Manual de Orientação Fone: (47) 3635-6682 Direção de Administração
Orientações para solicitação de serviços ou compras I SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS O solicitante deve abrir processo e encaminhar a Coordenadoria de Compras e Licitação com toda a documentação necessária. a) Outros Serviços de Terceiros Pessoa Física (Pró-labore para Palestras ou Conferências, Oficinas para eventos, Minicursos, Bancas de concurso ou de Defesa da Pós-Graduação): a.1) Acrescentar currículo e dados bancários da pessoa. O ofício deverá ter o de acordo do devido Diretor. Os dados do prestador de serviço devem conter: nome, CPF, endereço, banco, agência e número do PIS. a.2) O valor deverá ser consultado na Resolução CONSAD vigente (Atual Resolução 013/2011 CONSAD). ATENÇÃO: Para pagamento de pró-labore, o prestador do serviço deve dirigir-se ao Setor Financeiro do CEPLAN para retirar o EMPENHO (observando a data de compra e entrega da nota, escrita no Empenho), depois dirigir-se à Prefeitura de São Bento do Sul, para a compra de nota fiscal avulsa. b) Outros Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica b.1) Hospedagem para convidados externos ao CEPLAN/UDESC O solicitante deve entrar em contato com a Coordenadoria de Licitação e Compras para verificar se há empresa licitada para atender hospedagem de convidados externos. b.2) Passagens Nacionais e Internacionais (terrestres e aéreas) O processo de solicitação tem início nas Chefias de Departamento para os docentes e na Direção de Administração para os Técnicos Universitários e seguem Fone: (47) 3635-6682 Direção de Administração
o trâmite de verificação orçamentária. As solicitações passam pela aprovação do Diretor Geral, o Setor de Transportes é a última estância do processo. Após aprovação da Direção no Sistema de Requisição de Viagens é realizada a compra das passagens. b.3) Saídas com carro da UDESC O Setor de Transportes autoriza as saídas com base no Sistema de Requisição de Viagens, onde constam as solicitações com justificativa dos motivos da viagem, após aprovação do Diretor Geral. II SOLICITAÇÃO DE COMPRAS As solicitações de compras devem preferencialmente seguir o calendário de licitações divulgado no início do ano. O solicitante deverá entregar ofício com a solicitação, justificativa da compra, juntamente com especificação completa (sem citar marcas) e três orçamentos do material requerido. Solicitações fora do calendário de licitação serão analisadas pontualmente, sendo necessária a mesma documentação acima citada. Os processos de compra deverão ser autorizados pelos Diretores para que a Coordenadoria de Compras possa dar andamento. FLUXO DE SOLICITAÇÃO E RECEBIMENTO DE DIÁRIAS 1. Efetua solicitação de diárias no sistema de viagens, informando horários e meio de transporte desejados, com antecedência de 3 (três) dias úteis (Art. 11 do Decreto 1.127/08). A solicitação deverá conter os deslocamentos previstos e descrever os objetivos da viagem. 2. Recebe confirmação automática da solicitação efetuada. 3. Diretor autoriza a viagem. 4. Recebe confirmação automática de aprovação da viagem. 5. Setor de transportes efetua as adequações necessárias no que se refere a deslocamentos. Ocorrendo modificações (horários ou meio de transporte), setor de transportes informa por e-mail. Fone: (47) 3635-6682 Direção de Administração
6. Cálculo de diárias correspondentes a solicitação. 7. Solicitante recebe confirmação automática. 8. Diária é creditada na conta bancária (a mesma em que recebe o salário) do solicitante. 9. No dia seguinte a viagem o Setor de Transportes disponibiliza os dados efetivos da Ordem de Tráfego 10. Em até 05 (cinco) dias úteis após o retorno (Art. 14 do Decreto 1.127/08), o servidor entrega prestação de contas ao Setor de Transportes. PRESTAÇÃO DE CONTAS DE DIÁRIAS A prestação de contas de diárias passa a ser um processo individual, por pagamento, de responsabilidade exclusiva do beneficiado. O processo deverá conter: 1. Cadastro do processo (capa do processo) 2. Formulário de solicitação de viagem (disponível no Sistema de Viagens) o Após o cálculo de diárias, entrar no sistema de viagens com matrícula e verificar viagens pendentes. Clicar no link correspondente a viagem e imprimir o formulário. Assinar os 2 (dois) campos. 3. Relatório resumo de viagem o Após a impressão do formulário de solicitação, voltar a tela anterior e acessar o link do relatório correspondente. O sistema traz como padrão os dados da solicitação, que deverão ser adequados aos deslocamentos e horários efetivamente ocorridos, baseados na ordem de tráfego e/ou bilhetes de passagem, sendo que todas as alterações deverão ser justificadas. 4. Comprovação do deslocamento: 1. Veículo oficial: Ordem de Tráfego (disponível no Setor de Transportes); 2. Ônibus: Bilhete de passagem; 3. Avião: Comprovante de embarque; 4. Ônibus fretado: Cópia da Nota fiscal e lista de passageiros. Fone: (47) 3635-6682 Direção de Administração
Não são permitidos deslocamentos com veículos particulares. 5. Comprovação da estada no local: 0. Fotocópia da ata de presença em reunião, lista de frequência, certificado de participação, declaração de participação, etc. (quando houver); e 1. Nota fiscal de hospedagem ou alimentação (emitida na cidade de destino, nominal ao servidor, sem rasuras). * Após montagem do processo, o mesmo deverá ser encaminhado ao Setor de Transportes (inclusive pelo sistema). LIBERAÇÃO PARA NOVAS SOLICITAÇÕES No sistema de viagens (UDESC) não há restrição de quantidade de solicitações, desde que não existam prestações de contas vencidas (mais de 05 dias após o retorno). O SIGEF (Sistema Gerencial do Estado) limitará em até 2 (duas) diárias concomitantes. Para liberar uma nova solicitação, uma das solicitações anteriores deverá ser liberada pelo Setor de Transportes. Para que o Setor de Transportes libere uma prestação, deverá receber o processo CPA com toda a documentação pertinente e obter, junto ao CIASC, o protocolo padrão. Não serão efetuadas liberações baseadas em processos incompletos e/ou com ressalvas. Dia 1 Dia 2 Dia 3 Dia 4 Solicita viagem Valor é Valor é Efetua Diretor aprova creditado disponibilizado Viagem Setor de Transportes executa Reitoria transmite Fone: (47) 3635-6682 Direção de Administração
OUTRAS INFORMAÇÕES: Não será concedida diária para deslocamentos inferiores a 04 (quatro) horas. Será concedida meia diária desde que o período de deslocamento seja igual ou superior a 04 (quatro) e inferior a 12 (doze) horas. Será concedida diária integral para período de deslocamento igual ou superior a 12 (doze) horas. Por período de deslocamento entende-se o tempo decorrido entre a saída da sede (Campus Ceplan) e o retorno a sede (Campus Ceplan). Caso haja necessidade de complemento de diárias, o servidor deverá solicitar no sistema de viagens, em até 02 (dois) dias úteis após o retorno. Caso haja necessidade de devolução de diárias, o servidor deverá gerar Guia de Depósito Identificado (http://depositoidentificado.sef.sc.gov.br/controles/geradeposito.aspx), informando o código 4522 (UDESC) no campo Órgão, conta 903.000-X, indicar a data da viagem que deu origem a devolução e preencher as demais informações. Após efetuar o crédito, anexar guia e o comprovante de depósito à prestação de contas. OCOMON Sistema de HELP-DESK (Informática e Prefeitura de Campus) O Ocomon tem como características o cadastro, acompanhamento, controle e consulta de ocorrências de chamados de suporte a informática ou chamados para prefeitura de campus/serviços gerais buscando atender a questões de ordem prática e operacional destas duas áreas. A maneira pela qual as solicitações devem ser realizadas é através do Link: http://helpdesk.ceplan.udesc.br/ocomon/. Algumas funções do sistema: abertura de chamados de suporte por área de competência; Fone: (47) 3635-6682 Direção de Administração
envio automático de e-mail para as áreas de competência; acompanhamento do andamento do processo de atendimento das ocorrências; encerramento das ocorrências; controle de pendências para o andamento do chamado; O que solicitar à Prefeitura de Campus: Limpeza de salas, laboratórios, corredores, calçadas escadas etc.; preparação de salas para realização de eventos em geral; reposição de água mineral e café nos departamentos; manutenção em telhados, paredes, pisos, portas, janelas, etc.; manutenção elétrica (iluminação em geral, tomadas, disjuntores, equipamentos, motores e pequenos reparos em aparelhos de condicionadores de ar); manutenção hidráulica (vazamentos na rede de água e esgoto, desentupimento de pias, vasos sanitários e troca em geral de tubos e conexões); transporte de móveis e equipamentos de um departamento para outro; pequenos reparos em móveis, utensílios e equipamentos; serviço de Jardinagem em geral; serviços de chaveiro e confecção de carimbos, também estão sendo encaminhados através da prefeitura. O que solicitar à Coordenadoria de Informática: Verificação, limpeza de ameaças digitais, manutenção de equipamentos, instalação de aplicativos, problemas de conexão de rede, cadastro de equipamentos. Ou seja, tudo aquilo voltado à informática. Política de Segurança A INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 002, de 02 de julho de 2008, regulamenta o uso apropriado dos recursos de Tecnologia da Informação e Comunicação no âmbito da UDESC, promovendo a proteção dos usuários, dos equipamentos e da própria administração do sistema. http://www.udesc.br/arquivos/id_submenu/268/instru o_normativa_002_2008_gab. pdf Fone: (47) 3635-6682 Direção de Administração
COPPTA A Comissão Permanente de Pessoal Técnico Universitário (COPPTA), é um órgão de assessoramento às Direções de Centro e da Reitoria, na formulação e execução das políticas referentes ao pessoal técnico-administrativo. Possui a atribuição de emitir parecer sobre: alteração do regime de trabalho dos servidores técnicos universitários; progressão funcional na carreira dos servidores técnicos universitários; acompanhamento e avaliação do desempenho funcional do servidor técnico universitário participação do servidor técnico universitário em cursos, eventos e/ou estágios com objetivo de formação, atualização e/ou aperfeiçoamento; outros assuntos que envolvam a vida funcional do servidor técnico universitário, a critério da autoridade competente. SOLICITAÇÃO DE ACESSO AO CAMPUS Para a utilização de salas do CEPLAN fora do horário de funcionamento do mesmo, ou seja, pela MANHÃ e FINAIS DE SEMANA (para eventos, cursos, palestras, treinamentos, etc.) deve ser feita solicitação por escrito à Direção de Administração, contendo as seguintes informações: Indicar a(s) sala(s), horários, e mídias necessárias para emissão de notificação aos vigilantes; A lista de participantes quando tratar-se de alunos ou servidores da UDESC; A lista de participantes com CPF e/ou RG quando não houver vínculo com a UDESC. Fone: (47) 3635-6682 Direção de Administração
TELEFONIA De acordo com o Contrato com a operadora telefônica OI (014), é PROIBIDO: realizar chamadas internacionais; realizar chamadas para o serviço de informação 102; realizar chamadas de longa distância utilizando outra operadora; receber chamadas à cobrar. TELEFONES CEPLAN Almoxarifado 47 3633-2866 Biblioteca (Centenário) 47 3626-3236 Biblioteca (Centro) 47 3633-5816 Chefe Departamento - DSI 47 3635-6682 Chefe Departamento - DTI 47 3634-2696 Coordenação de Estágios 47 3633-2703 Coordenadoria de Informática 47 3635-1339 CRH 47 3635-6682 Dentista 47 3635-5445 Direção de Administração 47 3635-6682 Direção de Ensino 47 3634-2696 Direção de Extensão 47 3633-5325 Direção de Pesquisa e Pós-Graduação 47 3633-2703 Direção Geral 47 3635-2131 EAD UAB 47 3634-2696 Finanças, Licitações e Compras 47 3633-3045 Observatório 47 3633-1392 Patrimônio 47 3634-2696 Protocolo e Malote 47 3635-2131 Sala Professores - DSI 47 3633-5816 Sala Professores - DTI 47 3635-1833 Secretaria Acadêmica 47 3634-0988 Secretária - DSI 47 3633-5816 Setor de Transportes 47 3634-2696 Vigilância 47 3635-1339 Fone: (47) 3635-6682 Direção de Administração
DIREÇÃO DE ADMINISTRAÇÃO Fone: (47) 3635-6682 Diretor de Administração Prof. Flávio Marcello Strelow E-mail: flavio.strelow@udesc.br Técnico Universitário de Suporte Shirlei Stachin E-mail: shirlei.stachin@udesc.br Estamos à disposição para melhor atender ou orientar aos docentes, discentes e técnicos universitários do CEPLAN. REFERÊNCIAS Coordenadoria de Finanças e Contas CEPLAN Coordenadoria de Informática CEPLAN Coordenadoria de Licitação e Compras CEPLAN Coordenadoria de Recursos Humanos CEPLAN Direção Geral CEPLAN http://www.ceplan.udesc.br/ http://www.joinville.udesc.br/portal/ Fone: (47) 3635-6682 Direção de Administração