UM ESTUDO DO IMPACTO DA GOVERNANÇA DE TI NO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL DE UMA INSTITUIÇÃO PÚBLICA DE ENSINO

1 UM ESTUDO DO IMPACTO DA GOVERNANÇA DE TI NO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL DE UMA INSTITUIÇÃO PÚBLICA DE ENSINO Rosane Beatriz Zanetti Putz 1 Vanessa Ishikawa Rasoto 2 Edison Ishikawa 3 Universidade Tecnológica Federal do Paraná/Programa de Pós-Graduação em Planejamento e Governança Pública Linha Temática: Tecnologias e Sociedade RESUMO Este trabalho discute as relações existentes entre os mecanismos de Governança de Tecnologia da Informação (GTI) e o desempenho percebido da gestão de TI em uma instituição pública de ensino. Optou-se pelo estudo do impacto percebido pelos executivos de negócio, os executivos ligados à área de TI e os responsáveis pelas atividades operacionais de serviços de TI da Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR), distribuída em seus 13 Campi. Foram elencados na pesquisa para avaliação os constructos: alinhamento estratégico, valor da TI, gerenciamento de riscos, gerenciamento de recursos de TI, medidas de performance e accountability. A pesquisa visou investigar as relações que permeiam a governança e a TI como estratégia de negócio. Assim, apresentam-se a proposição de um método investigativo, sugestões de ações, para demonstrar o entendimento da instituição em relação a governança de TI, a transparencia pública e a estratégia de negócio. partindo do princípio que para melhorar é necessário diagnosticar, perceber-se, para então, oferecer melhores resultados à sociedade. Palavras-chave: Governança de TI; Tecnologia da Informação; Alinhamento com o Negócio. ABSTRACT The present article presents the results in the Information Technology (IT) management area and social-organizational. This project discuss the existing relations between the different IT Governances and the development noticed in IT management and usage by a public school. In order to do that, was chosen the impact seen by the business executives connected to the IT areas and the responsible for allowing IT services at the Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR), in it s 13 campi. In the search were considered: strategic alignment, IT values, risk management, It resources management, performance measures and accountability. This way, this project is presented as a way to give not only an investigative method but also to propose actions, bring knowledge to people and to the schools about IT governance, and transparency to the public strategy. The research aimed to investigate the relation that exists in governance, IT strategic and social-organizational, thinking that to improve is necessary diagnosis, notices, learn and then, offer the best results to society. Key-words: IT Governance; Information Technology; Strategic Alignment. INTRODUÇÃO As pesquisas recentes no setor privado mostram que empresas com Governança de TI melhoram sensivelmente seu desempenho organizacional e que o impacto dos mecanismos adotados, característicos de Governança de TI (GTI), com o tempo se potencializa, ou seja a medida que a implementação da GTI se torna mais madura, mais intensos são os seus benefícios. O papel da TI nas organizações alcança maior importância à medida que as tecnologias evoluem e novos desafios surgem para o gerenciamento não só da área de TI, mas, para toda

2 organização, uma vez que posturas e processos vem sendo desenhadas a partir da infraestrutura de TI que, em muitos casos, faz parte do negócio. Essa perspectiva envolve responsabilidade direta sobre decisões, de modo que a gestão de TI esteja de acordo com os objetivos estratégicos da organização, fazendo com que os recursos e serviços de TI estejam alinhados à estratégia do negócio: essa é a principal atribuição da governança de TI, tornando-se o meio pelo qual a tecnologia da informação pode agregar valor aos negócios organizacionais. É através do conhecimento e gerenciamento dos benefícios, custos e riscos da TI que a organização terá meios de verificar se os investimentos estão adequados e projetos estão sendo eficazes. Pesquisas mostram que não há uma forma ideal de estruturar a TI, uma vez que a solução para qualquer organização dependerá de fatores como: tamanho da organização, ramo de atuação, localização geográfica, estrutura organizacional, estratégia e natureza da organização, cultura interna, dentre outros. Assim, estruturar e definir quais modelos ou mecanismos de governança de TI devem ser implementados torna-se fundamental para que a organização possa obter maior sucesso a partir do que vem investindo em TI: infraestrutura, pessoas e aplicações. Assim, este estudo traz uma breve fundamentação teórica, abordando conceitos e principais aspectos da Governança de TI postulados pela literatura, traz, também, um breve apanhado das questões de governança de TI no setor público brasileiro, em especial quanto as universidades. Em seguida detalha a pesquisa e sua metodologia aplicada a este estudo. Na sequência aborda os resultados obtidos e algumas proposições inferidas sobre o assunto. Por fim, tece algumas considerações a respeito da possível contribuição deste estudo para a organização e a sociedade. 1. REFERENCIAL TEÓRICO A TI vem passando por uma revolução significativa conduzida pelo surgimento de novos modelos de negócio, pelo poder dos consumidores e pelo surgimento de novas tecnologias. É nesse contexto que figura a governança de TI, buscando, conforme consenso de alguns autores, através de seus mecanismos: (a) proporcionar uma melhor gestão de TI; (b) obter maior valor para a organização, a partir dos investimentos realizados, e; (c) atender exigências de diferentes órgãos reguladores, de modo a garantir maior transparência e confiabilidade das informações corporativas (WEILL; ROSS, 2004; PETERSON, 2004a; ITGI, 2005). Para alinhar a TI à estratégia, missão, valores e cultura organizacional, utilizam-se algumas práticas com o objetivo de gerar um comportamento consistente da organização, por meio de mecanismos como a presença de comitês de TI, a participação da área de tecnologia na definição da estratégia corporativa, os processos de elaboração e aprovação de orçamentos e projetos de TI (WEILL; ROSS, 2005). 1.1 Diferença entre governança de TI e gestão de TI e seus focos de atuação Peterson (2004) aponta as diferenças entre a gestão da TI e a governança de TI. Para ele a gestão da TI está focada no fornecimento efetivo interno dos serviços e produtos de TI, e no gerenciamento das suas operações atuais; enquanto, a governança de TI é mais ampla e atua na execução e na transformação da TI para atender as demandas presentes e futuras dos negócios (foco interno) e dos clientes desses negócios (foco externo) (PETERSON, 2004). A diferença, sob a ótica conceitual, é que o gerenciamento da TI tem como instrumento a tecnologia de

3 informação e suas questões operacionais; já a governança de TI tem como objeto a importância da informação e dos negócios, envolve todas as questões da organização que estão relacionadas à tecnologia, definição de direitos, papéis e responsabilidades sobre as decisões de TI, aprovação de investimentos e projetos tecnológicos, monitoramento e manutenção da TI existente, até a avaliação do valor entregue pela TI à organização. Os mecanismos de governança de TI são utilizados de forma diferente nas organizações. As características da organização ou do negócio podem exigir diversas configurações, o que determina a complexidade na adoção dos mecanismos mais indicados. A seguir, apresentam-se alguns dos mecanismos de governança de TI, de acordo com De Haes; Van Grembergen, 2006), mais comumente adotados pelas organizações: Mecanismos ligados à Estrutura: definição de papéis e responsabilidades, Comitês de TI, estrutura organizacional da TI, participação da área de TI na definição das estratégias e objetivos corporativos, escritório de projetos de TI. Mecanismos ligados aos Processos: planejamento estratégico de sistemas de informação, indicadores da área de TI, elaboração de projetos de viabilidade, avaliação pós-implementação, acordos de nível de serviço, gerenciamento de projetos, uso de frameworks como o Cobit. Mecanismos ligados aos mecanismos de relacionamento: participação da área de TI nos negócios, diálogo estratégico, compartilhamento da aprendizagem, comunicação apropriada e uso de incentivos e recompensas por colaboração. Estes mecanismos garantem a ligação entre as estruturas e os processos da governança de TI (DE HAES; VAN GREMBERGEN, 2006) 1.2. Governança no setor público brasileiro Traçando um paralelo com o setor privado e considerando a universidade brasileira como organização, temos como seu cliente a sociedade, que utiliza seus serviços de ensino, pesquisa e extensão. Com a crescente utilização da tecnologia, a velocidade das mudanças e a necessidade de inovar, passam a requerer que as empresas e universidades assumam como estratégia a utilização da tecnologia, participando ativamente no desenvolvimento tecnológico e econômico das suas organizações e do país. As organizações constituídas em um ambiente altamente competitivo passaram a incorporar as tecnologias e em meio a era da informação, a qualidade de informação torna-se estratégica para a sustentabilidade do negócio, as organizações passam a ser dependentes das tecnologias e buscam o uso de sistemas de informações, como suporte para suas decisões estratégicas. A autonomia financeira, que envolve as organizações do setor privado, permite mais facilmente, a aquisição e atualização de tecnologias. Nas universidades públicas brasileiras, com parcos recursos governamentais, falta de cultura de gestão enquanto organização, pessoal pouco qualificado em novas tecnologias e em número reduzido para adequação de tarefas, carências de processos baseados em indicadores de desempenho para planejamento e melhoria de qualidade, a utilização de inovações tecnológicas se dá de forma mais lenta que a iniciativa privada. Este cenário é preocupante e contraditório uma vez que o próprio objeto de trabalho da universidade é o conhecimento e a informação. José Francisco Bernardes (2000) aponta também, além da questão dos escassos recursos, outras características que dificultam esse processo como a descontinuidade administrativa que interrompem a realização de programas e projetos, limitando o planejamento ao período de mandado dos gestores. Essas peculiaridades não permitem que as universidades governamentais, de um modo geral, participem da dinâmica de inovações e fluxos de informação que se exige no cenário globalizado das organizações.

4 2 METODOLOGIA Com o objetivo de investigar a percepção dos executivos da alta administração, executivos de TI e responsáveis operacionais de disponibilização de serviços e aplicações de TI nos 13 campi da UTFPR, instituição de ensino escolhida, em relação aos diferentes mecanismos de governança de TI adotados na instituição, definiu-se a população alvo adotando-se o critério de que os envolvidos foram escolhidos por representarem casos essenciais ou chave para o foco da pesquisa. A investigação adotou a Metodologia de Estudo de eventos, para verificar a performance após a determinação de um grupo de mecanismos formais de governança de TI e pesquisa por meio de survey 1 para verificar as relações existentes entre os mecanismos de GTI, o desempenho percebido da gestão de TI, avaliado pelos constructos elencados. O instrumento utilizado foi questionário eletrônico, num conceito como sistema: Opiniões, valores, identidade, motivo, ações e comportamento, subdivididos em 05 temas, iniciando pelo mais abrangente, passando por questões mais complexas e terminando com informações sóciodemográficas (Freitas et.al., 2000). Para as decisões sobre a análise de dados foi utilizada estatística aplicável. Para formulação do questionário partiu-se do estudo da governança de TI, sua estrutura e mecanismos característicos em relação a situação investigada nos documentos e páginas eletrônicas institucionais. Este estudo está sintetizado na tabela 1. Tabela 1. Estruturas, Processos e Mecanismos de Relacionamento na Governança de TI em comparação a situação encontrada na instituição estudada Quanto à Estrutura Mecanismos Propostos Situação encontrada Inserido na Pesquisa Papéis e responsabilidades Formalmente definidos Sim Comitê de Estratégia de TI Recentemente instituído como Comitê não Gestor de TI (atuação inicial) Comitê Diretivo de TI Não instituido não Estrutura Organizacional da TI Formalmente instituída Sim CIO no Conselho de Administração Participa de todos os eventos decisórios da alta administração Sim Comitê de projetos de TI Não instituído Não Escritório de projetos Instituído como Assessoria de Não Negócios de TI (atuação inicial) Quanto a Processos Mecanismos Propostos Situação encontrada Inserido na Pesquisa Indicadores de desempenho de TI Não formalizados Não Planejamento Estratégico de Sistemas de Formalmente Instituído Sim Informação COBIT Alguns itens implantados Parcialmente ITIL Alguns itens implantados Parcialmente Acordos de Nível de Serviço Não implantados Parcialmente Níveis de alinhamento Parcialmente implantados Sim Quanto a Mecanismos de Relacionamento Mecanismos Propostos Situação encontrada Inserido na Pesquisa Participação ativa dos stakeholders Existente Sim Colaboração entre os principais stakeholders Existente Sim

5 Incentivos e recompensas Legalmente proibidos não Colocação da TI na instituição e nos negócios Formalmente instituída, efetivamente Sim parcial Compreensão compartilhada dos objetivos de Existente Sim TI e de negócios Resolução ativa de conflitos Existente Sim Treinamento interfuncional entre TI e Em fase inicial através da ASPLAN não negócios Rotação de tarefas de TI e negócios Não implantado não Fonte: elaboração dos autores (2014) A partir da seleção de itens a serem abordados na pesquisa, definiu-se 5 macro temas, (minimamente) essenciais para caracterizar a implantação da Governança de TI e a implicância das áreas estudadas: 1. Alinhamento estratégico (AE): definido como a busca para assegurar a integração entre o plano de TI e o de negócio, de modo a manter as soluções e estratégias de TI alinhadas às estratégias e ao negócio da instituição. 2. Gerenciamento de Recursos (REC): visa otimizar a infraestrutura e o conhecimento de TI da instituição. Trata também dos recursos críticos de TI (aplicativos, informação e pessoal). 3. Gerenciamento de Risco (RIS) em TI: busca proteger os ativos de TI, recuperando informações nos casos de desastres e mantendo a continuidade das operações dos serviços de TI. 4. Medidas de Performance (MP): buscam acompanhar e monitorar a implementação da estratégia e dos projetos de TI, dos recursos de TI utilizados e serviços disponibilizados pela TI para os negócios da instituição. 5. Accountability (AC): tem como objetivo definir papéis e responsabilidades das partes envolvidas sobre as decisões de TI e estimular a compreensão desses papéis e responsabilidades por toda instituição. 3 RESULTADOS De posse das respostas e resultados do questionário, desenvolveu-se um método de análise, a saber: 1. Análise individual das questões, em relação a expectativa de elaboração; 2. Análise individual das questões, agrupando-se as opções dos dois extremos: Não concordo totalmente com (+) Não concordo parcialmente ; e; Concordo parcialmente com (+) Concordo Totalmente ; com o intuito de reforçar a resposta positiva ou negativa; 3. Análise das questões agrupando ao seu macro tema; 4. Análise das questões que resultaram em convergência (plena), divergência (plena) ou convergência/divergência; 5. Análise dos assuntos de convergência, divergência e convergência/divergência. A partir das análises dos resultados é possível propor ações: em função das confirmações positivas, propõe-se continuidade ou melhoria; e, diante das confirmações negativas, propõe-se modificações ou ajustes. Quanto as confirmações polêmicas, estado convergência/divergência, propõe-se tratamento especial ao assunto, aprofundando o diagnóstico; embora, neste caso, seja passível de questionamento a própria formulação da questão.

6 Também é possível inferir, diante dos resultados e análises, o impacto das confirmações para a governança de TI, (para a área de TI e até mesmo para a instituição), estabelecendo algum grau de gravidade de confirmações negativas ou de polêmicas. A título de ilustração, seguem alguns itens da esquematização elaborada da análise de resultados e sugestões de proposições: Tabela 3. Demonstrativo de algunas respostas e proposições a partir dos resultados. Confirmações positivas 1.1 A TI está alinhada com os objetivos e necessidades organizacionais estabelecidos pela alta administração? Proposições: Intensificar ações já adotadas 2.4 Os serviços de TI estão disponíveis quando solicitados Proposições: Intensificar ações já adotadas 2.7. A infraestrutura e os serviços de TI criam agilidade à instituição Proposições: intensificar as ações já adotadas 3.1. Informações confidenciais na UTFPR são protegidas e impedidas de serem acessadas por pessoas não autorizadas

7 Proposições: manter as ações já adotadas entretanto, atento com proposições de proteção das informações confidenciais. 3.3. As principais atividades operacionais sofrerão grande impacto com alguma interrupção ou mudança num serviço de TI, da instituição Proposições: manter as ações já adotadas. Confirmações negativas 2.2 As operações da organização são automatizadas de forma satisfatória Proposições: fazer levantamento dos diversos sistemas operacionais (SPTs) necessários ao funcionamento rotineiro da UTFPR. Quais estão funcionado e quais precisam ser implementados/melhorados. Verificar possibilidades, vantagens de implantar sistemas utilizados por outras universidades públicas. Confirmações Convergente/divergente 2.1 Os usuários possuem habilidades computacionais para utilizarem os recursos de TI disponibilizados Proposições Intensificar a capacitação dos usuários com cursos e treinamentos 2.5. Os recursos de TI (hardware, software, pessoal) são adequados para suportar as aplicações de negócio

8 Proposições: É preciso mais investimento em infra de TIC. Montar estratégia para mostrar que TIC não é só gasto, mas pode trazer economia para a instituição pública e é essencial para a sua governança corporativa. 5.1. As decisões relacionadas à TI (como benefícios, estratégias, riscos envolvidos, níveis de serviço e responsáveis) são transparentes e bem compreendidas pela organização Proposições: Rever os aspectos que envolvem as decisões quanto a compreensão pela organização e disseminar os mecanismos de transparência. 5.3. Todas as decisões sobre a TI e seus investimentos são tomadas de forma participativa (elaboração, seleção, priorização e aprovação de projetos) Proposições: intensificar as ações do Comitê de TI da UTFPR para execução do Plano Diretor de TI, de acordo com a IN 04 MPOG/SLTI. Ressaltando que o PDTI é instrumento fundamental na governança de TI. Intensificar os mecanismos de divulgação. Fonte: elaboração dos autores (2014) CONSIDERAÇÕES FINAIS Este trabalho procurou apresentar alguns dos principais aspectos da importância da Governança de TI para uma instituição pública, bem como, uma metodologia para estudo da percepção dos envolvidos com a área de negócios e área de TI, considerando estes como principais atores dessa implantação e responsáveis pelas estratégias e ajustes a serem produzidos sobre o assunto. A importância da governança de TI é um reflexo da relevância da TI dentro das organizações e, consequentemente, da necessidade de assegurar que a TI esteja sendo adequadamente gerenciada e que sua estratégia junto ao negócio esteja bem formulada (esse é o novo papel que se desenha para a TI). Neste sentido, percebe que a efetividade da TI na

9 organização não está somente ligada à forma com que a tecnologia é utilizada (empregada) pela organização, mas também pelas decisões que antecedem a sua própria aquisição, bem como o valor que o impacto da sua utilização vem proporcionando à organização. Para isso ocorrer são necessárias mudanças comportamentais e culturais significativas na forma como a informação e a tecnologia são (e serão) utilizadas pelos executivos, responsáveis pelo gerenciamento de TI, pelos operadores que disponibilizam essas tecnologias e pelos próprios usuários. Segundo Peterson, tanto executivos de TI quanto de negócios reconheçam que o sucesso da TI não está na tecnologia em si, mas sim na forma como ela é governada (PETERSON, 2004). A governança de TI, não cuida apenas da estratégia de TI, de como a TI será utilizada na organização, seus investimentos e recursos, a TI deixa de ser um ativo dentro da organização; a Governança de TI passa do alinhamento com a estratégia de negócio para fazer parte da própria estratégia de negócio da instituição, na medida que a infraestrutura de TI se torna parte inseparável dos processos e da estrutura da organização. Torna-se difícil separar o impacto proporcionado pela TI do impacto das demais atividades da organização, porque permeia todas as principais atividades, tornando a instituição como um todo, plenamente dependente da TI, conforme confirmado nesta pesquisa. Desenvolver um bom modelo de governança de TI envolve tanto a diferenciação quanto a integração das decisões de TI entre os mais diversos stakeholders, enfatizando a necessidade de definir (ou redefinir) papéis e responsabilidades, processos e aprimorar relacionamentos entre as áreas envolvidas. A apresentação deste estudo possibilita, além da proposição de um método investigativo, e sugestões de ações, demonstrar o entrelaçamento, (integração e interação) entre as áreas, o reconhecimento da importância da governança de TI, a transparência no trato da coisa pública e da estratégia de negócio. Por fim, ele atinge seu objetivo, partindo-se do princípio que para melhorar é necessário diagnosticar, levantar a situação, perceber-se, para então, oferecer melhores resultados a organização e a sociedade. AGRADECIMENTOS Os agradecimentos são destinados aos participantes da pesquisa que prontamente responderam ao questionário, aos familiares dos autores que contribuíram e aos colegas pertencentes ao Programa de Pós-Graduação em Planejamento e Governança Pública, da Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR). Todos foram essenciais para o êxito do estudo. REFERÊNCIAS CASTELLS, Manuel. A Sociedade em Rede. (A era da informação: economia, sociedade e cultura; v.1) São Paulo: Paz e Terra, 1999.. BERNARDES, José Francisco; Abreu, Aline Franca de. A contribuição dos sistemas de informações na gestão universitária. Universidade Federal de Santa Catarina. Repositório de Conteúdo Digital. Disponível em: <https://repositorio.ufsc.br/handle/123456789/35705>. Acesso em 05 jan. 2014. BRASIL. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Instrução Normativa MP/SLTI Nº04, de 12 de novembro de 2010: Dispõe sobre o processo de contratação de Soluções de Tecnologia da Informação pelos órgãos integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática (SISP) do Poder Executivo Federal. Disponível em: http://www.governoeletronico.gov.br/sisp-conteudo/nucleo-de-contratacoes-de-ti/modelo-de-contratacoes-norma tivos-e-documentos-de-referencia/instrucao-normativa-mp-slti-no04. Acesso em 10 mar. 2014.

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Rosane Beatriz Zanetti Putz (rozanetti@utfpr.edu.br) Vanessa Ishikawa Rasoto (ishikawa@utfpr.edu.br) Edison Ishikawa (edison.ishikawa@gmail.com) Programa de Pós-Graduação em Planejamento e Governança Pública, Universidade Tecnológica Federal do Paraná, Câmpus Curitiba, av. Sete de Setembro, 3165, Curitiba, Paraná, Brasil. Tel. + 55 (41) 3310-4611 11