Sistema de Informação IPS SIIPS Relatório Abril 2008 Objectivos: Disponibilizar portais de interface com o público em cada unidade orgânica e um portal integrador ao nível dos serviços da presidência; instâncias de gestão académica em cada escola; aplicação de gestão de recursos humanos (processamento de vencimentos e informação sobre funcionários docentes e não docentes). Planeamento Inicial 1. Realizar apresentação do sistema à Comissão Institucional de Acompanhamento e à Equipa Técnica de Implementação. 2. Lançar aquisição do hardware (servidores, switchs rede, sistema de backup, sistema UPS). 3. Estabelecer protocolo com a FEUP e clarificar forma da aquisição 4. Enviar equipa técnica para formação, nomeadamente Linux e Oracle 5. Clarificar processo de migração dos sistemas académicos, recursos humanos e património 6. Clarificar interfaces com outras aplicações (e.g. actualização utentes bibliotecas, Bolsas e Alojamentos SAS, contabilidade). 1/6
7. Aquisição das licenças ORACLE. 8. Configuração servidores. 9. Início migração dados (recursos humanos e vencimentos, sistemas académicos, organização pedagógica, património) 1º Recursos Humanos IPS, SAS e Escolas 2º Sistema Académico ESTSetúbal 3º Sistema Académico ESS 4º Sistema Académico ESCE 5º Sistema Académico ESE 6º Sistema Académico ESTBarreiro 7º Restantes conteúdos Estrutura Organizativa a) Supervisão Geral Armando Pires, Presidente IPS b) Responsável informático pela implementação eu Teles Rodrigues c) Supervisão Executiva João Francisco d) Supervisão Técnica Nuno Pina e) Comissão Executiva de Acompanhamento: Supervisão Geral, Executiva, Técnica, Responsável informático pela implementação e-u, Presidentes dos Conselhos Directivos e Directores das Escolas. f) Comissão Institucional de Acompanhamento: Comissão Executiva de Acompanhamento, Administradora do IPS, Vice-Presidente IPS Francisco Carreira, Administradora SAS, Secretários das Escolas, responsáveis das Secretarias Académicas, responsáveis das Repartições de Pessoal do IPS e das Escolas. g) Equipa Técnica de Implementação: Supervisor Técnico, 3 técnicos da ESTSetúbal (ET João Daniel, Ass. Margarida Eira, Ass. Elizabete Almeida), 2 ou 3 técnicos da ESCE, 1 ou 2 técnicos da ESE, 1 técnico da ESS e 1 técnico da ESTBarreiro. Evolução Histórica 2003/2004 o IPS decide implementar um Sistema de Informação, generalizando para o IPS uma decisão anterior da ESTSetúbal, comunicada pelo seu Presidente 2/6
do Conselho Directivo em reunião da Comissão Permanente do Conselho Geral do IPS. O investimento associado ao Sistema de Informação é parcialmente financiado pelo projecto e-u, simultaneamente com a rede sem fios e a estrutura de e- learning. A Dezembro de 2004 foi assinado o protocolo de colaboração entre o IPS e a FEUP para disponibilização do SIGARRA. Em 2005 e especifica-se, adquire-se e instala-se todo o equipamento informático central. Igualmente, nesta altura, os vários técnicos frequentam formação em Linux, Oracle e Sigarra. Investimento em hardware: 119 mil euros; custo das licenças Linux e Oracle: 61 mil euros; licença e instalação SIGARRA: 116 mil euros; custo de cursos formação: 17 mil euros. Em 2006 inicia-se a migração do sistema académico da ESTSetúbal e cria-se o portal SI-ESTSetúbal. O ano lectivo de 2006/2007, na ESTSetúbal, decorre integralmente com o suporte do Portal SI-ESTSetúbal e na Gestão de Alunos. Ao longo de 2007 é implementada em todas as unidades orgânicas a aplicação GRH (gestão de recursos humanos) associada ao SIGARRA. 3/6
Em 2007 iniciam-se as migrações dos sistemas académicos de todas as restantes Escolas do IPS. Em Outubro de 2007, a ESE começa a operar exclusivamente sobre a aplicação GA. Em Fevereiro de 2008 é implementado o portal integrador do IPS. 4/6
Balanço em Abril de 2008 a) O portal e a GA da ESTSetúbal/IPS estão estabilizados, sendo necessário investimento humano da Escola no aproveitamento de todas as potencialidades, nomeadamente, em tudo o que respeito a circuitos de informação académica e de despesa, bem como gestão de estágios e gestão de bolsa de emprego estas funcionalidades estão a ser desenvolvidas na ESTSetúbal, mas tendo como objectivo a sua generalização às outras UO. b) A aplicação GRH encontra-se igualmente estabilizada embora precise de melhorias dependentes da equipa de desenvolvimento da U. Porto. c) Em termos académicos (GA e SI) destacam-se: 1. A necessidade de implementar o Suplemento ao Diploma, que depende quer da UP, quer do IPS em termos de definição de conteúdos, carregamento de dados e meio de impressão. 2. A implementação definitiva do módulo de relatórios agregados da actividade académica. 3. A formatação dos vários certificados e certidões, que depende dos resultados da conciliação que decorre actualmente entre as várias escolas. 5/6
d) O portal IPS está online, embora careça de melhorias de conteúdo e articulação com os portais das Escolas. e) O portal SAS está igualmente a bom ritmo. f) Os portais da ESS e ESCE estão a desenvolver-se bem e estarão em breve online. g) O GA da ESE está igualmente em operação, embora subsistam muitos problemas quer derivados da migração, quer devido a emersão de problemas que estavam mal resolvidos na aplicação anterior. h) A migração dos GA na ESCE e na ESS estão igualmente a correr a bom ritmo. i) Mantêm-se as dificuldades com a ESTBarreiro, mas cuja resolução ultrapassa por completo a equipa do SI. Setúbal, Abril de 2008 João Francisco Fernandes 6/6