P-CoP-03 Entidade Responsável pela Gestão do DGPCP Localização Física do Documento DGPCP - Aprovado por: Nome Paulo Soares Cargo Director Geral do Património e Data:
Versão Data de elaboração Alteração Motivos da Alteração 1 2009-04-20 Versão inicial Página 1
GLOSSÁRIO Acto Administrativo Decisões e deliberações dos órgãos da Administração que, ao abrigo de normas de direito público, visam produzir efeitos numa situação individual e concreta (artigo 8º do Decreto-Lei nº 15/97, de 10 de Novembro). Concorrente Toda a pessoa física ou jurídica que tenha apresentado, dentro do prazo para tal concedido, uma proposta num processo de contratação pública. Contratado A expressão que genericamente designa toda a pessoa física ou jurídica que tenha assinado com uma Entidade Adjudicante um contrato previsto na Lei, seja fornecedor, empreiteiro, Concessionário de obra, Concessionário de serviço ou Consultor. Contratante A entidade do sistema subscritora de um dos contratos previstos na Lei as aquisições s. Contrato Acordo ou convenção para a execução de algo sob determinadas condições. Entidade Adquirente A Entidade Adjudicante, enquanto beneficiária directa de um dos contratos previstos na Lei das Aquisições s e realizadora, com uma UGA e outras Entidades do Sistema, de um processo de contratação. Entidades Adjudicantes as entidades previstas nas alíneas do número 3 do artigo 1º e no artigo 2º, do presente Regulamento: (i) Estado, (ii) os organismos públicos dotados de personalidade jurídica, com ou sem autonomia financeira, que não revistam natureza, forma e designação de empresa pública, (iii) os serviços personalizados do Estado, (iv)os fundos autónomos, (v) as autarquias locais e entidades equiparadas sujeitas à tutela administrativa, (vi) as associações exclusivamente formadas por autarquias locais ou por outras pessoas colectivas de direito público mencionadas nas alíneas anteriores, (vii) Estado de Cabo Verde e países terceiros quando executem ou explorem conjuntamente um dado projecto e (viii) organizações internacionais a que Cabo Verde pertença. Entidades do Sistema - A ARAP, o Primeiro-Ministro, as Entidades Adjudicantes e Adquirentes, as UGA, a UGAC e os responsáveis directos do sistema de informação das contratações públicas. Fornecedor - A contraparte da Contratante num contrato de aquisição de bens ou serviços gerais. Plano Anual de Aquisições Não-Agrupadas da Administração (PAA/AP) - É o documento de planeamento constituído por mapas de aquisições e por documentos anexos àquele contendo as características identificadoras de cada bem ou serviço a adquirir, não passível de agrupamento. ACRÓNIMOS E ABREVIATURAS ARAP Autoridade Reguladora das Aquisições s PAA/AP Plano Anual de Aquisições Não-Agrupadas da Administração UGA Unidade de Gestão de Aquisições Página 2
1. Objectivo do O presente procedimento tem como finalidade descrever as actividades necessárias à execução do Ajuste Directo, bem como as condições em que o mesmo pode ser aplicado. 2. Campo de Aplicação O presente procedimento aplica-se à aquisição de bens, serviços, ou obras em que: O valor estimado da aquisição seja inferior a 3 500 contos, tratando-se de empreitadas de obras públicas, ou 2 000 contos, tratando-se de bens ou serviços (alínea c) do artigo 72º do Regulamento da Lei das Aquisições s) Pode ser aplicado o independentemente do valor, nas seguintes circunstâncias: Fornecedor único (alínea a) do nº 1 do artigo 28º da Lei das Aquisições s) Serviços complementares não incluídos no contrato inicial, que não possam ser técnica ou economicamente separados do mesmo (alínea b) do nº 1 do artigo 28º da Lei das Aquisições s) Entregas complementares destinadas à substituição parcial de bens ou serviços (alínea c) do nº 1 do artigo 28º da Lei das Aquisições s), desde que cumulativamente: - A mudança de fornecedor traga à Entidade Adjudicante inconvenientes económicos ou financeiros desproporcionados - A adjudicação seja feita ao fornecedor inicial Se trate de repetição de serviços similares a outros já realizados (alínea d) do nº 1 do artigo 28º da Lei das Aquisições s) Concurso deserto (alínea e) do nº 1 do artigo 28º da Lei das Aquisições s) Urgência imperiosa não imputável à Entidade Adjudicante (alínea f) do nº 1 do artigo 28º da Lei das Aquisições s) Aquisições realizadas por associações comunitárias, quando o valor estimado seja superior a 3000 contos e o valor global dos contratos programa ultrapasse 10% do total previsto no Orçamento do Estado e dos Municípios para o emprego público (nº 2 do artigo 28º da Lei das Aquisições s) 1 Razões de Segurança interna ou externa, quando tenha havido dispensa de concurso público (alínea a) do número 1 do artigo 77º do Regulamento da Lei das Aquisições s) 1 A redacção do nº 2 do artigo 28º parece estar incorrecta ( O disposto no nº 1 do artigo anterior não se aplica... o artigo anterior (27º) não tem números. Deverá entender-se nº 1 do presente artigo?) Por outro lado não é claro: O que são associações comunitárias (entidades não descritas no artigo Conceitos do Regulamento) serão as entidades definidas na alínea f) do nº 1 do artigo 2º da Lei? As condições de opção pelo ajuste directo, uma vez que aqui parece só poder acontecer quando o valor estimado ultrapasse o montante de 3000 contos As condições em que é aplicável o ajuste directo para estes casos, dado que parece estar subordinado simultaneamente ao valor isolado da aquisição e ao valor dos contratos programa (esta informação é conhecida?) em conexão com o montante do orçamento previsto para o emprego público inscrito nos orçamento municipais e no Orçamento do Estado Página 3
Em caso de rescisão do contrato, quando a adjudicação seja feita ao classificado em 2º lugar e este esteja em condições de a assegurar (alínea b) do número 1 do artigo 77º do Regulamento da Lei das Aquisições s) Em casos de dação a favor do Estado (alínea c) do número 1 do artigo 77º do Regulamento da Lei das Aquisições s) Quando se encontrar em vigor um contrato que permita que possam ser adicionadas ao mesmo aquisições idênticas de outras entidades adquirentes (alínea k) do número 1 do artigo 77º do Regulamento da Lei das Aquisições s), devendo, neste casos ser notificada a ARAP 3. Situações de excepção Este tipo de procedimento não é aplicável nas seguintes situações: Concessões de obras ou serviços públicos, excepto nos casos previstos na alínea f) do artigo 77º do Regulamento da Lei das Aquisições s. 4. Legislação Aplicável Lei 17/VII/2007, de 10 de Setembro (Lei das Aquisições s) Regulamento da Lei das Aquisições s, aprovado pelo Decreto-Lei nº 1/2009, de 5 de Janeiro 5. Responsabilidades É da responsabilidade de todas as entidades abrangidas pela Lei das Aquisições s a correcta aplicação dos preceitos definidos neste procedimento A actualização do procedimento, visando adaptá-lo às necessidades, é da responsabilidade da Direcção Geral que tutela a área da contratação pública. Compete à ARAP a responsabilidade de fiscalização da aplicação do presente procedimento Página 4
6. Prazos relevantes Formalidade Comunicação À ARAP e à UGAC das especificações completas da aquisição e das razões que afastam o procedimento por concurso público ou por aquisição competitiva (nº 1 do artigo 46º do Regulamento da Lei das Aquisições s) Resposta da ARAP, que, a ser negativa, pode revestir a forma de Veto ou Parecer Sumário 2 (nº 2 do artigo 46º do Regulamento da Lei das Aquisições s) Comprovação da prestação da caução devida pelo Adjudicatário (nº1 do artigo 108º do Regulamento). Tempo a contar após o envio da minuta do contrato. O prazo é interrompido quando houver reclamação contra a minuta (nº4 do artigo 109º do Regulamento). Reacção da Entidade Adquirente face ao Veto da ARAP (nº 3 do artigo 46º do Regulamento da Lei das Aquisições s), que pode revestir a forma de: Recurso para o Primeiro Ministro Aceitação expressa das razões e correcções sugeridas pela ARAP e comunicação dessa aceitação à ARAP e à UGAC Apreciação do Parecer Sumário da ARAP pelo Gabinete do Primeiro-Ministro ou pelos Presidentes das Câmaras Municipais ou Associação de Autarquias Locais (nº 2 do artigo 45º do Regulamento da Lei das Aquisições s) Prazo 20 dias úteis (mínimo) 5 dias úteis 5 a 10 dias úteis 10 dias úteis 20 dias úteis Os prazos indicados não se aplicam quando se trate de aquisição urgente 2 O parecer sumário aplica-se nos casos em que a entidade adquirente seja o Gabinete do Primeiro-Ministro ou as Câmaras Municipais ou as Associações de Autarquias Locais Página 5
7. Descrição das actividades 7.1 Descrição O procedimento por pode ser lançado na sequência do Plano Anual de Aquisições Não- Agrupadas da Administração (PAA/AP) ou do Plano Definitivo de Aquisições Agrupadas (PDAA). 1 Especificações Técnicas A UGA, com a colaboração da entidade adquirente, procede à caracterização da necessidade, elaborando as respectivas especificações técnicas. 2 Verificação das condições prévias ao início do procedimento Antes do início do procedimento a UGA deve verificar se estão reunidas as condições previstas no artigo 30º do Regulamento e que, globalmente são as seguintes: Especificações técnicas completas Existência de financiamento disponível Cabimentação prévia da despesa no SIGOF 3 Elaboração das peças concursais De posse das especificações técnicas, a UGA procede à elaboração das peças necessárias ao procedimento: Convite à apresentação de proposta Caderno de Encargos, que define as condições técnicas e jurídicas a observar 3 4 Identificação de potenciais fornecedores e envio do convite A UGA identifica os fornecedores com capacidade de resposta, utilizando preferencialmente aqueles que tenham sido objecto de pré-qualificação para o tipo de fornecimento em causa, e procede ao envio de convite para apresentação de propostas. Nos termos do número 5 do artigo 21º da Lei das Aquisições s não é obrigatória a consulta a mais do que um fornecedor. Contudo, tratando-se de fornecimentos complexos, ainda que sob o regime de ajuste directo, é aconselhável a consulta a vários fornecedores, por forma a que a Administração possa usufruir do direito e privilégio de escolha, contribuindo, assim, para a salvaguarda do interesse público. 3 Pode não existir um Caderno de Encargos autónomo, quando as condições técnicas e jurídicas a observar sejam simples e possam, consequentemente, estar integradas no Convite. De notar, porém, que nos casos de ajuste directo independentemente do valor, a complexidade da aquisição pode exigir a elaboração de um Caderno de Encargos autónomo Página 6
5 Esclarecimentos e modificação dos documentos do procedimento Podem ser recebidos pedidos de esclarecimento, por parte dos concorrentes, até ao fim do 1º terço do prazo estabelecido para apresentação da proposta (nº 1 do artigo 93º do Regulamento). Até ao fim do 2º terço do prazo estipulado para apresentação de propostas, a UGA pode modificar os documentos base do procedimento, por iniciativa própria ou na sequência de um pedido de esclarecimento (nº 3 do artigo 93º do Regulamento). A modificação dos documentos do procedimento reveste a forma de adenda e pode levar ao alargamento do prazo para apresentação de propostas, bem como ao estabelecimento de novo período de esclarecimentos. A adenda deve ser enviada a todos os concorrentes e, se aplicável, deve indicar os novos prazos em vigor para o procedimento. 6 Recepção de Propostas A UGA, ou o serviço com esta responsabilidade, deve registar todas as propostas recebidas no formulário Registo de Documentos em anexo. A UGA, ou o serviço com esta responsabilidade, deverá passar recibo das propostas recebidas, de acordo com o modelo Recibo de Entrega de Documentos anexo. 7 Avaliação do mérito das propostas A avaliação do mérito das propostas é da responsabilidade da UGA, que pode, para o efeito fazer-se assessorar por entidades externas (artigo 98ºdo Regulamento) 4. O processo de avaliação das propostas compreende três momentos: 1º - Exame preliminar, tendo em vista determinar se as propostas cumprem os requisitos estabelecidos nos documentos do procedimento. O desrespeito pelos requisitos estabelecidos no procedimento quanto à forma de apresentação das propostas implica a respectiva exclusão. A exclusão de propostas, em sede de avaliação, deve ficar registada no Relatório de Avaliação de Propostas. 2º - Esclarecimentos A UGA pode pedir esclarecimentos sobre as propostas. Os pedidos de esclarecimento que se mostrem necessários podem ser solicitados e respondidos por escrito ou ser dirimidos em reunião entre as partes, da qual será lavrada acta, contendo todos os detalhes das questões tratadas. Não é admissível, nesta fase, proceder a alterações das propostas, quer no aspecto das técnicas, metodologias, prazos, produtos a utilizar, quer no que diz respeito ao preço. 4 Nos procedimentos por ajuste directo não há lugar à constituição de Júri para efeitos de avaliação de propostas. Contudo, determinado tipo de procedimentos podem envolver fornecimentos complexos, cuja avaliação deve ser conduzida por elementos tecnicamente qualificados. Página 7
Os esclarecimentos solicitados e as respostas que lhe couberem constituem peça do processo de contratação e devem constar no relatório de avaliação. 3º - Aplicação do Modelo de Avaliação e Negociação O mérito das propostas é aferido por aplicação do modelo de avaliação definido nos documentos concursais. Quando aplicável, a UGA desencadeia as acções necessárias à negociação com o fornecedor com a finalidade de fixar as condições contratuais que vão vincular o fornecimento Avaliado o mérito das propostas, a UGA procede à elaboração do Relatório de Avaliação, de acordo com o modelo aprovado, donde constará a recomendação de adjudicação, bem como os aspectos que foram objecto de negociação. 8 Projecto de Adjudicação 5 Fixadas as condições contratuais e salvaguardados os interesses da Administração, a UGA elabora o projecto de adjudicação, que envia à Entidade Adquirente, com conhecimento à ARAP, acompanhado do Relatório de Avaliação e dos registos dos resultados das actividades de negociação. 9 Homologação (artigo 105º do Regulamento) A Entidade Adquirente analisa o projecto de adjudicação, bem como as peças que o acompanham e exara despacho de homologação. 10 Comunicação da intenção de adjudicação Homologado o projecto de adjudicação a UGA, quando aplicável, comunica a todos os concorrentes a intenção de adjudicação, informando-os das respectivas classificações. Discordando, ou tendo dúvidas quanto à classificação obtida, os concorrentes podem apresentar reclamação, bem como solicitar, para o efeito, os elementos necessários à boa compreensão da aplicação do modelo de avaliação, no prazo de dois dias úteis a contar da data de comunicação da intenção de adjudicação. A apresentação da reclamação deve ser efectuada, perante a UGA, num prazo de 5 dias úteis contados da data de recebimento das informações consideradas pertinentes. A UGA analisa a reclamação. Entendendo que a mesma é merecedora de provimento, reavalia as propostas. Caso contrário contesta os argumentos do reclamante. Da decisão final cabe recurso para a ARAP a interpor num prazo de 5 dias úteis, contados da data de comunicação da decisão final. O recurso para a ARAP tem efeitos suspensivos (artigo 71º da Lei 17/VII/2007). Se a ARAP não der resposta no prazo de 5 dias úteis, o recurso é considerado tacitamente indeferido (número 2 do artigo 73º da Lei 17/VII/2007) 5 O artigo 101º do Regulamento prevê que o projecto de adjudicação seja enviado à Entidade Adquirente, com conhecimento à ARAP, antes de se iniciarem as actividades de negociação e pós-qualificação. Contudo, dado que estas actividades podem introduzir modificações substantivas no projecto, entende-se que as mesmas devem ser temporalmente anteriores ao envio do referido projecto de adjudicação às entidades responsáveis. Parece existir conflito entre este artigo e o artigo 105º. Página 8
11 Adjudicação e aprovação da minuta do contrato O acto de adjudicação e de aprovação da minuta do contrato, quando haja lugar à celebração de contrato escrito, é efectuado pela Entidade competente para autorizar a despesa, tendo em atenção o disposto no artigo 42º do Regulamento: a) Directores-Gerais ou equiparados e dirigentes de serviços sem autonomia administrativa ou financeira: até 3 000 contos b) Órgãos dirigentes de serviços dotados de autonomia administrativa e financeira: até 3 000 contos c) Ministros: até 25 000 contos d) Primeiro-Ministro: até 55 000 contos e) Conselho de Ministros: superior a 55 000 contos 12 Aceitação da minuta do contrato Quando haja lugar à celebração de contrato escrito, a minuta do contrato é enviada, para aceitação, ao Adjudicatário, considerando-se a mesma aceite quando haja aceitação expressa ou quando, não haja reclamação no prazo de 5 dias. As reclamações contra a minuta são admitidas e dirimidas nos termos do artigo 109º do Regulamento. 13 Prestação de caução Havendo lugar à prestação de caução, é determinado um prazo entre 5 e 10 dias, para que o adjudicatário comprove a prestação da caução devida (número 1 do artigo 108º do Regulamento). A contagem deste prazo interrompe-se se houver reclamações quanto à minuta do contrato. Caso a caução não seja prestada no prazo indicado, a proposta pode ser rejeitada e a adjudicação ser realizada ao concorrente classificado em 2º lugar, devendo ser previamente analisada a necessidade de realização de actividades de negociação e pós-qualificação. 14 Celebração do Contrato Quando haja lugar à celebração de contrato escrito, tal deve ocorrer no prazo de 30 dias contados da data de prestação da caução ou da data de aceitação da minuta do contrato, nos casos em que não há lugar à prestação de caução. Os contratos são sujeitos a visto prévio do Tribunal de Contas, nos termos da legislação em vigor. Página 9
7.2 Fluxograma Legenda: Actividade Decisão Comentário / Esclarecimento X Conector Fluxo Página 10
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A UGA (08) Projecto de adjudicação (artigo 101º do Regulamento) ENTIDADE ADQUIRENTE (09) Homologação (artigo 105º do Regulamento) UGA (10) Comunicação da intenção de adjudicação Celebração de contrato escrito? Não Fim da Fase de Formação do Contrato Entidade Adquirente: Entidade competente para autorizar a despesa Sim ENTIDADE ADQUIRENTE (11) Adjudicação e aprovação da minuta do contrato ADJUDICATÁRIO (12) Aceitação da minuta Caução: Definido nos documentos concursais Caução? Sim ADJUDICATÁRIO Contrato: A celebrar no prazo de 30 dias (artigo 110º do Regulamento), contados a partir da aceitação da minuta ou da prestação da caução (13) Prestação de caução ENTIDADE ADQUIRENTE / ADJUDICATÁRIO (14) Celebração do contrato Envio para visto do TC Não Resultado Bem, Obra ou Serviço adjudicado Página 12
8. Documentos relacionados F-CoP-02 Registo de Documentos F-CoP-03 Recibo de Entrega de Documentos 9. s relacionados P-PaA-01 Planeamento Anual de Aquisições (Sector/Entidade) P-PaA-02 Planeamento Anual de Aquisições da Administração P-PaA-03 Necessidades não previstas no Plano Anual 10. Contactos para esclarecimento Para o esclarecimento de dúvidas resultantes da aplicação deste procedimento deve ser contactada a Direcção-Geral que tutela a contratação pública através dos seguintes contactos: [nome] [telefone] [e-mail] 11. Anexos Anexo I: F-CoP-02 Registo de Recepção de Documentos Anexo II: F-CoP-03 Recibo de Entrega de Documentos Página 13
Património e Código: [A definir] Versão: 1 Anexo I F-CoP-02 Registo de Recepção de Documentos Registo de Recepção de Documentos Entidade: Identificação do de Contratação [UGA responsável pelo procedimento de em causa] [Código e/ou designação que identifica o de Contratação] Nome da Empresa Identificação do Concorrente e Elementos de Contacto Contacto na Empresa Data e Hora de Recepção de Documentos Nome Correio Electrónico Telefone Fax Documento Data Hora Nº do Recibo F CoP 02 Versão: 1 Página: 14 / 16 Página 14
Código: [A definir] Versão: 1 Anexo II F-CoP-03 Recibo de Entrega de Propostas Recibo de Entrega de Documentos Entidade: [UGA responsável pelo procedimento de em causa] de Contratação Identificação do Concorrente Identificação da pessoal que faz a entrega Documentos Entregues Quantidade Tipo Data de Recepção Hora de Recepção Nome da pessoa que assina o recibo (Assinatura e Carimbo) Página 15