Edinaldo Marques de Oliveira. Brasília, janeiro/2009.

Coordenação de Pós-Graduação, Extensão e Pesquisa Curso de Pós-Graduação Lato Sensu Especialização em Direito Administrativo com ênfase em Gestão Pública CULTURA DO REAPROVEITAMENTO NO SERVIÇO PÚBLICO: UM ESTUDO SOBRE O DESPERDÍCIO DE RECURSOS MATERIAIS NA SECRETARIA DE RECURSOS HUMANOS DO SENADO FEDERAL Edinaldo Marques de Oliveira Brasília, janeiro/2009.

Edinaldo Marques de Oliveira CULTURA DO REAPROVEITAMENTO NO SERVIÇO PÚBLICO: UM ESTUDO SOBRE O DESPERDÍCIO DE RECURSOS MATERIAIS NA SECRETARIA DE RECURSOS HUMANOS DO SENADO FEDERAL Monografia apresentada à Faculdade Albert Einstein, como requisito para a obtenção do grau de especialista em Direito Administrativo com ênfase em Gestão Pública. Orientadora: Prof.ª Dr.ª Patrícia Cristiane Gama da Costa Brasília, janeiro/2009.

"Muitas das coisas mais importantes do mundo foram conseguidas por pessoas que continuaram tentando quando parecia não haver mais nenhuma esperança de sucesso." Dale Carnegie "Nós somos o que fazemos repetidamente; a excelência não é um feito, e sim, um hábito." Aristóteles

Agradeço a Professora Patrícia Gama, pelo trabalho exaustivo e competente de orientação da monografia; aos servidores da Secretaria de Recursos Humanos do Senado Federal SERH que responderam ao questionário e deram importantes sugestões; e a todos que, de alguma forma, contribuíram para a consecução do presente trabalho. Muito obrigado!

LISTA DE ABREVIATURAS BAPs Boletins de Acompanhamento de Processo PIB Produto Interno Bruto SERH Secretaria de Recursos Humanos do Senado Federal SF Senado Federal

LISTA DE QUADROS Quadro 1 Significado dos 5S...26 Quadro 2 Definição, aplicação e acrônimo dos 5S em português...27 Quadro 3 Sugestões apresentadas para um melhor aproveitamento dos recursos materiais do Senado...45 Quadro 4 Opiniões apresentadas sobre a importância do reaproveitamento dos recursos materiais no Senado...52

LISTA DE TABELAS Tabela 1 Quantitativo de copos descartáveis utilizados por dia...34 Tabela 2 Quantitativo de servidores que utilizam o verso da folha de papel...36 Tabela 3 Quantitativo de servidores que apagam as luzes quando não há pessoas na sala...37 Tabela 4 Quantitativo de servidores que desligam o ar-condicionado quando não há ninguém na sala...38 Tabela 5 Quantitativo de servidores que desligam o computador quando vão embora...39 Tabela 6 Quantitativo de servidores que utilizam o telefone do setor para resolver assuntos pessoais...40 Tabela 7 Quantitativo de folhas de toalha de papel utilizadas por servidor cada vez que enxuga as mãos...41 Tabela 8 Quantitativo de servidores que imprimem o texto para conferir...42 Tabela 9 Quantitativo de servidores que consideram fazer utilização racional do material de escritório...43 Tabela 10 Quantitativo de servidores que fecham a torneira enquanto escovam os dentes...44

LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 Demonstrativo das quantidades de copos descartáveis utilizados por dia...34 Gráfico 2 Demonstrativo das quantidades de servidores que utilizam o verso da folha de papel...36 Gráfico 3 Demonstrativo das quantidades de servidores que apagam as luzes quando não há pessoas na sala...37 Gráfico 4 Demonstrativo das quantidades de servidores que desligam o arcondicionado quando não há ninguém na sala...38 Gráfico 5 Demonstrativo das quantidades de servidores que desligam o computador quando vão embora...39 Gráfico 6 Demonstrativo das quantidades de servidores que utilizam o telefone do setor para resolver assuntos pessoais...40 Gráfico 7 Demonstrativo das quantidades de folhas de toalha de papel utilizadas por servidor cada vez que enxuga as mãos...41 Gráfico 8 Demonstrativo das quantidades de servidores que imprimem o texto para conferir...42 Gráfico 9 Demonstrativo das quantidades de servidores que consideram fazer utilização racional do material de escritório...43 Gráfico 10 Demonstrativo das quantidades de servidores que fecham a torneira enquanto escovam os dentes...44

SUMÁRIO RESUMO...9 INTRODUÇÃO...10 1. SOBRE O DESPERDÍCIO...14 1.1. COMO SURGE O DESPERDÍCIO...17 1.2. TIPOS DE DESPERDÍCIO...18 1.3. O PDSA...19 1.4. COMO EVITAR O DESPERDÍCIO...20 1.5. AFINAL, O QUE É O DESPERDÍCIO...22 1.6. OS 3R...23 2. SOBRE O SERVIÇO PÚBLICO...24 2.1. O QUE É SERVIÇO PÚBLICO...24 2.2. OS 5S...25 2.2.1. Benefícios dos 5S...25 2.3. O MODELO 7S...28 2.3.1. O significado dos 7S...28 3. SOBRE A CONSCIENTIZAÇÃO...30 3.1. MAS, AFINAL, O QUE É CONSCIENTIZAÇÃO...31 4. METODOLOGIA...32 4.1. MÉTODOS DE ABORDAGEM...32 4.2. TÉCNICAS UTILIZADAS...32 4.3. DELIMITAÇÃO DO UNIVERSO...33 5. RESULTADOS...34 CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES...59 REFERÊNCIAS...63 ANEXO...66

RESUMO O desperdício no serviço público é algo muito presente na vida da população brasileira e, principalmente, no serviço público: são obras inacabadas, estradas começadas e não terminadas, caminhões que perdem seu carregamento durante o percurso entre a produção e a entrega etc. Desperdício é o recurso que se gasta, além do que é necessário, na execução de um produto ou serviço. É algo que não agrega valor aos produtos e serviços finais. É, portanto, sinônimo de aumento de custos, improdutividade, falta de qualidade, entre outros. Escolheu-se analisar o desperdício de recursos materiais no serviço público porque esse é um assunto que está muito em voga no momento por que o Brasil está passando, quando se tornou premente e absolutamente necessária uma ação mais efetiva contra o desperdício de recursos, principalmente materiais e financeiros. O objetivo geral da presente monografia é propor formas de se evitar o desperdício de recursos materiais no serviço público; e os específicos são: levantar as formas de desperdício de recursos materiais no serviço público; identificar formas de se evitarem desperdícios no serviço público; incentivar os servidores a evitarem o desperdício; evidenciar que a economia de recursos materiais pode retornar aos servidores em forma de incentivos; e mostrar as vantagens de se economizar no serviço público. Para se abordar o tema, após se pesquisar sobre ele na literatura selecionada, utilizou-se o recurso da aplicação de questionário aos servidores da Secretaria de Recursos Humanos do Senado Federal SERH. O questionário foi encaminhado aos servidores desse Órgão, via e-mail, e 62 (sessenta e duas) respostas foram devolvidas ao pesquisador, também via e-mail ou impressas; as respostas obtidas foram tabuladas e analisadas, para se apontarem as devidas conclusões. Chegou-se à conclusão de que a maioria dos servidores da SERH está preocupada com o problema do desperdício e espera soluções urgentes por parte da administração para minimizá-lo. É de notar-se que a pesquisa demonstrou, de modo geral, que o nível de desperdício de recursos materiais na SERH é relativamente alto, o que pode, obviamente, ser estendido ao Senado Federal e ao serviço público; entretanto, mostrou também que os servidores estão preocupados em reduzi-lo. Das diversas sugestões dadas para essa redução, a que mais ocorreu foi levar a efeito uma campanha de conscientização. Concluiu-se que é necessário criar uma política de incentivo para que os servidores evitem desperdiçar materiais. Além disso, poderia ser criada uma campanha para conscientizar os servidores e, além disso, mostrar-lhes para onde iriam os recursos por eles economizados, ou seja, mostrar em que o Brasil melhoraria com a economia feita pelo órgão. PALAVRAS-CHAVE: Recursos materiais, desperdício, campanha, conscientizar, servidores, economia.

INTRODUÇÃO O desperdício é uma situação absolutamente entranhada no dia-a-dia das pessoas; até mesmo nas classes mais baixas da população, podem-se identificar diversas situações em que ele é evidenciado. O presente trabalho tem como finalidade principal identificar o desperdício de recursos materiais no serviço público, analisando-se a Secretaria de Recursos Humanos do Senado Federal SERH, bem como apontar algumas opções para melhorar a situação. Escolheu-se analisar o desperdício de recursos materiais no serviço público porque esse é um assunto que está muito em voga no momento por que o Brasil está passando, quando se tornou premente e absolutamente necessária uma ação mais efetiva contra o desperdício de recursos, principalmente materiais e financeiros. O desperdício é o gasto sem proveito e a utilização incorreta ou incompleta de bens de consumo ou recursos (BARSA, 1998). No presente trabalho, foi tratada a questão do desperdício no serviço público, que faz com que boa parte de nossas riquezas e produção seja jogada no lixo regularmente. Apenas para se ter uma idéia da quantidade de desperdício, o que é desperdiçado, no Brasil, somente em gêneros alimentícios impediria a morte de 200 mil crianças por subnutrição ao final de cada ano (JORNAL DO BRASIL de 18/07/1993, apud EIGENHEER, 1993). O desperdício no serviço público é algo tão presente que pode ser facilmente verificado pelo cidadão brasileiro; são obras inacabadas, estradas começadas e não terminadas, caminhões que vão perdendo seu carregamento durante o percurso entre a produção e a entrega, devido a estradas esburacadas e mal sinalizadas; governos que se recusam a terminar uma obra começada em governos anteriores e tantos outros desperdícios que se presenciam ou de que se têm notícia pelos meios de comunicação. A preocupação com o desperdício, não só no serviço público, mas em todas as áreas da vida, vem tomando volume nos meios de comunicação e até nas conversas entre amigos. Isso se dá por motivo justificado, haja vista que, em 1993, já era veiculado que o Brasil desperdiçava US$ 40 bilhões por ano em diversas

11 áreas da produção e do comércio, como, por exemplo, produção de hortifrutigranjeiros, construção civil, armazenamento inadequado, vazamentos de água etc. (Soraya de Alencar, O GLOBO de 07/09/1993 apud EIGENHEER, 1993). Esses dados referem-se aos bens de consumo antes que cheguem ao consumidor; este, por sua vez, ao consumir, joga fora outra infinidade de coisas que poderiam ser mais bem utilizadas ou até reaproveitadas. No serviço público, a situação não é diferente. É grande o desperdício de recursos materiais, seja por descaso dos servidores, seja por desconhecimento das rotinas de trabalho e/ou de como utilizar melhor os recursos. Segundo Wahba (1993 apud EIGENHEER, 1993), se o operário desperdiça solda e o contínuo estraga papéis, a culpa pode ser [...] de seus impulsos destrutivos, que não acham outra via para serem canalizados. Por analogia, pode-se dizer que, se o servidor público desperdiça, subutiliza ou utiliza mal os recursos disponíveis, isso pode ser motivado pelo fato de que ele não tem conhecimento da importância de seu trabalho para a contenção dos custos de manutenção da máquina administrativa e, por conseguinte, para o desenvolvimento do País. É necessário, portanto, um trabalho de conscientização, uma política de valorização e treinamento dos servidores públicos, visando ao seu melhor desempenho pela internalização da sua importância na economia e no desenvolvimento do Brasil. A questão do desperdício no Brasil é muito mais ampla e complexa; envolve outras nuances que não somente o serviço público. Não obstante, o melhor aproveitamento dos recursos materiais no serviço público é um grande passo para que o País possa diminuir seu endividamento público externo e interno e tornar-se, assim, menos dependente de empréstimos externos; com isso, poderia aumentar os investimentos para tornar melhores os serviços públicos e, por conseguinte, melhorar a vida do povo brasileiro. Não se abordaram, no presente trabalho, esses grandes desperdícios que ocorrem diuturnamente no País. Abordaram-se somente os pequenos desperdícios havidos dentro das repartições públicas, como, por exemplo: ligações telefônicas desnecessárias e intermináveis, uso de vários copos descartáveis por dia por uma mesma pessoa, manutenção do ar-condicionado ligado quando não há ninguém na

sala; manutenção de lâmpadas acesas sem pessoas na sala etc. 12 Este trabalho vem esclarecer o que realmente ocorre no serviço público, no tocante ao desperdício de recursos materiais, mormente no Senado Federal; como essa questão é vista pelos servidores e como se pode desenvolver uma conscientização quanto aos riscos que o desperdício traz para o País. Para tanto, foram abordados os conceitos de desperdício, de serviço público, de conscientização e outros associados ao tema. Este tema Cultura do reaproveitamento no serviço público: um estudo sobre o desperdício de recursos materiais na Secretaria de Recursos Humanos do Senado Federal foi escolhido porque se julgou que o presente trabalho pode contribuir, sobremaneira, para a redução desse desperdício, com a conseqüente economia e o melhor uso dos recursos. Foi nesse contexto, portanto, que o desperdício foi abordado, convocando a comunidade do Senado Federal e, por extensão, a comunidade brasileira para uma participação mais ativa, consciente e responsável no sentido de se economizarem os recursos disponíveis, pois é com pequenas ações que se começa a mudar a cultura arraigada do desperdício. Dessarte, após analisarem-se a literatura e as iniciativas de redução do desperdício, fez-se a seguinte indagação: como transformar a cultura do desperdício, vigente no serviço público, em cultura do reaproveitamento, melhor utilização dos recursos e, por conseguinte, em economia? Para se responder a essa indagação, foi determinado como objetivo geral: propor formas de se evitar o desperdício de recursos materiais no serviço público; já como objetivos específicos, foram determinados os seguintes: levantar as formas de desperdício de recursos materiais no serviço público; identificar formas de se evitarem desperdícios no serviço público; incentivar os servidores a evitarem o desperdício; evidenciar que a economia de recursos materiais pode retornar aos servidores em forma de incentivos; e mostrar as vantagens de se economizar no serviço público.

13 Para se atingirem esses objetivos, utilizaram-se, segundo os ensinamentos de Vergara (2003), a pesquisa aplicada, na medida em que foi feita uma proposta de mecanismos que diminuam o desperdício de recursos materiais no âmbito do Senado Federal; a de campo, pois se buscaram respostas para a situação-problema a partir de questionário aplicado aos servidores da SERH; e a bibliográfica, devido à busca dos conceitos e teorias sobre o assunto na literatura existente. Foi utilizado, neste trabalho, o processo de amostragem não-probabilística, com amostras intencionais, conforme a definição de Moura e Ferreira (2005), em que se aplicou questionário aos servidores e gerentes da SERH. O questionário foi encaminhado via e-mail, e 62 (sessenta e duas) respostas foram devolvidas ao pesquisador também via e-mail ou impressas, conforme opção dos respondentes. As respostas obtidas foram digitadas e tabuladas, utilizando-se a ferramenta Excel, e mostradas em tabelas e gráficos para facilitar a visualização. Foi, então, realizada a análise dos dados obtidos, a fim de se apontar a devida conclusão. Assim, após análise da bibliografia encontrada sobre o desperdício e a aplicação de questionários aos servidores da SERH, analisaram-se os resultados obtidos e apresentaram-se a conclusão e as sugestões para a contenção do desperdício de recursos materiais no serviço público, principalmente na Secretaria de Recursos Humanos do Senado Federal. Dessarte, a presente monografia encontra sua principal justificação em destrinçar o desperdício no serviço público, fornecendo dados para análise crítica por parte dos leitores em geral e dos servidores públicos em sentido lato, para que engendrem ações visando à diminuição do desperdício de recursos materiais no serviço público; será, portanto, particularmente importante para dar embasamento às pessoas que já estão bem conscientizadas quanto à necessidade de promoverem essa diminuição ou, quiçá, abolição desse entrave ao desenvolvimento econômico do País.

1. SOBRE O DESPERDÍCIO Para Moraes (1968, p. 5), no Brasil, adotamos o desperdício como regra, sem atentarmos para o fato de que, se ele é nocivo lá fora, aqui se afigura um crime contra nós mesmos. No serviço público, o desperdício é verificado em todos os setores de atuação do Estado, seja na forma de administração, seja na execução das obras públicas. Nós, infelizmente, nos notabilizamos pela vocação improvisadora. O desperdício, então, reponta em setores diferentes e têm formas as mais diversas. O esbanjamento nosso está na má administração da coisa, a tendência paternalista influindo na organização de equipes e a falta absoluta de senso prático na montagem dos sistemas de trabalho. No serviço público, principalmente, é doloroso o que ocorre. A máquina funciona em torno de si mesma, atendo-se ao ramerrão da burocracia, preocupada com as emulações vazias defluentes dos despachos e do vaivém do papelório. O sistema burocrático dá poderes plenos a Sua Majestade O PAPEL, sem ater-se aos objetivos de rendimento. (...) O serviço público, descoroçoado e mal pago é apenas um regimento de dedicações, porque o sistema arcaico lhe impõe a rotina e o desperdício (MORAES, 1968, p. 6). O problema do desperdício está nas pequenas coisas. Segundo Falconi (2006, p. 4), há milhares de pequenos desperdícios e desvios que ninguém vê, mas fazem um rombo muito grande. São, por exemplo, ligações telefônicas infindáveis ou desnecessárias, lâmpadas acesas sem necessidade, folhas de papel usadas pela metade ou apenas de um lado, porções de legumes e frutas jogadas fora juntamente com a casca, apenas para citar alguns tipos de pequenos desperdícios. É, portanto, necessária uma grande mudança para se alterar a cultura do desperdício vigente no País. Os servidores públicos, por exemplo, precisam conscientizar-se de que o desperdício a que dão causa faz com que o País cresça menos e perca uma vultosa quantidade de recursos que poderiam ser utilizados em outros setores. É preciso que se mude a velha idéia de que o ônus dos desperdícios e utilizações desnecessárias de recursos públicos não é dos servidores, mas do País. É necessário enxergar que o País são todas as pessoas, inclusive, obviamente, os servidores públicos, e que os recursos são finitos e precisam, portanto, ser bem aplicados e bem administrados.

O melhoramento da qualidade de vida, em particular no ambiente de trabalho, exige, necessariamente, de cada um, uma mudança radical no mau costume do desperdício, já tão arraigado nos brasileiros e que se transformou como que num fator cultural, tornando-se imperceptível às suas consciências. A cultura do desperdício leva as pessoas a uma atitude de indiferença cujos resultados, muitas vezes, são encobertos pelo suprimento excessivo de recursos financeiros, econômicos e humanos (SILVA, 1996, p. 4-6). 15 À medida que os recursos tornam-se escassos, o desperdício aparece como um inimigo mortal, do qual é muito difícil livrar-se. Portanto, a mudança cultural depende da vontade humana de se desprender de valores e procedimentos inadequados, do conhecimento e da prudência, visando a um contínuo aperfeiçoamento, e da perseverança na manutenção dos propósitos estabelecidos (SILVA, 1996, p. 6). O Brasil é um dos países com mais alto grau de desperdício do mundo. Cerca de 5% do PIB nacional são literalmente jogados fora (CAVALCANTI, 1993). Note-se que o País desperdiça anualmente US$ 40 bilhões na agricultura, nas indústrias, na construção civil e no setor de energia, sem contar o desperdício doméstico (GIBSON, 1993), pois, a cada ano, o Brasil joga no lixo comida suficiente para alimentar boa parte de sua população de famintos (REVISTA ABRAVA, 1993, p. 14-16). O Brasil não pode mais aceitar o desperdício como ocorre hoje. Com medidas simples e baratas, é possível conscientizar a população para se evitá-lo (FERRARI, 1993). Eis, portanto, a palavra-chave na luta contra esse mal na sociedade brasileira: conscientização. As pessoas precisam perceber que o desperdício não é bom para o País e, por conseguinte, não é bom para elas; precisam atentar para o fato de que os recursos materiais são esgotáveis se não houver uso adequado e racional. Para se coletarem dados sobre as causas do desperdício, é necessário concentrar a atenção naquilo que precisa ser mudado para eliminá-lo (CONWAY QUALITY, 1996, p. 23). Por exemplo: se você eliminar o desperdício do trabalho, quase todo o trabalho restante terá valor para o seu cliente e será, portanto, trabalho com valor agregado real. (CONWAY QUALITY, 1996, p. 5). Portanto, para se

16 identificarem essas causas devem-se procurar desperdícios em todos os passos de um processo, tais como demoras e etapas desnecessárias, e tentar descobrir uma maneira para reduzi-los ou eliminá-los, mudando, rearrumando, combinando ou simplificando etapas para melhorar o processo (CONWAY QUALITY, 1996, p. 36). É preciso entender qual trabalho está sendo realizado e como isso está ocorrendo. O desperdício ocorre por trabalhar nas coisas erradas e por não usar os melhores processos quando se trabalha nas coisas certas. (CONWAY QUALITY, 1996, p. 78). É necessário também identificar se, no desperdício, não há nenhuma motivação interna da pessoa que está desperdiçando, como a inveja de alguém, a raiva ou outro sentimento destrutivo, pois, se o funcionário desperdiça material, a culpa pode ser da inveja que sente do patrão ou pode ser devida aos seus impulsos destrutivos, que não encontram outra forma de serem canalizados (WAHBA, 1993, p. 21). Assim, se não parece existir uma relação entre países desenvolvidos e desperdício, isso é mais evidente entre a educação/hábito e o desperdício (BALLARIN, 1985, p. 13). Como foi dito algures do presente trabalho, é preciso mudar a cultura da sociedade brasileira, pois o desperdício está muito entranhado na vida das pessoas. Até pessoas com baixo poder aquisitivo têm os seus desperdícios, mesmo que imperceptíveis sem uma análise mais acurada. O desperdício existe em toda parte, em todas as áreas de atuação do ser humano e isso deveria incomodar a todos, embora não o faça totalmente. As pessoas normalmente consideram que os outros é que estão desperdiçando, mas raramente percebem a sua própria cultura de desperdício. Mais do que agredir a sensibilidade ética ordinária, o fenômeno do desperdício nos incomoda pelo seu caráter ubíquo. Por toda a parte, e em todas as dimensões da vida, a fenomenologia do desperdício parece ter poderes imperiais. Sua incidência desconhece as fronteiras entre o público e o privado. (...) Não há como evitar a impressão de que desperdiçar é um hábito essencialmente humano (LESSA, 1993, p. 45). Não se podem ignorar as causas verdadeiras do desperdício; é preciso, ao contrário, agir pontualmente nas áreas em que estiver havendo utilização indevida

17 de recursos materiais. Segundo o Jornal do Brasil (02/06/1993), se o Brasil investisse por ano o equivalente a US$ 300 milhões no combate ao desperdício, poderia, em seis anos, aumentar em 50% o Produto Interno Bruto (PIB). Cerca de US$ 64,5 bilhões (15% do PIB) são desperdiçados a cada ano; 33% do material de construção deixam as obras em forma de entulho; na agricultura é onde há mais desperdício (25% a 30% da safra de grãos e 40% da produção de frutas). Por sua vez, o que o País desperdiça em alimentos, cerca de US$ 4 bilhões por ano, daria para matar a fome dos famintos no país e impedir a morte de 200 mil crianças por subnutrição (JORNAL DO BRASIL, 18/07/1993). 1.1. COMO SURGE O DESPERDÍCIO O desperdício surge da necessidade desenfreada de consumo da sociedade moderna. A população, em busca de bens cada vez mais modernos e com mais recursos de usabilidade, vai deixando atrás de si um grande rastro de desperdício. Assim, o senso de economia, de preservação dos objetos é totalmente ignorado pelos esbanjadores (CONWAY QUALITY, 1996, p. 4). O desperdício verificado nas instituições públicas origina-se, em última análise, nos processos de trabalho, ou seja, naquilo em que as organizações trabalham e na forma como o fazem. Convém, entretanto, lembrar que todas as formas de trabalho geram desperdício, seja ele realizado por máquinas, processos químicos, computadores, energia ou pessoas. Entretanto, a maior parte do desperdício tem origem no trabalho realizado na coisa errada (CONWAY QUALITY, 1996, p. 79). Outra fonte de desperdício é o uso inadequado do tempo, seja utilizando-o mal, com tarefas desnecessárias, seja não fazendo nada. Assim, Uma organização típica gasta cerca de 40% de seu tempo com tarefas desnecessárias, de 5% a 15% com trabalho necessário, mas que não agrega valor, e 25% sem trabalhar. Isso deixa apenas de 20% a 30% do tempo para a produção com valor agregado. É por

18 isso que analisar o trabalho é tão eficaz para eliminar o desperdício (CONWAY QUALITY, 1996, p. 80). Se se analisar o desperdício de tempo com trabalho desnecessário, pode-se verificar que o retrabalho é o principal vilão. Não obstante, outros tipos de trabalhos desnecessários, como o tempo gasto lendo ou preparando relatórios que não são usados, exercendo funções que não são mais necessárias ou trabalhando em coisas que não agregam valor para o cliente ou para a organização, também devem ser considerados, pois traduzem um enorme desperdício (CONWAY QUALITY, 1996, p. 81). É necessário estar sempre atento para o fato de que as pessoas geralmente não gostam sequer de imaginar que seu trabalho é inócuo, pois querem realizar trabalho significativo e não gostam de pensar que seus esforços são desperdiçados; querem, portanto, sentir-se produtivas (CONWAY QUALITY, 1996, p. 91). O substrato de quase todas as causas de desperdício é a falta de educação, de percepção. Ballarin (1985, p. 149) ensina que muitos adultos interpretam os conselhos para evitar desperdício como inspirados pelo desejo de fazer economia de palito. Assim, o melhor caminho é dar prioridade ao ensinamento das crianças e dos jovens, incutindo-lhes uma mentalidade e uma atitude de antidesperdício, criando-se uma nova conscientização. 1.2. TIPOS DE DESPERDÍCIO Segundo Conway Quality (1996, p. 4), há quatro formas de desperdício: de material, de capital, de tempo e de vendas ou oportunidades perdidas. Cada uma delas é, obviamente, autoexplicativa. Já segundo Ballarin (1985, p. 15), há os desperdícios inevitáveis, os evitáveis, os de compensação, os de proteção e os recuperáveis. Haja vista os objetivos do presente trabalho, concentrou-se apenas nos prejuízos evitáveis de material e tempo. Um desperdício muito comum na sociedade brasileira é o consumo de

19 eletricidade além do que seria necessário, ao se deixarem luzes desnecessariamente acesas, seja em casa, seja em locais públicos. Quem não viu todos os edifícios públicos de Brasília iluminados noite adentro sem que ninguém estivesse trabalhando? (BALLARIN, 1985, p. 19) Embora seja de fundamental importância para as realizações humanas, o tempo muitas vezes não recebe a devida análise, quando se trata de examinar o assunto desperdício (SILVA, 1993, p. 59). Desperdiça-se tempo quando se faz uma pessoa aguardar na sala de espera, por não se prever corretamente o tempo que durará uma audiência anterior ou por não se saber lidar com um visitante que não vai embora. Da mesma forma, desperdiça-se tempo quando se adota uma atitude displicente sem se preocupar com as pessoas que estão na fila, ao se manter uma conversa particular ou uma discussão interminável (BALLARIN, 1985, p. 139). Gerações de brasileiros estão sendo condenadas a toda sorte de problemas, como a fome, a miséria, o subdesenvolvimento, porque os nossos administradores não conseguem acabar com o desperdício de tempo, e talvez nem percebam a necessidade disso, o que acaba atingindo, de alguma forma, a todos nós, cidadãos (SILVA, 1993, p. 62). 1.3. O PDSA Para qualquer redução do desperdício, é necessário observarem-se os processos de planejar, fazer, estudar e agir (PDSA do inglês Plan, Do, Study, Act); se qualquer dessas fases deixar de ser executada, a probabilidade de sucesso é remota. Portanto, o PDSA, proposto por Walter Shewhart, é a chave para qualquer mudança ou inovação do processo. Esse recurso, cujas ações estão definidas a seguir, deve ser utilizado em qualquer mudança de processo, depois que um desperdício ou uma oportunidade é identificada (CONWAY QUALITY, 1996, p. 10):

20 PLANEJAR identificar a situação atual; coletar dados; imaginar como o processo poderia ou deveria ser. Imaginar, enfim, tanto as mudanças nos passos do processo como o quadro geral mudanças no sistema do processo ou no negócio. FAZER Fazer os aperfeiçoamentos, as mudanças. Fazer acontecer! ESTUDAR Estudar o efeito das mudanças e das ações tomadas. Aconteceu o que se imaginou? Está OK, melhor ou pior? AGIR Se tiver dado certo, padronizar o aperfeiçoamento. Planejar outros aperfeiçoamentos; se não se estiver satisfeito com os resultados, planejar outras providências. 1.4. COMO EVITAR O DESPERDÍCIO Como se disse alhures, uma das formas de desperdício é de tempo. Para se reduzir esse tipo de desperdício, pode-se, por exemplo, reduzir o tempo de ciclo das atividades (CONWAY QUALITY, 1996, p. 91). Assim, reduzindo-se processos, aproximando-se a execução da coordenação e esta da decisão, haverá boa redução do tempo gasto na estrutura organizacional. De outro modo, cada servidor pode procurar a sua própria forma de reduzir o desperdício de tempo. Cada pessoa pode tornar-se um facilitador em sua área de atuação pessoal ou profissional, ou seja, alguém que esteja sempre atento para fazer diminuir o desperdício do principal fator presente em cada um dos momentos da vida das pessoas, das empresas, das sociedades e das nações: o tempo (SILVA, 1993, p. 63). Convém salientar que é preciso identificar os focos de desperdício e reeducar

21 as pessoas, os servidores para que se reduzam os desperdícios existentes atualmente, pois... identificando a causa, fica mais fácil corrigir e combater o desperdício. Mas uma conclusão parece delinear-se: o substrato de todas, ou de quase todas as causas, é a falta de educação, de bons hábitos. (BALLARIN, 1985, p. 20). Em um plano incontaminadamente lógico, é possível supor que a erradicação do desperdício tenha como condição necessária o ajuste entre a escala de necessidade e a escala de provisão de bens, em uma dada sociedade (LESSA, 1993, p. 45). A coleta seletiva do lixo é um bom exemplo de reeducação das pessoas, pois é a ordenação dos materiais descartados, para melhorar e aprimorar a reutilização e a reciclagem dos que possam ser reutilizados ou reciclados (EIGENHEER, 1993, p. 28). As empresas privadas, que visam essencialmente ao lucro, estão mais atentas à diminuição do desperdício do que os órgãos públicos, pressionadas principalmente pela necessidade de pelo menos manter custos. Por outro lado, no setor público, pouca ou nenhuma atenção tem sido dada a essa questão, o que a faz assumir grandes proporções de difícil solução (AUGUSTO, 1993, p. 68). Dessarte, pode-se concluir que uma maneira fundamental para lidar com o desperdício é o investimento em tecnologia, que terá, entretanto, que considerar o conceito abstrato de desperdício como parte dos custos da atividade. Só assim desligar-se-ão máquinas para que se evite transformar algo em nada (BONDER, 1993, p. 35). Convém destacar, não obstante, que, relativamente ao desperdício, o êxito obtido por pessoas, empresas, países, só aconteceu porque se tomaram as providências corretas de maneira eficaz e eficiente no momento certo (SILVA, 1993, p. 59). 1.5. AFINAL, O QUE É O DESPERDÍCIO