MANUAL DE PROCEDIMENTOS MP 16/2011 CONTROLE DE ACESSO AO EDIFÍCIO MÁRIO COVAS Macro Processo: Processo: Subprocesso Origem: Suporte Administrativo Segurança Física Unidade de Administração Nº Revisão/Data: 01 05/08/2011 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO... 2 2. OBJETIVO... 2 3. ABRANGÊNCIA... 2 4. REGRAS... 2 5. PROCEDIMENTOS... 3 6. RESPONSABILIDADES... 5 7. DISPOSIÇÕES GERAIS... 6 8. VIGÊNCIA... 6 Secretaria Geral - Normas e Processos Pg. 1/6
1. INTRODUÇÃO 1.1. O principal acesso às dependências do Edifício Mário Covas (Sede do SEBRAE-SP) é feito pela entrada localizada na Rua Vergueiro nº 1117, no piso térreo. 1.2. O acesso ao estacionamento do prédio se dá pela rampa da entrada lateral da Rua Vergueiro, nº 1117. As regras quanto à utilização do estacionamento estão descritas no Manual de Procedimentos 08/2011 - Estacionamento do SEBRAE-SP Edifício Sede, disponível na página de normas e manuais da Intranet. 1.3. As correspondências/documentos destinadas ao SEBRAE-SP devem ser entregues na recepção do 1º subsolo, não sendo liberado o acesso aos andares/unidades. 1.4. O portão do 2º subsolo (Rua Apeninos) é destinado, exclusivamente, ao acesso de veículos à disposição da presidência e diretoria e de veículos de carga e descarga de materiais. 2. OBJETIVO Estabelecer as regras, critérios e procedimentos para identificação e controle de acesso às dependências do Edifício Mário Covas, visando garantir a segurança de todos e do patrimônio da empresa. 3. ABRANGÊNCIA Todos os funcionários, estagiários, temporários, prestadores de serviços e visitantes. 4. REGRAS 4.1. O acesso às dependências do Edifício Mário Covas se dará somente após a devida identificação. 4.1.1. Funcionários, estagiários, temporários, prestadores de serviços, terceirizados e contratados são identificados por meio do crachá de identificação de acesso e da leitura da digital junto às catracas localizadas nos pisos, térreo, 1º, 2º e 3º subsolos; 4.1.2. Para acesso ao estacionamento o usuário deve possuir a credencial de estacionamento a qual permite a liberação da cancela, através da utilização do cartão de identificação do veículo; Secretaria Geral - Normas e Processos Pg. 2/6
4.1.3. Os visitantes são identificados na recepção, quando recebem um crachá de identificação de acesso para visitantes, com validade de um dia/hora o qual permite o acesso mediante liberação da catraca. 4.2. O crachá de identificação de acesso: 4.2.1. É o documento oficial de identificação dos colaboradores do SEBRAE-SP; 4.2.2. É pessoal e intransferível; 4.2.3. Deve ser utilizado em local visível durante todo o período de permanência nas dependências do Edifício Mário Covas; 4.3. Não é permitido o acesso às dependências, de qualquer pessoa sem autorização ou a devida identificação na recepção; 4.4. As portas de vidro instaladas nos andares deverão ser fechadas ao final do expediente, por um membro da Unidade ou equipe de segurança do prédio. O acesso às Unidades, pela manhã, será feito mediante a abertura do ambiente pela equipe de segurança. 5. PROCEDIMENTOS 5.1. Funcionários, estagiários, prestadores de serviços, terceirizados e contratados. 5.1.1. O registro e liberação da catraca na entrada e saída somente será efetuado após a identificação e verificação positiva do crachá de identificação de acesso conjuntamente com a leitura da digital do usuário, e com o giro completo da catraca. 5.1.2. O funcionário que não estiver portando o seu crachá de identificação de acesso, deverá se dirigir à recepção do térreo para: a) Identificar-se por meio de documento oficial com foto; b) Informar o nome, da Unidade em que trabalha e de seu superior hierárquico para permissão de acesso. Nota: Na hipótese do funcionário não estar portando nenhum documento que possa identificá-lo, aguardar na recepção a autorização da sua gerência. Secretaria Geral - Normas e Processos Pg. 3/6
c) Receber um crachá de identificação de acesso provisório, com validade de um dia; d) Ao final do expediente, devolvê-lo na recepção do piso térreo. 5.1.3. Em caso de furto, roubo, extravio ou danificação do crachá de identificação de acesso, o funcionário deve notificar imediatamente as Unidades: a) Administração / Serviços Gerais, para orientação e acompanhamento por parte do Estacionamento, Recepção e Segurança; b) Gestão de Pessoas para que seja realizado o bloqueio no sistema e emitido outro crachá de identificação de acesso. 5.1.4. No caso de prestadores de serviço, terceirizados, contratados ou temporários, a validade do crachá de identificação de acesso terá a mesma vigência do contrato de trabalho/ prestação de serviços e deverá ser devolvido à Unidade de Gestão de Pessoas, diretamente, ou por intermédio do Gerente da Unidade a qual tenha prestado o serviço. 5.2. As catracas estão instaladas e projetadas para facilitar o acesso dos portadores de necessidades especiais de modo seguro, de acordo com o que determina a norma ABNT NBR 9050 Acessibilidade a Edificações, Mobiliários e Equipamentos Urbanos. 5.3. O horário considerado livre para acesso e permanência de funcionários no Edifício Mário Covas é de segunda a sexta-feira, das 7h às 20h. O acesso fora desse período somente será autorizado mediante comunicação antecipada (por e-mail), aos grupos SP-Segurança e SP-Recepção, com cópia para o Gerente da Unidade em que o funcionário estiver alocado. 5.4. O acesso às dependências do Edifício Mário Covas aos sábados, domingos e feriados, dar-se-á mediante solicitação por e-mail para a devida autorização à Unidade de Administração / Serviços Gerais. 5.5. O Presidente, os Diretores e Gerentes das Unidades possuem autorização permanente para o livre acesso às dependências do Edifício Mário Covas, desde que devidamente identificados pelo crachá de identificação de acesso. 5.6. Visitantes 5.6.1. Visitantes do SEBRAE-SP terão acesso ao prédio e suas dependências após o cadastramento de seus dados, tais como nome e documento oficial: RG, CNH, Passaporte, modelo e placa do veículo e captação de imagem (foto) junto às Recepções Secretaria Geral - Normas e Processos Pg. 4/6
5.6.2. O acesso dos visitantes está condicionado à autorização da unidade a que se destinam mediante consulta efetuada pela recepção e liberação do crachá de identificação de acesso para visitantes, que deverá ser utilizado em local visível durante todo o período de permanência nas dependências do Edifício Mário Covas; 5.6.3. A utilização do estacionamento do Edifício Mário Covas por visitantes está prevista no Manual de Procedimentos 08/2011 - Estacionamento do SEBRAE-SP Edifício Sede, disponível na página de normas e manuais da Intranet, sendo necessário enviar a solicitação de entrada para o visitante 12h antes, com Nome, RG, Modelo do Veículo e Placa. 5.6.4. Autoridades, como Governadores, Prefeitos, Secretários de Estado, e Conselheiros, entre outros, deverão ser previamente comunicados, com 24 h de antecedência à Unidade de Administração (Serviços Gerais) para registro e facilitação do acesso, caso necessário, solicitar segurança para acompanhamento. Nota: Não sendo comunicado com antecedência, a liberação do acesso do visitante somente se dará mediante confirmação do visitado. 5.6.5. Portadores de entregas, restritas ao interesse do SEBRAE-SP, somente terão acesso à recepção do 1º Subsolo, não sendo autorizado o acesso aos andares/departamentos. 6. RESPONSABILIDADES 6.1. É responsabilidade da Unidade de Gestão de Pessoas: 6.1.1. Efetivar o registro biométrico dos funcionários, temporários, estagiários e prestadores de serviço; 6.1.2. Emitir o crachá de identificação de acesso; 6.1.3. Manter, em conjunto com a Unidade de Tecnologia da Informação, o banco de dados atualizado, com informações e dados de funcionários, temporários, estagiários, jovens aprendizes e prestadores de serviço. 6.2. Cabe a Unidade de Administração / Serviços Gerais: 6.2.1. Controlar o acesso ao Edifício Mário Covas na parte de Estacionamento, Recepção e Segurança; 6.2.2. Notificar o Gerente responsável sempre que um funcionário, estagiário, prestador de serviço ou temporário sob sua subordinação descumprir as normas de controle de acesso. Secretaria Geral - Normas e Processos Pg. 5/6
6.3. É responsabilidade do funcionário o uso correto do seu crachá de identificação de acesso, mantendo-o em boas condições para a sua identificação e acesso. O uso indevido e irresponsável, ou, a transferência para terceiros, implicará na imediata apuração e aplicação das medidas administrativas e medidas judiciais possíveis. 6.4. É responsabilidade do Gerente da Unidade que efetuou o contrato de prestação de serviço: 6.4.1. Solicitar a emissão de crachá de identificação de acesso de prestador de serviço, informando Nome do prestador de serviços, nº do RG, Empresa contratada e Unidade que ocorrerá a prestação de serviços. 6.4.2. Devolver o crachá de identificação de acesso quando do encerramento do contrato e; 6.4.3. Informar a Unidade de Gestão de Pessoas por e-mail sobre o encerramento do contrato. 7. DISPOSIÇÕES GERAIS 7.1. O registro da entrada e saída nas catracas é exclusivo para controle de acesso ao prédio e não substitui o ponto eletrônico ou a folha de ponto. 7.2. Os dados de registro da entrada e saída nas catracas são de uso exclusivo e restrito do SEBRAE-SP, sendo que, sua divulgação em qualquer condição, dependerá de autorização expressa da Gerência de Administração. 7.3. Em caso de falta de energia elétrica, as catracas e as portas dos andares serão liberadas e o acesso se dará mediante apresentação do crachá de identificação de acesso ao funcionário da recepção/segurança. 7.4. Em caso de emergência, as catracas serão liberadas manualmente. 7.5. As entregas pessoais deverão ser realizadas na recepção do 1º subsolo. 8. VIGÊNCIA Este Manual de Procedimentos entra em vigor no dia seguinte ao de sua publicação na intranet do SEBRAE-SP, revogadas as disposições em contrário. Secretaria Geral - Normas e Processos Pg. 6/6