Elaborado pela Coordenação de Tecnologia da Informação do IFMT Campus São Vicente Software Aplicativo LibreOffice Writer 5.1 Mala Direta para E-mail Sumário de informações do documento Tipo do documento: Manual do cliente. Resumo: Este manual é destinado aos clientes que utilizam o pacote de escritório LibreOffice Writer 5.1 e precisam enviar por e-mail documentos com informações padrão e dados distintos. Versão Data Mudanças Responsável 1 02/12/2016 Elaboração Kamila Alvares Simões Barata Software Aplicativo LibreOffice Writer 5.1 Mala Direta para E-mail 1/8
1. Crie uma pasta onde ficarão a documento do Writer (.odt) que conterá as informações do documento e a planilha com os dados que serão modificados em cada documento a ser mesclado. 2. Crie com o Calc um planilha (.ods) com com colunas com os dados a serem alterados no documento. Na planilha deve haver uma coluna contendo o e-mail das pessoas para qual o documento mesclado será enviado. Salve a planilha na pasta criada no passo 1. 3. A função de mala direta pode não estar instalada no seu Libreoffice, para verificar vão ao menu Ferramentas Assistente de mala direta Se aparecer uma janela solicitando instalação de complementos clique em Instalar. 4. Adicione a planilha criada como um banco de dados no Writer. Abra o Libreoffice Writer menu Arquivo Novo Banco de dados. 5. Na janela Assistente de banco de dados selecione Conectar a um banco de dados existente Planilha Próximo >> 6. Na opção Configurar a conexão com a planilha clique em Procurar e localize a planilha criada Próximo >>. Software Aplicativo LibreOffice Writer 5.1 Mala Direta para E-mail 2/8
7. Na opção Salvar e prosseguir desmarque a caixa de seleção Abrir o banco de dados para edição Concluir De um nome ao banco de dados que será criado Salvar. Salve o banco de dados que será criado na pasta criada no passo 1. Observação: Será criado um arquivo de banco de dados do LibreOffice Base (.odb), este arquivo é o responsável pelo vínculo entre a planilha e o Writer, ou seja, ele não deve ser apagado ou modificado. 8. Pronto agora podemos iniciar a criação do documento Writer (.ods) que conterá as informações a serem mescladas com os dados da planilha. Salve o documento na pasta criada no passo 1. 9. Após montar o documento com as informações, vamos adicionar os campos com os dados que serão mesclados menu Exibir Fontes de dados Clique na na seta ao lado esquerda do banco de dados que irá utilizar Depois clique na seta ao Software Aplicativo LibreOffice Writer 5.1 Mala Direta para E-mail 3/8
lado direito de Tabelas Clique duas vezes sobre a Planilha que contém os dados Nas colunas da planilha que serão exibidas, clique sobre o nome da coluna que deseja mesclar com o texto do documento, mantena o botão do mouse clicado e arraste o curso até o local do texto onde este coluna deve ser mesclada, depois solte. No texto os campos que serão mesclados terão a seguinte apresentação, fundo cinza, com o nome da coluna entre os sinais de menor e maior e ao parar o cursor sobre o campo de mesclagem será exibido o nome do banco de dados.nome da planilha.nome da coluna. 10. Configure o e-mail que será utilizado para envio do documento. Observação o e- mail institucional normalmente oferece problemas para este serviço por este motivo criamos um e-mail Gmail para envio dos certificados. 11. O e-mail para envio dos certificados é certificadoifmtsvc@gmail.com e a senha fica com a equipe de Tecnologia da Informação do IFMT Campus São Vicente. 12. OBSERVAÇÃO: o IFMT Campus São Vicente possui um sistema para disponibilização de certificados online, por isso não recomendamos enviar certificados por e-mail ou fazer a impressão. Conversar com a Coordenação de Tecnologia da Informação para saber como funciona. Lembramos que este sistema, até dezembro de 2016, já gerou mais de 1.500 certificados para a PROPES. Evite desperdício de papel, colabore com a natureza, evite certificados impressos. 13. Para configurar o e-mail de envio clique no menu Ferramentas Opções... LibreOffice Wirter Mala direta de E-mail 14. No campo Seu nome, digite o nome do departamento que esta enviando o documento; No campo Endereço de e-mail digite o endereço de e-mail pelo qual o documento será enviado; Software Aplicativo LibreOffice Writer 5.1 Mala Direta para E-mail 4/8
No campo Nome do servidor digite o nome do servidor de e-mail do e-mail adicionado; No campo porta a porta do servidor de e-mail utilizado. Marque a opção Utilizar conexão segura (SSL). 15. Clique no botão Autenticação do servidor. 16. Marque a opção O servidor de envio de correio (SMTP) requer autenticação ; 17. No campo Nome do usuário preencha com o e-mail que será utilizado para enviar o documento. 18. No campo Senha preencha com a senha do e-mail que será utilizado para envio do documento. Software Aplicativo LibreOffice Writer 5.1 Mala Direta para E-mail 5/8
19. Na janela opções LibreOffice Writer Mala direta de E-mail clique em Testar as configurações..., o quadro que mostra os erros ficará em branco caso esteja tudo certo. Depois clique em Cancelar OK. 20. Agora que já temos um e-mail para envio configurado, com o documento da mala direta aberto, clique no menu Ferramentas Assistente de mala direta 8. Salvar, imprimir ou enviar. 21. Na janela do Assistente de mala direta..., na opção 8. Salvar, imprimir ou enviar, marque a opção Enviar documento mesclado como e-mail. No campo Para selecione o campo da planilha que contem os e-mail para onde os certificados serão enviados. No campo Assunto preencha com o título que aparecerá na caixa de entrada do e-mail do destinatário. No campo Enviar como selecione a opção Documento Adobe PDF. Software Aplicativo LibreOffice Writer 5.1 Mala Direta para E-mail 6/8
No campo Nome do anexo preencha com o nome que deseja para o documento que será gerado e enviado em anexo, lembrando que deve ser mantida a extensão.pdf. 22. Clique na opção Enviar documentos, aguarde até que todos os e-mails tenham sido enviados, isso pode ser acompanhado pelo Status da transferência e Detalhes. Por último clique em Fechar. 23. Na janela de Assistente de mala direta, após enviar os e-mails, clique em Cancelar. Software Aplicativo LibreOffice Writer 5.1 Mala Direta para E-mail 7/8
24. Pronto seus documentos mesclados forem enviados individualmente para cada e- mail. 25. Abaixo imagens de como o e-mail aparece para o destinatário. Software Aplicativo LibreOffice Writer 5.1 Mala Direta para E-mail 8/8