Os documentos à distância de um clique!

Os documentos à distância de um clique!

iportaldoc Os Documentos à distância de um clique! O iportaldoc é um Serviço de Gestão Documental e Workflow para empresas e instituições que sintam a necessidade de ter a gestão documental embebida na rede de comunicações, de utilização intuitiva, com uma curva de aprendizagem rápida. A utilização do iportaldoc não implica instalação de nenhum software nas estações de trabalho, bastando que as ferramentas mais comuns da Intranet estejam disponíveis: navegador Web (browser tipo Internet Explorer), leitor de correio electrónico (mailer tipo Outlook), e um gestor de ficheiros (file manager tipo Explorador do Windows). Pode-se dizer que o iportaldoc quase dispensa formação, porque toda a gente conhece estas aplicações. Mas a formação sendo necessária é dirigida para temáticas mais importantes para as organizações, como sejam formação em: classificação documental, fluxos documentais, organização documental, produção de modelos e documentos, etc. Atingindo este nível de integração, o iportaldoc, constitui-se como a primeira solução integrada onde cartas, faxes, mensagens de correio electrónico e documentos de todos os tipos (Word, Excel, PowerPoint, PDF, AutoCad, etc) passam a estar todos disponíveis, num memo suporte ou serviço, e a poder estar relacionados entre eles. A gestão documental posta como um serviço, tal como o correio electrónico, passa pois a poder ser utilizada na Intranet, Extranet (via VPN) e Internet. 1.Funcionalidades Em termos de características, o iportaldoc cobre todas funcionalidades de um sistema de gestão documental e workflow como sejam: Arquivo de documentos numa hierarquia de gestão documental que é configurável de acordo com os requisitos de cada instituição; Associação de documentos e de mensagens de correio electrónico a documentos;

Gestão flexível de fluxos documentais de acordo com as regras de Qualidade e ajustável para cada função na instituição; Acesso, permissões e perfis de utilização configuráveis para os utilizadores do iportaldoc na hierarquia de gestão a definir pela instituição; Calendário de eventos (reuniões, visitas, etc.) e agenda de contactos integrados com o sistema; Motor de busca de documentos de fácil utilização e equipado com filtros adequados a uma procura rápida de documentos; Não necessita de software específico nas estações de trabalho clientes do iportaldoc, sendo suficiente um navegador WEB (browser) compatível com a norma W3C, leitor de correio electrónico, e gestor de ficheiros. Em termos de arquitectura de comunicações o iportaldoc foi concebido para funcionar sobre a IPBrick equipada com os serviços de utilizador final (HTTP, SMB, SMTP e POP/IMAP) e de suporte (LDAP, DNS e DHCP) mais comuns das Intranets. Por estar assente neste conjunto de protocolos o iportaldoc é um serviço de valor acrescentado para Intranet. Entrada de Informação Os documentos que entram no sistema são identificados por diversas formas: Numerados sequencialmente; Codificados univocamente por tipo de documento; Número de armazém físico, se a entrada for em papel com digitalização posterior. A numeração de armazém físico pode ser feita com carimbadores automáticos, que imprimem no documento em papel o mesmo número que colocarão no atributo de armazém físico. Os documentos em formato electrónico podem ser gerados no próprio sistema, ou ser introduzidos nos seus formatos nativos através de formulários, ou por uma das interfaces de comunicação: HTTP, SMB, FTP, ou SMTP. Significa isto que o ficheiro em formato electrónico de um documento pode ser carregado via Web, colocado num share, enviado por correio electrónico ou transferido por FTP. Realmente, qualquer interface de comunicação poderá virtualmente ser usada para introduzir documentos no iportaldoc, pois este é um serviço de comunicações para gestão documental.

Em cada interface de comunicações, e sub-interface pode estar associado um tipo de documento e um fluxo pré determinado para permitir o encaminhamento automático de um documento mal entre no sistema. Digitalização Todos os documentos em papel podem ser digitalizados e automaticamente introduzidos no iportaldoc. Basta para isso que a digitalizadora escolhida use uma das interfaces de entrada de documentos. De facto, a maioria dos scanners profissionais hoje usam um daqueles meios de comunicação, o que torna o gestor fácilmente integrável com qualquer tipo de scanner. A digitalização moderna consiste em converter os documentos de papel, de múltiplas folhas de dupla face, em documentos únicos com várias páginas em PDF, ao contrário de muitos sistemas arcaicos que insistem em converter documentos múltipla página, em múltiplas imagens, e depois obrigar o gestor a gerir essa confusão. OCR No iportaldoc os documentos digitalizados podem ser processados por um software de OCR da AutoStore (líder mundial neste tipo de tecnologia), segundo templates que especificam os campos a processar, e que posteriormente serão usados para classificação automática dos documentos a inserir no gestor documental. O editor de templates para especificação dos documentos a processar pelo OCR e o software que permite escrever os procedimentos de inserção de documentos no iportaldoc são também da AutoStore e estão devidamente certificados e integrados. Modelos A produção de documentos localmente dentro do próprio gestor é particularmente importante para os tipos de documentos de uma organização que seguem modelos relativamente rígidos e que não devem ser alterados. O iportaldoc, é um dos primeiros sistemas de gestão documental a usar normas internacionais de geração de documentos, nomeadamente a norma FO, e os formatos de conteúdo e representação gráfica XML/XSL. Para todos os documentos gerados é possível escolher o formato de saída, sendo que o formato base é o PDF.

Classificação Todos os documentos que são introduzidos no gestor documental, por qualquer uma das formas referidas acima, têm de ser classificados de alguma forma posteriormente. O iportaldoc tem múltiplos eixos de classificação: Entidade tipo Entidade Contacto da entidade Assunto Sub-assunto Localizações na hierarquia Codificação por tipo de documento Tipo de documento Fluxo documental associado Palavras-chave Estes eixos de classificação são a base e são comuns a todos os tipos de documentos. Se consoante o tipo de documento se acrescentarem atributos, estes poderão ser usados de alguma forma para especializar a classificação de base. Fluxo Documental O iportaldoc é um gestor em que todos os documentos têm que forçosamente seguir um fluxo, porque o fluxo é um dos eixos de classificação de um documento. É portanto, complicado imaginar um gestor onde os fluxos não estejam disponíveis de base, e apareçam como opção. Outra característica dos fluxos desenhados no iportaldoc, é que eles seguem o princípio das máquinas de estado, e não dos fluxogramas. Ou seja, fluxos de grande complexidade acabam por ser representados de uma forma mais simplificada para os utilizadores, enquanto que os fluxos simples e sequenciais ficam praticamente equivalentes aos fluxogramas clássicos. O iportaldoc possui diversas ferramentas para gerir os fluxos graficamente, entre as quais se incluem a concepção, instanciação, configuração e monitorização.

Fig. 1 - Exemplo de Workflow gerado no iportaldoc As notificações das acções que os utilizadores devem completar em cada fluxo, são enviadas por correio electrónico (uma das interfaces do serviço), ou tornadas disponíveis via acesso Web de forma consistente (outra das interfaces de comunicação). Evidenciando mais uma vez a preocupação de disponibilizar em todas as interfaces de comunicação informação consistente.

A execução das acções pode estar sujeita a validação, nomeadamente as acções de aprovação, para confirmar que é mesmo o utilizador que está a executá-la, e pode-se mesmo recorrer a biometria para o efeito, garantido sem dúvidas a presença do utilizador na execução da acção. Para além das acções previstas nos estados dos fluxos, o iportaldoc permite que sejam definidos em certos estados, acções volantes. Este tipo de abordagem sofisticada permite que fluxos previamente concebidos de uma forma rígida possam ser tornados flexíveis em curso de execução (ex. permitir que pessoas não previstas tomem conhecimento de um documento). Pesquisa A maioria dos sistemas de gestão documental privilegia a procura no conteúdo dos documentos. Contudo, essa abordagem mostra-se pouco eficaz, e de uma elevada sobrecarga no servidor, sobretudo quando os documentos são armazenados dentro da base de dados. O iportaldoc assume-se claramente contra esta corrente e optou-se por dar um maior ênfase a pesquisas de valor acrescentado em gestão documental: Pesquisa rápida sobre as palavras-chave, títulos, sumários e revisões; Pesquisa avançada sobre os atributos que classificam um documento; Pesquisa de documentos pelos atributos de um fluxo (acções, estados, e intervenientes) A pesquisa no conteúdo dos documentos também está prevista, mas de uma forma relativamente inteligente, e que sobretudo não sobrecarrega a capacidade de processamento do servidor, pois é feita na própria estação cliente: Pesquisa de conteúdos, via protocolo de ficheiros distribuídos a partir do servidor; Controlo Documental O controlo documental é superiormente gerido pela associação de um fluxo a todos os documentos, com estados/acções que o implementam. No âmbito do controlo documental o iportaldoc possui diversas características que constituem um valor acrescentado. Gerir várias revisões de um documento criado electronicamente no gestor ou com aplicações da estação de trabalho; Bloqueio de documentos através de estados de um fluxo onde a actualização do documento está interdita, ou só é possível para um determinado utilizador/grupo;

Possibilidade de definir templates cuja edição das partes do documento estejam dependentes do fluxo do documento; Possibilidade de definir templates que relacionem conteúdos de documentos associados; Historial da actividade sobre um documento, através do registo das acções e estados do fluxo associado a um documento, já que todos os documentos tem sempre um fluxo. A vantagem de associar a todos os documentos um fluxo, torna o controlo documental muito intuitivo para os utilizadores, que não se tem que preocupar com isso, depois de os fluxos serem devidamente concebidos. Segurança Ao nível de rede a segurança no iportaldoc, como serviço de rede de comunicações que é, está directamente ligada à segurança existente para os utilizadores na Intranet, estejam eles definidos na IPBrick, ou a IPBrick recorra a servidores de Active Directory presentes na rede. Ao nível de gestão documental, a segurança está associada aos perfis de utilizadores definidos pelo gestor, aos estados do fluxo e utilizadores associados ao fluxo. Por exemplo, enquanto o fluxo não termina, só os utilizadores que participam no fluxo é que tem acesso ao documento, de acordo com o perfil e acções que podem executar no documento. Esta visão da segurança avançada tem portanto três níveis: Segurança de rede (autenticação de acessos através de qualquer interface de comunicações); Perfil de utilização no gestor (gestão dos acessos aos documentos); Presença no fluxo e acções disponíveis (controlo das acções a executar sobre os documentos). A gestão de perfis no iportaldoc é totalmente configurável. Existem vários perfis de fábrica: Administrador, pode configurar todo o gestor documental, incluindo a concepção de fluxos e modelos de documentos; Coordenador, administra o gestor a partir de um dado ponto da hierarquia; Navegador, atravessa um conjunto de secções sem ler nada pelo caminho. Todos os outros podem ser definidos e adaptados de acordo com os requisitos de cada instituição, através da combinação de um conjunto de permissões: criação, leitura, eliminação para documentos, secções e documentos na secção. De realçar que a possibilidade de os documentos poderem herdar as permissões dos documentos na secção, é essencial para aumentar o desempenho do sistema em secções com milhares de documentos.

A segurança no iportaldoc tem três dimensões e constitui um dos pontos de maior sofisticação deste gestor, nomeadamente mantendo a simplicidade para quem o utiliza. Biometria O iportaldoc e a IPBrick estão integrados com sistemas biométricos, o que permite que autenticação para aceder ao gestor documental precisam da impressão digital, assim como foram definidas acções de aprovação de documentos que implicam autenticação biométrica. 2. Arquitectura do iportaldoc e IPBrick O iportaldoc como todos os sistemas de Gestão Documental avançados necessita de um SGBD (Sistema de Gestão de Base de Dados) para a sua Base de Dados de suporte e um sistema de ficheiros para armazenar os documentos. A inovação do iportaldoc é trabalhar integrado, para além dos componentes básicos acima referidos, com um servidor WEB de alto desempenho (HTTP), um servidor de correio electrónico próprio (SMTP/POP/IMAP), um servidor de ficheiros (SMB) e um servidor de informação e gestão de domínios Windows (LDAP). Está ainda coordenado com os serviços de gestão de nomes lógicos (DNS) e atribuição de endereços IP às estações de trabalho (DHCP). Este conjunto de serviços de Intranet que acompanham o iportaldoc constituem a IPBrick, que pode ser usada na Intranet da instituição ou integrar-se com esses serviços caso já existam. O sistema operativo de suporte ao iportaldoc e IPBrick é o Linux Debian, 100% compatível com estações de trabalho de todos os tipos de Windows da Microsoft, Apple da Macintosh, ou mesmo UNIX. A IPBrick possui uma interface de gestão funcional com acesso via WEB que permite efectuar a sua configuração sem que o seu administrador precise de ter conhecimentos Linux ou mesmo de redes e serviços. Para além da interface funcional a IPBrick tem ainda uma interface avançada a partir da qual um administrador de redes e sistemas tem acesso directo a todos os serviços da IPBrick: DNS, DHCP, LDAP, Servidor de Correio Electrónico, Servidor de Ficheiros, Fax Server, SQLServer, Proxy, VPN Server e Firewall.

3. iportaldoc Distribuído A versão distribuída do iportaldoc é um serviço de gestão documental adequado a instituições com filiais que em cada local necessitam de um rápido acesso aos documentos de forma global. A iportalmais desenvolveu numa solução a pensar na optimização da utilização da largura de banda, cujos custos são importantes para uma organização, e que portanto é um bem cada vez mais precioso. Para melhor explicarmos a nossa solução do iportaldoc distribuído, sugere-se como exemplo uma instituição que está sedeada no Porto e tem mais duas filiais, uma em Lisboa e outra em Coimbra. A sede e filiais têm cada uma, um servidor de gestão documental (ver Ilustração 1). O iportaldoc é composto por dois componentes de base no que diz respeito ao seu funcionamento distribuído: A base de dados (onde é guardada a informação dos documentos); O armazém (onde são guardados os documentos ou ficheiros). Fig. 2 iportaldoc distribuído

3.1. Base de dados Quando um utilizador insere um documento no Porto as bases de dados dos três sistemas de gestão de documentação são de imediato actualizadas, porque o tráfego necessário para o efeito é muito baixo. Assim, no mesmo instante um utilizador independentemente da Intranet onde se encontra (Porto, Lisboa ou Coimbra) passa a ter acesso ao documento bem como toda a informação associada a este. 3.2. Armazém O documento é inserido no armazém local. Se o utilizador insere o documento no Porto o documento fica guardado unicamente no armazém do Porto. Isto permite que as comunicações entre filiais não fiquem saturadas com uma elevada cadência de introdução de documentos nas várias Intranets. Sempre que um utilizador de Lisboa consulta um documento que ainda se encontra só no armazém do Porto (noutra Intranet) o sistema de gestão de documentação detecta que esse documento não esta no armazém local de Lisboa e actualiza o armazém. Todos os utilizadores que daí em diante consultem esse documento, consultam-no a partir do armazém local. 3.3. Sincronização O sistema está preparado para pelo menos uma vez por dia sincronizar os armazéns, para que todos os documentos introduzidos durante o dia em cada Intranet sejam actualizados em todas. Esta sincronização é feita a uma hora onde exista pouco tráfego ou nenhum de preferência. Normalmente esta sincronização é efectuada durante a noite. Resultado, todos os documentos da hierarquia de gestão documental distribuída estão sempre disponíveis, só são transmitidos uma vez através da rede de comunicações de interligação das dependências de uma instituição. Consegue-se assim um sistema distribuído em que a grande maioria dos acessos ao serviço de gestão documental são locais não sacrificando a largura de banda, nem exigindo o seu aumento para disponibilizar a gestão documental através de todos os locais de uma instituição com dependências separadas geograficamente. 4. Requisitos de Hardware A plataforma de hardware adequada para este conjunto iportaldoc e IPBrick não tem requisitos muito especiais, devido ao elevado desempenho do sistema operativo de suporte. É assim possível adoptar plataformas de hardware de baixo ou médio custo, ao contrário dos sistemas concorrentes.

A plataforma de hardware sugerida, deve ser uma máquina com caixa de rack para instalar em bastidores de rede a fornecer. Em alternativa pode-se instalar o iportaldoc e a IPBrick num servidor que a instituição possua e queira recuperar. Em termos de backup dos dados pode-se configurar o hardware para uma das seguintes situações: Sistema de backup próprio com capacidade adequada à dimensão da quantidade de documentos a armazenar; Utilização de sistema de backup externo disponível num servidor existente na instituição; Sistema de backup próprio com capacidade adequada à dimensão da quantidade de documentos a armazenar mais dados externos aos quais também se pode fazer backup neste servidor. Tabela de Preços IPortalDoc Software de Gestão Documental para instalações até 5 clientes 1000,00 Software de Gestão Documental para instalações até 10 clientes 1750,00 Software de Gestão Documental para instalações até 25 clientes 3625,00 Software de Gestão Documental para instalações até 50 clientes 6125,00 Software de Gestão Documental para instalações até 100 clientes 9875,00 Software de Gestão Documental para instalações até 200 clientes 14875,00 Software de Gestão Documental para instalações até 500 clientes 22375,00 Adicional Módulo Distribuído 5000,00 IPBrick.I (obrigatório em qualquer implementação de iportaldoc) 1000,00 NOTA: Aos valores apresentados acresce o IVA à taxa em vigor. Licenças para utilizadores adicionais (preço por licença em euros) Patamar 6-9 11-24 26-49 51-99 101-199 201-500 preço unitário 150,00 125,00 100,00 75,00 50,00 25,00