Como Aumentar o LUCRO do seu escritório contábil com Consultoria Financeira
Introdução Contadores, de um modo geral, são financistas por natureza. E por que não aproveitar esse conhecimento extra para aumentar o lucro dos escritórios contábeis e, ao mesmo tempo, ajudar os clientes com a gestão financeira de suas empresas? Elaboramos 10 dicas sobre como contadores podem ajudar seus clientes prestando consultoria financeira para suas empresas. Certamente, depois de segui-las, os contadores/consultores terão clientes muito mais fiéis e felizes em pagar por consultorias, além dos honorários. As 4 primeiras dicas estão ligadas a questões comportamentais. É muito importante que as pessoas não só entendam, como também incorporem as mudanças a serem implementadas em uma empresa. Em seguida, daremos 6 dicas que ensinam, tecnicamente, como organizar sua empresa para que se possa extrair dela todas as informações necessárias para se realizar uma consultoria financeira que, de fato, gere lucro para o cliente. 1
1 Comece de forma inteligente Separe algumas horas da sua semana para se dedicar à consultoria mantendo-se longe da fábrica de rotinas de seu escritório. Para isso, defina um dia e reserve de 3 a 4 horas dele para dedicar-se exclusivamente a consultoria, sem envolver-se em outros assuntos rotineiros. Avalie a necessidade e a receptividade de cada cliente preparando uma lista com todos eles, de maneira que possa analisar com clareza quais são os que realmente têm necessidade de uma consultoria e também quais são os mais receptivos a essa ideia. Feita esta análise, elabore um ranking que os posicione de acordo com o grau de necessidade e receptividade de cada um e comece a abordagem pelo grupo mais fácil. Os graus de necessidade e receptividade serão medidos por quanto cada cliente estará aberto para falar sobre suas rotinas e necessidades, e também pelo quanto são receptivos a sugestões. De posse do ranking, crie uma matriz que te aponte exatamente os clientes que precisam e também estão abertos para te ouvir. No caso abaixo, são os do canto superior direito da matriz (Clientes Alvos). 2
Depois, foque nos seus clientes Profissionais, os que sempre querem melhorar independente do quanto necessitam e, em seguida, trabalhe com os Cabeças Duras. Todo benefício gerado ao grupo dos profissionais será positivo para o processo de convencimento dos Cabeças Duras. 2 A principal ferramenta do consultor: fazer boas perguntas Pode parecer trivial, mas fazer boas perguntas é fundamental para se descobrir a origem de certos problemas. Elaboramos aqui uma listinha com algumas delas que nortearão a sua consultoria no sentido de oferecer ao seu cliente exatamente o que ele quer e/ou necessita. Comecemos pelas gerais: GERAIS Você está satisfeito com seu departamento financeiro? Você fica no negativo frequentemente? Como está a inadimplência de seus clientes? Você tem visibilidade e está satisfeito com o resultado financeiro da empresa? EQUIPE Quem trabalha no seu financeiro? A equipe foi bem treinada? A equipe está motivada? FERRAMENTAS Que ferramenta você usa? Essa ferramenta é simples? Ela te dá informações gerenciais para tocar o negócio? PROCESSOS Os processos do seu financeiro são claros? A equipe conhece e segue esses processos? As responsabilidades estão claras? 3
As respostas a todas essas perguntas serão fundamentais para nortear sua consultoria. Dependendo de como se apresentarem, ficará claro onde estão as falhas da empresa e, consequentemente, mais fácil será oferecer as soluções mais eficientes. 3 Ajude seu cliente a entender que ele tem um problema Determinados problemas que são bastante óbvios para um contador/consultor, nem sempre são tão óbvios assim para o cliente e, se ele não se convencer sobre o problema, dificilmente irá contratar seus serviços de consultoria. Desta forma, é muito importante que você o convença sobre algum problema detectado por você. Uma boa maneira de fazê-lo é dando exemplos de empresas e departamento que são bem administrados. Compare-os com a maneira com que seu cliente está administrando a própria empresa. Explique também o que já foi feito por você em outras empresas que apresentavam os mesmos problemas e o que foi feito para saná-los. Esses exemplos te darão legitimidade e credibilidade para fazer o que você está propondo. Outra dica muito importante também é fazer cálculos junto com seus clientes. Calcule com ele quanto os juros mensais que anda pagando representam ao final de um ano ou quanto um atraso de pagamento representa de prejuízo ao final de determinado período e comprometa-se a ajuda-lo a reduzir essas despesas, por exemplo. Quanto maior for a economia que você está se predispondo a gerar, maior a satisfação que seu cliente terá em pagar pela sua consultoria. 4 O desafio do consultor não é ter ideias, é gerar resultados O maior objetivo da consultoria é gerar dinheiro para o cliente e, se você o fizer, certamente seu cliente o recompensará e, melhor que isso, te indicará outros clientes. 4
Mas para que você consiga, de fato, implantar melhorias na empresa de seu cliente, os funcionários da empresa devem estar preparados para dar sequência às modificações sugeridas, logo, devem ser treinados para tal. Sendo assim, treinamento é a palavra-chave. Ofereça treinamento à equipe envolvida e sugira reuniões frequentes de acompanhamento para certificar-se de que as mudanças serão implantadas e incorporadas como se deve. 5 Ajude seus clientes com organização financeira básica Em relação à equipe, ajude na definição do perfil dos funcionários dependendo do que seu cliente espera que cada um faça. Depois, participe da seleção e do recrutamento, indicando pessoas ou agências de recrutamento da sua rede de contatos. Ministre treinamentos para ajudar na estruturação das rotinas de seu cliente e, finalmente, defina um processo de avaliação de colaboradores para medir o quanto seus perfis se enquadram nas funções que realizam. Quanto às ferramentas, apoie-o na definição de ferramentas adequadas e que sejam fáceis e simples para toda a equipe. O ideal é que a ferramenta cubra de 70 a 80% do processo financeiro e que ajude a armazenar documentos de maneira com que fiquem disponíveis para o contador. Porém, de nada adianta armazenar números e informações e não fazer bom uso deles. Logo, ofereça também ao cliente uma visão gerencial do negócio de forma que você possa ajudá-lo com o fluxo de caixa, com o controle de inadimplência e com o monitoramento de performance. Por último, mas não menos importante, ajude seu cliente a definir processos simples e claros. Defina rotinas diárias, semanais e mensais de acordo com o template do cliente, imprima-o e cole-o na parede, em lugar visível. A seguir, um bom exemplo de como isso funcionaria na prática: 5
OBS - Sugerimos a palestra 3 Passos Básicos de Gestão Financeira que fala mais detalhadamente sobre esses 3 pontos aqui abordados. 6 Ajude seu cliente na questão de fluxo de caixa O principal motivo da quebra de empresas no Brasil é a má administração de fluxos de caixa porque grande parte de seus gestores não faz a mínima ideia de como anda a projeção do próprio fluxo de caixa. Dependendo do caso, um bom controle de fluxo pode até evitar a quebra de uma empresa. Uma boa dica é que se realize reuniões semanais para avaliar a situação das empresas e sugerir ações preventivas, tais como fazer cobranças caso haja atraso de pagamento, renegociar dívidas com fornecedores, postergar pagamentos, ou o que mais for necessário para manter a saúde do caixa da empresa. A ideia é ser proativo. Pensar soluções para os problemas já projetados, mas antes mesmo que eles aconteçam. 6
7 Faça um diagnóstico rápido da saúde financeira do seu cliente Esqueça os indicadores de liquidez para fazer essa análise quando se tratar de pequenas empresas. Elas geralmente não têm um balanço muito atualizado, o que pode te levar a conclusões pouco precisas em relação ao diagnóstico. A metodologia mais adequada, nesses casos, é calcular o valor de liquidação no negócio (também conhecido como o teste do frio na barriga). Quanto seu cliente colocaria no bolso hoje caso fosse liquidar seu negócio? Ou teria que pagar pela liquidação? Depois de feitos os cálculos, explique esse conceito para seu cliente e veja sua reação, pois, dependendo do porte e do tipo de negócios da empresa, cada resultado poderá provocar uma reação diferente. Só assim, você saberá exatamente o real significado dos números obtidos, independentemente de quanto pareçam positivos ou não para você. 7
8 Ajude-o a entender sua performance financeira Classifique pagamentos e recebimentos por categorias. Com base nessas classificações, será mais fácil montar um painel gerencial que ajude seu cliente a entender melhor a sua saúde financeira. Gere um demonstrativo de fluxo de caixa mensal e analise-o junto com seu cliente. Mostre se o negócio é superavitário ou não, e porquê. Explique para onde está indo o dinheiro da empresa e mostre a ele que você tem conhecimento sobre o que está fazendo e pode ajudá-lo. 9 Ajude seu cliente a aumentar seu lucro Há 2 maneiras de se aumentar os lucros: recebendo mais dinheiro ou gastando menos. E aí vai uma dica bibliográfica, a bíblia do assunto, o livro de cabeceira do fundador da Ambev, Dobre Seus Lucros, de Bob Fifer. 8
10 Ajude seu cliente a planejar o futuro Sem organização não há como se falar em planejamento. A primeira coisa a se fazer é ajudar seu cliente a se organizar analisando com ele o fluxo de caixa e fazendo também um monitoramento de performance. Comece com um planejamento simples no Excel e discuta as premissas com seu cliente. Com base nelas, analise e discuta as projeções de caixa futuras e tente pensar soluções proativas que melhorem o resultado financeiro da empresa. Ensine-o a acompanhar e monitorar o que já foi realizado confrontando com o planejado. Essa é a única forma do cliente ir ajustando sua performance mês a mês para ter o resultado financeiro que ele espera e, assim, ter condições concretas de fazer um planejamento futuro. 9
Resumindo Nossas dicas Comece focando nos clientes mais fáceis; faça boas perguntas para eles; prove que eles têm problemas que compensam serem resolvidos, financeiramente falando; gere resultado para os seus clientes; ajude seus clientes com organização financeira básica sem o básico eles não conseguirão desenvolver nada mais complexo; dê a seu cliente apoio na gestão do fluxo de caixa - isso pode salvar a vida de uma empresa; tenha o cálculo de diagnóstico da saúde financeira do bolso fácil - isso mostra que você sabe do que está falando e, de uma forma simples, mostra valor; ajude-o a entender a performance financeira da empresa; fique atento às formas de aumentar o lucro dele; ajude-o a planejar o futuro. Gostou do Conteúdo? Nos ajude compartilhando nas Redes Sociais! 10
Todas essas dicas poderão ser usadas de maneira muito mais fácil usando-se o Nibo. Fundado em 2012, o Nibo tem como objetivo ajudar empresas e escritórios de contabilidade a organizarem e otimizarem suas rotinas, de forma simples e intuitiva. Por meio de uma plataforma que pode ser acessada de qualquer lugar, a empresa permite que os profissionais possam gerenciar gestão financeira, integrar com a contabilidade e simplificar processos manuais. AGENDE UMA DEMONSTRAÇÃO www.nibo.com.br 11