Tutorial: Webmail Dicas de Uso e Funcionalidades 02/2015 Versão 01
Conteúdo Tutorial: Webmail 2015 Descrição... 2 Possíveis problemas... 5 Criando Regras de Mensagens (Filtros Automáticos)... 11 A partir do menu Configurações... 11 Criando Regras de Mensagens (Filtros Automáticos)... 12 A partir de mensagem existente... 12 Definição dos Filtros... 13 Definição da Ação... 14 Resposta automática de Férias... 14 SPAM... 17 Definindo regras a partir de mensagem recebida... 17 Definindo regras a partir da opção configurações... 18 Glossário... 20 1
Descrição A Universidade Federal do ABC dispõem de um serviço de Webmail para seus funcionários. O objetivo desse tutorial é apresentar algumas das funcionalidades mais importantes disponíveis. A ferramenta encontra-se em: https://webmail.ufabc.edu.br. Lembramos que o Usuário e Senha do e-mail são os mesmos utilizados para autenticação nos computadores da UFABC. 2
Busca de Mensagens O Webmail possui uma ferramenta de busca de mensagens localizada na parte superior direita do mesmo. O Filtro é composto por um caixa de opções e um campo para livre digitação que podem ser utilizados em conjunto para refinar a busca. Na caixa de seleção você pode optar por visualizar: Todos os e-mails Apenas os não lidos Apenas os marcados Apenas os excluídos Não excluídos E-mails com Anexo Por prioridade da Mensagem 3
Na caixa de texto pode-se digitar a palavra chave pelo qual o e-mail será buscado. Clicando em opções de pesquisa( ) pode-se escolher onde a palavra será buscada, podendo ser: Assunto De Para Com Cópia Para Com Cópia Oculta Para Conteúdo da Mensagem Mensagem Inteira Observe-se que é possível selecionar mais de uma opção na busca. 4
Possíveis problemas Problema Busca retorna erro ou vazia Solução Caso selecione Conteúdo e a pasta possua muitos e-mails, a busca pode retornar erro ou vazia devido ao excesso de processamento. Nesse caso, modifique os parâmetros da busca. 5
Ativando Pré-visualização do E-mail O Webmail permite uma pré-visualização dos e-mails sem ser necessário abri-los. Para ativa-lo vá e Configurações -> Preferências -> Exibição da Caixa de Correio e ative a opção Exibir pré-visualização. É possível também customizar se as mensagens pré-visualizadas devem ser marcadas como lidas ou não, na caixa de opções intitulada marcar mensagens pré-visualizadas como lidas. 6
7 Tutorial: Webmail 2015
Criação De Pastas O Webmail possibilita a criação de pastas para melhor organização dos seus e-mails. Para criar uma nova pasta, clique em Configurações -> Pastas. Uma lista com todas as suas pastas aparecerá. Clique no ícone Coloque um nome na sua pasta. É possível criar a pasta como uma subpasta de uma já existente. Para isso basta selecionar a pasta pai na lista. Você também pode selecionar como as mensagens nessa pasta serão visualizadas. Como uma lista, ou agrupando as mensagens (respostas de e- mail serão exibidas juntas aos e-mails originais). 8
Excluindo Pastas Para remover uma pasta entre em Configurações -> Pastas. Tutorial: Webmail 2015 Uma lista com todas as suas pastas aparecerá. Clique no ícone e escolha excluir. Atenção: Ao excluir a pasta todas as mensagens dentro da mesma serão perdidas. 9
Movendo Mensagens para outras pastas. Para mover a mensagem de uma pasta para outra, basta arrasta-la com o mouse para a pasta de destino. Outra opção é selecionar as mensagens desejadas, clicar em mais e selecionar mover para a pasta. Para selecionar mais de uma mensagem segure a tecla Ctrl, para selecionar um intervalo segure a tecla Shift. Caso queira mover todos os e-mails de um determinado remetente, pode-se utilizar o filtro de busca. Em seguida clique em selecionar todas e repita o procedimento anterior. O Webmail também permite criar filtros para encaminhar as mensagens automaticamente para as pastas. 10
Criando Regras de Mensagens (Filtros Automáticos) A partir do menu Configurações O Webmail permite a criação de regras de mensagem para serem aplicadas aos novos e-mails assim que são recebidos. Essas regras permitem diversas funções visando melhorar e automatizar a utilização do webmail. Essas regradas são criadas em nível de servidor, e são mantidas sempre que se utilizar um cliente IMAP, como Thunderbird ou um aplicativo de smartphone. Para criar novas regras, clique em Configurações -> Filtros. Selecione então o conjunto Default e clique no ícone A Seguir coloque um nome no seu filtro. OBS: É possível criar outros conjuntos de filtros, porém apenas um conjunto pode estar ativo por vez. O processo de criação da regra é dividido em duas partes: definição do filtro que selecionará quais mensagens e a ação que será aplicada a tais mensagens. É importante ressaltar que tanto no filtro como nas ações é possível definir mais de uma regra ao mesmo tempo. 11
Criando Regras de Mensagens (Filtros Automáticos) A partir de mensagem existente É possível criar regras baseando-se em e-mails já recebidos. Para isso selecione o e-mail que servirá como base, selecione Mais e a opção Criar Filtro. Será solicitado a informação que será usada de base, podendo ser solucionado entre assunto (Subject), From (De quem) e To (Para quem). É possível Selecionar mais de uma opção ao mesmo tempo Ao clicar em próximos passos, será solicitado um nome para o filtro e as ações a ser tomada de acordo com aquelas regras. 12
Definição dos Filtros Ao definir um filtro, você pode escolher se ele deverá se enquadrar em apenas uma regra, em varias regras ou se será aplicado a todas as mensagens (independente das regras). As regras podem ser aplicadas, tomando como parâmetro: Assunto do e-mail Remetente do E-mail Destinatário do E-mail Conteúdo do e-mail Tamanho do e-mail Data em que o e-mail foi enviado Data em que o e-mail foi recebido Para acrescentar mais de uma regra basta clicar no botão 13
Definição da Ação Após definir as regras, você deve definir as ações que serão tomadas com a mensagem. As ações possíveis são: Mover a mensagem para uma pasta especifica Copiar a mensagem para uma pasta especifica Enviar uma cópia da mensagem para outro e-mail Responder a mensagem automaticamente Excluir a mensagem Enviar uma notificação para outro e-mail Para acrescentar mais de uma regra basta clicar no botão Resposta automática de Férias Existe um tipo especial de regras de mensagem chamado férias. Para ativalo clique em Configurações -> Férias, coloque o assunto do e-mail e preencha sua mensagem e o período de férias. 14
15 Tutorial: Webmail 2015
Possíveis problemas Problema As mensagens não são pegas pelas regras do filtro. As mensagens são movidas para caixa de spam mesmo que eu tenha definido outra regra para elas. Solução Um erro comum é utilizar o filtro remetente é igual a, mas na verdade o campo Remetente não tem apenas o endereço de e-mail, mas também o nome do remetente, que pode ser alterado por ele mesmo. Neste caso, utilize sempre o filtro contém. A regra que move as mensagens marcadas como Spam é executa antes de qualquer regra personalizada. Para evitar essas mensagens sejam marcadas como spam, e, consequentemente, movidas para a caixa de Spam, é preciso configurar as regras do Anti- Spam. Veja mais sobre isso na próxima seção desse tutorial. 16
SPAM O NTI da UFABC se esforça para garantir a redução de spam. O servidor é configurado de maneira a marcar automaticamente as mensagens e encaminha-las para a caixa devida, porém, devido a grande quantidade de spam existente, assim como a diversidade de técnicas utilizadas no mesmo, nenhum método é 100% confiável. Para tanto, o webmail possui uma ferramenta que permite ao usuário marcar manualmente um endereço de e-mail como fonte de spam, ou como confiável. Definindo regras a partir de mensagem recebida Para definir uma mensagem como sendo Spam basta selecionar a mensagem e clicar no botão Spam. A mensagem será movida para a caixa spam e uma regra será adicionada automaticamente, fazendo com que todas as mensagens daquele remetente sejam consideradas Spam. Da mesma forma, para desfazer uma mensagem que foi erroneamente marcada como Spam, basta seleciona-la na caixa Spam e apertar o botão not junk. A mensagem será movida para a caixa de entrada e uma regra será adicionada automaticamente, fazendo com que todas as mensagens daquele remetente não sejam mais consideradas Spam. 17
Definindo regras a partir da opção configurações Para acessar essa ferramenta deve se clicar em Configurações -> Spam -> Regras de Endereços 18
Na interface seguinte, deve se selecionar a opção Aceitar e-mail de (caso o mesmo esteja sendo marcado como Spam e não é) ou Rejeitar e-mail de (caso o e-mail seja spam e não esteja sendo marcado automaticamente), digitar o endereço do e-mail e clicar em adicionar regra. Observe que se pode usar o caráter coringa * para selecionar todos os e- mails de um domínio, em vez de apenas o remetente escolhido (exemplo: astrubal@ast.com.br / *ast.com.br ). Também é possível remover uma regra clicando em 19
Glossário Webmail: é uma interface da World Wide Web que permite ao utilizador ler e escrever e-mail usando um navegador. Spam: é um termo de origem inglesa cujo significado designa uma mensagem eletrônica recebida, mas não solicitada pelo usuário. 20