UNIVERSIDADE FEDERAL DE LAVRAS Departamento de Ciência da Computação GCC-134 Sistemas e Tecnologias da Informação Sistemas e Tecnologia da Informação na Empresa AVA Ambiente Virtual de Aprendizagem Enrico Navarro LAVRAS MG - 2014
Sistemas e Tecnologia da Informação na Empresa AVA Ambiente Virtual de Aprendizagem Resumo Este documento é uma analise de sistemas e tecnologia da informação no Ambiente Virtual de Aprendizagem ou AVA da UFLA, ele visa classificar, explorar, entender e aconselhar a organização. O documento é dividido em cinco partes principais: Descrição da Organização, Sistemas de Informação da Organização, Tecnologias de Informação na Organização, Tecnologias e negócios na Organização e Governança da Informação na Organização. Durante a analise podemos ver as mais especificas áreas da empresa, os equipamentos, estratégias de SI/TI e de administração. Systems and Information Technology in the Company AVA - Virtual Learning Environment Abstract This document is an analysis of systems and information technology in Virtual Learning Environment or AVA at UFLA he aims to classify, explore, understand and advise the organization. The document is divided into five main parts: Description of Organization, Organization of Information Systems, Information Technology in Organization, Technology and Business in Information Governance and Organization in the Organization. During the analysis we can see the more specific areas of the company, equipment, strategies for IS / IT and administration
1. Descrição da Organização...04 2. Sistemas de Informação da Organização...06 3. Tecnologias de Informação na Organização...09 4. Tecnologias e negócios na Organização...13 5. Governança da Informação na Organização...15 6. Conclusões...16
Lista de Figuras Figura 1.1...04 Figura 2.1...06 Figura 2.2...07 Figura 2.3...08 Figura 3.1...10 Figura 4.1...13 Figura 4.2...14
4 1. Descrição da Organização O AVA ou Ambiente Virtual de Aprendizagem é uma organização subordinada ao CEAD, Centro de Educação a Distancia, porem é independente dessa outra organização, o AVA tem o objetivo de atender as necessidades dos professores e estudantes de graduação presencial na área de Ensino a Distancia, ou seja, disponibilizar materiais, exercícios e provas ou questionários para que o aluno de graduação possa maximizar seu aprendizado. Também é possível uma comunicação estudante-professor através de fóruns e mensagens pelo sistema. É utilizada a ferramenta Moodle (Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment, software livre de apoio a aprendizagem) para que os professores possam possuir salas virtuais onde são disponibilizados os materiais desejados, cada usuário (aluno e professor) ganha um login e senha, os usuários só tem acesso ao conteúdo das salas que possuem ou estão cadastrados, o professor pode limitar a visão de conteúdo em sua sala. O Cadastro dos usuários no moodle é feito manualmente, porem existe um projeto da DGTI (Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação) para que isso seja feito automaticamente graças a integração com o SIG (Sistema Integrado de Gestão). Organograma: Figura 1.1: Organograma da Organização.
5 Setores e Funções: Gerência: Setor composto pelo Coordenador Geral e Gerente, sua função é criar projetos e gerir a organização para que esta tenha o máximo de eficiência e eficácia. Grupo AVA: Setor composto pelos monitores do AVA, em geral composto por estudantes de administração, sua função é gerenciar o moodle, criar apostilas e atender usuários. Grupo TICS (Tecnologias de Informação e Comunicação): Setor composto pelos monitores do TICS, em geral composto por estudantes do DCC, sua função é corrigir materiais no moodle, gerenciar o moodle e implementar/manutenção os projetos passados pela gerência.
6 2. Sistemas de Informação da Organização Há um controle de presença dos funcionários, que atualmente é feita através de uma ficha, de forma manual sendo supervisionado pela gerente, o gerente disponibiliza as informações para o Coordenador, também há um projeto para que este sistema seja feito eletronicamente através da biometria. Figura 2.1.
7 As informações são passadas pelo sistema de informação do AVA através do CEAD para o Coordenador do AVA, este por sua vez repassa as informações e/ou delega tarefas para a gerência, os monitores do ava e/ou do tics. Figura 2.2.
8 Também há o sistema de pagamento, onde cada monitor faz o cadastro do relatório do mês e das atividades que ele prestou para o ava, o coordenador aprova este relatório e depois o funcionário responsável da PRG aprova e manda para o setor de pagamentos, tudo isso feito através do SIG. Figura 2.3.
9 3. Tecnologias de Informação na Organização Hardware: 13 PCs DELL 1 Projetor Multimidia VPL-DX120 Sony 1 Lousa Interativa ActivBoard AB178-78" 13 APC Back-UPS 600VA, 120V/230V, Brazil Cerca de 200 m de Cabo RJ-45 42 Netbook Acer Aspire One 1 Impressora Laser Colorida HP LaserJet Pro CP1025 1 Roteador TL-WR841ND 1 Servidor IBM 2582EMP Software: 13 SO Windows 7 Ultimate 13 Pacotes Microsoft Office 4 Unity 4 Blender 13 Navegadores Google Chrome 13 Navegadores Mozzila 6 Pacotes Adobe 1 Moodle Banco de Dados: Apache + MySQL
10 Diagrama de Rede: Figura 3.1. Descrição: Computadores Dell: Processador AMD Phenom II x4 B95 3.00 GHz, 4 GB memória RAM, sistema operacional 32 bits, teclado e mouse HP, monitor HP w17e. Projetor Multimidia VPL-DX120 Sony: Alimentação:Bivolt, Brilho (Lúmens):1024X768, Compatibilidade:Não Informado, Conexão para DVD:Sim, Conexão para PC:Sim, Consumo de energia:282w / 227W / 193W, Contraste:2500:1, Controle remoto:sim, Cor:Branco, Distância de Projeção:Não Informado, Entrada RCA:Não Informado, Entrada USB:Não, Entrada Vídeo Componente:Sim, Faixa de Zoom:Não Informado, Full HD:Não, HDTV Ready:Sim, Resolução Máxima:1024X768, Resolução Suportada:1024X768, Som Embutido:Sim, Tamanho da Imagem:30" a 300", Tipo:Teto e Mesa. Lousa Interativa ActivBoard AB178-78" : A Lousa Interativa ActivBoard AB178 é projetada por professores e para professores com o objetivo de transformar a sala de aula em um ambiente de aprendizado realmente interativo. A ActivBoard 178 é
11 acompanhada da ActivPen - que escreve como uma caneta e funciona como um mouse - e do software ActivInspire, um dos mais completos softwares para lousas interativas do mercado. Com a ActivBoard o professor pode controlar completamente o computador, navegar na Internet, abrir apresentações de PowerPoint ou softwares similares, escrever e desenhar guardando todas as informações para que os alunos façam seus apontamentos em casa, entre muitos outros benefícios. Os alunos podem trabalhar juntos na lousa em atividades colaborativas ou competitivas. Back-UPS 600VA, 120V/230V, Brazil: APC Back-UPS,360 Watts /600 VA,Entrada 120V, 230V /Saída 120V, Interface Port USB. Cabo RJ-45: Padrão: IBM (PC/XT/AT), Conectores: RJ45 x RJ45. Netbook Acer Aspire One: Processador: Atom N450 1.66GHz, Memoria: DDR2 2GB, sistema operacional 32 bits. Impressora Laser Colorida HP LaserJet Pro CP1025: Acrescente cores de alta qualidade aos documentos, com o mesmo custo por página de impressões em preto e branco que uma impressora HP LaserJet monocromática. Roteador TL-WR841ND: Internet Banda Larga, com Antena Removível, 300Mbps. Servidor IBM 2582EMP: Processador: Intel Xeon E3-1220V2 Quad Core, Memória: 1 x 4GB, Rede 10/100/1000 Dual Port Gigabit, HD 8 TB. SO Windows 7 Ultimate: Versão Ultimate do Windows 7, 32 bits. Pacotes Microsoft Office: Pacote com todas as ferramentas do Microsoft office 2010. Unity: Unity é um ecossistema de desenvolvimento de jogos: um potente mecanismo de renderização totalmente integrado com um conjunto completo de ferramentas intuitivas e fluxos de trabalho rápidos, para criar conteúdos interativos em 3D e 2D; fácil publicação em multiplataforma; milhares de recursos prontos de alta qualidade na Asset Store e uma comunidade que compartilha conhecimento. Blender: Blender é um pacote gratuito e aberto de animação e fonte 3D. Ele suporta a totalidade do pipeline de modelagem 3D, montagem, animação, simulação, renderização, composição e rastreamento de movimento, até mesmo a edição de vídeo e criação de jogos.
12 Navegadores Google Chrome e Mozzila Firefox: Browsers de internet para navegação. Pacotes Adobe: Pacote da adobe composto por: Adobe Reader, Adobe Photoshop, Adobe Flash Professional. Moodle: Sistema de Gestão de Aprendizagem que permite interação entre educadores e educandos em tempo real. Apache Server: Apache é um servidor para banco de dados. MySQL: Ferramenta para o gerenciamento de bancos de dados.
13 4. Tecnologias e negócios na Organização O AVA interage com o ambiente externo através de duas formas: Os outros departamentos da UFLA e os Usuários (Professores e Alunos). A interação com outros departamentos (DGTI, CEAD, PRG) ocorre através de processos externos ao AVA, como por exemplo, delegação de tarefas por parte do CEAD, aquisição de novos equipamentos para o AVA, acesso ao servidor do AVA fornecido pelo DGTI e pagamentos realizados através da PRG. A interação com os usuários ocorre de muitas maneiras, e quase sempre são feitas pela plataforma Moodle, mas também podem ser feitas presencialmente ou por telefone e até mesmo por e-mail, as interações são das mais variadas formas, como por exemplo: Download de material didático, atividades no AVA, vídeo aulas, pedido para cadastro em uma turma no AVA, pedido para criação de salas virtuais. Também é feito a cada semestre um curso de capacitação de professores, para que estes saibam usar de maneira eficiente o AVA. Figura 4.1.
Figura 4.2. 14
15 5. Governança da Informação na Organização No AVA não existe um conselho administrativo e sim um Coordenador, que tem o conjunto de responsabilidades e práticas, gestão executiva com metas de fornecer um direcionamento estratégico, garantir que os objetivos sejam alcançados, estabelecer que riscos sejam e garantir que os recursos da organização sejam usados com responsabilidade. Governança de SI/TI é o conjunto de políticas, praticas, padrões, frameworks e tecnologias definidos ou adotados pelos responsáveis pelo SI/TI da organização, com a finalidade de garantir controles, ampliar processos de segurança, minimizar riscos, ampliar desempenho, otimizar a aplicação de recursos, reduzir custos, suportar as melhores decisões e aliar os SI/TI aos negócios. Tendo em vista estas informações posso afirmar que no AVA ainda não existe uma governança de SI/TI avançada, esse conceito somente se encaixa em dois processos utilizados pelo AVA: Sistema de Ponto e Sistema de Pagamento. O sistema de ponto do AVA se resume a uma aplicação web que tem contato com o servidor de dados. São cadastradas duas digitais dos funcionários e, nesse mesmo cadastro, mais uma do gerente, para casos de falta com atestado. Após o cadastramento o funcionário já pode utilizar o sistema de ponto, o gerente utiliza a aplicação para que compare a digital do funcionário com a já cadastrada no sistema, se forem iguais o sistema começa a contar quanto tempo o funcionário trabalha, no final do turno o funcionário repete o processo e a aplicação envia para o servidor o horário de chegada e saída do funcionário e quanto tempo ele trabalhou, no final do mês a própria aplicação faz a verificação se o funcionário trabalhou o número de horas contratadas, se não for valido, é enviada uma mensagem para o coordenador que deve tomar as devidas providencias. O sistema de pagamento é feito através de uma aplicação de web também, o funcionário cadastra o relatório mensal de atividades através da aplicação da web e o coordenador avalia e valida esse relatório mensal. Após isso a aplicação envia esse relatório e a validação para o setor de pagamento da PRG, la um outro funcionário analisa os documentos e faz o pagamento dos funcionários.
16 6. Conclusão Durante a analise podemos contatar que a organização AVA, Ambiente Virtual de Aprendizagem, ainda não tem um setor de SI/TI muito forte. Uma das causas da força mediana da SI/TI na organização é porque grande parte dos seus funcionários são monitores e alunos da UFLA, também porque é uma organização relativamente pequena e não é necessário um sistema próprio para finanças. A organização vai se desenvolver, com o passar do tempo será necessário que a aquisição de novos recursos (hardware e software) e contratação de mais funcionários pelo motivo do aumento da demanda, tanto na criação de salas quanto na criação de materiais didáticos. Durante a minha avaliação pude constatar que a organização apresenta uma boa aceitação a tecnologias novas, como o novo sistema de pontos, que foi muito bem aceito por parte dos usuários, desta forma economizando tempo e dando mais confiabilidade ao sistema de ponto. Também pude constatar que mesmo sem muitas ferramentas utilizadas em grandes empresas a organização consegue ser muito eficiente justamente pelo fato de ser uma pequena organização e não precisar dessas tais ferramentas. Outro fator importante para se ressaltar é que o AVA como um órgão subordinado ao CEAD, Centro de Educação a Distancia, depende deste setor para que seja adquirido equipamentos e da PRG, Pró-Reitoria de Graduação, para a contratação de novos monitores e funcionários, seria aconselhável que a organização ganhe mais liberdade e autoridade nesses assuntos, deste modo diminuindo a demora nesses dois processos.