REVISÃO BILBIOGRÁFICA DO SISTEMA DE PRODUÇÃO JUST IN TIME Evandro de Oliveira 1 Jonathan Francisco Pereira Tcacenco 2 RESUMO O sistema Just in Time tem contribuído para o bom desempenho produtivo de muitas empresas no mundo inteiro. Neste artigo descreveremos como o sistema funciona e o porque de ele ser tão eficiente. Para melhor compreensão, está dividido em tópico, tendo uma breve introdução, histórico da administração, seguido pelo histórico do sistema just in time, a filosofia do sistema, os tipos, pontos positivos e negativos e um comparativo entre o sistema de administração convencional e o sistema de produção Just in Time. Palavras-Chaves: Just in Time, sistema puxado de produção, Kanban, estoques. INTRODUÇÃO Algumas abordagens vêm sendo propostas, desenvolvidas e aplicadas à gestão da produção. Dentre as principais pode-se citar o sistema Just in Time (JIT). Atualmente a melhoria constante do processo produtivo frente à concorrência, as exigências cada vez mais acirradas do mercado e a necessidade da sobrevivência empresarial, obrigam as empresas a buscarem cada vez mais recursos para otimizarem seus processos de produção. Para isso, este artigo destina-se a abordar de uma forma geral o sistema Just in Time, tendo como base para estudo diversas referências bibliográficas, agrupando as idéias que melhor descrevem este sistema. Será mostrado como o sistema Just in Time pode ser benéfico para o desempenho da empresa que o implanta e como surgiu a administração, a necessidade de criação do sistema Just in Time, suas características, pontos positivos e pontos negativos, primeiros passos para implantação e também uma comparação entre o sistema tradicional de administração e o sistema Just in Time. 1 Graduado em Tecnologia em Automatização Industrial pela Universidade de Caxias do Sul e Pós Graduando em Engenharia de Produção pela Faculdade da Serra Gaúcha. 2 Graduado em Tecnologia em Gestão da Tecnologia da Informação pela Universidade do Sul de Santa Catarina e Pós Graduando em Engenharia de Produção pela Faculdade da Serra Gaúcha e Pós Graduando em Administração de Empresas pela Fundação Getúlio Vargas.
HISTÓRICO DA ADMINISTRAÇÃO As origens da administração remontam a um passado muito distante. Na própria Bíblia, temos citações que mencionam os benefícios de se delegar autoridade, bem como da conveniência de se ter boa organização ao se dirigir o povo. Das antigas civilizações também ouvimos falar em administração e liderança. Sócrates mencionava em seus discursos, que aqueles que sabem como utilizar pessoas, conduzem coisas públicas ou particulares judiciosamente, enquanto que aqueles que não sabem, errarão na administração de ambos. As organizações militares também têm sido com o passar dos séculos, exemplos de administração de grandes contingentes de pessoas com o auxílio de princípios e objetivos bem definidos e por todos compreendidos. Ao lado destas organizações militares, temos a Igreja Católica, como outro exemplo bem sucedido, com sobrevivência por séculos. Mas foi somente no século XIX, que os primeiros escritos dedicados exclusivamente a administração surgiram. Robert Owen, um próspero fabricante de tecidos da Escócia publicou em 1825, o livro A New View of Society, onde procurava demonstrar a outros industriais, a importância de se dedicar ao elemento humano, a mesma atenção e cuidado dedicados às máquinas. No ano de 1832, o britânico Charles Babbage publicou o livro On the Economy of Machinery and Manufactures, no qual explana o princípio da divisão do trabalho, que 80 anos mais tarde, constituiria o elemento fundamental da Teoria de Frederic W. Taylor, o fundador da Administração Científica. Por causa destes e outros precursores, a Administração começou a tomar corpo como assunto independente das ciências econômicas e dos conhecimentos tecnológicos que no século XIX eram intensamente descobertos e estudados. No século XX coube a Taylor nos Estados Unidos e Fayol na França, lançar os alicerces definitivos da Administração, após os quais muitos outros se guiaram. No ano de 1895, Taylor apresentou o trabalho intitulado A Piece Rate System, que demonstrava um novo tipo de remuneração. Este era baseado no pagamento de uma quantia fixa por peça produzida e no valor de produção padrão-horário. Se no final das 10 horas de trabalho diárias, o operário fizesse menos que o padrão, receberia apenas o valor fixo por peça. Porém, se ultrapassasse a produção padrão, receberia um valor maior por peça, ficando assim com um ganho muito maior. Este trabalho de Taylor constituiu a base para o
trabalho de tempos e movimentos com a decorrente aplicação de salários com incentivo a todo pessoal da fábrica. No ano de 1911, Taylor publicou o livro The Principles os Scientific Management, com a intenção de sumariar todas as suas experiências e traduzí-las em princípios, substituindo os métodos empíricos utilizados até então. Os seus princípios podem ser resumidos da seguinte forma: Aplicar a análise científica em lugar do empirismo; Analisar cuidadosamente cada operação, planejando em detalhes cada um de seus aspectos; Selecionar o melhor homem para cada trabalho, especializando-o em uma tarefa; controlar suas atividades para ter certeza de que ele está seguindo o que foi planejado; Ao lado destes princípios, Taylor preconizava a separação da função de preparar o trabalho e executá-lo, para isto, concebia ele não um único superior, mas uma série deles, cada um encarregado de um aspecto, assim teríamos: um encarregado para preparar todo o material necessário para o início da produção; o encarregado da fabricação propriamente dita; o encarregado da inspeção e teste; o encarregado da manutenção; Mais adiante, no ano de 1915, o francês Henry Fayol reuniu em seu primeiro livro, Administration Industrialle et Générale, a base moderna da teoria da administração, dentro do enfoque dado pela escola clássica. Fayol pregava que o bom desempenho de uma empresa, em qualquer atividade, dependia de a empresa estar obedecendo a um certo número de condições às quais se poderia chamar de princípios. Estes princípios poderiam ser aplicados a toda cadeia hierárquica da empresa, diferindo apenas em cada posição quanto a intensidade com que precisavam ser utilizados. Os princípios deviam ser flexíveis e capazes de se aptar a cada realidade. Dizia Fayol, que administrar é uma arte que requer inteligência, experiência, decisão e proporção; composta de tato e experiência, a proporção é uma das mais desejadas qualidades em um administrador. Os princípios preconizados por Fayol são: Divisão do trabalho; Autoridade; Disciplina; Unidade de comando;
Unidade de direção; Subordinação dos interesses individuais ao interesse geral; Remuneração; Centralização; Cadeia escalar; Ordem; Eqüidade; Estabilidade do pessoal; Iniciativa; Espírito de equipe; Fayol teve a oportunidade de aplicar seus conceitos em toda sua brilhante carreira de administrador, quando ingressara na Companhia Commentury Fourchambault, a mesma estava a vias de fechar, mas com seu trabalho, Fayol deixou empresa no ano de 1918, com uma excelente situação, e com os melhores administradores a frente do comando da empresa. Após este dois importantíssimos precursores da administração, tivemos outros, como Elton Mayo, com a sua escola de relações humanas, o alemão Max Weber, com seu modelo de organização burocrática, o americano Chester I. Barnard, com a escola dos sistemas sociais, Herbert Simon com sua teoria da decisão, e por último temos a escola matemática, que se desenvolveu muito durante a segunda guerra, com ênfase do processo decisório, existência das decisões programáveis e progresso do computador. HISTÓRICO DO JUST IN TIME Segundo Ohno (1997), o sistema de produção de passos múltiplos, envolve métodos de empurrar e puxar a produção. No método de empurrar, a quantidade planejada a ser produzida é determinada pelas previsões de demanda e pelos estoques disponíveis, onde períodos de produção são determinados a partir de informações padronizadas, o produto então é produzido seqüencialmente desde o primeiro passo. No sistema puxado, o processo final retira as quantidades necessárias do processo precedente num determinado momento, e este procedimento é repetido na ordem inversa passando por todos os processos anteriores. O
Sistema Toyota de Produção (STP) um sistema puxado, e a base dos fundamentos que levaram a Toyota a ser a maior empresa montadora de veículos do planeta. O Sistema Toyota de Produção teve sua evolução baseada na necessidade de certas restrições impostas pelo mercado, que exigiram a produção de lotes reduzidos, com muitas variedades sob condições de baixa demanda, esse foi o cenário que a indústria japonesa enfrentou no período pós-guerra. Em 1973, a crise do petróleo afetou o cenário mundial com uma grande inversão na relação oferta/demanda, necessitando assim de novos métodos de produção. Utilizando desta nova realidade, a Toyota com seu Sistema Toyota de Produção, constituiu-se como um grande exemplo de adaptação às novas necessidades industriais, promovendo uma produção extremamente flexível, com custos muito baixos e com altíssima qualidade. A base do STP é a eliminação integral do desperdício, tendo como sustentação do sistema dois pilares o Just in Time e a autonomação ou automação com um toque humano (Ohno 1997). Outros pontos também são destacados pelo autor, o uso de técnicas de manutenção, habilidade individual do trabalhador, a nivelação da produção, o trabalho em equipe e a preparação de máquinas. FILOSOFIA JUST IN TIME O sistema JIT nada mais é do que a tradução estabilizada de um conjunto de políticas-padrão das práticas desenvolvidas pela Toyota desde a década de 40. De acordo com Gianesi e Corrêa (1993) o JIT se trata não apenas de uma técnica ou conjuntos de técnicas de administração, mas sim uma filosofia completa de trabalho, incluindo aspectos ligados à administração de materiais, gestão da qualidade, arranjo físico, projeto de produto e gestão de pessoas. Uma característica da filosofia JIT é trabalhar com a produção puxada ao longo do processo, onde o material só é solicitado se realmente existir a necessidade para sua utilização. Um ponto forte a ser combatido é o desperdício. Contrário a esse método está a produção empurrada, que tem como características o acúmulo de estoques e custos para mantê-los. Pode ser analisado no artigo desenvolvido por Leite (2006), que as vantagens desse sistema de produção estão na contribuição à estratégia competitiva da empresa através da melhoria dos seguintes critérios:
Redução de custos; Melhoria na qualidade; Aumento na flexibilidade, com a redução dos tempos de processamento; Aumento de fluxo; Maior visibilidade dos problemas e soluções dos mesmos. Ainda segundo Leite (2006), as principais limitações do JIT estão ligadas a própria flexibilidade de faixa do sistema produtivo, no que tange a variedade de produtos oferecidos e as variações de demanda para curto prazo, formando com isso limitações no mix. O sistema JIT precisa de demanda estável para balancear o fluxo, o que nem sempre é possível pelas oscilações do mercado, que quanto maior sua instabilidade maior será a necessidade de estoques, indo totalmente contra a filosofia do JIT. Segundo Ohno (1997), o Kanban é uma ferramenta para conseguir o Just in Time, entretanto para que esta ferramenta funcione, os processos de produção devem ser administrados para fluírem tanto quanto possível e trabalhar sempre de acordo com métodos padronizados. Para garantir que possam ser obtidos produtos isentos de defeitos, um sistema que informe automaticamente se algum processo estiver gerando produtos defeituosos deve ser estabelecido. Este é um ponto que o sistema Kanban se aplica. Na produção em um sistema JIT não são necessários estoques adicionais, assim, se o processos anterior gerar peças defeituosas o processos seguinte deve parar a linha de produção, quando isso ocorre a peça defeituosa é levada de volta ao processos anterior. O intuito desta situação é impedir a recorrência de do defeito ocorrido. TIPOS DE JUST IN TIME Tendo como exemplo a indústria automobilística, o Just in Time será descrito em três tipos: Just in Time tradicional, seqüenciado e por kits. 1. Just in Time tradicional Monden (1994) define o Just in Time como produzir as unidades necessárias em quantidades necessárias no tempo necessário. O principal propósito do sistema é reduzir custos, mas também contribui para aumentar o capital de giro da empresa e melhorar a
produtividade, uma vez que o JIT trabalha justamente a melhoria contínua de processos, bem como a redução incondicional dos desperdícios e dos grandes estoques. Nos sistemas convencionais de produção, os estoques são utilizados para evitar a descontinuidade de uma linha de montagem, uma vez que se algum problema surgir, o processo seguinte não fique parado aguardando a solução do problema. Os problemas que podem surgir podem ser de três tipos: qualidade comprometida, máquinas quebradas e problemas de setup de máquinas. Com uma redução dos estoques através de lotes cada vez menores de produção, estes problemas ficam muito mais aparentes. Desta forma o JIT contribui para a identificação destes problemas, tornando as soluções muito mais ágeis e de fácil eliminação. Segundo Corrêa (1993), os elementos mais importantes do JIT são os lotes de fornecimento reduzidos, recebimentos freqüentes e confiáveis, lead times cada vez menores e altos níveis de qualidade. A grande vantagem do JIT está na economia conseguida com a eliminação de estoques, e neste caso, também com a eliminação de embalagens, prateleiras e caixas utilizadas na armazenagem destas peças. Por outro lado, a empresa fica muito vulnerável a qualquer fator que afete a prefeita sintonia entre fornecedor-empresa, podendo paralisar a sua produção por tempo indeterminado. Apesar disto, as empresas, principalmente do ramo automotivo, estão caminhado para esta direção. 2. Just in Time Seqüenciado Nesta variação do Just in Time, o fornecedor entrega as peças exatamente na etapa em que as peças serão utilizadas na linha de montagem, no exato momento da sua necessidade, já na seqüência em que serão colocadas nos produtos que estão em montagem. É considerado como o melhor tipo de Just in Time, com a melhor relação custo-benefício de implantação. No caso das montadoras de automóveis, as entregas com os sistemas Just in Time tornam-se mais freqüentes ainda, em lotes cada vez menores, geralmente suficientes para apenas duas horas de produção. Para este tipo de Just in Time, deverá haver uma enorme cumplicidade na relação entre fornecedor-empresa, com um compromisso cada vez maior de ambas as partes, para não haver falhas, uma vez que o fornecedor falhe, a empresa para a sua linha de produção. No caso do Brasil, a implantação dos JITs tem exigido dos fornecedores nacionais um grande esforço financeiro e de capacitação de suas instalações e pessoal,
necessitando assim, boas garantias da empresa para com o seu fornecedor, através de contratos prolongados de fornecimento, muitas vezes de forma exclusiva. Há também a necessidade do total envolvimento da empresa no planejamento do JIT com o seu fornecedor. 3. Just in Time por kits Outra variação muito utilizada de JIT é por kits. Neste modelo de JIT, temos utilização principal quando pretendemos eliminar estoques junto a linhas de montagem. Em um sistema tradicional, existem nas empresas dois tipos de estoque: de matérias-primas e de peças. Um está localizado no almoxarifado e o outro junto à linha de produção. Neste caso, os valores envolvidos nestes estoques são muito altos, e com o material estocado na linha de produção, aumentam mais ainda. Além disto, cria-se um grande congestionamento no fluxo dos materiais e produtos, próximos aos postos de trabalho, dificultando a movimentação e até a comunicação dentro da fábrica. Uma alternativa para eliminar este problema é a implantação de um JIT por Kits, onde as peças são preparadas no almoxarifado em pequenos kits que serão transportados somente no exato momento do seu uso. Os kits são compostos de pequenas quantidades de modelos de peças, podendo ser entre 2 e 10 itens, que servem para suprir em torno de 10 minutos de produção. Nas fábricas, existe um local demarcado próximo ao posto de trabalho, para apenas um ou dois kits. Quando um dos kits se esvazia, o almoxarifado se encarrega de colocar outro kit já preparado para uso. DIFERENÇA ENTRE PRODUÇÃO TRADICIONAL E JUST IN TIME Segundo a dissertação de Lidak (2005) no sistema de produção convencional temos que: O layout é do tipo departamental, sendo os equipamentos de manufatura agrupados por processo; Formação de estoques entre as operações devido à falta de balanceamento das capacidades produtivas; Fabricação de grandes lotes; Emprego de trabalhadores especializados para determinadas funções; Utilização de estoques protetores (buffers) entre etapas produtivas.
O sistema de produção JIT trata-se de um sistema onde existe: Divisão da fábrica em unidades menores com famílias de produtos; Layout do tipo celular; Operadores polivalentes, executando operações diversas; A fabricação de uma nova quantidade será ditada pelo consumo das peças realizadas pelo setor seguinte (produção puxada"). Os sistemas de produção Just in Time pode ser considerado como uma resposta a morosidade existente na tradicional administração, que aceita os erros de forma passiva, como inerentes ao processo. Neste ponto é que devemos encontrar e resolver os problemas, evitando assim desperdícios futuros. A seguir será apresentado a diferença que encontradas em nossas pesquisas, entre o sistema tradicional e o sistema Just in Time. Tabela 1 Comparação entre o sistema tradicional de administração e o sistema Just in Time. Item Sistema tradicional Sistema Just in Time Qualidade Muitos investimento e alto custo. Natural do trabalho bem feito sempre. Mão de obra Obedece a cadeia hierárquica. Opina e participa. Erros Aceitos, somente corrigidos. Base para a melhoria. Estoques Set-up Lead-time Custos Necessários para o bom andamento da produção. Não importa o tempo necessário. Maior tempo, melhor produto. Redução pelo incremento no uso de máquinas e grandes volumes de produção. Mascaram os problemas, temos que evitá-los Sempre devemos trabalhar para reduzí-los. Devemos trabalhar para sempre reduzí-los. Reduzí-los pela velocidade de produção, e diminuir estoques. Lotes Lotes econômicos de compra. Quanto menor o lote, menos dinheiro parado em estoques. Fluxo Empurrado. Puxado. Filas Necessárias para manter as máquinas sempre ocupadas. Não pode ter. Deve ter sincronia máxima. PONTOS POSITIVOS DO JUST IN TIME Ao implantarmos o sistema Just in Time, poderemos obter diversos benefícios, na contribuição estratégica competitiva que o sistema agrega, através dos seguintes critérios: Melhoria da qualidade;
Redução de custos; Redução de inventários de estoques; Redução dos Lead-times; Aumento da flexibilidade, com uma resposta mais dinâmica de todo o sistema, com redução dos tempos de processamento; Aumento do fluxo; Um sistema mais confiável, robusto, com maior visibilidade dos problemas e conseqüente solução destes; PONTOS NEGATIVOS DO JUS IN TIME Como todo sistema, o Just in Time também possui pontos negativos, que podem ser supridos com a implantação de outros sistemas que o complementam. A principal limitação do sistema Just in Time está ligada a própria flexibilidade o sistema no que tange a variedade de produtos oferecidos e as variações de demanda de curto prazo que o mercado exige nos dias atuais. Isto de certa forma provoca uma limitação no mix de produtos. O sistema Just in Time precisa de demanda estável para balancear o fluxo, o que sabemos que não é possível com as atuais oscilações de mercado. Com a maior oscilação do mercado, maior a necessidade de termos estoques, o que vai totalmente contra a filosofia Just in Time. Devemos considerar também, que um mix muito grande de produtos dificulta o roteiro de produção. Há ainda o risco de interrupção da produção por falta de estoques, aliado a problemas com quebras graves, entre outros. Gianesi e Corrêa (1993) diz ainda que como o sistema Kanban prevê um certo estoque entre os centros de produção, caso o mix de produtos seja muito, o fluxo não será contínuo, mas intermitente, aumentando os níveis de estoques, portanto o Just in Time se torna um pouco contraditório, para muitos produtos. PRIMEIROS PASSOS NA IMPLANTAÇÃO DO JUST IN TIME Neste ponto do artigo será citado alguns pontos chave e primeiros passos para uma implantação do sistema Just in Time com sucesso.
Primeiramente devemos ter uma mudança radical na forma com que a empresa pensa. As etapas para esta mudança organizacional segue abaixo: Fazer o diagnóstico: este é o primeiro passo. A organização deve reconhecer que tem um problema e que não pode continuar como está; Construir o empowerment: selecionar falhas pequenas para solução rápida, aumentando a confiança dos funcionários para poder lhes delegar poder e responsabilidade; Estudar a missão e os valores: estudar a missão da organização, para estabelecer o que deve fazer e que valores deve adotar; Realinhar a estrutura com a estratégia: analisar a estrutura da organização, levando em conta que ela talvez deva ser modificada para poder cumprir a missão e criar os valores desejados; Reorganizar os sistemas de informação: examinar os sistemas de informação para assegurar que a estrutura funcione corretamente; Reorganizar os sistemas de recompensa: a organização deve atualizar a forma como recompensa seus funcionários para que estes sintam que foram devidamente recompensados por sua contribuição para a mudança e seus resultados; Focalizar os esforços para que todos os colaboradores entendam a mudança como uma filosofia, e não apenas como uma ferramenta; A direção e alta administração deverá estar engajada em todo o processo de mudança, pois é necessário entender que a empresa está em plenas atividades, e todos estão ocupados em suas funções; Implementar um plano geral de formação sobre a filosofia do sistema Just in Time e suas ferramentas; Definir as metas e os objetivos da organização; Disseminar as metas e os objetivos para todos os níveis hierárquicos da organização; Formar equipes de trabalho sobre os problemas que afetam estas metas; Definir um sistema de acompanhamentos destes trabalhos; Implantar um sistema de progresso contínuo; Pregar sempre a filosofia da melhoria contínua; A mudança de pensamento da empresa é inevitável quando da implantação do sistema Just in Time, sob pena de tudo dar errado, prejudicando ainda mais os resultados da empresa. Todas as pessoas que ajudam nos processos diários da empresa devem ter o Just in Time como uma filosofia de trabalho e de vida.
CONSIDERAÇÕES FINAIS Como conclusão obteve-se então, que o sistema Just in Time além de ser um sistema de administração da produção é também uma filosofia de trabalho. O sistema Just in Time é pro ativo por natureza e vai de encontro aos problemas encontrados nas fábricas, bem como suas soluções. Não podemos dizer que é um sistema perfeito ou completo, pois além de todos os seus pontos positivos, possui muitos pontos negativos também. Se utilizado em sua totalidade, e como uma filosofia de trabalho, os Just in Time pode trazer benefícios gigantes, como a melhoria da qualidade, maior confiabilidade nos processos, redução de custos de produção, diminuição dos desperdícios, redução dos inventários de estoques, e conseqüentemente, um aumento de produtividade e lucratividade. Não se teve como objetivo esgotar todas as possibilidades do sistema Just in Time, pois este assunto é muito amplo e não há condições de explaná-lo somente em um artigo, mas mostrar como funciona e como as empresas podem obter vantagens competitivas num mundo dinâmico e competitivo como o que vivemos nos dias atuais. No sistema Just in Time, para se obter sucesso em sua aplicação, deve ser tratado como uma filosofia, e não apenas como mais uma ferramenta de trabalho.
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