.). Os depósitos bancários devem ter a indicação, no seu verso ou em documento apartado, de todas as informações necessárias ao seu bom controle. Os demais créditos ocorridos na movimentação bancária (empréstimos, adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados e documentados pelo departamento financeiro, e os eventuais valores a identificar devem ser objeto de controles internos que definam, em curto espaço de tempo, como tratá-los nos registros financeiros e contábeis. Empréstimos Bancários Estas operações compreendem todas as formas de empréstimos que podem ser obtidos no mercado financeiro. A fim de dar ciência a todos os envolvidos, o Departamento Financeiro deve documentar de maneira sumária as principais características de cada contrato, tais como: Tipo e natureza do contrato;
Valor e número de parcelas do empréstimo; Prazos de vencimento; Prazos de carência; Encargos (juros, spread, etc.); Garantias; Outras que julgar conveniente. Despesas e Custos Esse resumo sumário, anexado à cópia do contrato deve ser encaminhado à organização contábil para que se tenha subsídios adequados ao registro correto das operações. Este tópico tem por objetivo esclarecer quanto à contabilização das despesas/custos e quanto à forma de documentá-la perante a legislação fiscal. As despesas/custos realizadas deverão estar OBRIGATORIAMENTE relacionadas com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de documentação idônea, notas fiscais ou recibos, emitidos sempre em nome da empresa, com data do evento, valor, discriminação dos itens ou serviços e sua devida quitação. Exemplificando, nunca devemos lançar despesas de manutenção de veículos se a empresa não possui nenhum veículo próprio ou locado. Observar que determinadas despesas/custos sofrem retenção pela fonte pagadora de IRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hábil à organização contábil para os respectivos cálculos. Exemplos: recibo de aluguel, RPA recibo de pagamento a autônomo, etc. As empresas comerciais e industriais deverão enviar cópias das contas de luz e de telefone à organização contábil juntamente com as notas fiscais de compra e de venda, para aproveitamento do crédito fiscal de ICMS de acordo com a legislação vigente. A legislação não aceita nota fiscal simplificada ou tíquete de caixa como documento comprobatório de despesa. Somente o cupom emitido pelo ECF
(emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos diversos são reconhecidos pela legislação. Se possível, todas as despesas e custos deverão ser pagos com cheque nominal. Para empresas que mantêm atividade externa na realização de seus negócios ou manutenção em seus clientes, é permitida a elaboração de relatório periódico de despesas, contendo todas as atividades efetuadas naquele período (clientes visitados, distância em km se for ao mesmo município ou próximo, táxi, refeições, gorjetas, passagens aéreas quando utilizadas, etc.), sempre com todos os comprovantes anexos. Para despesas e custos de manutenção permanente e periódica ou com vigência por um determinado período, exigir contrato das empresas que as realizam. Ex.: manutenção dos computadores, dos aparelhos de ar condicionado, apólices de seguro, etc. Aquisição para o Ativo Imobilizado apresentar nota fiscal de compra, ou recibo de transferência (para veículos usados). Portanto, a Contabilidade deve estar sempre conferida (conciliada) com os relatórios e posições dos demais setores da empresa. Por exemplo: a conta clientes deve estar conciliada com o relatório do Contas a Receber; a conta de fornecedores com o relatório do Contas a Pagar e assim por diante. Esses relatórios devem ser enviados à Contabilidade ao final de cada mês para fins de conciliação. O profissional da Contabilidade, por sua vez, deve ter ciência dos saldos existentes no Balancete ou no Balanço Patrimonial. A certeza de que os saldos contábeis estão corretos está na empresa e quanto mais houver o confronto dos relatórios de cada setor com a Contabilidade, maior será a precisão das informações contidas no Balanço Patrimonial da empresa. Dessa forma, podemos dizer que a Contabilidade espelha a realidade da empresa desobrigando os sócios, os administradores e o próprio Contabilista de responderem com seus bens pessoais em questionamentos tributários, civis,
comerciais, penais e criminais, provando que não agiram de forma enganosa, lesiva ou com abuso de poderes perante terceiros. O Balanço Patrimonial é um instrumento contábil que indica em um determinado momento a situação financeira, econômica e patrimonial de uma entidade, no qual as contas são classificadas em Ativo, Passivo e Patrimônio Líquido. 3.2.3. Imobilizado Aquisição e Venda Imobilizado é o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para funcionar. Exemplos de bens: imóveis (terrenos, edifícios e construções), máquinas, computadores, móveis, instalações e ferramentas. Exemplos de direitos: marcas, patentes e direito de uso. Aquisição Na compra de bens e direitos, exija o comprovante da aquisição (nota fiscal, recibo, escritura, etc.). O original ou uma cópia deverá ser enviado à organização contábil para registro fiscal e contábil. Se tiver qualquer dúvida sobre o documento, consulte o Departamento Contábil. Na compra de veículo de pessoa jurídica, tire uma cópia da nota fiscal e, na compra de particular, tire uma cópia autenticada, frente e verso, do documento de transferência após o reconhecimento da firma, antes de enviá-lo para efetivar a transferência. Na aquisição de bens pelo valor residual ao término do arrendamento (leasing), exija também a nota fiscal correspondente. Não esqueça que a nota fiscal é comprovante de venda, não é comprovante de pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada, para sua segurança. Quando a compra for de valor significativo: imóvel, veículo, máquina, etc., consulte o Departamento Contábil sobre as implicações legais e tributárias e sobre as diversas modalidades de aquisição: à vista, a prazo, financiada, leasing, etc., antes de efetivar o negócio.
Antes de iniciar a construção, reforma e benfeitorias de imóveis, consulte a organização contábil, pois, além de diversas exigências burocráticas, há incidência de tributos e contribuições (INSS, FGTS, ISS, etc.). Venda Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuízo. Antes de concretizar uma venda, consulte a organização contábil sobre o valor do bem a ser vendido, pois ele pode ter sofrido alterações em razão de atualizações e depreciações. Se houver lucro, haverá tributação em conformidade com o regime tributário escolhido pelo contribuinte. Na venda de veículo, emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cópia do documento de transferência após assiná-lo e reconhecer a firma, antes de entregá-lo ao comprador. Toda venda deverá estar amparada por documentação própria, tais como: contrato ou escritura para bens imóveis, nota fiscal ou recibo para bens móveis e direitos, além de outros específicos para determinadas operações. No caso de bens sinistrados, cuja indenização for paga por companhia de seguro, enviar original ou cópia do comprovante do valor recebido para sua organização contábil. É recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo imobilizado. 3.3. Área Fiscal 3.3.1. Assuntos tratados e serviços executados Notas Fiscais (entrada/saída/serviços); Apuração de impostos (federal/estadual/municipal); Registro e apuração de livros fiscais; e Demais obrigações mensais, trimestrais e anuais (ICMS/IPI/ISS).
3.3.2. Documentos que devem ser enviados à nossa organização Notas Fiscais de compras de mercadorias, matérias primas e as de vendas e prestação de serviços (ordenadas). 3.3.3. Outras Informações Para um melhor entendimento de tudo que ocorre no Departamento Fiscal, seguem alguns conceitos básicos: Estoque O estoque é representado pelo conjunto de: matérias primas, produtos em fabricação, produtos prontos, material de aplicação e material de embalagem, nas indústrias; e pelas mercadorias nas empresas comerciais. Inventário Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do período (anual ou trimestral, conforme o regime tributário do contribuinte), devem ser relacionados observando-se os seguintes itens: quantidade, unidade, discriminação, preço unitário e valor total. Essa relação servirá para a escrituração do Livro de Registro de Inventário, obrigatório pela legislação federal e estadual, e necessário para a apuração do resultado do exercício (lucro ou prejuízo). A legislação do Estado do Rio de Janeiro concede prazo de 60 dias para a escrituração do estoque no Livro de Registro de Inventário, enquanto a legislação federal é vaga quando determina que o O inventário será escriturado no término do período. A falta de escrituração do Livro de Registro de Inventário e do livro de Controle da Produção e do Estoque sujeita o contribuinte à multa elevada. O inventário físico (contagem dos estoques existentes no fim do período) deve coincidir com a apuração escritural (estoque inicial, mais compras no período, menos vendas no mesmo período, igual a estoque final) e as possíveis diferenças devem ser justificadas sob pena de autuação pelo fisco. As empresas construtoras que possuam material de construção a ser aplicado nas obras no exercício seguinte, bem como, os imóveis prontos e ainda não vendidos,
deverão também ser relacionadas no Livro de Registro de Inventário, para fins de registro e apuração de resultado no fim do exercício. Compras, transferências e beneficiamentos de mercadorias e produtos. As compras de matérias-primas, mercadorias e materiais secundários irão gerar para as empresas créditos tributários passíveis de compensação, de acordo com o tipo e ramo de atividade. As compras deverão ser necessariamente lastreadas por notas fiscais contendo as informações previstas na legislação, tais como: tipo da operação, dados do adquirente, condições de pagamento, descrição dos produtos e destaques dos impostos incidentes, não esquecendo de anotar a data de recebimento da mercadoria. É vedada a utilização de alguns cupons fiscais, tíquetes emitidos por caixas registradores e notas fiscais simplificadas. Escrituração dos Livros Fiscais As notas fiscais de compras deverão ser escrituradas em livros próprios. Para tanto se faz necessário o envio periódico da primeira via, à organização contábil, sob protocolo especial para esse fim, conforme o acordado no contrato de prestação de serviços. Relacionamos a seguir os Livros Fiscais emitidos pelo Departamento Fiscal: Livro de entradas de mercadorias; Livro de saídas de mercadorias; Livro de apuração de ICMS; Livro de entrada de IPI; Livro de apuração de IPI; Livro de impostos sobre serviços ISS; Livro registro de inventário. Vendas e circulação de produtos e mercadorias e prestação de serviços As vendas de produtos, mercadorias e serviços irão gerar para as empresas, a obrigação de pagamento de vários impostos, tais como IPI, ICMS, ISS, PIS E COFINS; e, Se optante pela modalidade do lucro presumido, as vendas comporão a base de cálculo para a apuração do IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica) e da CSLL
(contribuição social sobre o lucro líquido); e, Se optante pelo Simples, as ME ou EPP, pagarão esse imposto com base nas suas vendas, o mesmo acontecendo para as optantes do Regime Simplificado, com relação ao ICMS. As notas fiscais deverão ser emitidas em conformidade com a legislação vigente, em modelos próprios, destacando-se principalmente o tipo de operação, os dados do adquirente, as condições de pagamento, os produtos comercializados e os impostos incidentes na referida operação. O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento específico. Consulte o nosso departamento fiscal. É obrigatória a guarda da via fixa da nota fiscal em ordem numérica seqüencial. Alertamos que o destaque do talonário da nota fiscal deverá ser efetuado no momento da saída das mercadorias, sendo necessária a assinatura do recebedor no respectivo canhoto. As vendas a prazo deverão ser identificadas quanto a sua forma de recebimento, ou seja, dinheiro, cheques, cheques pré-datados, cobrança bancária, cartão de crédito, etc. Prestadoras de serviços Algumas atividades de serviços deverão destacar o Imposto de Renda/Pis-Cofins- Csll e/ou o INSS a ser retido na fonte, nos seus documentos de venda de serviços, nos termos de legislações específicas, consulte nosso departamento fiscal. As empresas dispensadas da emissão da nota fiscal deverão emitir o recibo ou documento equivalente em pelo menos 2 vias enviando uma cópia para nossa organização contábil para o devido registro contábil. Transferências e remessas As transferências para depósitos ou filiais, bem como as remessas para beneficiamento, conserto ou retorno de remessas recebidas anteriormente, ficam obrigadas a situações específicas, devendo ser consultada a organização contábil, sobre os aspectos tributários e considerações especiais.
Devoluções de vendas A legislação prevê condições e especificações legais próprias às devoluções de vendas, devendo ser consultada a organização contábil, sobre os aspectos tributários e considerações especiais. Recolhimento de tributos Este tópico tem por objetivo orientar nossos clientes sobre quais são os principais tributos existentes, e os cuidados que se deve ter na liquidação e guarda desses documentos. Esteja atento ao prazo de recolhimento de todos os seus tributos. Procure pagá-los dentro dos prazos estabelecidos por lei. Se não o fizer fique ciente de que incidirá multa, juros de mora e correção a ser aplicado na efetiva liquidação do tributo, bem como de eventuais notificações e fiscalizações que poderão ocorrer em função do não pagamento do mesmo. Apresentamos adiante relação dos principais tributos classificados por esfera de governo, código e vencimento: TRIBUTOS FEDERAIS CÓDIGO VENCIMENTO IRPJ - LUCRO REAL TRIMESTRAL 0220 DIA 30 * CSLL - LUCRO REAL TRIMESTRAL 6012 DIA 30 * IRPJ TRIMESTRAL - LUCRO PRESUMIDO 2089 DIA 30 # CSSL TRIMESTRAL - LUCRO PRESUMIDO 2372 DIA 30 # IPI 1o DECÊNDIO 1097 DIA 20 + IPI 2o DECÊNDIO 1097 DIA 30 + IPI 3o DECÊNDIO 1097 DIA 10 * SIMPLES FEDERAL 6106 DIA 20 * COFINS - FATURAMENTO 2172 DIA 20 * PIS FATURAMENTO 8109 DIA 20 * COFINS NÃO CUMULATIVO 5856 DIA 20 * PIS NÃO - CUMULATIVO 6912 DIA 20 * PIS/COFINS/CSLL(S/NF.ACIMA 5.000,00 POR 10º DIA MÊS 5952 MÊS/CLIENTE) SEGUINTE
* do mês seguinte ao fato gerador # do mês seguinte ao final do TRIMESTRE de encerramento + do mês corrente ao fato gerador OBS: ANTECIPA-SE o recolhimento dos tributos federais quando o vencimento cai em feriado ou fim de semana, EXCETO no SIMPLES; neste caso PRORROGA-SE. TRIBUTOS ESTADUAIS CÓDIGO VENCIMENTO ICMS- REGIME DE APURAÇÃO NORMAL 021-3 DIA 20 * ICMS-REGIME SIMPLIFICADO ESTIMATIVA ME/EPP 022-1 # * do mês seguinte ao fato gerador (PRORROGA-SE o recolhimento quando o vencimento cai em feriado e fim de semana) # data vencimento de acordo com o penúltimo algarismo do n.º de inscrição TRIBUTOS MUNICIPAIS PERÍODO VENCIMENTO ISS- SOBRE FATURAMENTO MENSAL 10 # ISS SOC. CIVIL PROF. REGULAMENTADA MENSAL 10 # # do mês seguinte ao fato gerador IV - SPED Sistema Público de Escrituração Digital Instituído pelo Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. De modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura
dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital. É composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e - Ambiente Nacional. Representa uma iniciativa integrada das administrações tributárias nas três esferas governamentais: federal, estadual e municipal. Mantém parceria com 20 instituições, entre órgãos públicos, conselho de classe, associações e entidades civis, na construção conjunta do projeto. Firma Protocolos de Cooperação com 27 empresas do setor privado, participantes do projeto-piloto, objetivando o desenvolvimento e o disciplinamento dos trabalhos conjuntos. Possibilita, com as parcerias fisco-empresas, planejamento e identificação de soluções antecipadas no cumprimento das obrigações acessórias, em face às exigências a serem requeridas pelas administrações tributárias. Faz com que a efetiva participação dos contribuintes na definição dos meios de atendimento às obrigações tributárias acessórias exigidas pela legislação tributária contribua para aprimorar esses mecanismos e confira a esses instrumentos maior grau de legitimidade social. Estabelece um novo tipo de relacionamento, baseado na transparência mútua, com reflexos positivos para toda a sociedade. O SPED tem como objetivos, entre outros: Promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais. Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores. Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica. Tem as seguintes premissas: Propiciar melhor ambiente de negócios para as empresas no País;
Eliminar a concorrência desleal com o aumento da competitividade entre as empresas; O documento oficial é o documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins; Utilizar a Certificação Digital padrão ICP Brasil;Promover o compartilhamento de informações; Criar na legislação comercial e fiscal a figura jurídica da Escrituração Digital e da Nota Fiscal Eletrônica; Manutenção da responsabilidade legal pela guarda dos arquivos eletrônicos da Escrituração Digital pelo contribuinte; Redução de custos para o contribuinte; Mínima interferência no ambiente do contribuinte; Disponibilizar aplicativos para emissão e transmissão da Escrituração Digital e da NF-e para uso opcional pelo contribuinte. Entre outros, citamos os benefícios que o SPED propiciará: Redução de custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel; Eliminação do papel; Redução de custos com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias; Uniformização das informações que o contribuinte presta às diversas unidades federadas; Redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas; Redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte; Simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária (comércio exterior, regimes especiais e trânsito entre unidades da federação); Fortalecimento do controle e da fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias; Rapidez no acesso às informações;
Aumento da produtividade do auditor através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos; Possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão; Redução de custos administrativos; Melhoria da qualidade da informação; Possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais; Disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e concomitantes; Redução do Custo Brasil; Aperfeiçoamento do combate à sonegação; Preservação do meio ambiente pela redução do consumo de papel. A maioria dos contribuintes já se utiliza dos recursos de informática para efetuar tanto a escrituração fiscal como a contábil. As imagens em papel simplesmente reproduzem as informações oriundas do meio eletrônico. A facilidade de acesso à escrituração, ainda que não disponível em tempo real, amplia as possibilidades de seleção de contribuintes e, quando da realização de auditorias, gera expressiva redução no tempo de sua execução. Universo de Atuação: SPED Contábil SPED Fiscal NF-e Ambiente Nacional NFS-e CT-e e-lalur Central de Balanços SPED - CONTÁBIL De maneira bastante simplificada, podemos definir o SPED Contábil como a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais. A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07
(disponível no menu Legislação da Receita Federal). Devido às peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital ECD, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica. Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador PVA fornecido pelo SPED. Faça o download do PVA e do Receitanet e instale-os em um computador ligado à internet. SPED FISCAL A Escrituração Fiscal Digital - EFD é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente SPED. A partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE, informando todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo SPED.