UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIÁS UNIDADE UNIVERSITÁRIA DE CIÊNCIAS SÓCIO-ECONÔMICAS E HUMANAS CIÊNCIAS CONTÁBEIS 2º ANO Marcelo Moreira de Carvalho 1 A CONTABILIDADE NA ERA DIGITAL RESUMO Considerando o fim da escrituração tradicional em função dos meios eletrônicos, a evolução tecnológica vem gerando um impacto para o profissional Contábil. Vivemos na era da escrituração digital. Com o avanço dos sistemas de processamentos de dados, a Receita Federal disponibiliza um avançado software que facilitará a fiscalização por todos os órgãos fiscalizadores. O Sistema Público de Escrituração Digital SPED é cada vez mais presente na rotina de diversos segmentos empresariais. A precisão das informações em tempo real trouxe maior responsabilidade ao contador, o qual necessita adequar-se aos novos hábitos, na mesma velocidade em que a tecnologia da informação revoluciona os meios de comunicação entre Empresas e Fisco. Palavras-chave: Tecnologia da Informação, SPED, Escrituração Digital. Área do Conhecimento: Ciências Sociais Aplicadas INTRODUÇÃO A Tecnologia da Informação, há décadas, vem revolucionando a rotina do profissional Contábil, contribuindo para as melhorias e qualidade de trabalho. Porém, com o avanço da era Digital, a Contabilidade depara-se com uma nova realidade apresentada pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Neste momento, é essencial que o contador esteja presente e tenha conhecimento profundo de planejamento estratégico, pois o setor contábil vive hoje a era digital e os que não se adaptarem a esse novo cenário serão engolidos, diz Alcazar (2009). O embasamento teórico, para desenvolvimento desta pesquisa, construiu-se a partir de pressupostos de Duarte (2009), Hoss (2008) e essencialmente Decreto 6022/2007, o qual instituiu o SPED. 1 Discente do Curso de Ciências Contábeis, Universidade Estadual de Goiás, Faculdade de Ciências Contábeis, Anápolis GO, Brasil. e-mail: m_carvalho@hotmail.com.br.
Este trabalho tem o objetivo de mostrar as mudanças na rotina do profissional contábil, trazidas pela revolução da tecnologia da informação, com ênfase no Sistema Público de Escrituração Digital - SPED. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO O termo Tecnologia da Informação serve para designar o conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para geração e uso da informação. Também é comumente utilizado para designar o conjunto de recursos não humanos dedicados ao armazenamento, processamento e comunicação da informação, bem como o modo como esses recursos estão organizados em um sistema capaz de executar um conjunto de tarefas. A sigla TI (tecnologia da informação) abrange todas as atividades desenvolvidas na sociedade pelos recursos da informática. É a difusão social da informação em larga escala de transmissão, a partir destes sistemas tecnológicos inteligentes. Seu acesso pode ser de domínio público ou privado, na prestação de serviços das mais variadas formas, (WIKIPÉDIA). Para Beal (2000), o principal benefício que a tecnologia da informação traz para as organizações é sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informações e conhecimentos importantes para a empresa, seus clientes e fornecedores. O ambiente empresarial está mudando continuamente, tornando-se mais complexo, menos previsível e, cada vez mais, dependente de informação e de toda a infraestrutura tecnológica que permite o gerenciamento de uma enorme quantidade de dados. A tecnologia está gerando grandes transformações, que estão ocorrendo a nossa volta de forma ágil e sutil. A convergência desta infraestrutura tecnológica com as telecomunicações, que aniquilou as distâncias, está determinando um novo perfil de produtos, serviços e principalmente profissionais. CONTABILIDADE Contabilidade é a ciência que estuda, pratica, controla e interpreta os fatos ocorridos no patrimônio das entidades, mediante ao registro, a demonstração expositiva e a revelação desses fatos, com o fim de oferecer informações sobre a composição do patrimônio, suas variações e o resultado econômico decorrente da gestão da riqueza econômica, afirma Franco (1997). Sua principal finalidade é fornecer informações sobre o patrimônio, informações essas
de ordem econômica e financeira, que facilitam assim as tomadas de decisões, tanto por parte dos administradores ou proprietários, quanto por parte daqueles que pretendem investir na empresa. Com o passar do tempo, o Governo começou a utilizar-se dela para arrecadar impostos e a tornou obrigatória para a maioria das empresas. Todas as movimentações possíveis de se medir em dinheiro são registradas pela contabilidade, que em seguida, resume os dados registros em forma de relatórios e os entrega aos interessados em conhecer a situação da empresa. Pessoas Interessadas na Contabilidade: sócios e acionistas; administradores; diretores e executivos; governo; bancos e capitalistas; pessoas jurídicas (outras empresas). A EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE A história da contabilidade é tão antiga quanto a própria história da civilização. Está presa as primeiras manifestações humanas da necessidade social de proteção à posse e de perpetuação e interpretação dos fatos ocorridos com o objeto material de que o homem sempre dispôs para alcançar os fins propostos. Foi o pensamento do futuro que levou o homem aos primeiros registros a fim de que pudesse conhecer as suas reais possibilidades de uso, de consumo, de produção etc. Com o surgimento das primeiras administrações particulares aparecia a necessidade de controle, que não poderia ser feito sem o devido registro, a fim de que se pudesse prestar conta da coisa administrada. À medida que o homem começava a possuir maior quantidade de valores, preocupavam lhe saber quanto poderiam render e qual a forma mais simples de aumentar as suas posses, tais informações não eram de fácil memorização quando já em maior volume, requerendo, portanto, os registros dos acontecimentos. A História da Contabilidade segundo historiador italiano Federigo Melis (1950), divide-se em quatro períodos distintos: 1º. Período: História Antiga ou da Contabilidade empírica, que vai de cerca de 8.000 anos atrás até 1202 de nossa era. 2º. Período: História Média ou da Sistematização a Contabilidade, que vai de 1202 até 1494. 3º. Período: História Moderna ou da Literatura da Contabilidade, que vai de 1494 a 1840. 4º. Período: História Contemporânea ou Científica da Contabilidade, que vai de 1840 até aos nossos dias. A Historia Antiga refere-se aos estudos do registro dos fatos contábeis na Suméria, Egito e termina com o aparecimento de Leonardo Fibonaci, um matemático italiano considerado, por alguns, como o mais talentoso matemático da Idade Média. A História da
Sistematização formou-se no período em que a Contabilidade assumiu formas sistemáticas de registro, no século XIII, quando Luca Pacioli, um monge franciscano e célebre matemático italiano, descreve a contabilidade de dupla entrada, conhecida como método das partidas dobradas. Pacioli é considerado o pai da contabilidade moderna. Segue-se a fase da literatura, com centenas de obras em todo o mundo, todas de teor prático, terminando quando o contador e professor italiano Francesco Villa, em 1840, publicou a sua magistral obra, marcante na história da Contabilidade, que abriu o período científico: La Contabilità Applicattalle Amministrazioni Private e Pubbliche, premiada pelo governo da Áustria. Após longa trajetória, a contabilidade é revolucionada pela tecnologia da informação. A essência não foi alterada, a contabilização dos fatos contábeis continua sendo feita da mesma forma. O que alterou foi a forma de processar tais informações, trazendo o cuidado de conferir tais lançamentos, através do conhecimento e capacidade profissional. Com isso, as empresas e profissionais estão cada vez mais dependentes da Tecnologia. Segundo Hoss (2008), a humanidade por instinto de sobrevivência, buscou ao longo dos milênios cercar-se de bens materiais que julgava serem necessários para a perpetuidade de sua espécie. Com o passar do tempo, o conhecimento agregado permitiu que a humanidade evoluísse. Os valores das coisas sofreram alterações, fazendo com que a necessidade de informações a respeito da riqueza patrimonial também sofresse mutações. Desta forma, a contabilidade passou de um conhecimento rudimentar e empírico para uma ciência onde a metodologia de escrituração e análise dos valores patrimoniais fica cada dia mais sofisticado. A CONTABILIDADE DA ERA DIGITAL Em plena maturidade da profissão contábil, que já ultrapassa os 60 anos - conforme Decreto-Lei nº. 9.295, de 27 de maio de 1946, o qual criou o Conselho Federal de Contabilidade, definindo as atribuições do Contador o futuro bate à porta e tem logo atrás o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital SPED, diz Carvalho (2008). Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) Instituído pelo Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. De modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas
pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital. É composto por três grandes subprojetos. Representa uma iniciativa integrada das administrações tributárias nas três esferas governamentais: federal, estadual e municipal. Possibilita, com as parcerias fisco-empresa, planejamento e identificação de soluções antecipadas no cumprimento das obrigações acessórias, em face às exigências a serem requeridas pelas administrações tributárias. Faz com que a efetiva participação dos contribuintes, na definição dos meios de atendimento às obrigações tributárias acessórias exigidas pela legislação tributária, contribua para aprimorar esses mecanismos e confira a esses instrumentos maior grau de legitimidade social. Estabelece um novo tipo de relacionamento, baseado na transparência mútua, com reflexos positivos para toda a sociedade. Para Duarte (2009), o SPED é um projeto de inclusão da inteligência fiscal brasileira na Era do Conhecimento. Em outras palavras, as autoridades fiscais, em todos os níveis, estão usando a tecnologia da informação para fornecimento de informações com velocidade e precisão, capacitando seus profissionais para analisarem tais informações em busca de indícios de fraude ou sonegação. Está abrindo-se uma imensa janela de oportunidades para contadores que poderão prestar serviços de alto valor agregado aos seus clientes como: planejamento tributário, auditoria e contabilidade gerencial. Com a massificação do uso da NF-e, muitas tarefas tenderão a desaparecer devido à integração da cadeia produtiva do ponto de vista fiscal. Por outro lado as empresas precisarão de planejamento tributário, auditoria e contabilidade gerencial. Portanto, gestores e contadores precisarão das habilidades básicas para sobrevivência da era do conhecimento: habilidade com tecnologia da informação, análise, síntese e comunicação. ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL De maneira bastante simplificada, podemos definir o termo Escrituração Contábil Digital (ECD) ou SPED Contábil, como a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais. A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº. 787/07, a qual institui Escrituração Contábil Digital (ECD), para fins fiscais e previdenciários.
Devido às peculiaridades das diversas legislações que trata da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital ECD, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica. Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador PVA, sem inconsistências o arquivo deverá ser submetido ao ambiente SPED, via internet. A adoção do SPED será obrigatória às pessoas jurídicas, a partir de 2008, que fizerem parte das sociedades empresárias sujeitas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº. 11.211, de 7 de novembro de 2007. A partir de 1º de janeiro de 2009 o SPED será obrigado às sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real, ficando facultada a entrega da ECD às demais sociedades empresárias. O SPED Contábil deverá ser assinado, de forma digital, pelas seguintes pessoas: o representante cadastrado na Junta Comercial, com poderes para a prática de tal ato e o contabilista responsável pela empresa. O Programa Validador e Assinador - PVA só permite que o contabilista assine após os representantes da empresa. Conforme Instrução Normativa DNRC 107/08, devem ser utilizados certificados digitais de pessoa física, para envio dos arquivos digitais á Receita Federal. O documento eletrônico de identidade e-cpf foi criado para facilitar o relacionamento entre os contribuintes brasileiros e a Receita Federal. É utilizado para garantir a autenticidade dos remetentes de documentos e dados que trafegam pela Internet, assegurando sua inviolabilidade. Foi criado para facilitar o relacionamento entre os contribuintes brasileiros e a Receita Federal. ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL Instituído pelo Convênio ICMS no. 143, de 2006, a Escrituração Fiscal Digital (EFD) ou SPED fiscal é um arquivo digital que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. A partir do seu sistema fiscal, a empresa gera um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido em Ato Cotepe/ICMS no. 09 de 2008, informando todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este arquivo deverá ser submetido à importação e
validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo SPED. Em regra, a periodicidade de apresentação é mensal. Conforme preceitua a cláusula 8ª do Convênio ICMS nº. 143/06, os contribuintes do ICMS ou do IPI ficam obrigados à Escrituração Fiscal Digital (EFD) a partir de 1º de janeiro de 2009, sendo facultada a cada uma das unidades federadas, em conjunto com a Secretaria da Receita Federal do Brasil, estabelecer esta obrigação para determinados contribuintes durante o exercício de 2008. NOTA FISCAL ELETRÔNICA NF-e Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador. A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica DANFE. A partir da geração da NF-e a Secretaria da Fazenda poderá monitorar todas as etapas do processo de circulação de mercadorias, através do uso dos arquivos eletrônicos, proporcionando maior rapidez e segurança á fiscalização. O Protocolo ICMS 10/07, alterado pelo Protocolo ICMS 68/08, dispõe sobre a obrigatoriedade de utilização da Nota Fiscal eletrônica (NF-e) para a partir de 1º de abril de 2008 para determinados segmentos. CERTIFICADO DIGITAL O certificado digital é um documento eletrônico que possibilita comprovar a identidade de uma pessoa, uma empresa ou um site, para assegurar as transações on-line e a troca eletrônica de documentos, mensagens e dados, com presunção de validade jurídica. Diversos segmentos da economia já utilizam a certificação em suas atividades. Essas áreas utilizam a tecnologia que certifica a autenticidade dos emissores e destinatários dos documentos eletrônicos, garantindo sua privacidade e inviolabilidade aliada à economia de tempo, redução de custos, validade jurídica nos documentos eletrônicos, possibilidade de
eliminação de papéis e autenticação na internet com segurança. RESULTADO O SPED ou Big Brother Fiscal, como vem sendo chamado, é um sistema que insere as autoridades legais na Era do Conhecimento. A resistência de algumas empresas na adequação de seus sistemas ao SPED, está relacionada, principalmente, à falta de conhecimento do que é o projeto, e da redução de custos que será obtida após o processo de implantação que, logicamente, exige um investimento inicial relacionado não só a recursos financeiros, como também, a recursos de tecnologia e humanos em especial. Os empresários custam acreditar que terão benefícios com a nova sistemática e vislumbram somente o ganho por parte do governo, mais precisamente, por parte dos órgãos de fiscalização. A obrigatoriedade de adoção do SPED está determinada em cada um dos subsistemas que o compreendem, mas já está em vigor para algumas companhias, principalmente às sujeitas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado sujeitas à tributação do imposto de renda com base no lucro real, que já estão obrigadas à adoção parcial do sistema com relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008. Os prazos de entrega também variam de acordo com o sistema e podem ser mensais, anuais ou mesmo diárias, como é o caso da NF-e que precisa ser transmitida no momento de sua emissão, já que para acompanhar o transporte da mercadoria é necessária a emissão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). As multas por atraso podem chegar a R$ 5.000,00 (cinco mil reais), por mês calendário ou fração, o que deve atentar os contribuintes a fim de evitar transtornos por parte do fisco e desembolsos desnecessários em virtude das penalidades aplicáveis. DISCUSSÃO Alcazar (2009), afirma que nossa profissão ficou relegada ao cumprimento de tarefas para atender à demanda do governo em relação ao contribuinte. Com o avanço tecnológico dos últimos 10 anos, há uma evolução, e a própria abertura da economia globalizada trouxe outra realidade aos empreendedores do mundo e do Brasil. Consequentemente, a profissão contábil, pela natureza dessas evoluções todas, tem de se adaptar aos tempos modernos e, com isso, ela ganha o resgate do seu valor agregado, que é o intelectual.
Hoje, o profissional de contabilidade terá de aplicar a sua intelectualidade, o seu conhecimento, ter o seu pensamento estratégico a serviço da comunidade e dos empresários. A evolução dos tempos colocou a profissão de contabilidade nessa modernidade, e o grande esforço feito por todas as entidades da contabilidade, como o Conselho Federal de Contabilidade (CFC), o Conselho Regional de Contabilidade (CRC-SP) e às outras entidades que representam à profissão, não tem medido esforços para aprimorar o conhecimento deste profissional que precisa evoluir. Com o avanço tecnológico e a disponibilidade de ferramentas de processamento contábil, o contador passa a ter seu foco de crescimento em uma atualização constante, de vital importância para garantir os bons resultados das organizações, diz Hoss (2008). CONCLUSÃO A evolução tecnológica vem gerando impacto para o profissional Contábil, consequente do processo de execução do trabalho, que tem sido radicalmente alterado nas últimas décadas. O SPED trouxe uma nova realidade: a precisão de informação em tempo real. Portanto o profissional de contabilidade terá um papel importantíssimo em meio a todas essas novas tecnologias e obrigações, o de ser a interface entre o estado e a economia, o contribuinte e as administrações públicas, aumentando ainda mais sua responsabilidade profissional. Em função destas normas é que o profissional contábil deverá certificar-se da segurança do seu ambiente de informática, tanto próprio quanto de terceiros, pois a dependência do departamento de TI Tecnologia da Informação está cada vez maior. Trata-se de uma mudança radical de usos e costumes de dezenas de anos onde os Guarda- Livros, transcreviam os livros diários primeiro a caneta tinteiro, depois usavam a datilografia para em seguida transcrever no papel com utilização de gelatina copiativa, então apareceram os computadores que imprimiam os arquivos digitais em papel para posterior registro, agora é o fim da impressão em papel, pois o arquivo digital é validado e assinado eletronicamente com a Certificação Digital, convertido em layout determinado, enviado via internet para o SPED Nacional, registrado nas Juntas Comerciais, mantendo-se no meio digital com todo o respaldo legal. Assim, concluindo, podemos dizer que essa mudança de paradigma exigirá uma constante atualização aos profissionais contábeis em relação a novos processos implementados, os quais constituirão numa árdua tarefa, onde o profissional se valerá do
esforço, da competência, da habilidade, intelectualidade, da evolução e principalmente da vontade de ser um profissional capaz de desenvolver seu trabalho com qualidade, alcançando os fins propostos da sua profissão. REFERÊNCIAS ALCAZAR, José Maria Chapina. Tecnologia determinará novo cenário contábil. Extraído de: Conselho Federal de Contabilidade 22 de abril de 2009. Disponível em: http://www.jusbrasil.com.br/noticias/1015441/tecno. Acesso em 26 nov. 2010. BEAL, Adriana. Introdução à gestão de tecnologia da informação. 2beal.org. Disponível em: http://2wtx.com/2beal/ti/manuais/gti_intro.pdf. Acesso em 27 nov. 2010. CARVALHO, Jackeline. Apenas uma questão de tempo. In: Revista do Sescon, n. 210, ano XVIII, São Paulo, out. 2008. DUARTE, Roberto Dias. SPED, NF-e, ERP, tecnologias, gestão e a Era do Conhecimento. Disponível em: http://www.robertodiasduarte.com.br/. Acesso em 25 nov. 2010. FRANCO, Hilário. Contabilidade Geral. 23 ed. São Paulo: Atlas, 1997. MARINHO, Wendel. Revolução Digital no meio Empresarial e Contábil, 27/07/06. Disponível em: http://www.almeidacamargo.com.br/almeidacamargo/downloads/blogsintecnologia.pdf. Acesso em 25 nov. 2010. PORTAL DA NOTA FISCAL ELETRONICA. Disponível em: www.nfe.fazenda.gov.br/portal. Acesso em 26 nov. 2010. SEBRAE. 28/11/08 - SPED: Sistema Público de Escrituração Digital - Escrituração Contábil Digital http://www.sebraesp.com.br/fique_olho/notas_empreendedor/legislacao/escrituracao_contabil _digital. Acesso em 27 nov. 2010.