Requisitos Sistema Integrado Prestadores de Serviços: Transportadoras 2012
DEFINIÇÕES... 1 1. REQUISITOS LEGAIS... 3 2. REQUISITOS GERAIS... 4 3. INFRAESTRUTURA... 6 4. COLETA... 11 5. TRANSFERÊNCIA... 17 6. TRIAGEM/ROTEIRIZAÇÃO... 20 7. DISTRIBUIÇÃO... 24 8. GESTÃO DE OCORRÊNCIAS... 29 9. ENVIO DE INFORMAÇÃO... 32 10. RESPONSABILIDADE AMBIENTAL... 33 11. SAÚDE E SEGURANÇA NO TRABALHO... 34 12. RESPONSABILIDADE SOCIAL... 35 13. GERENCIAMENTO DE RISCO DO TRANSPORTE DE PRODUTOS NATURA.. 37 14. REQUISITOS DE TRACKING... 39
DEFINIÇÕES Operador Logístico Empresa especializada em transporte, movimentação, armazenagem, controle de estoque e/ou processamento de pedidos. CD Centro de Distribuição PA NF Parceiro Posto Avançado Nota Fiscal Terminologia para definir fornecedor de serviço. CN Consultora Natura. BOV BOT Boletim de Ocorrência de Venda. Boletim de Ocorrência de Transporte. Material / Produto Colaborador Prevenir Material todo item caracterizado como insumo para fabricação (matéria-prima ou material de embalagem); Produto todo item pronto para entrega à CN (produto acabado). Pessoa contratada pelo Operador Logístico para prestar serviço. Eliminar a ocorrência (objetivo de zero defeito). Controle Garantir a qualidade e segurança do produto dentro das especificações concordadas com a Natura. Armazenamento / Estocagem Limpeza Contaminantes Procedimento que possibilita o estoque ordenado e racional de materiais ou produtos. Remoção de sujeira, resíduos de produtos, poeira, graxa e outros materiais. Quaisquer agentes microbiológicos, físicos ou químicos, ou outra substância não intencionalmente colocada que possa comprometer a qualidade ou segurança do produto. FEFO (First to Expire First Out) FIFO (First In First Out) Tracking do Pedido CTN Sistema de Transportes da Natura (GKO) Primeiro a Expirar Primeiro a Sair. Primeiro que entra - Primeiro a Sair. Sistema de monitoramento de carga/pedidos por percurso com sistema de baixa online. Central de Tracking Natura Sistema de gerenciamento de fretes da NATURA; 1
Sistema de Transportes Transportation (SAP) PPRA Sistema de Gerenciamento de Fretes Natura; Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (Norma Trabalhista NR9) PCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (Norma Trabalhista NR7). SESMT Serviços Especializados em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (Norma Trabalhista NR4). CIPA Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (Norma Trabalhista NR5). Resíduo Sólido Todo material ou resto de material, cujo proprietário ou produtor não mais o considera com valor suficiente para conservá-lo, sejam eles de origem doméstica, hospitalar, comercial, de serviços, de varrição e industrial. Resíduos Classe I Resíduos sólidos, semi-sólidos, líquidos ou mistura de resíduos que, em função de suas características de inflamabilidade, corrosividade, reatividade, toxicidade e patogenicidade, podem apresentar risco à saúde pública, provocando ou contribuindo para um aumento de mortalidade ou incidência de doenças e/ou apresentam efeitos adversos ao meio ambiente, quando manuseados ou dispostos de forma inadequada. A caracterização dos resíduos deverá seguir os requisitos das Normas Brasileiras Regulamentares NBR 10004/5/6/7. Resíduo Classe II - A São aqueles resíduos que não se enquadram nas classificações de resíduos Classe I - perigosos ou de resíduos Classe II-B - Inertes, conforme NBR 10004/5/6/7. Resíduo Classe II - B Resíduos sólidos, semi-sólidos, líquidos ou mistura de resíduos que, conforme teste de solubilidade não tiverem nenhum dos seus constituintes solubilizados a concentrações superiores aos padrões de portabilidade da água, conforme NBR 10004/5/6/7. DEVE (I) Imprescindível para todas as operações. PRECISA (N) Necessário para todas as operações. RECOMENDA-SE (R) Desejável como boa prática, porém não imprescindível. 2
1. REQUISITOS LEGAIS Objetivo A Natura acredita que o atendimento aos requisitos legais é fundamental para estabelecer uma conduta ética junto aos órgãos competentes, parceiros e colaboradores. Todo o parceiro deve possuir todos os documentos legais requeridos para a operação da organização, bem como estabelecer um controle adequado para as respectivas renovações. A transportadora deve possuir responsável técnico (Químico/Farmacêutico) pelo menos por Regional. Requisitos legais: Licenças sanitárias: Autorização de Funcionamento emitida pela ANVISA; Licença de Funcionamento emitida pelo Órgão Sanitário Municipal; Comprovação de Responsabilidade Técnica; Licenças ambientais: Licença de Operação emitida pelo Orgão Ambiental Estadual; Certificado de Vistoria da Instalação emitida pelo Corpo de Bombeiros; Normas do Ministério do Trabalho; 3
2. REQUISITOS GERAIS Objetivo Apresentar um Sistema de Gestão que assegure a conformidade com os requisitos legais, satisfação de clientes e consumidores, bem como a regularidade dos processos e o compromisso com a melhoria contínua. Os pontos-chave de um sistema de Gestão são: Um colaborador designado para administrar e melhorar o processo; Controle de documentos; Um programa de treinamento estruturado; Uma série de objetivos com metas definidas para análise e monitoramento do sistema de gestão pautado com reuniões de análise crítica. Obs.: Os requisitos gerais descritos neste documento definem os padrões necessários que nossos parceiros devem perseguir em seus processos e instalações. Dependendo dos serviços a serem prestados, requisitos adicionais podem ser aplicáveis e estes serão comunicados diretamente pelo seu contato com a Natura. Todo parceiro deve ter uma Política de Qualidade atualizada, documentada e divulgada na organização. A Política de Qualidade é o ponto de partida para o Sistema de Gestão e deve definir a visão de qualidade da organização, incluindo a intenção de satisfazer seus clientes, o compromisso de treinar seus colaboradores, buscar a melhoria contínua e atender os requisitos legais; É necessário possuir um Manual de Qualidade, definindo papéis, responsabilidades, referência aos procedimentos e instruções de trabalho e descrição de elementos de boas práticas de armazenamento, operação e separação. O manual deve ser revisto regularmente pela equipe de gerenciamento, objetivando a melhoria contínua; É necessário definir indicadores e metas para avaliação do desempenho do Sistema de Gestão 1 ; sendo que cada filial deverá fazer gestão de seus próprios resultados, correções quando necessário, e melhoria contínua. Registros devem ser mantidos; 1 Incluir, quando aplicável, os indicadores e respectivas metas do Programa QLICAR. 4
Todos os procedimentos relevantes e instruções de trabalho necessitam ser controlados e estar disponíveis para os colaboradores que influenciam na qualidade do serviço prestado. Os procedimentos e instruções de trabalho devem de fácil compreensão e ainda e executados conforme o descrito; É necessário que todos os colaboradores recebam treinamentos apropriados, alinhados também às descrições de cargo. É necessário estabelecer um plano de treinamento para todas as atividades para manutenção dos padrões de qualidade; é necessário manter controles dos treinamentos e medição de aproveitamento (para agregados não será necessária à coleta de assinaturas em listas de presença, mas devem-se manter atas informando os nomes dos participantes e dados do treinamento); O Contrato de Prestação de Serviço deve estar disponível e atualizado; quaisquer mudanças de especificação no serviço prestado devem ser autorizadas previamente pela Natura. Todas as alterações precisam ser documentadas e geridas de forma a manter o histórico e controle confiável das informações (gerenciamento de mudanças); O parceiro deve ter um Plano de Seguro com cobertura total das instalações, estoques e veículos como prevenção para sinistros e demais ocorrências que possam acarretar perda e/ou dano dos produtos/materiais; O parceiro deve apresentar contrato simples de trabalho com os agregados, e cumprir as seguintes condições: Cadastro Pamcary ou semelhante (corretora de seguros especializada no transporte de cargas e gerenciamento de riscos), Veículos registrados na ANTT (quando aplicável) e com seguro RCTR (ou outro tipo de seguro do veículo). 5
3. INFRAESTRUTURA Objetivo Ter premissas, equipamentos e facilidades localizados, projetados e construídos para que: Condução das operações, limpeza, e manutenção adequada sejam facilitadas para minimizar os riscos de contaminação e preservação adequada dos materiais/produtos; Haja um fluxo de processo lógico e ordenado; Facilidades sanitárias adequadas são providenciadas, mantidas e segregadas adequadamente de áreas de produção; Prevenção de acesso de pragas. 3.1. Capacidade Técnica/Qualitativa Possuir, na região a ser atendida, um número igual ou maior que 1 (UMA) filial estruturada. Ter estrutura de TI (Tecnologia da Informação tracking, troca de informações via EDI), recursos humanos e materiais adequados à operação. Disponibilizar pessoas com capacidade técnica adequada e necessária a execução de todos os serviços contratados. Ter contrato entre empresa transportadora e agregados/subcontratadas. Auditar os subcontratados afim de garantir os requisitos básicos (Requisitos legais para funcionamento e infraestrutura básica para funcionamento) Ter veículos para realização de coleta, transporte e entrega dos produtos, em condições de uso adequadas (própria ou agregada), devendo estar em perfeitas condições de tráfego, conter os equipamentos básicos de segurança, em perfeito estado de conservação, funcionamento de acordo com a legislação vigente Deve-se fazer manutenção da frota (pneus, óleo, extintores etc.) e desinsetização/sanitarização dos veículos e registrar periodicamente a manutenção preventiva desses veículos (próprios ou agregados) a cada seis meses. Este controle é estendido aos subcontratados quando aplicável; Informar toda estrutura de gerenciamento de Risco, bem como comprovação de apólice de Seguro com valor de cobertura. Disponibilizar sempre que possível um líder operacional ao processo Natura. 6
A transportadora deverá disponibilizar recursos adequados para o treinamento de seus colaboradores (incluindo agregados); 3.2. Áreas Externas O acesso ao site deve ser controlado; É necessário que as estruturas físicas estejam em bom estado de conservação, ou seja, isentas de rachaduras, pinturas descascadas, infiltrações etc; O pátio de movimentação dos veículos deve ter uma superfície firme adequada que minimize poeira e seja drenada adequadamente e a área deve possuir espaço suficiente para manobra e o parceiro deve ainda dispor de local para situações de espera para o descarregamento e carregamento; As áreas externas devem prover condições de segurança ao armazenamento dos produtos (guarita, câmeras de vigilância, sistema de alarmes etc). 3.3. Instalações Gerais Espaço adequado para o trabalho precisa ser disponibilizado; As instalações devem ser mantidas em bom estado de conservação, de modo a propiciar um ambiente agradável e seguro aos seus colaboradores e ainda condições adequadas para prevenção de acesso e abrigo de pragas; Projeto das edificações deve permitir limpeza fácil e adequada, prevenir a entrada e abrigo de pragas e de contaminantes ambientais (ex. poeira); Áreas gerais e locais sociais (ex. entradas, salas de espera, cantinas, banheiros, vestiários) não devem ser abertas diretamente às áreas de armazenagem ou operação; Refeitório, vestiários e banheiros precisam possuir condições sanitárias e espaços adequados para acomodar os seus colaboradores; As instalações devem atender as exigências quanto a saídas de emergência e sinalizações adequadas; Os lixos devem ser identificados e mantidos fechados. A transportadora deve apresentar apólice de seguro com cobertura das instalações e carga armazenada; A transportadora deve apresentar plano de contingência em caso de catástrofes e/ou intempéries (entre outras situações de risco) para operação Natura; 7
3.4. Armazéns (estocagem) As áreas de estocagem devem ter boas condições estruturais e de conservação e com acabamento adequado, ou seja, piso projetado para comportar a movimentação e volume de materiais/produtos, paredes com pintura isentas de buracos ou infiltrações; teto livre de goteiras, gretas e com proteção para prevenir acesso de pragas; As áreas de armazenamento devem ter capacidade suficiente para possibilitar o estoque ordenado de materiais e produtos; Todo material deve ser estocado fora do chão, em pallets e afastado das paredes e o empilhamento e armazenagem devem ser realizados de acordo com a especificação e característica de cada material ou produto para preservação de sua identidade e integridade física; O local de estocagem deve ser limpo, seco e protegido da ação de intempéries da natureza; Os corredores devem ser desimpedidos de materiais; É imprescindível, quando aplicável, a definição de uma área segura e protegida, de acordo com os requisitos legais, para substâncias inflamáveis e perigosas. A operação Natura deve ser realizada em um local isolado (grade) e exclusivo para a Natura (isolado de outros clientes). 3.5. Instalações sanitárias, vestiários e banheiros Vestiários e banheiros devem estar localizados de maneira adequada e ainda possuir espaço suficiente para o número de colaboradores; Devem ser disponibilizados armários individuais para os colaboradores, dotados de chave, para guarda de pertences durante a de trabalho; As superfícies devem ser de material impermeável e lavável; As instalações devem ser bem iluminadas e ventiladas e mantidas com condições de higiene adequadas; É necessário que seja disponibilizado para os colaboradores sabonete líquido e papel descartável para limpeza e higienização das mãos. 3.6. Utilidades 3.6.1. Iluminação Luz natural ou artificial adequada para condução das atividades deve ser providenciada; 8
As instalações de iluminação em toda a área de estocagem devem ser equipadas com proteção para reter fragmentos de vidro no caso da quebra de lâmpada. 3.6.2. Água É imprescindível garantir o abastecimento e fácil acesso de água potável aos colaboradores, bem como monitorar a sua qualidade de acordo com as orientações sanitárias e orientações da OMS (Organização Mundial de Saúde) para água potável (potabilidade); As caixas, linhas e tubulações de água potável devem ser limpas e sanitizadas com frequência definida, conforme recomendações do Ministério da Saúde. As limpezas devem ser documentadas. Após procedimento de limpeza dos reservatórios, é necessário realizar análises (microbiológica e teor de cloro) para assegurar eficiência e segurança da limpeza. 3.6.3. Ventilação Ventilação adequada deve ser providenciada para remover calor, vapor e poeira excessiva e para secar a área em tempo hábil depois de limpeza com água; É necessário monitorar e registrar a temperatura e umidade das áreas de estoque para garantir a integridade dos produtos; 3.6.4. Estocagem de resíduos É necessário que as áreas de estocagem de resíduos tenham uma superfície plana, drenagem adequada e provisões para manter a área limpa e organizada. 3.7. Requisitos Gerais As unidades que operam carga Natura (filais e Pontos de Apoio PAs) devem contar cum uma estrutura administrativa mínima de: o Filial: 1 Supervisor exclusivo da operação Natura e 1 gerente compartilhado com outros clientes e 1 analista para gestão de pendências (BOT/BOV); o PA: 1 Supervisor da operação Natura e 1 analista para gestão de pendências (BOT/BOV); Toda filial/pa deve ter estrutura administrativa, incluindo sistema e pessoas, para baixas e acompanhamento de entregas suficientes para garantir todos os requisitos de Transporte; A transportadora deve ter pessoas suficientes para suportar a operação na filial/pa dentro do horário de funcionamento acordado com a Natura. Qualquer abertura ou fechamento de Filial ou PA deve ser aprovado previamente com Gerência de Transportes a Natura. 9
Qualquer alteração de malha logística deve ser formalizado para o gestor do contrato Natura com 15 dias de antecedência. As unidades que operam Natura devem atender aos requisitos de gerenciamento de risco que garantam a segurança da carga armazenada e devem atender aos requisitos legais de funcionamento (anexo VI) 10
4. COLETA Objetivos: Assegurar que os processos que envolvam a coleta sejam bem controlados. Manter os procedimentos que garantam a integridade da carga. Atender nos horários estabelecidos pela Área de Planejamento de Separação afim de não acumular cargas na expedição. 4.1. Característica do produto A Natura trabalha, atualmente, com dois modelos diferentes de caixa: Caixa Padrão Material Tamanho Peso - Kg Conteúdo Caixa Telescópica 490 x 250 x 300 mm Médio - 7 kg Máximo 11 Kg Mínimo 0,4 Kg Cosméticos Frágil Caixa Média (tem a metade do tamanho da Caixa Padrão) Material Tamanho Peso - Kg Conteúdo Caixa Telescópica 230 x 220 x 290 mm Médio - 3,5 kg Máximo 5,5 Kg Mínimo 0,4 Kg Cosméticos Frágil 11
4.2. Procedimento de Coleta nos CDs Alguns problemas caracterizados no momento da montagem da carga, ainda na expedição do embarcador, devem ser evitados, tais como: Caixa amassada, rasurada ou rasgada. A Transportadora deve garantir a coleta de carga nos CDs 7 (sete) dias por semana, incluindo aos Domingos, caso seja solicitado pela Natura. A Natura se reserva o direito de alterar o horário de coleta da Transportadora conforme necessidade, sem que haja alteração no prazo de entrega praticado. A empresa de transportes é a fiel depositária da carga coletada, a qual ficará sob sua responsabilidade até a entrega ao seu destino final. Esta também se responsabiliza por eventuais avarias, extravios de documentos ou de caixas e pela falta de produtos. O procedimento de coleta de carga deve obedecer a algumas regras básicas, dentre elas: Disponibilizar conferente para o carregamento; Ao trocar as notas fiscais no Posto Avançado (PA) ou no Centro de Distribuição (CD) de Origem da separação do pedido, realizar a conferência dos volumes carregados frente aos documentos legais; Fornecer e controlar a disponibilidade de materiais de apoio (pallet, filme plástico, cinta, cantoneiras etc) para a realização desta tarefa; Fornecer veículos suficientes para efetuar a coleta dos pedidos Natura; Atender aos horários da programação de separação de pedidos, disponibilizando conferente e o primeiro veículo com uma (1) hora após a previsão de separação; A carga deve ser acondicionada em veículos baú, de modo a manter a integridade das cargas; Garantir a integridade da carga, caracterizadas no momento de sua montagem, ainda na expedição do embarcador. 4.3. Formação de carga É vetado transportar / armazenar outras cargas sobre caixas da NATURA, principalmente cargas perecíveis, material pesado, material perigoso e/ou qualquer mercadoria incompatível com cosméticos. 12
O pallet deverá ser formado através da identificação da rota e número de pallet que está descrito na etiqueta de identificação da caixa de envio para Consultora Natura (CN), conforme figura abaixo: O conferente de formação de pallet deverá garantir que caixas que estejam com abas descoladas e/ou caixas amassadas, não sejam carregadas. As mesmas devem ser retrabalhadas. 4.3.1. Paletizada Os pallets devem ter, no mínimo, oito ripas ou poderão ser pallets plásticos não encaixáveis, com superfície lisa livre de encaixes para outros pallets. Item Comprimento Largura Altura Palete Padrão PBR 1200 mm 1000 mm Total: 146 (+2; -4 mm) Livre: 100 (+0; -4 mm) Obs.: a massa máxima do palete, a 15% de umidade está especificada em 42 Kg. 13
Arrumação dos pallets: a empresa de transportes deverá obedecer ao empilhamento máximo de oito caixas, sendo as primeiras quatro alturas arrumadas na forma de "coluna", conforme demonstrado na figura ao lado, e as últimas quatro alturas na forma de arranjo "amarrado", evitando assim que a carga incline. Amarração do pallet coluna: Amarração do pallet amarrado: As caixas deverão estar em plenas condições para serem alocadas nos pallets, caso o operador de esteira identifique alguma caixa com abas descoladas, alguma caixa aberta ou amassada, devem ser retiradas do pallet. Visando manter as condições ideais de segurança e qualidade, a empresa de transporte deve utilizar um dos métodos abaixo para acondicionar as caixas nos pallets: a) Filme Plástico (Stretch): para a unitização e proteção da carga a empresa de transporte deverá utilizar filme plástico e cantoneiras. Para melhor utilização deste método, as cantoneiras deverão estar apoiadas no pallet e o filme plástico deverá envolver o lastro da primeira e última camada de caixas do pallet com, no mínimo, duas voltas de filme e o corpo do pallet com uma volta completa de filme subindo e outra de filme descendo, ressaltando que as voltas do filme dão início na base do pallet, envolvendo-o junto com a carga. 14
Item Altura (mm) Largura (mm) Micra (espessura) Cantoneira de fibra de papelão 1800 100 x 100 - Filme Stretch - 50 25 b) Cinta de poliéster com sistema Trik: para unitização e proteção da carga a empresa de transporte poderá optar também pela utilização de cinta de poliéster com sistema Trik junto com cantoneiras. Para melhor utilização deste método, as cantoneiras deverão estar apoiadas no pallet e a cinta de poliéster com sistema Trik deve ser colocada na 2 a e na 6 a camada de caixas, tencionando a cinta até a consolidação total das caixas. Item Largura (mm) Capacidade (Kg) Cinta de Poliéster Mínimo 75 1000 c) Gaiolas: O acondicionamento poderá ainda ser substituído por acondicionamento em gaiolas onde estas deverão manter o empilhamento em coluna mantendo assim a integridade plástica da caixa de envio. A carga deverá ser armazenada próximo às docas de expedição, aguardando seu devido carregamento no veículo da empresa de transportes. 4.3.2. Carga Granel 15
A empresa de transporte poderá também optar pelo acondicionamento da carga a granel ( carga batida ), onde as caixas devem ser acondicionadas diretamente no veículo de transporte respeitando o seguinte procedimento: a) O empilhamento deverá ser de, no máximo, 12 (doze) volumes de altura sempre utilizando madeirite entre as camadas conforme figura abaixo. Espessura Item Comprimento (mm) Largura (mm) (mm) Madeirite 1200 2000 10 b) O tipo de arranjo deverá ser trançado/amarrado sendo formada uma base na estrutura horizontal e vertical seguindo a mesma estrutura do empilhamento. 16
5. TRANSFERÊNCIA Objetivos: Este processo deve prever todas as possíveis situações de transferência, incluindo manuseio, proteção, identificação e outros. 5.1. Documentação Fiscal A empresa de transportes deverá emitir todos os documentos necessários, incluindo a emissão de conhecimentos com base nas informações disponibilizadas pela Natura, em arquivo EDI do CD de origem da separação dos pedidos; Caso se aplique, a passagens nos Postos Avançados Natura (PA s) devem respeitar a data de saída da minuta e o PA destino É recomendado que as transportadoras que passem por barreiras fiscais encaminhem antecipadamente através de arquivo EDI as informações sobre a carga, veículo e eventuais regimes especiais (caso possuam). 5.2. Passagem pelos Postos Avançados (PA s) Alguns pedidos de CNs virão acompanhados do material de comunicação (Material de trabalho muito importante para a CN. É com este material que a CN consegue montar e efetuar seu pedido de um ciclo. Este pacote contém Revista Natura, consultoria) que deverá ser coletado no PA. A empresa de transporte deverá passar para coletar o material de comunicação e as NF s das CN s no PA da Natura. Nem todo o pedido contém este Material. A Natura incorpora o material de comunicação no 1 o pedido da CN até um determinado momento do ciclo, porém este controle será da Natura. Somente pedidos separados em Cajamar terão que passar pelos PA para coletar as NFs de CNs e para coletar o Material de Comunicação. 17
5.3. Procedimento de Coleta nos PA s Quando a empresa de transporte chegar no PA, esta deve apresentar o manifesto referente às NFs da Indústria ao colaborador Natura (ou ao colaborador do parceiro Natura). Este manifesto não segue viagem com o veículo, deverá ficar armazenado no PA. O Colaborador Natura deverá realizar a conferência do manifesto e da NF de cobertura e entregar ao conferente do PROPONENTE as NFs das CNs (uma para cada pedido), que por sua vez, deve conferir a quantidade de NFs, volumes com o manifesto de saída e quantidade de Revistas. Vale ressaltar que a quantidade de volumes da NF de cobertura deve ser exatamente o mesmo da quantidade somada dos volumes da NF de saída. O Conferente também receberá os volumes de Material de Comunicação que devem seguir no veículo. 5.3.1. Coleta do Material de Comunicação Todas as caixas com o Material de Comunicação deverão estar devidamente identificadas de acordo com o modelo abaixo, e deverão ser conferidas pela Transportadora no ato do carregamento. Além desta identificação, os manifestos devem conter um carimbo com as seguintes informações: Esse processo é documentado através da planilha de liberação de veículos, contendo as informações a seguir: Data e Hora: data e horário em que o veículo foi liberado; Transportadora: informar a transportadora, usando as siglas EA, RC ou ECT (conforme monitoramento); 18
Filial: informar para qual filial está seguindo as caixas utilizando as siglas (conforme monitoramento); Número das Minutas: número das minutas de saída, nos casos em que seguem várias minutas, informar todas as minutas; Quantidade de caixas de Revistas: informar a quantidade de caixas de revistas que está sendo carregado; Colaborador Natura: o colaborador que liberou o veículo deverá assinar e carimbar; Motorista: coletar o nome e assinatura do motorista. A triagem das mercadorias deverá obedecer sempre o FEFO de emissão de Nota Fiscal, priorizando a data prevista de entrega. Esse procedimento também vale para o Material de Comunicação e deve-se manter a atenção quanto ao casamento das caixas que contém Revista (a identificação de quais entregas possui Revista, está contida na minuta de revista, que acompanha a carga). Depois de realizado o casamento de caixa e revista, é imprescindível que estes se mantenham juntos por todo o percurso até a entrega na casa da CN. O material de comunicação estará acondicionado em saco plástico (flyer) individual identificado através da 1ª via da Nota Fiscal, devidamente acondicionados em caixa padrão Natura identificadas. A empresa de transportes deverá reservar no baú do caminhão espaço adequado para o transporte do material de comunicação (equivalente a 1 pallet). O material deve seguir viagem dentro do baú do caminhão juntamente com as demais mercadorias, os volumes contendo revistas não deverão ser acondicionados sobre os volumes de pedidos CN, evitando assim possíveis danos ou avarias causados no transporte. As 3ª e 4ª vias da NF serão entregues à Transportadora em embalagens separadas. A Transportadora receberá um relatório por código de filial (código da rota Natura que identifica a filial de destino da transportadora), contendo informações relativas à quantidade de revista por NF e código de material. A informação de que o pedido contém revista estará disponível no arquivo NOTIFIS gerado para a Transportadora e enviado através do EDI. O conferente ou responsável da transportadora deverá conferir o material físico (material de comunicação) com a documentação entregue a ele no momento da coleta. 19
6. TRIAGEM/ROTEIRIZAÇÃO Objetivos: Garantir a correta alocação dos pedidos das CN s nas rotas finais de entrega evitando que qualquer componente do pedido (Volume, Nota Fiscal e Revista Natura) seja extraviado no decorrer da viagem ou deixado no armazém. 6.1 Descarregamento de veículo Transportadoras que já trabalham com triagem imediata no descarregamento, devem paletizar as caixas de forma que cumpra o empilhamento máximo de (8 volumes) e de disposição em coluna e que fiquem com a etiqueta de identificação da consultora para o lado externo do pallet para facilitar a identificação da rota de entrega. No descarregamento do Material de Comunicação, o procedimento deverá cumprir as mesmas regras da mercadoria, fazendo com que esta fique disposta de forma fácil de ser alocada juntamente com a caixa na hora da triagem. Neste momento, poderão ser identificados alguns problemas, através da conferência e, para cada problema, a transportadora deverá atuar conforme item 8 deste documento. 6.2. Armazenagem O local de armazenamento da carga deve ser limpo, seco e protegido da ação de intempéries da natureza; O armazenamento dos pedidos Natura, bem todo material de comunicação deverá ser armazenados em pallets e distante de produtos perecíveis, perigosos, produtos radioativos ou tóxicos e/ou qualquer mercadoria incompatível com cosméticos; As pendências da operação de distribuição devem ser armazenadas em local segregado. É obrigatório que esse espaço seja dedicado ao armazenamento dos produtos da Natura, na hipótese de não ser, os produtos devem ser armazenados com mercadorias compatíveis; 20
O armazenamento das caixas de produto Natura, deverá respeitar a simbologia da caixa observado na figura abaixo. Papel Reciclável Cuidado para não molhar Empilhamento Máximo Não subir ou pisar em cima do volume Frágil este lado para cima 6.3. Triagem/roteirização O entregador deve seguir os procedimentos estabelecidos em contrato, atentando-se para complementos passados pela equipe de transportes Natura; Entrega do Material de Comunicação deve ocorrer juntamente com a caixa quando esta constar na Nota Fiscal, exceto regiões atendidas pelo Centro de Distribuição Natura, cujo material segue no interior da caixa; Horário e dias de entrega, obedecendo a dias úteis e no horário compreendido entre as 8:00h às 20:00h, exceto nos dias de fechamento e ou estratégias, em que será permitido entregas em horários extraordinários ou conforme comunicação prévia da área de Transportes Natura. 6.4. Triagem Deve ocorrer de forma vertical, obedecendo à simbologia que consta na caixa de envio Natura; Deve ser realizada através de Nome, Sobrenome e número de solicitação constante na caixa e na Nota Fiscal; Deve sempre obedecer, priorizando a data prevista de entrega da NF, evitando assim que o pedido seja entregue fora de seu prazo de entrega. 21