ORIENTAÇÕES DESPESAS MIÚDAS DE PRONTO PAGAMENTO DIRETOR DE PLANEJAMENTO, GESTÃO E FINANÇAS Adailton Vieira Pereira GERÊNCIA DE PLANEJAMENTO E FINANÇAS Renata Vieira Oliva de Paula DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE E FINANÇAS Áurea Vieira Gomes de Alcântara 1
ORIENTAÇÕES SOBRE ADIANTAMENTO 1. DESPESAS MIÚDAS DE PRONTO PAGAMENTO Pequenas despesas urgentes para manutenção de serviços, que não permitem emissão de empenho prévio específico. 2. CONSIDERA-SE DESPESA MIÚDA E DE PRONTO PAGAMENTO, AS SEGUINTES: Compra de selos postais, xerox, material de limpeza e higiene, pequenos consertos, pequenos carretos, gás e outras aquisições avulsas no interesse da administração em quantidade restrita. Artigos de escritório, de desenhos, impressos de papelaria em quantidade restrita para uso e consumo próprio ou imediato, desde que não sejam materiais fornecidos pelo Almoxarifado. Artigos farmacêuticos ou de laboratórios em quantidade restrita para uso ou consumo próprio ou imediato. 3. É VEDADA A UTILIZAÇÃO DE RECURSO DE ADIANTAMENTO PARA AS SEGUINTES DESPESAS: Material Permanente (mobiliário, aparelhos, vasos, livros, manuais técnicos, instrumentais, etc...); Material de consumo para estocagem (consumo acima de 1 (um) mês); Pagamento parcelado de compra ou serviços; Assinatura de revistas, jornais ou periódicos; Despesas de caráter Pessoal; Contratação de serviços de terceiros em caráter permanente; Utensílios para copa e cozinha, toalhas, roupas de cama. 4. LIMITES Conforme dispõe o art. 25 do Decreto 37.924 de 16/05/96 e o Acordo de Resultado vigente, só poderão ser realizadas pelo regime de adiantamento os seguintes tipos de despesas e limites para cada adiantamento: 2
a) combustíveis e lubrificantes: até R$ 250,00; b) reparos de veículos em viagem: até R$ 250,00; c) transportes urbanos em viagem: até R$ 250,00; d) despesas miúdas de pronto pagamento: até R$ 400,00; e) eventuais de gabinete: até R$ 500,00; f) adiantamento especial: R$ 4.000,00 As diárias de viagem, conforme Decreto 45.618 de 09/06/2011, poderão ser realizadas por meio de adiantamento, pois é um tipo particular de despesa pública. 5. CONDIÇÕES PARA REALIZAR DESPESAS PELO REGIME DE ADIANTAMENTO: a) a despesa deve se realizar em casos excepcionais; b) deve ser despesa que não possa submeter-se ao processo normal de aquisição; c) não deve ser feita por servidor em alcance (aquele que não prestou contas no prazo regulamentar), nem responsável por mais de dois adiantamentos distintos. 6. INSTRUÇÃO DO PROCESSO DE PAGAMENTO A Unidade responsável pela despesa organizará o processo de pagamento de adiantamento da seguinte forma: 1. Abrir capa de processo modelo 20.122 (capa azul); 2. Inserir: a) 1ª via da solicitação de adiantamento ou requisição de diária de viagem, devidamente assinado pelo ordenador de despesa; b) Informar o número do empenho e sequencial de liquidação na capa do processo; 3. Enviar ao DECOF/Execução Orçamentária, para conferência e pagamento. 7. APLICAÇÃO DO ADIANTAMENTO A aplicação do adiantamento consiste na realização da despesa e consequentemente no pagamento ao fornecedor da mercadoria ou prestador do serviço, devendo observar o seguinte: 1. o responsável deverá aplicar o numerário após o seu recebimento, dentro do prazo estipulado; 3
2. cuidar para que a compra de mercadorias ou serviços se faça no menor preço para a administração pública; 3. colher nota fiscal ou outro documento equivalente emitida em nome do IPSEMG; 4. colher quitação na nota fiscal ou outro documento que a substitua, exceto quando se tratar de cupom de registradora; 5. no pagamento feito a pessoa física por prestação de serviço eventual, exigir nota fiscal avulsa ou recibo em RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo) devidamente preenchido com: CPF; Inscrição INSS; Inscrição ISSQN na Prefeitura local, caso haja exigência da legislação local; Retenção da alíquota: 11% sobre o valor global do serviço; Recolhimento Patronal: 20% do valor bruto; Código de recolhimento: 2402-Órgãos do Poder Público CNPJ 17.217.332/0001-25 (Ver instruçoes anexo I). 6. declarar no verso das notas fiscais ou RPAs que o serviço ou mercadoria foram recebidos ou prestados de acordo com as normas de serviço público firmado por 2 (dois) outros servidores que não o titular do adiantamento; 7. recolher o saldo de adiantamento, se houver, antes do término do prazo da prestação de contas através de DAE ( Documento de Arrecadação Estadual ); 8. Não utilizar, em hipótese alguma, recursos próprios para realizar gastos públicos antes do recebimento do recurso. Quem assim o fizer, arcará com o ônus da despesa; pois fere os princípios legais que regem o regime de adiantamento, tornando a respectiva despesa como imprópria; 9. É proibida a realização de despesas por meio de ADIANTAMENTO, quando já existir contrato amparando a realização da despesa, exceto se ficar comprovada a impossibilidade do cumprimento das cláusulas desse instrumento; 10. Despesas realizadas fora da finalidade legal do regime de adiantamento serão repostas pelo funcionário responsável pelo adiantamento. 4
8. PRESTAÇÃO DE CONTAS Para submeter a prestação de contas à aprovação do ordenador, a unidade deverá promover uma análise da documentação observando o seguinte: se a data dos comprovantes está dentro do mês ou período para o qual o adiantamento foi concedido; se há rasuras ou emendas. Se isto ocorrer, solicitar a quem expediu o documento, que faça ressalva, date e assine; se as notas fiscais ou outro documento equivalente estão emitidos em nome do IPSEMG; se todos os comprovantes de despesas têm recibo de quitação, exceto cupom de registradora; se consta comprovante de depósito bancário e anulação de despesa orçamentária; se consta nos comprovantes a declaração de quem de direito, do recebimento do material ou do serviço prestado; 9. TOMADAS DE CONTAS A Tomada de Contas de prestação de contas de adiantamento é um procedimento administrativo, decorrente da ocorrência de irregularidades no processamento de despesas pelo regime de adiantamento, quais sejam: a) falta de apresentação de prestação de contas; b) falta de cumprimento de diligência nos prazos estabelecidos; c) falta de aplicação regular do adiantamento; d) falta de recolhimento do saldo; e) ocorrência de qualquer outra situação irregular. 10. ADIANTAMENTO/DIARIAS DE VIAGEM PARA CDA Quando se tratar de CONTRATAÇÃO POR TEMPO DETERMINADO PARA ATENDER A NECESSIDADE TEMPORÁRIA DE EXCEPCIONAL INTERESSE PÚBLICO, NOS TERMOS DO INCISO IX DO ART. 37 DA CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA, regulamentada pela Lei nº 18.185/09 e Decreto nº 45.155/09, os funcionários poderão realizar viagem a serviço e receber diárias de viagem desde que aprovado pelo Secretário de Estado e dirigente máximo de órgão autônomo, fundação ou autarquia ou responsável a quem foi delegada competência. A concessão das diárias e dos adiantamentos será efetuada assim como é feito para um servidor efetivo. Mas se o contrato administrativo for terceirizado (MGS), a realização de viagem a serviço deve ser autorizada também pelo dirigente máximo de órgão autônomo, fundação ou autarquia ou responsável a quem foi delegada competência e o pagamento das diárias é realizado dentro do contrato. Se não houver previsão de 5
pagamento de viagem no contrato terceirizado, provavelmente, não poderão ser pagas as diárias dentro do contrato e também não poderá ser feito pelo SIAFI. 11. FUNDAMENTOS LEGAIS PARA CONCESSÃO DE UM ADIANTAMENTO. Artigos 68 e 69, da Lei 4.320/64, de 17/03/64. Decreto 45.618 de 09/06/2011 dispõe sobre Diária de Viagem. Decreto 37.924 de 16/05/96 artigos 24 a 31 sobre Adiantamentos. Portaria SCCG nº 297 de 13/06/96. Resolução Conjunta nº 5.637 de 28/07/2004 da SEPLAG. Lei nº 9122 de 30/12/1985. 6
ANEXO I CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE PESSOA FÍSICA NOTA FISCAL DE SERVIÇO AVULSA O IPSEMG é obrigado a reter a contribuição previdenciária da pessoa física que presta serviço nos Centros ou Agências Regionais. A retenção será realizada mediante desconto de 11% na remuneração paga pelo serviço prestado observando o teto máximo. O prestador de serviço deverá ter inscrição na Previdência Social ou no PIS para que seja informada a respectiva retenção ao órgão competente. Cabe ao IPSEMG, como empregador, recolher também a alíquota de 20% sobre o serviço. O valor mínimo para pagamento da GPS é de R$ 10,00 (dez reais). O contribuinte que eventualmente possuir recolhimento inferior a R$ 10,00 deverá acumular este valor com os próximos futuros até que a soma atinja este mínimo, para então proceder ao recolhimento, utilizando a última competência como base de informação no campo 4 da GPS. PROCEDIMENTOS A SEREM REALIZADOS PELO COORDENADOR QUANDO DA CONTRATAÇÃO DE PRESTADOR DE SERVIÇO PESSOA FÍSICA: 1 Além dos documentos exigidos na Prestação de Contas, solicitar cópia da Carteira do PIS ou Inscrição no INSS (documento obrigatório); 2 Entrar no sitio da Previdência Social e emitir a GPS (Guia de Previdência Social) preenchendo os campos corretamente, conforme demonstrado abaixo: Link para gerar GPS Guia Previdência Social http://www3.dataprev.gov.br/cws/contexto/captchar/index_salempresa2.html 7
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Imprimir guia para pagamento 3 OBS: Para emissão da GPS, não esquecer em calcular a parte patronal 20%, somar a retenção de 11% e dirigir-se ao Banco para pagar a Guia, anexando o comprovante à Prestação de Contas. 4 O valor a ser pago ao Prestador de Serviço será o valor cobrado retirada a retenção de 11% do INSS. Ex.: Serviço de jardinagem - 100,00 INSS 11% 11,00 LÍQUIDO DO PRESTADOR = 89,00 9
PARTE PATRONAL 20% X 100,00 = 20,00 VALOR A PAGAR PARA O INSS 11,00 + 20,00 = 31,00 VALOR DO SERVIÇO Prestador = 100,00 Patronal = 20,00 Total = 120,00 Quando do surgimento da necessidade de contratação de autônomo, entrar em contato previamente com o Departamento de Contabilidade para devidas instruções. Os casos serão tratados individualmente. Belo Horizonte, setembro de 2013 Aurea Vieira Gomes de Alcântara Chefe do Departamento de Contabilidade e Finanças Telefone (31) 3915.2554 Email: aurea.vieira@ipsemg.mg.gov.br 10