MANUAL DO SIGAD ICT-SJC Amauri Mendes da Silva Manual do SIGAD - SJC Página 1
Conteúdo 1-SIGAD... 3 2-USUÁRIO TRÂMITE... 3 3-ACESSO AO SISTEMA... 3 4- SOLICITAR MUDANÇA DE PERFIL PARA USUÁRIO TRÂMITE... 5 5- RECEBER DOCUMENTOS... 6 6-ÁREA DE TRABALHO... 7 7- TRAMITAR DOCUMENTO... 8 8- ARQUIVAR DOCUMENTO... 10 9-PESQUISAR DOCUMENTOS... 11 10-RECUPERAR DOCUMENTO... 12 11- REVERTER DOCUMENTO... 13 12 CADASTRAR DOCUMENTOS... 14 13 SOLICITAÇÃO DE AUTUAÇÃO DE PROCESSO OU EXPEDIENTE (SAPE)... 16 14- AUTUAÇÃO DE PROCESSO E EXPEDIENTE... 18 15-DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS... 22 16- APROVAR SOLICITAÇÃO NO SIGAD... 25 17- AUTORIZAR USUÁRIO NO SIGAD... 26 18-TRÂMITE COM RELAÇÃO DE REMESSA... 28 19- AUTUAR NOVO VOLUME... 32 20- GERAR TERMOS DE ENCERRAMENTO E ABERTURA DE P/E... 34 21- REAUTUAÇÃO DE PROCESSO... 35 22- MALOTES... 38 23 INCOPORAÇÃO DE P/E... 46 24 JUNTAR DOCUMENTOS... 48 Manual do SIGAD - SJC Página 2
1-SIGAD Sistema de Gestão Arquivística de Documentos Todo funcionário com login no Portal de Sistemas da UNESP tem acesso ao SIGAD, apenas para consulta de documentos. 2-USUÁRIO TRÂMITE É o usuário que tem a permissão para receber, juntar e tramitar documentos. Cada área deverá determinar quais serão os seus usuários trâmites. 3-ACESSO AO SISTEMA O acesso ao sistema SIGAD poderá ser feito pela página principal do ICT http://www.ict.unesp.br/, no menu à direita, em ADP. Manual do SIGAD - SJC Página 3
Na tela seguinte, o funcionário deverá digitar o seu usuário e senha (o mesmo do ADP): Selecionar a aba Acessar Sistemas. E na caixa de combo Sistema escolher a opção SIGAD SISTEMA DE GESTÃO ARQUIVISTICA DE DOCUMENTOS Manual do SIGAD - SJC Página 4
4- SOLICITAR MUDANÇA DE PERFIL PARA USUÁRIO TRÂMITE Fazer o login normalmente, pelo ADP, para acessar o sistema UNESP e selecionar a aba Solicitar Sistemas e em seguida selecionar na caixa de combo Sistema SIGAD SISTEMA DE GESTÃO ARQUIVISTICA DE DOCUMENTOS. Pressionar salvar para finalizar sua solicitação. Manual do SIGAD - SJC Página 5
Sua solicitação será analisada pelo Stcom e seu perfil será alterado para usuário TRÂMITE, se aprovada. 5- RECEBER DOCUMENTOS Fazer o login no SIGAD, acessar a caixa de entrada, marcar o documento a ser recebido e pressionar o botão receber. Obs: Se o documento na caixa de entrada não for recebido em dez dias, o sistema ficará bloqueado até que o usuário faça o recebimento. Manual do SIGAD - SJC Página 6
6-ÁREA DE TRABALHO Todo documento recebido ou criado será direcionado para a área de trabalho, local onde o usuário poderá arquivar ou tramitar o documento para outro usuário. Opções da área de trabalho: Visualizar documento Editar documento Tramitar documento Trâmite interno (para a mesma seção) Arquivar documento Manual do SIGAD - SJC Página 7
7- TRAMITAR DOCUMENTO Esta opção deverá ser utilizada quando se desejar enviar um documento para outra área. Ex.: Reenviar um processo para o Stcom. Na área de trabalho selecionar o documento a ser tramitado e em seguida pressionar o ícone tramitar documento. Manual do SIGAD - SJC Página 8
Preencher os campos conforme abaixo: Destino: Na unidade Unidade: SJC/ICT UA/GT: área de destino do documento Destinatário: Pessoa interessada Forma de envio: em mãos (se para dentro da unidade) Pressionar o botão Adicionar Obs: Todo documento tramitado ficará na caixa de saída da pessoa que fez o trâmite até que o destinatário receba o documento. Manual do SIGAD - SJC Página 9
8- ARQUIVAR DOCUMENTO A opção de arquivamento de documentos é utilizada quando o destino final de um documento é o próprio setor que o recebeu. Neste caso é importante o arquivamento do documento, pois do contrário a área de trabalho do usuário ficará lotada, dificultando o uso do sistema SIGAD. Para isso, na área de trabalho, selecione o ícone arquivar documento. Na tela seguinte, digite o local do arquivo e pressione o botão Arquivar. Manual do SIGAD - SJC Página 10
9-PESQUISAR DOCUMENTOS Todos os documentos, inclusive os arquivados, poderão ser pesquisados. Selecione Pesquisa, na barra de ferramentas do SIGAD. Os campos Tipo de documento e Unidade de Procedência são obrigatórios e os demais campos ajudam a refinar a pesquisa. Pressione o botão Pesquisar para concluir a pesquisa. Manual do SIGAD - SJC Página 11
10-RECUPERAR DOCUMENTO Todo documento arquivado poderá ser recuperado, para isso será necessário fazer a pesquisa e pressionar o ícone recuperar documento. O documento recuperado será redirecionado para a área de trabalho do usuário. Manual do SIGAD - SJC Página 12
11- REVERTER DOCUMENTO Após o trâmite e antes do destinatário receber o documento, a operação de trâmite poderá ser desfeita. Para isso vá para a caixa de Saída e pressione o ícone reverter no respectivo documento. O documento revertido será enviado para a área de trabalho. Manual do SIGAD - SJC Página 13
12 CADASTRAR DOCUMENTOS Em Cadastro, selecionar Documento Avulso; Na tela seguinte digitar: 1- A área de procedência do documento. 2- Se o documento for proveniente de Alunos ou externos à UNESP, selecionar na caixa de Combo UA/GT de procedência, STCOM e marcar a opção Recebido. 3- Selecionar o tipo de documento: Ofício, Memorando, Circular etc. 4- No campo identificador digitar as palavras-chave que serão usadas para auxiliar futuras pesquisas do documento (ver tabela com o padrão de palavras-chave dos documentos mais comuns). 5- No campo assinante digitar o nome da pessoa que assinou o documento. 6- Em interessado, pressionar o botão localizar, para localizar o nome do interessado pelo documento. 7- Informar o número do protocolo e pressionar salvar para finalizar. Manual do SIGAD - SJC Página 14
Após o cadastro do documento, enviar o documento, físico, para o seu destino. Verificar constantemente na caixa de saída do SIGAD se o usuário recebeu o documento. Se necessário, fazer a cobrança eletronicamente através do ícone Cobrar Recebimento. O sistema enviará para o usuário um e-mail de cobrança. Manual do SIGAD - SJC Página 15
13 SOLICITAÇÃO DE AUTUAÇÃO DE PROCESSO OU EXPEDIENTE (SAPE) O usuário trâmite deverá acessar o sistema SIGAD e em Solicitação selecionar Autuação de Processo/Expediente para criar uma SAPE. Na tela seguinte deverá pressionar o botão Adicionar. Preencher os campos: Documento a autuar Processo, Processo de Adiantamento ou Expediente. UA/GT Solicitante O SIGAD traz como padrão a área do solicitante, porém poderá ser alterada. Assinante da Solicitação - Nome da pessoa que assinará o documento. Interessado pelo P/E Nome da empresa ou pessoa envolvida no P/E. Assunto Breve resumo do assunto do documento. Destino após autuação O SIGAD traz como padrão a área do solicitante, porém poderá ser alterado. Observação Preencher se houver algo relevante. Manual do SIGAD - SJC Página 16
Pressionar Salvar, para finalizar. Na tela seguinte pressione o ícone imprimir, ou selecione vários documentos e pressione Imprimir em Lote. Manual do SIGAD - SJC Página 17
14- AUTUAÇÃO DE PROCESSO E EXPEDIENTE O funcionário do STCOM, após o receber a SAPE assinada, deverá fazer o recebimento eletrônico no SIGAD, na caixa de entrada. Manual do SIGAD - SJC Página 18
Na área de trabalho do SIGAD, clique no ícone Protocolo, correspondente a SAPE, para registrar o número do Protocolo no sistema. Manual do SIGAD - SJC Página 19
Para autuar o P/E selecione Autuação de P/E, no menu Comunicações. Informe o número do processo e pressione Salvar. Manual do SIGAD - SJC Página 20
Selecione a opção Impressão de Capas, no menu Comunicações, e faça a impressão em etiqueta autoadesiva. Manual do SIGAD - SJC Página 21
15-DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS Com o documento na área de trabalho, do SIGAD, em Ações, selecionar Mais ações e Desentranhar. Manual do SIGAD - SJC Página 22
Na tela seguinte informar: Folhas a Desentranhar, Solicitante, Motivo do desentranhamento e Destino após desentranhar. Pressionar Salvar, para finalizar. Manual do SIGAD - SJC Página 23
Para visualizar os documentos desentranhados, selecione Relatórios, no menu superior, e na tela seguinte Selecione o tipo de relatório Documentos desentranhados, informe a Data Inicial e a Data Final e para finalizar pressione Gerar Relatório. Manual do SIGAD - SJC Página 24
16- APROVAR SOLICITAÇÃO NO SIGAD Acessar o sistema SIGAD como de costume, porém em Sistemas escolher a opção SISTEMA DE APROVAÇÃO VALIDADOR SISTEMA. Na tela seguinte, escolher a opção Solicitações. Selecionar SIM para Usuário CONSULTA e Usuário TRÂMITE e NÃO para Usuário STCOM. Manual do SIGAD - SJC Página 25
17- AUTORIZAR USUÁRIO NO SIGAD Acessar o SIGAD normalmente e em Sistemas escolher a opção SIGAD SISTEMA DE GESTÃO ARQUIVISTICA DE DOCUMENTOS. No menu configurações, selecionar a opção Autorização de Usuários. Pressionar Adicionar para incluir um novo usuário. Manual do SIGAD - SJC Página 26
Na tela seguinte digitar no campo Usuário o nome do usuário, selecionar em UA/GT o departamento ou seção do usuário e as demais opções deixar como na figura abaixo: Nível de acesso como total e ativo selecionado. Pressione Salvar, para finalizar. Manual do SIGAD - SJC Página 27
18-TRÂMITE COM RELAÇÃO DE REMESSA Para tramitar documentos com relação de remessa, faça o trâmite normalmente (ver trâmite), porém selecione a opção C/Relação de Remessa. Manual do SIGAD - SJC Página 28
Na caixa de saída, selecione, na parte superior da tela, em Pendentes de Relação de Remessa, o documento e pressione Gerar Remessa. Manual do SIGAD - SJC Página 29
Enviados). O documento será transferido para a parte inferior da tela (Documentos Pressione o ícone da impressora para imprimir a relação de remessa. Manual do SIGAD - SJC Página 30
Para pesquisar as relações de remessas enviadas, vá em Relatórios e na tela seguinte informe o número da relação de remessa e o ano e clique em gerar relatório. Manual do SIGAD - SJC Página 31
19- AUTUAR NOVO VOLUME Para autuar um novo volume é preciso que o último volume do P/E a ser autuado esteja na área de trabalho do SIGAD. Selecione a opção Mais ações, do P/E correspondente, e em seguida selecione a opção Autuar Novo Volume. Manual do SIGAD - SJC Página 32
Na tela seguinte, preencha os campos solicitados e pressione Autuar Novo Volume, para finalizar. O novo volume autuado será enviado para área de trabalho. Use a opção Editar para imprimir a capa do novo volume. Manual do SIGAD - SJC Página 33
20- GERAR TERMOS DE ENCERRAMENTO E ABERTURA DE P/E Selecione Relatórios e na tela seguinte selecione Termo de Abertura e Encerramento. Preencha os campos: Tipo de Documento: Processo ou Expediente; Número do documento: Número do P/E; Ano do documento; Primeira folha do novo volume; Novo Volume: Número do novo volume; Assinante dos Termos: Nome da pessoa que assinará o documento. Pressione Gerar Relatório, para finalizar. Manual do SIGAD - SJC Página 34
21- REAUTUAÇÃO DE PROCESSO Com o Processo na área de trabalho do SIGAD, selecionar Mais ações. Em seguida selecionar Reautuar Processo. Na tela seguinte informe o Número do novo processo. Em referência, informe o número do processo reautuado. Manual do SIGAD - SJC Página 35
Pressione salvar para finalizar. Se houver vários volumes de um mesmo processo, reautuar somente o último, os demais volumes serão reautuados automaticamente. Todo processo Reautuado poderá ser consultado no SIGAD e ter o seu destino rastreado. Manual do SIGAD - SJC Página 36
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22- MALOTES Para criar malotes acesse o menu malote e selecione Enviar. Marque a relação de remessa, se houver. Manual do SIGAD - SJC Página 38
Na tela seguinte informe: Tipo de Geração - selecione Manual; Unidade UNESP selecione RUNESP- REITORIA Número do Malote ; Lacre. Pressione Gerar, para concluir. Manual do SIGAD - SJC Página 39
Para adicionar um item selecione Adicionar Item. Preencha os campos Descrição do item, unidade UNESP e UA/GT (seção, departamento). Pressione Adicionar, para concluir. Manual do SIGAD - SJC Página 40
Para adicionar relação de remessa do SIGAD em um malote já criado, selecione a relação de remessa e pressione Gerar malote. Na tela seguinte em Tipo de Geração selecione Adicionar no Malote, informe o número de controle do Malote e pressione Gerar. Manual do SIGAD - SJC Página 41
EDITAR MALOTE RETIRAR ITEM CANCELAR MALOTE Manual do SIGAD - SJC Página 42
IMPRIMIR CONTROLE DE MALOTES RECEBER MALOTES Selecione o Menu Malote e, em seguida, Receber. Selecione o malote e pressione Receber Malotes Manual do SIGAD - SJC Página 43
PESQUISAR MALOTES Todos os malotes, recebidos ou enviados, poderão ser pesquisados no SIGAD. Para pesquisar os malotes enviados selecione Malote opção Enviar e preencha o filtro com as informações desejadas. Ou selecione a caixa com o Status desejado. Os malotes recebidos também poderão ser pesquisados da mesma forma, porém no menu Malotes Receber. Manual do SIGAD - SJC Página 44
O controle de malotes enviados poderá ser pesquisado no menu Relatórios. Manual do SIGAD - SJC Página 45
23 INCOPORAÇÃO DE P/E Para incorporar um P/E a um processo, transfira o processo que receberá a incorporação e Os P/E s que serão incorporados para a área de trabalho do SIGAD. Na linha correspondente ao P/E a ser incorporado selecione (+) e Incorporação de Proc / Exp. Manual do SIGAD - SJC Página 46
Na tela seguinte faça a pesquisa do Processo que receberá a incorporação, selecione (+). Pressione Incorporar para concluir. Manual do SIGAD - SJC Página 47
24 JUNTAR DOCUMENTOS Para juntar um documento a um P/E ou a um outro documento, transfira os documentos ou P/E s para a área de trabalho do SIGAD. Selecione a opção Editar/Juntar/Tramitar, no documento que receberá a juntada ( documento principal). Na próxima tela selecione Juntar Documento. Manual do SIGAD - SJC Página 48
Em Documento a juntar, selecione Localizar na Área de Trabalho. Digite o número do protocolo ou outro identificador, pressione Localizar. Selecione Juntar. Manual do SIGAD - SJC Página 49
Para verificar se a operação foi bem sucedida pesquise o Documento que recebeu a juntada. Manual do SIGAD - SJC Página 50